Az Office-dokumentumban létrehozhat helyettesítő szöveg (helyettesítő szöveg) alakzatokhoz, képekhez, diagramokhoz, táblázatokhoz, SmartArt-ábrákhoz és más objektumokhoz. A helyettesítő szöveg lehetővé teszi, hogy a képernyőolvasóval dolgozó felhasználók fogalmat alkossanak a képek tartalmáról. Ha képernyőolvasóval tekinti meg a dokumentumot, vagy fájlformátumba menti, például HTML vagy DAISY (Digitális akadálymentes információs rendszer), helyettesítő szöveg jelenik meg, amikor a legtöbb böngészőben egy kép fölé viszi az egérmutatót.
Megjegyzés: Ha nincs összetett diagramja vagy táblázata, általában csak a Leírás mezőbe kell beírnia a szöveget. Ha összetett tartalmat kell leírnia, akkor a Cím mező kitöltése hasznos, így a teljes leírás elolvasása nem szükséges, hacsak nem kívánja.
Leírás
Ebben a mezőben megadhatja az alakzat, kép, diagram, táblázat, SmartArt-ábra vagy más objektum magyarázatát. Mindig töltse ki ezt a mezőt.
Cím
Ebben a mezőben adjon meg egy rövid összefoglalást. Csak akkor töltse ki, ha a Leírás mezőbe hosszú vagy részletes szöveget ír.
Tegyük fel például, hogy van egy táblázata, amely a 2010-es évre vonatkozó kacsapopulációt mutatja havonta. A cím a következő lehet: "A kacsapopulációt leíró táblázat 2010-ben". A Leírás mezőben pedig a következőt adhatja meg: "A kacsapopulációt leíró havi adatok 2010-ben. Márciusban a tőkések népessége 30%-kal nőtt, és január és június között megtörte az 5%-os növekedés konzisztens tendenciát. Két egymást követő hónap 0%-os növekedése pingvinek augusztustól kezdve szintén nem konkonformáló."
