Megjegyzés: Az adatgyűjtésről Access 2016 és újabb verziókban az Importálás, exportálás, SQL Server című témakörben olvashat.
A Microsoft Access 2007 vagy az Access 2010 és a Microsoft Outlook 2007 vagy Microsoft Outlook 2010 segítségével e-maileket gyűjthet vagy frissíthet. Az Access végigvezeti önt egy adatgyűjtési űrlap létrehozásán és az űrlap e-mailben való elküldésén. Amikor az e-mail címzettjei visszaküldik a kitöltött űrlapokat, beállíthatja, hogy az összegyűjtött adatokat automatikusan feldolgozzák és tárolják egy megadott Access-adatbázisban. Ez az adatgyűjtési módszer időt és energiát takaríthat meg, amely általában másolással és beillesztéssel, illetve manuális adatbeviteli folyamatokkal jár. Az alábbiakban néhány olyan forgatókönyvet láthat, ahol ezzel a eljárással gyűjthet adatokat:
Felmérések Felmérést végezhet és lefordíthatja az eredményeket, ha először létrehoz egy Access-adatbázist az eredmények tárolásához szükséges táblákkal, majd a varázslóval létrehoz egy felmérési űrlapot, majd elküldi őket a felmérés résztvevőinek. Amikor a résztvevők válaszolnak, a felmérés adatai automatikusan az adatbázisban lesznek tárolva.
Állapotjelentések Függetlenül attól, hogy a legfrissebb készletszintű állapotról vagy a függőben lévő problémákról szóló naprakész információkról van-e szó, a csapat rendszeres időközönként e-mailben tájékoztathatja Önt az aktuális információkat tartalmazó e-mailekről.
Eseménykezelés Konferenciák, képzések vagy egyéb események szervezésekor elküldhet egy vagy több űrlapot e-mail üzenetként, hogy összegyűjtse a kapcsolattartási adatokat, az utazási és a szállodai beállításokat stb. Ha úgy dönt, hogy a válaszokat automatikusan feldolgozta, a résztvevők bármikor módosíthatják a preferenciájukat anélkül, hogy értesíteniük kellene Önt, és döntési célokból mindig hozzáférhet a legújabb adatokhoz.
Ez a cikk ismerteti, hogy mire van szüksége a folyamat használatához, hogyan kezdheti el a varázsló használatát, majd további információkat nyújt a különböző lépésekről, hogy a varázsló követése során a legtájékozhatóbb beállításokat választhassa ki.
Megjegyzés: Nem fogja tudni hozzáadni az összegyűjtött adatokat, ha a címzett a Hotmailt vagy a Yahoo-t használta az adatgyűjtési űrlap elküldéséhez.
Előzetes teendők
Ha első alkalommal gyűjt adatokat e-mail üzenetekkel, hajtsa végre a következő lépéseket:
-
Győződjön meg arról, hogy a következő alkalmazásokat telepítette a számítógépre:
-
Access 2007 vagy Access 2010.
-
Outlook 2007 vagy Outlook 2010. Az Outlooknak telepítve és konfigurálva kell lennie azon a számítógépen, amelyet az e-mailek küldéséhez használ. Ha telepítve van az Outlook, de még nincs konfigurálva, indítsa el az Outlookot, és kövesse az Outlook indítóvarázslójának utasításait. A varázslóval kapcsolatos segítségért olvassa el az Outlook súgóját.
-
Ha InfoPath-űrlapot szeretne használni, győződjön meg arról, hogy telepítve van az InfoPath 2007 vagy újabb verziója, és a címzetteknek is telepíteniük kell az InfoPath alkalmazást a számítógépükre.
-
Az űrlap megtekintéséhez és szerkesztéséhez az e-mail címzettjeinek infoPath vagy html formátumot támogató levelezőprogrammal kell rendelkezniük.
Az e-mail üzeneteken keresztüli adatgyűjtéshez használt űrlap nem Access-űrlap. A varázsló egy speciális űrlapot hoz létre HTML vagy InfoPath formátumban.
Azonosítsa a céladatbázist. Az adatbázis lehet .mdb vagy .accdb formátumú. Emellett az .mde és az .accde fájlok is támogatottak. Ha nem szeretne meglévő adatbázist használni, létre kell hoznia egy újat.
-
-
Azonosítsa vagy hozza létre azokat a táblákat, amelyeket ki szeretne tölteni az e-mail válaszokból származó adatokkal. Ha meglévő táblák adatait gyűjti, győződjön meg arról, hogy a táblák nem írásvédettek, és rendelkezik a tartalom hozzáadásához vagy frissítéséhez szükséges engedélyekkel.
Megjegyzés: A Melléklet, a Számláló, az OLE és a Többértékű mezőtípus nem gyűjthető e-mail üzenetekkel
Ha az adatgyűjtési művelet két vagy több táblát tölt fel, létre kell hoznia egy választó lekérdezést, és azt kell használnia az űrlap rekordforrásaként. Győződjön meg arról, hogy a lekérdezés tartalmazza az alapul szolgáló táblák összes kötelező mezőjét. Ha meglévő lekérdezést használ, győződjön meg arról, hogy a lekérdezés nem írásvédett, és rendelkezik a tartalom hozzáadásához vagy frissítéséhez szükséges engedélyekkel. A két vagy több tábla alapján történő lekérdezések létrehozásáról további információt a Lekérdezések – bevezetés című cikkben talál.
Az adatok tárolása új rekordként a következő helyzetekben:
-
Ha az adatok több táblát is feltöltenek.
-
Ha a céltábla nem rendelkezik elsődleges kulcsmezővel. Az elsődleges kulcsértékek szükségesek ahhoz, hogy minden válasz egy meglévő rekordra legyen leképazva. Ha a céltábla nem rendelkezik elsődlegeskulcs-mezővel, adja hozzá most, vagy rendeljen hozzá egy meglévő mezőt, amely egyedi értékekkel rendelkezik elsődleges kulcsként.
-
Ha a céltábla nem rendelkezik rekordokkal. Ha a tábla üres, a varázsló feltételezi, hogy rekordokat szeretne hozzáadni.
-
Ha a címzettek e-mail címei nem mezőként vannak tárolva az adatbázisban. Amikor adatokat gyűjt a rekordok frissítéséhez, nem fogja tudni manuálisan beírni a címeket a varázsló által létrehozott üzenetbe. A címmezőnek a céltáblában vagy egy olyan táblában kell lennie, amely kapcsolatban áll a céltáblával.
Első lépések
-
Nyissa meg azt az adatbázist, amelyben az összegyűjtött adatokat tárolni fogja.
-
Ha egyetlen táblához szeretné hozzáadni az adatokat, jelölje ki a táblát a navigációs ablakban. Több kapcsolódó tábla feltöltéséhez válassza ki a táblákhoz kötött lekérdezést.
-
A varázsló elindításához hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:
-
A Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson az E-mail létrehozása gombra.
-
Kattintson a jobb gombbal a táblára vagy lekérdezésre, majd kattintson az Adatok gyűjtése és frissítése e-mailben parancsra.
Megjegyzés: Ha a tábla nem tartalmaz mezőket, vagy csak Számláló, OLE objektum, Melléklet vagy Többértékű keresőmező típusú, az Access a következő üzenetet jeleníti meg: A kijelölt táblában vagy lekérdezésben nincsenek olyan mezők, amelyek támogatják az e-mail-alapú adatgyűjtést.
-
Ha a tábla olyan mezőket tartalmaz, amelyek támogatják az adatgyűjtést, elindul a varázsló. Ha a céltábla támogatja az adatok hozzáadását és frissítését, a varázsló végigvezeti önt az e-mail üzeneteken keresztüli adatgyűjtéshez szükséges lépéseken.
Az alábbi szakaszokban a folyamat következő hét fő lépése során felmerülő kérdéseket tekintheti meg referenciaként.
Válassza ki az elküldeni kívánt adatbeviteli űrlap típusát
Válassza ki az űrlap típusát az egyszerű használat alapján saját maga és a címzettek számára.
HTML-űrlap kiválasztása A HTML-űrlapokat bármely olyan felhasználó megtekintheti és szerkesztheti, akinek az e-mail ügyfélprogramja támogatja a HTML-t
A Microsoft InfoPath-űrlap kiválasztása Ez a beállítás csak akkor jelenik meg, ha az InfoPath telepítve van a számítógépen. Ezt a beállítást csak akkor válassza, ha a címzettek számítógépén telepítve van az InfoPath és az Outlook. Az InfoPath-űrlapok jobb adatbeviteli és -szerkesztési környezetet biztosítanak,
A varázsló következő oldala attól függ, hogy a célobjektum támogatja-e az adatok frissítését. Ha az objektum két vagy több táblán alapuló lekérdezés, vagy ha olyan tábla, amely nem rendelkezik elsődleges kulcsmezővel, vagy nem tartalmaz rekordokat, a varázsló feltételezi, hogy új rekordokat szeretne hozzáadni, és az űrlapmezők kiválasztását kéri. A varázsló minden más esetben arra kéri, hogy adja meg, hogy szeretne-e adatokat hozzáadni vagy frissíteni, mielőtt az űrlapmezők kiválasztására kéri.
Új adatok gyűjtésének vagy meglévő adatok frissítésének kiválasztása
Adja meg, hogy mit szeretne tenni az adatokkal. A használt űrlap típusa befolyásolja, hogy a címzett hány új rekordot küldhet Önnek egyetlen válaszban. Az adatok frissítésekor a címzett által frissítendő rekordok száma azonosítja az üzenetben szereplő előre kitöltött űrlapok számát.
Megjegyzés: Új rekordok hozzáadásához írja be az e-mail-címeket az üzenet létrehozásakor az e-mail cím mezőjébe. A meglévő adatok frissítéséhez a címzettek e-mail címét mezőként kell tárolni az alapul szolgáló táblában vagy lekérdezésben, vagy egy kapcsolódó táblában.
Adja meg a begyűjtendő adatokat
Az űrlapon szerepeltetni kívánt mezők kiválasztásakor nem szükséges minden mezőt belefoglalni az űrlap alapjául szolgáló táblába vagy lekérdezésbe. A következő feltételeknek azonban teljesülniük kell:
-
Kötelező mezők: A csillag (*) szimbólummal jelölt mezők kötelező mezők. Ha új rekordokat gyűjt, a varázsló automatikusan tartalmazni fogja az összes olyan mezőt, amelynek Kötelező tulajdonsága Igen értékre van állítva. Ha bármelyik rekord kötelező mezői üresek, az Access nem tudja hozzáadni a rekordot a táblához.
-
Nem támogatott mezőtípusok: Bizonyos mezőtípusokat (például Számláló, Melléklet, OLE-objektum vagy többértékű keresőmezők) nem fog tudni belefoglalni az űrlapba.
-
Elsődleges kulcs mező: A felhasználó azonban be tud majd gépelni egy értéket a mezőbe rekordok hozzáadásakor; a válasz feldolgozása nem történik meg, ha a megadott érték már használatban van.
Megjegyzés: Minden belefoglalt mezőhöz adjon meg egy címkét a Mezőtulajdonságok területen, és kattintson az Írásvédett gombra, ha nem szeretné, hogy a felhasználó módosítsa a mező adatait.
Automatikus vagy manuális adatfeldolgozás megadása
Kiválaszthatja a válaszok automatikus vagy manuális feldolgozását. Az automatikus feldolgozás azt jelenti, hogy amikor megkapja a válaszokat, az Outlook és az Access együttműködve exportálja az adatokat az adatbázis céltábláiba. Az automatikus feldolgozás időt és energiát takaríthat meg. A manuális feldolgozás csak azt jelenti, hogy az exportálási műveletet úgy indítja el, hogy átvihesse az adatokat egy adott Outlook-mappából az Access céltáblájába.
A válaszok sikeresen exportálva lesznek a céltáblába, ha a következő feltételek teljesülnek, amikor a válaszok elérik a postaládát:
-
Az Outlooknak már futnia kell a számítógépen. Ha az Outlook nem fut, a feldolgozás az Outlook következő indításakor kezdődik.
-
A hozzáférés nem lehet jelszóval védett, és nem lehet kizárólagos módban megnyitva. Az adatbázis neve vagy helye nem módosítható az e-mail elküldése óta.
-
A táblák és lekérdezések neve, valamint az űrlap mezőinek tulajdonságai nem módosulhattak az e-mail elküldése óta.
-
A mögöttes táblák és lekérdezések tartalmának hozzáadásához vagy frissítéséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel.
Megjegyzés: Ha az automatikus feldolgozás sikertelen, próbálja meg kijavítani a problémákat, majd manuálisan exportálja a sikertelen válaszokat. Azok a válaszok, amelyek a problémák megoldása után a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek, továbbra is automatikusan fel lesznek dolgozva.
Tulajdonságok beállítása a válaszok automatikus feldolgozásának szabályozásához
Ha egy másik Outlook-mappát szeretne megadni, amelyben a válaszok találhatók, kattintson a mappa nevére a Varázsló Válaszokkal kapcsolatos lapjának adja meg, hogy miként szeretné feldolgozni a válaszokat. A Mappa kiválasztása párbeszédpanelen válasszon egy másik mappát, vagy kattintson az Új gombra egy új mappa létrehozásához.
Ha a Tulajdonságok megadása gombra kattintva szabályozhatja a válaszok automatikus feldolgozását az importálási beállítások módosításához vagy finomhangolásához, az alábbi táblázatban tájékozódhat az elérhető lehetőségekről:
|
Beállítás |
Eredmény |
|---|---|
|
Azok válaszainak elvetése, akiknek nem küldte el az üzenetet |
Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha csak az üzenet eredeti címzettjei által küldött válaszokat szeretné automatikusan feldolgozni. A másoktól érkező válaszokat a rendszer a célmappában tárolja, de nem dolgozza fel automatikusan. |
|
Több válasz elfogadása minden címzetttől |
Jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha csak az egyes címzettek első válaszát szeretné automatikusan feldolgozni. A második és az azt követő válaszok a célmappában vannak tárolva, de nem lesznek automatikusan feldolgozva. Megjegyzés: Ez a beállítás csak a feldolgozott válaszok számát szabályozza, a feldolgozott rekordok számát nem. Más szóval, ha InfoPath-űrlapot küld, a felhasználó több rekordot is elküldhet Önnek egyetlen válaszban, és az Access automatikusan feldolgozza a válasz összes rekordját, még akkor is, ha ez a jelölőnégyzet nincs bejelölve. |
|
Csak a meglévő adatok frissítésének engedélyezése |
Ha a címzettek InfoPath-űrlapot használnak az adatok frissítéséhez, a meglévő rekordok frissítése mellett új rekordokat is küldhetnek. Ha csak a meglévő rekordok frissítéseit szeretné feldolgozni, jelölje be ezt a jelölőnégyzetet. |
|
Feldolgozandó válaszok száma |
Írja be az automatikusan feldolgozni kívánt válaszok teljes számát (az összes címzetttől). Ha azt szeretné, hogy az összes válasz automatikusan fel legyen dolgozva, írjon be egy nagy értéket (például 5000) a szövegmezőbe. A megadott érték elérése után kapott válaszokat a rendszer a célmappában tárolja, de nem dolgozza fel automatikusan. |
|
Leállítás dátuma és időpontja |
Itt adhatja meg, hogy a válaszok automatikus feldolgozásának mikor kell leállnia ehhez az e-mailhez. Az ezt a dátumot és időpontot követően kapott válaszokat a rendszer a célmappában tárolja, de nem dolgozza fel automatikusan. |
Ha később módosítani szeretné ezeket a beállításokat, a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson a Válaszok kezelése elemre. Az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen jelölje ki azt az üzenetet, amelynek módosítani szeretné a beállításait, majd kattintson az Üzenet beállításai elemre. A párbeszédpanelen végrehajtott módosítások az adott üzenetre kapott összes további választ érintik.
Válaszok manuális feldolgozása
Ha szabályozni szeretné, hogy mikor és mely válaszok legyenek feldolgozva, ne válassza az Automatikus folyamat lehetőséget. A válaszok egy adott mappában lesznek tárolva az Outlookban, amíg ki nem választja és a jobb gombbal az egyes válaszokra nem kattint a mappában, majd a helyi menüben kattintson az Adatok exportálása a Microsoft Accessbe parancsra.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy manuálisan kell feldolgoznia azokat a válaszokat, amelyeket nem sikerült automatikusan feldolgozni.
Az adatok exportálása előtt jegyezze meg az alábbiakat
-
Az Access-adatbázis nem lehet kizárólagos módban megnyitva, és az adatbázis neve vagy helye nem módosítható az e-mail elküldése óta.
-
A táblák és lekérdezések neve, valamint az űrlap mezőinek tulajdonságai nem módosulhattak az e-mail elküldése óta.
-
A mögöttes táblák és lekérdezések tartalmának hozzáadásához vagy frissítéséhez rendelkeznie kell a szükséges engedélyekkel.
Válassza ki, hogyan szeretné megadni a címzettek e-mail-címét
Ha csak új információkat gyűjt, kétféleképpen adhatja meg az e-mail-címeket:
-
Írja be egyenként az e-mail címeket az Outlook e-mail üzenetébe, vagy válassza ki a címeket egy címjegyzékből.
-
Használja az e-mail cím mezőt az aktuális Access-adatbázis táblájában vagy lekérdezésében.
Megjegyzés: A meglévő rekordok frissítéséhez szükséges adatok gyűjtésekor nem jelenik meg ez a párbeszédpanel, mert a címzettek e-mail címének először mezőként kell elérhetőnek lennie az adatbázisban.
Az e-mail címek megadása közvetlenül az Outlookban
Ha az Outlookban adja meg a címzetteket, elküldése előtt megtekintheti és testre szabhatja az üzenetet. Az e-mail törzsében egy rövid bevezető és egy űrlap található. Javasoljuk, hogy ne módosítsa az űrlapot. Az űrlap szerkezetének módosítása esetén előfordulhat, hogy a válasz feldolgozása nem történik meg.
Az adatbázis egy mezőjében tárolt e-mail címek használata
A Társított tábla lehetőség a kapcsolódó táblákra hivatkozik. Az adatbázis táblakapcsolatainak megtekintéséhez vagy szerkesztéséhez használja az Adatbáziseszközök lapot. lap Kapcsolatok csoportjában kattintson a Kapcsolatok elemre.
A kapcsolatokról az Útmutató táblakapcsolatokhoz című cikkben talál további információt.
A címzettek listájának áttekintése és megadása
Az utolsó fő lépés az e-mail előnézetének megtekintése és testreszabása, a címzettlista finomhangolása, majd az adatgyűjtési üzenet elküldése.
Az e-mail létrehozása és elküldése
Amikor a varázsló tájékoztatja, hogy most már létrehozhatja az e-mailt, és bemutatja, hogyan tekintheti meg az e-mail állapotát a Válaszok kezelése paranccsal, megjelenhetnek figyelmeztető üzenetek. Az alábbi táblázat ismerteti az egyes figyelmeztetéseket és a megoldásukhoz szükséges lépéseket:
|
Figyelmeztető üzenet |
Leírás |
S olution |
|---|---|---|
|
Egyes rekordok nem tartalmaznak érvényes címet a megadott e-mail-cím mezőben. Ezekhez a sorokhoz a rendszer nem ad vissza adatokat. |
A kijelölt e-mail-cím mező null értékeket tartalmaz. |
Ha minden rekordhoz szeretne adatokat gyűjteni, lépjen ki a varázslóból, és cserélje le a null értékeket e-mail-címekre. Ezután indítsa el újra a varázslót. |
|
Jelenleg kizárólagos zárolással rendelkezik az adatbázison; az automatikus feldolgozás a zárolás feloldásáig sikertelen lesz. |
Az adatbázis jelenleg kizárólagos módban van megnyitva. |
Ha a válaszok automatikus feldolgozását választotta, a feldolgozás meghiúsul, mert az Access nem tud hozzáadni vagy frissíteni egy kizárólagos zárolással rendelkező adatbázist. Az üzenet elküldése után azonnal zárja be és nyissa meg újra az adatbázist nem kizárólagos módban |
|
Ezek az e-mailek bizalmas vagy bizalmas jellegű adatokat tartalmazhatnak. |
Adatokat gyűjt a meglévő rekordok frissítéséhez, és az elküldendő űrlapot a rendszer előre kitölti a meglévő adatokkal. |
Ha egyes űrlapmezők bizalmas adatokat tartalmaznak, lépjen vissza a varázsló azon lépéséhez, amelyben kijelölte a mezőket, és távolítsa el a bizalmas adatokat tartalmazó mezőket az űrlapról |
Az üzenet előnézetének megtekintése és testreszabása után szűrheti az e-mail-cím mezőt, és kiválaszthatja a címzetteket. Jelölje be a használni kívánt e-mail-címeket a megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével. Ha érvénytelen e-mail címeket tartalmazó párbeszédpanel jelenik meg, jegyezze fel a listában szereplő címeket, és kattintson a Kilépés gombra. Ellenőrizze az érvénytelen címeket, végezze el a szükséges javításokat, majd próbálja meg újra elküldeni az üzenetet.
