Amikor adatokat importál Access, előfordulhat, hogy a forrásadatok nem lesznek megfelelően felosztva a kapcsolódó táblákra. A Access előnyeinek kihasználásához normalizálni kell az adatokat – különböző táblákba kell tagoltan, egy-egy dologra bontva, amelyek kulcsfontosságú információkból állnak. A Táblaelemző segíthet ebben a kritikus feladatban: a menüszalagon kattintson az Adatbáziseszközök elemre, majd az Elemzés csoportban kattintson a Táblázat elemzése elemre. Elindul egy varázsló, és végigvezeti a folyamaton.
Megjegyzés: A jelen témakörben szereplő információk csak a Microsoft Access asztali adatbázisára (.mdb vagy .accdb) vonatkoznak.
1. Eredeti táblázat
2. A Táblaelemző által létrehozott táblák
3. A Táblaelemző által létrehozott lekérdezés
4. Keresési lista
Ha a Microsoft Access-adatbázis egy vagy több mezőben ismétlődő információkat tartalmazó táblával rendelkezik, a Táblaelemzővel az adatokat egymáshoz kapcsolódó táblákra oszthatja, így biztonságosabban és hatékonyabban tárolhatja az adatokat. Ez a folyamat a normalizálás.
A Táblaelemző az ismétlődő információkat tartalmazó táblázatot külön táblákra osztja, amelyekben az egyes információtípusok csak egyszer vannak tárolva. Ez hatékonyabbá és egyszerűbbé teszi az adatbázis frissítését, és csökkenti a méretét. Miután a varázsló megosztotta az adatokat, továbbra is megtekintheti és használhatja az adatokat egy helyen, ha a varázsló létrehoz egy lekérdezést.
A lekérdezés használatával egyszerre több táblából is frissítheti az adatokat. A lekérdezés más időtakarékos funkciókat is kínál az adatok pontosságának növelése érdekében.
-
Ha módosít egy olyan mezőt, amely ismétlődik a lekérdezésben, az ezzel az értékkel rendelkező összes rekord automatikusan frissül, mert valójában csak egy mezőt frissít a lekérdezés alapjául szolgáló táblában.
-
Az új táblákból a lekérdezés örökli a Keresési mezőket, így a mezők értékeit úgy módosíthatja, hogy értékeket választ ki egy listából ahelyett, hogy helyesen kellene beírnia az értéket. A Keresési lista az alapul szolgáló táblából keres értékeket. Ha ugyanaz az érték több rekordra is vonatkozik, a pontosságot és a konzisztenciát úgy biztosíthatja, hogy ezt az értéket minden alkalommal kiválasztja a listából.
-
A korábban az eredeti táblán alapuló űrlapok és jelentések most automatikusan a lekérdezésen alapulnak, mivel a varázsló hozzárendeli az eredeti tábla nevét a lekérdezéshez, és átnevezi a táblát.
-
A lekérdezésen alapuló meglévő űrlapok és jelentések öröklik az automatikus mezőfrissítéseket. Az új űrlapok és jelentések a keresési listákat is öröklik.
