Ha azt szeretné, hogy a Word biztosan megtalálja az összes címnek és megszólításnak megfelelő oszlopot az adatfájlban, lehetséges, hogy össze kell egyeztetnie a Word körlevélmezőit az adatfájl oszlopaival.
Amikor a Levelezés lap Mezők írása & beszúrása csoportjában a Mezők egyeztetése gombra kattint, megnyílik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel.
A cím és a megszólítás elemei a bal oldalon vannak felsorolva. Az adatfájl oszlopfejlécei a jobb oldalon vannak felsorolva.
A Word megkeresi azt az oszlopot, amely tartalmazza az egyes elemeket. Az ábrán a Word automatikusan megfeleltette az adatfájl Megszólítás oszlopát az Udvarias megszólítás oszlopnak. De Word nem tudott megfeleltetni más elemeket. Ebben az adatfájlban például a Word nem tud megfeleltetni a Középső név oszlopnak.
A jobb oldalon található listában kiválaszthatja az adatfájlnak azt az oszlopát, amely megfelel a bal oldali elemnek. Nem gond, hogy az Udvariassági megszólítás, egyedi azonosító nem egyezik. A körlevélcímkén nem kötelező minden mezőt felhasználni. Ha felvesz egy mezőt, amely nem tartalmaz adatokat az adatfájlból, akkor az egyesített címkében üres helyőrzőként jelenik meg – általában üres sorként vagy rejtett mezőként.