How to close the fiscal year in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express, and in Accounting Professional

1. lépés: Néhány év végi feladat kézi végrehajtása

A pénzügyi év bezárása előtt manuálisan végezze el az alábbi műveleteket:

• Előfizető kiadások kifizetése

• Reconcile bank accounts

• Hitelkártyafiókok egyeztetése

• Record depreciations

• Készlet beállítása

2. lépés: A naplóbejegyzések beállítása

A naplóbejegyzéseket az alábbi módosításokat kell végeznie:

• Javítsa ki a tranzakció rögzítésekor előforduló hibákat.

• Rendelje hozzá a bevételt ahhoz az időszakhoz, amelyben a bevételt megtermelte.

• Rendelje hozzá a kiadásokat ahhoz az időszakhoz, amelyben a kiadások történtek.

Ha módosításokat kell végeznie a naplóbejegyzésen, kattintson a Cég menü Új naplóbejegyzés parancsára.

3. lépés: Az adatbázis hibáinak vizsgálata

MEGJEGYZÉSEK

• Győződjön meg arról, hogy senki sem nyitotta meg a vállalati adatbázist.

• Végezze el ezt a lépést a számítógépen, amelyen az adatbázis található.

Ha meg kell vizsgálnia, hogy az adatbázis nem tartalmaz-e hibákat, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Indítsa el a Small Business Accounting 2006, a Accounting Express vagy a Accounting Professional céget, majd nyisson meg egy vállalati adatbázist, kivéve azt, amit meg szeretne vizsgálni.

2. A Fájl menüben mutasson a Segédprogramok
   elemre, majd kattintson az Adatszolgáltatók elemre.

3. Kattintson a Speciális eszközök fülre, majd a Javítás gombra.

4. Jelölje ki azt az adatbázist, amely után hibákat szeretne vizsgálni, majd kattintson a Javítás gombra.

5. Ha megjelenik egy üzenet, amely szerint az adatbázis minden kapcsolata lezárul, kattintson az Igen gombra.

6. Ha nem talál hibát, kattintson az OK gombra. Ha hibát talál, tekintse át őket, és szükség szerint módosításokat végez.

7. Kattintson kétszer a Bezárás gombra.

4. lépés: Biztonsági mentése a vállalati adatbázisról a pénzügyi év bezárása előtt

Megjegyzések

• Győződjön meg arról, hogy senki sem nyitotta meg a vállalati adatbázist, kivéve azon a számítógépen, amelyen az adatbázis található.

• Végezze el ezt a lépést a számítógépen, amelyen az adatbázis található.

A vállalati adatbázis biztonsági mentése az alábbi lépésekkel:

1. Indítsa el a Small Business Accounting 2006, a Accounting Express vagy a Accounting Professional céget, majd nyissa meg azt a vállalati adatbázist, amelyről biztonsági mentéset szeretne.

2. A Fájl menüben mutasson a Segédprogramok
   elemre, majd kattintson az Adatszolgáltatók elemre.

3. Az Egyszerű eszközök lapon kattintson a Biztonsági mentés
   gombra.

4. Kattintson a Tallózás gombra.

5. Írja be a fájl nevét, majd kattintson a Mentés
   gombra.
   
   Megjegyzés: Az alapértelmezett fájltípus a Tömörített biztonsági másolat (*.zip). Az alapértelmezett fájlhely a következő elérési úton található:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Ha korlátozni szeretné a biztonsági másolathoz való hozzáférést, írjon be egy jelszót a Jelszó mezőbe, majd írja be ismét a Jelszó ellenőrzése mezőbe.

7. Kattintson az OK gombra.

8. Amikor megjelenik a biztonsági mentés sikeres befejezéséről kapott üzenet, kattintson az OK gombra.

9. Kattintson a Bezárás gombra.

5. lépés: Próbaegyenleg-jelentés nyomtatása a pénzügyi év bezárása előtt

A Próbaegyenleg jelentés nyomtatása előtt adja meg az adott évre vonatkozó összes tranzakciót. Ha később további tranzakciókat ad meg, ki kell nyomtatnia egy új próbaegyenleget. Ez a jelentés az összes fiókot és egyenleget egy adott dátum szerint sorolja fel.

1. A Jelentések menüben mutasson a Cég
   és pénzügyielemre, majd kattintson a Próbaegyenleg elemre.

2. Az eszköztárOn található Meg a listában kattintson az Egyéni
   elemre.

3. A Dátum mezőben adja meg a kívánt dátumot, vagy válassza ki a dátumot a naptárból.

4. A Nézet menüben kattintson a Jelentés frissítése parancsra.

5. Kattintson a Fájl menü Nyomtatás
   parancsára.

6. lépés: A szükséges év végi pénzügyi kimutatások nyomtatása

A leggyakoribb pénzügyi kimutatások a következők:

• Balance Sheet

• Nyereség és veszteség

• Cash Flow Statement

A jelentések megkereséhez mutasson a Jelentések menü Cég és pénzügyi pontjára, majd kattintson a kívánt jelentésre.

• Nyomtassa ki a pénzügyi év utolsó napját a Mérleg jelentéssel. A dátum beállításához válassza ki a megfelelő értékeket az eszköztár Mint és Dátum
  listájából. A Jelentés alapja listában válassza a Cash (Készpénz) vagy a
  Accrual (Accrual)lehetőséget a vállalat által használt könyvelési módszertől függően.

• Az Eredmény és veszteség jelentésben válassza ki azt a dátumtartományt, amely megfelel a pénzügyi év első és utolsó napának. Ehhez válassza ki a megfelelő értékeket a Dátumtartomány, a From és a To listából az
  
  eszköztáron. A Jelentés alapja listában válassza a Cash (Készpénz) vagy a
  Accrual (Accrual)lehetőséget a vállalat által használt könyvelési módszertől függően.

• A Cash Flow Statement (Pénzforgalom) kimutatáshoz válasszon ki egy olyan dátumtartományt, amely megfelel a pénzügyi év első és utolsó napának. Ehhez válassza ki a megfelelő értékeket a Dátumtartomány, a From és a To listából az eszköztáron.

7. lépés: Új pénzügyi év beállítása

Be kell állítania egy új pénzügyi évet, hogy a következő évre készen adhatja meg a tranzakciókat.

1. A Vállalat menüben kattintson a Pénzügyi év kezelése elemre.

2. Kattintson az Új pénzügyi év elemre. Az alapértelmezett dátum a Pénzügyi év kezdete mezőt tölti ki. Ez a dátum az előző pénzügyi év utolsó dátumán alapul. Ez a dátum nem változtatható meg.

3. A Pénzügyi év bezárása mezőbe írja be a következő pénzügyi év utolsó napját, vagy válassza ki a dátumot a naptárból.

4. Kattintson az OK gombra.

8. lépés: A pénzügyi év bezárása

Korlátlan számú nyitott pénzügyi év lehet. Pénzügyi évek bezárásakor időrendben kell bezárni őket. Pénzügyi év bezárásakor az alábbi tevékenységeket kell követnie:

• A egyenlegek összesülnek, az egyenleg pedig a következő év első egyenlegeként lesz áthozva.

• A naplóbejegyzések létrehozásakor az összes bevétel és kiadási számla nullára kerül. A különbség a Megtartott bevételek fiókban lesz közzétéve.

• A pénzügyi év állapota lezártra van állítva.

A pénzügyi év a következő lépésekkel zárul be:

1. A Vállalat menüben kattintson a Pénzügyi év kezelése elemre.

2. A Időszakok listája listában jelölje ki a bezárni kívánt évet, majd kattintson a Pénzügyi év bezárása gombra.

3. Ha a rendszer arra kéri, hogy helyezze át a nettó bevételt a Megtartott bevételek számlára, kattintson az Igen gombra.

9. lépés: Próbaegyenleg-jelentés nyomtatása a pénzügyi év bezárása után

A Próbaegyenleg jelentés kinyomtathatja az alábbi lépéseket:

1. A Jelentések menüben mutasson a Cég
   és pénzügyielemre, majd kattintson a Próbaegyenleg elemre.

2. A Törlés csoportban kattintson az Egyéni
   elemre.

3. A Dátum mezőbe írja be a következő pénzügyi év első napját, vagy válassza ki a dátumot a naptárból.

4. A Nézet menüben kattintson a Jelentés frissítése parancsra.

5. Kattintson a Fájl menü Nyomtatás
   parancsára.

6. Hasonlítsa össze ezt a jelentést a "Próbaegyenleg-jelentés nyomtatása a pénzügyi év bezárása előtt" szakaszban létrehozott Próbaegyenleg-jelentéssel. Ellenőrizze az alábbiakat:
   

   • Az egyenleg a következő évre lesz áthozva.

   • A bevételek és a kiadások számlái egyenlege nulla, és a különbséget a Megtartott bevételek számlán lehet elérni.

   • A pénzügyi év bezárása után kinyomtatott Próbaegyenleg-jelentésben szereplő összes terhelés és jóváírás megegyezik a pénzügyi év bezárása előtt kinyomtatott Próbaegyenleg-jelentésben szereplő összes terheléssel és jóváírással.

7. Ha módosítania kell a bejegyzéseket, kattintson a Cég menü Új naplóbejegyzés parancsára.

10. lépés: Biztonsági mentése a vállalati adatbázisról a pénzügyi év bezárása után

Megjegyzések

• Győződjön meg arról, hogy senki sem nyitotta meg a vállalati adatbázist.

• Végezze el ezt a lépést a számítógépen, amelyen az adatbázis található.

A vállalati adatbázis biztonsági mentése az alábbi lépésekkel:

1. Indítsa el a Small Business Accounting 2006, a Accounting Express vagy a Accounting Professional céget, majd nyissa meg azt a vállalati adatbázist, amelyről biztonsági mentéset szeretne.

2. A Fájl menüben mutasson a Segédprogramok
   elemre, majd kattintson az Adatszolgáltatók elemre.

3. Az Egyszerű eszközök lapon kattintson a Biztonsági mentés
   gombra.

4. Kattintson a Tallózás gombra.

5. Írja be a fájl nevét, majd kattintson a Mentés
   gombra.
   
   Megjegyzés: A pénzügyi év lezárta előtt használjon másik fájlnevet a biztonsági másolat létrehozásakor használt fájlnévtől. Az alapértelmezett fájltípus a Tömörített biztonsági másolat (*.zip). Az alapértelmezett fájlhely a következő elérési úton található:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Ha korlátozni szeretné a biztonsági másolathoz való hozzáférést, írjon be egy jelszót a Jelszó mezőbe, majd írja be ismét a Jelszó ellenőrzése mezőbe.

7. Kattintson az OK gombra.

8. Amikor megjelenik a biztonsági mentés sikeres befejezéséről kapott üzenet, kattintson az OK gombra.

9. Kattintson a Bezárás gombra.

Gyakori kérdések

1. kérdés: Ment tudok-e menteni egy tranzakciót, ha bezártam a pénzügyi évet? A tranzakciók menthetők lezárt évbe?

A1: Az év bezárása után nem menthet tranzakciót. Megnyithatja azonban az évet, és mentheti a tranzakciót. Ha egy nem az aktuális évről ad vissza egy évet, akkor az adott évet és a benne lévő lezárt éveket fordított időrendben kell újra megnyitnia úgy, hogy a legutóbbi évnél kezdi a munkát, és visszafelé dolgozik. Miután bármilyen módosítást végrehajtott, az összes megnyitott évet időrendben be kell zárnia a legrégebbi évvel kezdődően, és előre kell lépnie.

A lezárt év újbóli megnyitásához az alábbi szerepkörök egyikével kell hozzárendelnie a felhasználóhoz, vagy be kell jelentkeznie:

• Owner in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express, or in Accounting Professional

• Accountant in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express, or in Accounting Professional

• Rendszergazda a Small Business Accounting 2006, Accounting Express vagy Accounting Professional számítógépen

2. negyedév: Hány pénzügyi év legyen nyitva?

A2: A pénzügyi évek száma nem korlátozva van.

3. kérdés: Be kell zárni egy pénzügyi évet a következő pénzügyi év első napja előtt?

A3: A pénzügyi évet bármikor bezárhatja az év utolsó napja után. A pénzügyi év végéig azonban a balance sheet accounts nyitó egyenlege nem fog tovább haladni az új évre. Ezenkívül a költségelszámolások nem lesznek nullázva, és a különbség nem vonatkozik a Megtartott bevételek fiókra.

4. kérdés: Mi történik egy inaktív fiókkal egy pénzügyi év bezárásakor?

A4: Ha a pénzügyi év bezárásakor inaktív fiókja van, a fiók állapota nem változik. Ez attól függetlenül igaz, hogy az inaktív fiók rendelkezik-e egyenleggel.

5. negyedév: Hogyan nézem meg a bevételek és kiadások naplóbejegyzését, amely ki lett számlázva, majd közzé lett adva a Megtartott bevételek fiókban?

A5: A naplóbejegyzés megtekintéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

1. A Cég menüben mutasson a
   Céges listákelemre, majd kattintson az Ügyfelek diagramja elemre.

2. A Számladiagram listában kattintson duplán a Megtartott bevételek fiókra az account
   register megnyitásához.

3. Kattintson duplán a következő feltételeknek megfelelő sorra:
   

   • A lezárt pénzügyi év utolsó napja

   • A Feljegyzés mező leírása a Pénzügyi év
     bezárása.