Alapértelmezés szerint olyan jelentéseket is nyomtathat, amelyek nem tartalmaznak rekordokat. A probléma megoldásához makróval vagy Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) kóddal észlelheti a rekordok hiányát a jelentésben, majd megszakíthatja a nyomtatási műveletet. A cikkben ismertetett lépések mindkét technikát ismertetik.
Kapcsolódó műveletek
Ha nem tartalmaz rekordokat, valószínűleg meg szeretné szakítani a jelentés nyomtatását. Ha például új terméket kezd eladni, valószínűleg lesz egy olyan időszak, amikor még nem regisztrálta az értékesítéseket. Ezért fontolja meg annak lehetőségét, hogy egyes jelentések nem tartalmaznak részletes rekordokat, és hogy az összesítő függvények, például a Count függvény, nem feltétlenül rendelkeznek megszámlálható adatokkal. Ha egy ilyen előfordulást szabályosan szeretne kezelni, létrehozhat egy makrót, amely megszakítja a nyomtatási feladatot. Néhány sornyi gondosan elhelyezett VBA-kódot is hozzáadhat, hogy ugyanezt tegye. A VBA az Access által használt programozási nyelv.
Hozzáadhatja a makrót vagy a VBA-kódot a jelentés On No Data eseményeljárásához. Access minden olyan jelentés futtatásakor aktiválja az On No Data eseményt, amely nem rendelkezik rekordokkal. A cikkben ismertetett makró és VBA-kód megfelelő üzenetet jelenít meg, és megszakítja a jelentés nyomtatását, ha a jelentés nem tartalmaz adatokat. Amikor makrót vagy VBA-kódot ad hozzá az On No Data eseményhez, a makró vagy a VBA-kód minden alkalommal lefut, amikor rekordokat nem tartalmazó jelentést nyit meg. Ha az OK gombra kattintva bezárja bármelyik riasztási üzenetet, a makró az üres jelentést is bezárja. Amikor hozzáadja a makrót vagy a VBA-kódot a jelentéshez, egy üres jelentés nem nyílik meg, amikor Megkísérli megjeleníteni Jelentés vagy Elrendezés nézetben – de a jelentést Tervező nézetben is megnyithatja.
Nyomtatás megszakítása makróval
Az ebben a szakaszban ismertetett makró figyelmeztető üzenetet jelenít meg, amikor üres jelentést próbál kinyomtatni. Amikor az OK gombra kattint az üzenetpanel bezárásához, a makró automatikusan megszakítja a nyomtatási műveletet. Ha nem ad meg riasztási üzenetet, az úgy jelenik meg, mintha semmi sem történne a jelentés nyomtatásakor – ami valószínűleg összezavarná a jelentés felhasználóit.
A makró létrehozása
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, és válassza a Tervező nézet parancsot.
-
A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.
– vagy –
A területi és nyelvi beállításoktól függően kattintson duplán a jelentés bal felső vagy jobb sarkában lévő mezőre.
-
Kattintson az Esemény fülre, majd a Nincs adat tulajdonságmezőben kattintson a
Megjelenik a Szerkesztő kiválasztása párbeszédpanel.
-
Kattintson a Makrószerkesztő, majd az OK gombra.
A makrótervező elindul, és egy üres makrót jelenít meg.
-
A makrótervező ablak makróműveleteinek legördülő listájában válassza a lista Üzenetmező elemét.
-
az Üzenet mezőbe írja be a riasztási üzenet szövegét.
Beírhatja például a következőt: Nincsenek jelenteni kívánt rekordok.
-
Ha szeretné, módosítsa a Hangjelzés mező argumentumértékét Igen értékről Nem értékre, majd a Típus listában válassza ki a riasztási üzenetben megjeleníteni kívánt ikon típusát.
-
A Cím mezőbe írja be a riasztási üzenet címét.
Beírhatja például a Nincs rekord értéket.
-
Válassza ki az Üzenetmező művelet alatti makróműveletek legördülő listáját, majd válassza a MégseEsemény lehetőséget.
-
A Tervezés lap Bezárás csoportjában kattintson a Mentés gombra.
-
Kattintson a Tervezés lap Bezárás csoportjának Bezárás gombjára. Ha megjelenik egy figyelmeztető üzenet, és megkérdezi, hogy szeretné-e menteni a makró és a jelentéstulajdonság módosításait, kattintson az Igen gombra, zárja be a jelentést, mentse a módosításokat, ha a rendszer kéri, és folytassa a következő lépésekkel a teszteléséhez.
A makró tesztelése
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a makrót tartalmazó jelentésre, és válassza a Nyomtatás parancsot. A kiválasztott beállításoktól függően az Access riasztási üzenetet jelenít meg.
Amikor az OK gombra kattint az üzenet bezárásához, az Esemény mégse művelet leállítja a nyomtatási műveletet. Mivel nem adott meg más eseményt (például nem nyitotta meg a jelentést megtekintésre), a jelentés bezárul.
Nyomtatás megszakítása VBA-kóddal
Az itt leírt VBA-kód ugyanúgy működik, mint az előző szakaszban leírt makró – figyelmeztető üzenetet jelenít meg egy üres jelentés megnyitásakor, majd megszakítja a nyomtatási műveletet a riasztási üzenet bezárásakor.
VBA-kód hozzáadása
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt jelentésre, és válassza a Tervező nézet parancsot.
Megjegyzés: Az eljárás végrehajtásához használjon olyan jelentést, amely nem tartalmaz rekordokat.
-
A Tervezés lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Tulajdonságlap gombra.
– vagy –
A területi és nyelvi beállításoktól függően kattintson duplán a jelentés bal felső vagy jobb sarkában lévő mezőre.
-
Kattintson az Esemény fülre, majd a Nincs adat tulajdonságmezőben kattintson a
Megjelenik a Szerkesztő kiválasztása párbeszédpanel.
-
Kattintson a Kódszerkesztő, majd az OK gombra.
A Visual Basic Editor elindul, és egy üres eseményeljárást jelenít meg.
-
Írja be a következő kódot a Visual Basic Editorba, hogy a Report_NoData eljárás pontosan így jelenjen meg, amikor végzett:
Private Sub Report_NoData (Cancel As Integer)
MsgBox "There are no records to report", vbExclamation, "No Records"
Cancel = True
End Sub -
Ha végzett, kattintson a Fájl, majd a Mentés gombra.
-
Kattintson a Fájl, majd a Bezárás, majd a Visszatérés a Microsoft Accessbe elemre.
-
Zárja be a megnyitott jelentést, majd kattintson az Igen gombra a mentés megerősítéséhez.
-
A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a módosított jelentésre, majd kattintson a Nyomtatás parancsra. A kiválasztott beállításoktól függően az Access riasztási üzenetet jelenít meg.
A Report_NoData eljárás az MsgBox függvénnyel jeleníti meg a Nincs rekord az üzenet jelentéséhez és egy OK gombot. Amikor az OK gombra kattint, az eljárás "Cancel=True" sora arra utasítja az Accesst, hogy szakítsa meg a jelentést. A Mégse argumentumot a rendszer automatikusan átadja az eseményeljárásnak, és az Access mindig ellenőrzi, amikor az eseményeljárás befejeződik.
