E-mailek olvasása és küldése az Outlook egyszerűsített verziójában

Az e-maileket a postaládát tartalmazó kiszolgáló fogadja. Alapértelmezés szerint a leveleket a postaláda Beérkezett üzenetek mappájában tárolja a program. Az új üzeneteket a levélmappák félkövér betűkkel mutatják. Megnyitásuk után az új üzenetek normál betűtípusúvá változnak.

Valamelyik oszlop szerinti rendezéshez jelölje ki az oszlop fejlécét. Ha például a legújabb üzeneteket szeretné elöl látni, jelölje ki az Érkezett oszlop fejlécét.

Az üzenetek rendszerezéséhez mappákat is használhat. A postaládában alapértelmezett mappák vannak. Ilyen mappa többek között a Naptár, a Névjegyek, a Törölt elemek, a Piszkozatok, a Beérkezett üzenetek, a Levélszemét és az Elküldött üzenetek mappa.

Alapértelmezés szerint az Önnek küldött üzeneteket a Beérkezett üzenetek mappa tárolja. Az üzeneteket azonban hierarchikus mapparendszerbe is rendszerezheti, és azt igényei változásával folyamatosan módosíthatja. Lehet például egy Csapat nevű mappája, amely a csapat minden tagja számára egy almappát tartalmaz. Ha valaki elhagyja a csapatot, a mappáját törölheti. Ha valaki átkerül egy másik csapathoz, a mappát áthelyezheti a másik csapat mappájába.

A mappák és a mappatartalmak megtekintése

1. A navigációs lapon válassza a Kattintson ide az összes mappa megjelenítéséhez menüpontot. Ez megjeleníti a Outlook egyszerűsített vagy szabványos verzióiban vagy más levelezőprogramokban, például a Windows Outlook-ben létrehozott mappákat.

2. A legördülő mezőben jelölje ki a kívánt mappát a listából, és válassza ki a zöld nyilat.

Mappák létrehozása, áthelyezése, átnevezése vagy törlése

Kezdje a bal oldali navigációs ablak Mappák kezelése kiválasztásával.

• Az Új mappa létrehozása segítségével válassza ki a szülő mappát, majd hozzon létre és nevezzen el egy új mappát.

• A Mappa átnevezése segítségével válasszon ki és nevezze át egy meglévő mappát.

• AMappa áthelyezése segítségével válassza ki az áthelyezendő mappát és a helyet ahová áthelyezi.

• AMappa törlése használatával jelölje ki és törölje a meglévő mappát.

Üzenet áthelyezése egy másik mappába

1. Jelölje be az áthelyezni kívánt üzenet melletti jelölőnégyzetet, majd válassza az Áthelyezés lehetőséget az üzenetlista feletti menüből.

2. Jelölje ki azt a mappát ahova át szeretné helyezni az üzenetet. Ha nem látható a mappa, használja a legördülő menüt a Beérkezett üzenetek beállítás mellett.

3. Az üzenet kiválasztott mappába való áthelyezéséhez válassza az Áthelyezés lehetőséget.

Ha úgy dönt, hogy mégsem helyezi át az üzenetet, válassza a Bezárás gombot, az üzenetlistára való visszalépéshez.

Amikor a postaládából eltávolít egy elemet, akkor az a Törölt elemek mappába kerül. Ez azt jelenti, hogy visszaállíthatja őket, ha a Törölt elemek mappában megkeresi, és a Beérkezett üzenetek mappába visszahelyezi őket.

A mappa, beleértve az almappákat is, teljes tartalma törölhető annak kiválasztásával és jobb egérgombbal a Mappa ürítése lehetőségre kattintva.

Elemek végleges törlése a Törölt elemek mappából

1. Levelek nézetben válassza a Törölt elemek mappát.

2. A Törölt elemek mappa teljes tartalmának végleges törléséhez jobb klikkel válassza aMappa kiürítése elemet.

3. Ha a Törölt elemek mappának csak bizonyos elemeit szeretné véglegesen törölni, jelölje be a törlendő elemek melletti jelölőnégyzetet, jobb egérgombbal kattintson az elemre, és válassza a Törlés gombot.

Üzeneteket az Új üzenet űrlapon hozhat létre. Ez ugyanaz az űrlap, mint amelyet üzenetek megválaszolására vagy továbbítására használ. Ha választ ír egy üzenetre, a program automatikusan kitölti a fejléc adatait (a Címzett, a Feladó és a Tárgy mezőt).

1. A Levelek területen válassza az Új levél lehetőséget.

2. Az üzenet megcímzése:

   • A Címzett, a Másolatot kap és a Titkos másolat mezőbe a megfelelő helyekre írja be az üzenet címzettjeinek nevét vagy e-mail címét. Ha több nevet ír be, pontosvesszővel válassza el őket. A nevek feloldásához használja a Nevek ellenőrzése ikont az eszköztáron. Ha egynél több lehetséges találat van, a meg nem talált nevek pirosan jelennek meg, és egy lista válik láthatóvá a navigációs ablaktáblán. Válassza ki a kívánt nevet vagy neveket a listából.

   • További lehetőségekért lásd : A címjegyzék használata az Outlook egyszerűsített verziójában.

3. A Tárgy mezőbe írja be röviden a levél tárgyát.

4. Írja meg az üzenet törzsét.

5. Az üzenetnek a címzettekhez való elküldéséhez válassza a Küldés gombot az üzenet eszköztárán.

6. Ha nem szeretné azonnal elküldeni az üzenetet, válassza az eszköztár Mentés gombját. A rendszer az üzenetet a Piszkozatok mappában tárolja, amíg Ön meg nem nyitja és el nem küldi azt.

Az üzenet eszköztárán elérhető további lehetőségek

• Válassza a Fontosság beállítása lehetőséget, ha egy üzenet fontosságát Magas, Normál vagy Alacsony értékre szeretné állítani.

• Az iratkapocs ikont választva csatolhat mellékletet az üzenethez.

A Beállítások lapon meghatározhatja, hogy oldalanként hány elem jelenjen meg, és mi a teendő egy elem áthelyezése vagy törlése után, illetve ha egy üzenet olvasási visszaigazolással rendelkezik. Nem módosíthatja, hogy aOutlook egyszerűsített verziója milyen gyakran keressen új üzeneteket, mert az e-mailek azonnal elérhetők lesznek, amint az e-mail-kiszolgáló megkapja. A böngészőlap frissítésével nézheti meg, hogy érkeztek-e új üzenetek.

1. A navigációs ablakban válassza a Levelek elemet.

2. Jelölje ki a mappát, amely tartalmazza az elolvasni kívánt üzenetet. Az új e-mailek mindig a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek, és félkövér betűtípussal jelennek meg.

3. A megnyitáshoz válassza ki az elolvasni kívánt üzenet tárgyát.

Egy üzenet megnyitásakor a következő adatok jelennek meg a fejlécben:

• Tárgy: Az üzenet tárgya.

• Feladó: A feladó vagy a szervezet neve vagy e-mail-címe.

• Elküldve: Az üzenet elküldésének dátuma és időpontja.

• Címzett: Az elsődleges címzettek neve vagy e-mail-címe.

• Másolatot kap: A másolatot kapó címzettek neve vagy e-mail-címe.

A Feladó, a Címzett vagy a Másolatot kap sorban található neveket kijelölve a feladóra vagy a címzettre vonatkozóan további információkat tudhat meg, például az illető postai címét vagy telefonszámát.

Egy üzenet megválaszolásakor megjelenik egy új üzenet űrlap, amely már tartalmazza a megfelelő neveket a Címzett és a Másolatot kap mezőben. Ha szükséges, eltávolíthat neveket vagy további neveket adhat hozzájuk. Az üzenet továbbításakor Önnek kell beírnia a címzetteket.

A Beállítások lapra lépve beállíthat egy automatikus (házon kívüli) választ, amelyet a rendszer elküld azoknak a személyeknek, akik távolról küldenek Önnek üzenetet.

Válasz az üzenet feladójának

1. Válassza az olvasott üzenet eszköztárán a Válasz gombot. Ha a Válasz gombot választja, a program beírja az eredeti üzenet feladójának címét a Címzett mezőbe.

2. A Tárgy mezőt automatikusan kitölti a rendszer.

3. A program az üzenet törzsébe másolja az eredeti üzenet szövegét. Írja be a választ az eredeti üzenet szövegébe vagy a szöveg fölé.

Válasz küldése az üzenet feladójának és összes többi címzettjének

1. Válassza az olvasott üzenet eszköztárán Válasz mindenkinek gombot. Ha a Válasz mindenkinek gombot választja, a program beírja az eredeti üzenet küldőjének és többi címzettjének címét a Címzett és a Másolatot kap mezőbe.

2. A Tárgy mezőt automatikusan kitölti a rendszer.

3. A program az üzenet törzsébe másolja az eredeti üzenet szövegét. Írja be a választ az eredeti üzenet szövegébe vagy a szöveg fölé.

Üzenet továbbítása

1. Válassza az olvasott üzenet eszköztárának Továbbítás gombját.

2. Írja be a Címzett mezőbe az e-mail címet, melyre továbbítani szeretné az üzenetet.

3. Az eredeti üzenet szövegét az üzenettörzsbe másolja a program. Írja a szükséges információkat a feladó eredeti üzenetébe vagy a szöveg fölé.

Ha elkészült a válasszal, válassza az üzenet eszköztárának Küldés gombját.

A melléklet bármilyen programmal létrehozott fájl lehet, például Word-dokumentum, Office Excel-munkafüzet, .wav fájl vagy bitképfájl. Bármilyen fájlt csatolhat, amely elérhető a számítógépről vagy a hálózaton keresztül a Outlook egyszerűsített verziójában létrehozott elemekhez. Az elemek mellékleteit el is távolíthatja.

Ha az üzenet mellékletet tartalmaz, egy iratkapocsikon látható mellette az üzenetek listájában. A naptári elemek esetében az elem megnyitásakor a naptári nézet egyik sarkában egy iratkapocsikon látható, valamint megjelenik a mellékletek listája. A Névjegyek mappában a névjegy megnyitásakor megjelenik a mellékletek listája.

Amikor megnyitja a mellékletet tartalmazó elemet, a csatolt fájl neve megjelenik a mellékletek listájában. Egyes mellékleteket, például a .txt és a .gif fájlokat a webböngésző is meg tudja nyitni.

Fájl csatolása e-mailhez vagy más elemhez

1. Az üzenet, találkozó vagy névjegy létrehozásakor válassza a Beszúrás > Mellékletek elemet az üzenet eszköztáron. Az üzenetek esetében a Mellékletek hivatkozás az üzenet fejlécében jelenik meg. A naptárelemek esetében a Mellékletek hivatkozás az eszköztáron jelenik meg, illetve értekezlet esetében az üzenet törzse felett. A névjegyeknél a Mellékletek hivatkozás a Névjegy lap alján található.

2. A Feltöltendő fájl kiválasztása területen írja be a fájl nevét, vagy válassza a Keresés lehetőséget a fájl megkereséséhez.

3. Amikor megtalálta a csatolni kívánt fájlt, vegye fel a mellékletek listájába a Megnyitás gombbal.

4. Ismételje meg az 1-3. lépést mindegyik további csatolni kívánt fájlra vonatkozóan.

Előfordulhat, hogy a hosszú fájlnevek csonkulnak a fájlok csatolása előtt. Ez nincs hatással a fájl tartalmára.

Egy vagy több melléklet eltávolítása egy elemből

1. Nyissa meg az üzenetet.

2. Jelölje ki az eltávolítandó fájlok melletti x ikont.

Ha válaszol egy üzenetre, a program nem másolja a válaszba a mellékleteket. A fájlt egy ikon helyettesíti. Ha azt szeretné, hogy a mellékletek szerepeljenek az üzenetben, ne válaszoljon az üzenetre, hanem továbbítsa. A csatolt fájlokat csak akkor tudja szerkeszteni, ha letöltötte őket a számítógépre.

Melléklet olvasása vagy mentése

• Jelölje ki a melléklet fájlnevét. Ekkor választhat, hogy a mellékletet a megfelelő alkalmazással nyitja meg vagy lemezre menti.

• Bizonyos melléklettípusok esetében a Megnyitás weblapként (vagy Megnyitás böngészőben) funkcióval a mellékletet megnyithatja a webböngészőben megtekinthető weblapként is. Weblapként megnyitható fájltípusok például a következők:

  • fájlokWord

  • fájlokExcel

  • fájlokPowerPoint

  • Adobe Acrobat .pdf fájlok

Melléklet küldése

Szerkesztett melléklet küldéséhez a számítógépre telepítve kell lennie a melléklet létrehozásához használt alkalmazásnak. Ha például Word-fájl a melléklet, és szerkeszteni szeretné, a számítógépre telepítve kell lennie a Word programnak.

1. Nyissa meg az eredeti mellékletet tartalmazó üzenetet.

2. Jelölje ki a mellékletet, majd a Mentés gombot választva mentse a számítógépre.

3. Nyissa meg a mellékletet a mentés helyéről, és végezze el a kívánt módosításokat.

4. Mentse a módosításokat, és zárja be a dokumentumot.

5. Térjen vissza Outlook, és nyissa meg az eredeti üzenetet.

6. Válassza a Válasz gombot, ha el szeretné távolítani az eredeti mellékletet az üzenetből, és a saját maga által módosított verziót szeretné csatolni.

7. Válassza a Továbbítás gombot, ha a saját maga által módosított verzió mellett szeretné szerepeltetni az eredeti mellékletet is.

Ha egy várt e-mail nincs a Beérkezett üzenetek mappában, a hibakereséshez próbálkozzon az alábbiakkal:

• Ellenőrizze a Levélszemét mappát.

• Ha az e-mail egy csatlakoztatott fiókban található, a rendszer óránként egyszer bekéri a Outlook egyszerűsített verziójába.

• Egyeztessen a feladóval, hogy jó címre küldte-e az e-mailt.

• Frissítse a böngészőoldalt. Az üzenetek azonnal elérhetők, amint megérkeznek a kiszolgálóra.

A Outlook egyszerűsített verziója kevesebb üzenetkezelési lehetőséget kínál, mint a normál verzió. Például nem lehet elvégezni az alábbi műveleteket az egyszerűsített verzióban:

• Beérkezett üzenetekre vonatkozó szabályok kezelése vagy átirányítás beállítása.

• Képek hozzáadása az e-mail aláíráshoz, vagy több e-mail aláírás használata.

• Üzenetek előnézete vagy olvasóablak használata

• Figyelmeztetés vagy értesítés beállítása beérkező üzenetekhez

• Üzenetek betűméretének módosítása, Rich Text vagy HTML formátumok alkalmazása, levélfejléc használata

• Más e-mail fiókok csatlakoztatása vagy leválasztása, vagy másvalaki postafiókjának megnyitása.

Ha többet szeretne megtudni aOutlook egyszerűsített verziójáról, például arról, hogy miként lehet visszatérni a standard verzióhoz, vagy mik a funkciók és korlátozások, olvassa el a További információ az Outlook egyszerűsített verziójáról című témakört.