Kommunikáció különböző terjesztési csatornákon keresztül

Microsoft Viva Amplify lehetővé teszi, hogy több kommunikációs platformon keresztül küldjön üzenetet a belső kommunikáció megerősítéséhez. A Viva Amplify segítségével létrehozhat egy üzenetet, és módosíthatja úgy, hogy illeszkedjen a különböző terjesztési csatornákhoz, például az Outlookhoz, a SharePoint-lapokhoz és -hírekhez, a Teamshez és a Viva Engage (hamarosan elérhető). Ilyen sok lehetőséggel nehéz lehet azonosítani az egyes csatornákhoz legmegfelelőbb formátumot. A legjobban működő formátumok azonosítása segíthet a szervezeten belüli elkötelezettség javításában.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Email kiválóan alkalmas rendszeresen ütemezett, formális üzenetekhez, amelyek több csoportra is hatással lehetnek. Az e-mailek statikus üzenetek, amelyek elküldése után nem frissíthetők, ezért célszerű olyan tartalmat megosztani, amely nem igényel állandó frissítéseket és módosításokat e-mailben. Érdemes lehet e-maileket használni az olyan dolgok közléséhez, mint az üzleti frissítések, az új alkalmazottak bemutatása és a gyors állapotfrissítések.

Az e-mailen keresztüli kommunikáció előnyei

Email kommunikáció méretezhető. Az e-mailek címzettjei megoszthatók bárkivel, aki rendelkezik e-mail-címmel, és az olvasók részt vehetnek az e-mailek megválaszolásával vagy szélesebb közönséghez való továbbításával. Ennek eredményeképpen az e-maileket a közvetlen címzettek is elolvashatják, és azok is láthatják, akik továbbították az e-mailt. Az e-mailek kiváló eszközöket biztosítanak az értékes beszélgetések nyilvántartásához és nyomon követéséhez.

E-mailek készítésekor további érték érdekében más tartalmakra, például SharePoint-lapokra és képekre mutató hivatkozásokat adhat hozzá.

Az e-mailen keresztüli kommunikáció során megfontolandó szempontok

Email üzeneteket nem lehet visszavonni. Hiba esetén a feladónak egy utólagos e-mailt kell küldenie a kívánt javításokkal vagy visszahívással, majd újra el kell küldenie az üzenetet javításokkal. Érdemes gondosan lektorálva elküldeni az e-maileket, hogy minden információ pontos legyen.

Email üzenetek statikusak, ami azt jelenti, hogy az információ nem távolítható el vagy frissíthető, és az elküldött információk az adott időpontban rendelkezésre álló legpontosabb információkat jelölik.

Az e-mailek kiszűrhetők az olvasó postaládáiból, így az üzenetek figyelmen kívül hagyhatók vagy olvasatlanok lesznek.

További információ a nagyszerű e-mailek Outlookkal való írásakor ajánlott eljárásokról.

Ajánlott eljárások az Outlookkal való kommunikációhoz

Hangszín	Az e-mailek professzionális, informatív és barátságos megőrzése Az üzenet megírásakor vegye figyelembe a közönségét, és a hangnemet a témára alapozza.
Hossz	Az e-mailek rövidek és egyszerűek maradnak. Foglalja össze az első néhány mondat legfontosabb pontját, kezdve a legfontosabbal.
Szerkezet	Ha a célközönségnek egyértelmű műveleteleme van, a tárgysor használatával egyértelműen kiírhatja. Azonosítsa, hogy kihez szeretne megszólítást beszedni. Kezdje a fő üzenettel, amelyet további információk követnek. A kulcspontok elválasztásához használjon megfelelő térközt, számozást vagy felsorolást. Ha lehetséges, rövid, profi és grafikus elemek nélküli e-mail-aláírást használjon.
Az előjegyzés növelésének módjai	A cselekvésre való felhívás kiemeléséhez vegye fel a tárgysorra, vegye fel az e-mail első harmadára, listázhatja külön és könnyen láthatóként, valamint félkövérré vagy kiemelve. Engage a közönséget az e-mailben feltett kérdésekkel.
Az előjegyzés mérésének módjai	Email előjegyzés a cselekvésre irányuló hívás válaszainak és befejezésének nyomon követésével mérhető.

SharePoint

A SharePointon keresztüli kommunikáció során az üzeneteket dinamikus tartalommal lehet létrehozni, amely gyakran változhat. A SharePointban való kommunikáció lehetővé teszi, hogy laptelemet, kijelzőket és márkajelzéseket tartalmazó testreszabással interaktív elemeket hozzon létre, amelyek növelik az olvasói érdeklődési lehetőségeket.

SharePoint-lap használata a közönséggel való kommunikációhoz

A SharePoint-lapok olyan weblapok a SharePoint-webhelyeken, amelyek számos elemet, például gombot, hivatkozást, videót, képet és egyebeket használnak az üzenetek piszkozatához és közzétételéhez, amelyek az idő múlásával frissíthetők és módosíthatók (például fontos események vagy szabályzatmódosítások). A lapokat bárki megtekintheti, aki hozzáfér ahhoz a webhelyhez, amelyen a lap létrejön.

További információ a modern SharePoint-lapok létrehozásáról.

SharePoint-hírbejegyzés használata a közönséggel való kommunikációhoz

A SharePoint-hírbejegyzések olyan SharePoint-lapok, amelyek megjelennek a Viva Connections hírcsatornában és a hír kijelzőt használó más lapokon, beleértve a szervezet központi lapját is. Bármilyen SharePoint-lapot egyszerűen átalakíthat hírbejegyzéssé. A hírbejegyzések lehetővé teszik, hogy az adatait a szervezeten belül kategorizált konkrét demográfiai adatokra célozhassa, például marketingcsapatra, HR-csapatra vagy vezetői vezetőkre. Ez a célközönség-megcélzás lehetővé teszi a szerző számára, hogy testre szabja, ki látja a hírbejegyzését a közzététel után.

További információ a SharePoint-hírbejegyzések létrehozásáról és megosztásáról.

További információ a sharepointos célközönség-megcélzásról.

A SharePointon keresztüli kommunikáció előnyei

A SharePointban létrehozott üzenetek igény szerint egyszerűen módosíthatók vagy frissíthetők. A SharePoint lehetővé teszi a lapelemzések megtekintését és az engedélybeállítások módosítását is. Még ennél is fontosabb, hogy a SharePoint lehetővé teszi a felhasználó számára a műveletek meghívását a Hívás művelethez kijelzővel, ezzel ösztönözve a megtekintőket a részvételre. A dinamikus kijelzők használatával megkérheti az olvasót, hogy lépjen tovább: görgethet a képek között, diagramokat használhat, hivatkozásokkal érheti el a külső erőforrásokat, és lehetővé teszi, hogy az olvasók kedvelhessék és meghagyják a visszajelzési megjegyzéseket a SharePoint-laphoz. A SharePoint emellett lehetővé teszi a lapelemzések megtekintését és az engedélybeállítások módosítását annak szabályozásához, hogy ki férhet hozzá a webhelyhez.

Megfontolandó szempontok a SharePointon keresztüli kommunikáció során

Az olvasóknak hozzáféréssel kell rendelkezniük ahhoz a webhelyhez, ahol a lap vagy a hírbejegyzés közzé van adva. Bár a felhasználók hozzáférést kérhetnek a webhelyhez, a kérésük függőben marad, amíg valaki nem válaszol.

Ajánlott eljárások a SharePointtal való kommunikációhoz

Hangszín	A SharePointon keresztüli kommunikáció hangnemének összhangban kell lennie a vállalat márkajelzési útmutatójával. A hangnem a kommunikáció témájától és céljától is függ. A SharePointon keresztüli kommunikáció általában barátságos és informális. A SharePoint-lapok vagy -hírbejegyzések hangnemének meg kell egyeznie annak a SharePoint-webhelynek a hangnemével, amelybe a lap vagy a hírbejegyzés fel lesz téve.
Hossz	A SharePoint-lapok két vagy több témakörből álló hosszabb üzeneteknek felelnek meg. Fontolja meg a nagyméretű üzenetek kisebb, vizuálisan szegmentált szakaszokra bontását a SharePoint-lapon, hogy az üzenet könnyebben emészthető legyen a közönség számára.
Szerkezet	SharePoint-lapszakaszok, -sablonok és -kijelzők használatával arra ösztönözheti az olvasókat, hogy gombokkal, videókkal, képgyűjteményekkel, űrlapokkal, dokumentumtárakkal és egyebekkel használják az információkat. A sablonok jó alapot jelentenek a kezdéshez. Kijelzők használatával érdekes és interaktív üzeneteket hozhat létre.
Az előjegyzés növelésének módjai	A kijelzők és a szövegformázás használatával könnyen olvasható és vizuálisan tetszetős elemet készíthet. Adjon meg egy lapcímet, amely elegendő információt nyújt a tárgyról és az esetleges cselekvésre irányuló hívásokról. A cselekvésre való felhívás kijelzővel arra ösztönözheti a felhasználókat, hogy az Ön által választott hivatkozásra kattintva cselekedjenek.
Az előjegyzés mérésének módjai	A SharePoint-oldalelemzéssel mérheti az előjegyzést.

Teams

A Teams kiválóan alkalmas olyan gyors kommunikációra, amely anélkül éri el a szervezet tagjait, hogy megszakítanák a munkájukat.

A Teamsen keresztüli kommunikáció előnyei

Számos szervezet alkalmazottai munkanapjaik nagy részét a Teams nyitott verziójával töltik. Ezért amikor Teamsen keresztül kommunikál, valószínűleg gyorsan eléri a személyeket, mivel nem kell megnyitniuk egy másik alkalmazást vagy lapot a bejegyzés megtekintéséhez.

Megfontolandó szempontok a Teamsen keresztüli kommunikáció során

Attól függően, hogy szervezete hogyan használja a Teamst, a felhasználók óránként számos Teams-értesítést kaphatnak. Fontos, hogy a Teams-bejegyzések kitűnjenek, hogy felkeltse a figyelmet, és ne hagyja figyelmen kívül őket.

Ajánlott eljárások a Teamsszel való kommunikációhoz

Hangszín	Barátságos és alkalmi hangnem alkalmazása Teams-üzenetek írásakor. Érdemes emojikkal illusztrálni az érzelmeket, és színes, szórakoztató elemeket hozzáadni az üzenethez.
Hossz	A Teams-bejegyzések rövid és könnyen áttekinthető maradnak. Összegezze a legfontosabb pontokat, és ha szükséges, további információkra mutató hivatkozást.
Szerkezet	Kezdje el a bejegyzéseket a kulcsponttal. A formázási eszközzel stilizálhatja a szöveget, és több fontos pontot tartalmazó bejegyzésekhez adhat hozzá listajeleket. Adjon meg egy rövid összefoglalást és hivatkozást, amikor meglévő tartalomra (például SharePoint-lapra vagy cikkre) hivatkozik. Érdemes lehet karaktert hozzáadni az üzenetekhez a Teams által biztosított GIF-ek, ábrák és képek használatával.
Az előjegyzés növelésének módjai	Kérd meg az olvasókat, hogy tegyenek fel kérdéseket a Teams-bejegyzéssel kapcsolatban, vagy arra ösztönözzék őket, hogy kedveljék és tegyenek megjegyzéseket a bejegyzése alatt. Szavazásokat hozhat létre, vagy kérdéseket tehet fel, hogy mindenki láthassa és kezelhesse más olvasók válaszait. A @mentions segítségével felhívhatja a figyelmet bizonyos személyekre vagy személyek csoportjaira.
Az előjegyzés mérésének módjai	Nyomon követheti a Teams reakcióit, például a hüvelykujjait. Jegyezze fel a bejegyzésben folytatott beszélgetéseket.

Viva Engage (hamarosan elérhető)

Viva Engage egy kommunikációs platform, amely összeköti az embereket a szervezeten belül azáltal, hogy lehetővé teszi számukra, hogy közösségeket építsenek, információkat osszanak meg és bevonják az alkalmazottakat, hogy összefogjanak a közös célok elérése és az információk gyors elérése érdekében. Viva Engage lehetővé teszi, hogy a szervezet minden tagja nyilvánosan tegyen fel kérdéseket, szakértőket vonjon be, és különféle témákban társas diskurzusban vegyen részt.

A szervezetvezetők a Viva Engage segítségével irányíthatják a kultúrát, és a vállalat egészére kiterjedő eseményeket üzemeltethetnek élő és igény szerinti videókon keresztül. A kommunikátorok olyan közösségi kampányokat is létrehozhatnak, amelyek tájékoztatják és meggyújtják a szervezeten belüli hatásos beszélgetéseket.

A Viva Engage keresztüli kommunikáció előnyei

Viva Engage egy nagyszerű kommunikációs platform, a szervezet alkalmazottai közötti együttműködés energetizálására és előmozdítására. A közösség tagjai nyíltan együttműködhetnek, ötleteket, információkat oszthatnak meg, és közös érdeklődési körök alapján kapcsolódhatnak.

Amikor Viva Engage keresztül kommunikál az alkalmazottakkal, a kommunikátorok egyszerűen ösztönözhetik és mérhetik az elkötelezettséget....

A szervezet láthatja, hogy egy adott témakör mennyi érdeklődést vált ki azzal, hogy hányan látták a bejegyzést, és lehetőséget ad a nézőknek arra, hogy megjegyzés, például vagy reakció útján reagáljanak az üzenet tartalmára. Az előjegyzés tovább léptethető a @ és a nevük használatával történő címkézéssel; értesíti őket a folyamatban lévő beszélgetésről, és ösztönzi őket a részvételre.

További információ a nézetek számáról.

Megfontolandó szempontok a Viva Engage keresztüli kommunikáció során

A Viva Engage keresztüli kommunikáció során fontos, hogy az információk rövidek és egyszerűek legyenek. Megoszthatja a hosszabb tartalomformákra mutató hivatkozásokat, és arra ösztönözheti a felhasználókat, hogy kommunikáljanak a közönségnek feltett kérdésekkel, arra ösztönözve az olvasókat, hogy kedvelhessék, megjegyzéseket fűzhessenek hozzá és osztják meg Viva Engage bejegyzéseit, és interaktív elemeket, például szavazásokat és felméréseket építhetnek be.

Tartsa a hang a Viva Engage állások barátságos, informatív, és alkalmi. A szervezet méretétől és a kommunikáció méretétől függően hasznos lehet egy vagy két moderátor, aki figyelheti a bejegyzéseket, és irányíthatja a beszélgetést, ha elkezd kijönni a témából, polarizáló témakörbe lép, vagy szükség esetén letilthatja a megjegyzéseket.

Legyen tiszteletteljes, ha mások nézetét bírálja, ne fedje le azokat a témákat, amelyek szégyenkezhetnek vagy elidegeníthetnek másokat, és elkerülheti az olyan polarizációs témákat, mint a politika és a vallás. Ne tegyen közzé semmilyen személyes, bizalmas vagy negatív módon egy adott pártot.

Hangszín	Tekintse meg a vállalat cégére vonatkozó, a vállalatra vonatkozó márka útmutatását. A hozzászólás hangnemének barátságosnak, informatívnak és alkalminak kell lennie. Legyen tiszteletteljes, ha kritiquing. Ne foglalkozz olyan témákkal, amelyek megszégyeníthetik vagy elidegeníthetik az olvasókat, és kerülje az olyan polarizációs témákat, mint a politika vagy a vallás. Ne tegyen közzé személyes vagy bizalmas adatokat. Ne énekeljen ki egy adott párt negatív módon.
Hossz	A bejegyzéseket tartsa rövid és könnyen áttekinthető. Összegezze a legfontosabb pontokat, és ha szükséges, további információkra mutató hivatkozást.
Szerkezet	Kezdje el a bejegyzéseket a kulcsponttal. Adjon meg egy rövid összefoglalást és hivatkozást, amikor meglévő tartalomra (például SharePoint-lapra vagy cikkre) hivatkozik. Szükség esetén használjon képeket és videókat. A @mentions és a hashtagekkel felhívhatja a figyelmet bizonyos személyekre vagy személyek csoportjaira.
Az előjegyzés növelésének módjai	Kérd meg az olvasókat, hogy tegyenek fel kérdéseket, vagy arra ösztönözzék az olvasókat, hogy kedveljék, megoszthassák és megjegyzéseket hagyjanak. Bátorítsa tagjait, hogy hívjanak meg másokat a Viva Engage közösségbe. Szavazásokat hozhat létre, vagy kérdéseket tehet fel, hogy mindenki láthassa és kezelhesse más olvasók válaszait.
Az előjegyzés mérésének módjai	Jegyezze fel a bejegyzésben folytatott beszélgetéseket.