Salah satu langkah pertama dalam mengelola proyek adalah menambahkan tugas yang menyelesaikan proyek Anda. Daftar tugas Anda bisa sesederhana daftar periksa hal-hal yang perlu diselesaikan, atau bisa sedikit lebih terlibat, dengan tanggal mulai dan selesai, hubungan dengan tugas lain, dan informasi tugas terkait lainnya. Daftar periksa tugas sederhana dan daftar tugas terjadwal keduanya menggunakan daftar yang sama di situs Anda, sehingga Anda dapat memulai dengan daftar periksa sederhana, lalu menambahkan detail ke tugas nanti untuk menjadikannya daftar tugas terjadwal.
Menambahkan daftar periksa tugas sederhana
Jika Anda baru memulai perencanaan proyek Anda, atau jika Anda tidak mengantisipasi proyek ini menjadi sangat rumit, daftar tugas sederhana mungkin cukup bagi Anda untuk mengelola proyek Anda secara efektif. Daftar periksa Anda mungkin mencakup tenggat waktu untuk tugas proyek, dan tugas kepada anggota tim proyek.
Untuk menambahkan daftar periksa tugas sederhana:
- Pada Peluncuran Cepat untuk situs Anda, klik Tugas.
- Pada halaman Tugas , klik Edit.
- Di kolom Nama Tugas , ketik nama untuk setiap tugas yang perlu diselesaikan dalam proyek Anda. Tekan Enter untuk berpindah ke baris berikutnya setelah menambahkan tugas.
Tips
Ingin menambahkan tugas baru di antara dua tugas yang sudah tercantum? Klik ruang di sebelah kiri kotak centang untuk tugas yang sudah ada, lalu tekan Sisipkan. Baris baru ditambahkan di atas tugas yang sudah ada yang Anda pilih. Anda juga dapat mengklik Sisipkan dalam grup Hierarki pada tab Tugas .
Di kolom Tanggal jatuh tempo , ketik atau pilih tanggal ketika setiap tugas dalam daftar harus selesai. Jika Anda tidak yakin kapan tugas harus diselesaikan, biarkan kolom ini kosong untuk tugas tersebut.
Di kolom Ditetapkan Kepada , ketik atau pilih nama setiap orang yang akan mengerjakan setiap tugas dalam daftar.
Tips
Praktik terbaiknya adalah hanya menetapkan satu orang untuk setiap tugas. Jika Anda perlu menetapkan lebih dari satu orang, hal ini dapat menyebabkan masalah dengan menandai tugas sebagai selesai. Jika Ann menyelesaikan pekerjaannya, masuk akal baginya untuk mencentangnya sebagai selesai di halaman Tugas Saya. Namun, ini menandai tugas sebagai selesai untuk semua orang yang ditugaskan, bukan hanya Ann. Orang lain dalam tugas tersebut mungkin masih memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Jika memutuskan bahwa Anda masih perlu menetapkan lebih dari satu orang untuk suatu tugas, Anda dapat memisahkan nama dengan titik koma (;).
Setelah selesai menambahkan daftar periksa tugas sederhana, klik Hentikan.
Cara cepat lainnya untuk menambahkan daftar periksa tugas sederhana adalah dengan menempelkan daftar dari lembar kerja Excel. Selama kolom yang Anda gunakan dalam lembar kerja sejajar dengan kolom yang ditampilkan di halaman Tugas , Anda cukup mengklik daftar tugas dan menempelkan data lembar kerja. Nama akan dipasangkan dengan akun, jika memungkinkan, di kolom Ditetapkan Ke .
Saat mengerjakan proyek, Anda dapat memilih kotak centang di samping setiap nama tugas setelah tugas selesai.
Jika Anda merasa bahwa Anda memerlukan lebih banyak kontrol atas tugas dalam daftar periksa sederhana, Anda dapat menggunakan langkah-langkah di bagian berikutnya untuk menambahkan detail pada tugas, guna membuat daftar terjadwal yang lebih kuat.
Menambahkan daftar tugas terjadwal
Jika proyek Anda agak rumit, Anda mungkin menemukan bahwa daftar tugas terjadwal membantu Anda melacak pekerjaan dengan cara yang lebih mudah dikelola.
Untuk menambahkan daftar tugas terjadwal:
Pada Peluncuran Cepat untuk situs Anda, klik Tugas.
Pada halaman Tugas , klik Tugas Baru. Atau, pada tab Tugas di pita, klik Item Baru.
Catatan
Jika awalnya Anda membuat daftar periksa tugas sederhana, tetapi proyek menjadi sedikit lebih terlibat, Anda dapat dengan mudah menambahkan lebih banyak detail ke tugas yang ada. Untuk memilih tugas, klik spasi di sebelah kiri kotak centang untuk tugas tersebut, lalu, pada tab Tugas di pita, klik Edit Item. Tindakan ini akan membuka tugas sehingga Anda dapat menambahkan detail penjadwalan yang lebih besar.
Ketikkan nama untuk tugas Anda di kotak Nama Tugas .
Ketik atau pilih tanggal mulai dan selesai untuk tugas Anda di kotak Tanggal Mulai dan Tanggal jatuh tempo . Jika Anda tidak yakin dengan salah satu tanggal ini, tinggalkan informasi ini untuk saat ini. Anda selalu dapat kembali nanti dan menambahkan informasi dengan mengedit tugas.
Ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda kerjakan dalam kotak Ditetapkan Ke.
Tips
Praktik terbaiknya adalah hanya menetapkan satu orang untuk setiap tugas. Jika Anda perlu menetapkan lebih dari satu orang, hal ini dapat menyebabkan masalah dengan menandai tugas sebagai selesai. Jika Ann menyelesaikan pekerjaannya, masuk akal baginya untuk mencentangnya sebagai selesai di halaman Tugas Saya. Namun, ini menandai tugas sebagai selesai untuk semua orang yang ditugaskan, bukan hanya Ann. Orang lain dalam tugas tersebut mungkin masih memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Jika memutuskan bahwa Anda masih perlu menetapkan lebih dari satu orang untuk suatu tugas, Anda dapat memisahkan nama dengan titik koma (;).
Jika pekerjaan sudah dimulai, masukkan persentase dalam kotak % Selesai , untuk menunjukkan kira-kira berapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan, dan apa yang tersisa untuk dilakukan.
Tips
Ini adalah bidang yang bagus untuk diperbarui anggota tim proyek Anda secara berkala. Hal ini dapat membantu Anda memahami kemajuan pekerjaan pada proyek Anda, dan apakah proyek Anda berada di jalur yang tepat untuk selesai tepat waktu.
Ketikkan deskripsi singkat tentang tugas dalam kotak Deskripsi , jika Anda ingin memberikan detail yang lebih besar tentang pekerjaan yang terlibat. Ini mungkin berguna bagi eksekutif atau pemangku kepentingan lain yang mencoba memahami proyek Anda.
Gunakan kotak dan tombol di samping Pendahulu untuk menunjukkan tugas mana dalam proyek Anda yang perlu diselesaikan sebelum tugas saat ini dapat dimulai.
Misalnya, Anda membuat tugas yang disebut "Terbitkan siaran pers", yang tidak dapat dimulai hingga tugas "Tulis siaran pers" selesai. Pilih tugas "Tulis siaran pers" dari kotak di sebelah kiri, lalu klik Tambahkan untuk memindahkannya ke kotak di sebelah kanan. Hal ini menunjukkan bahwa tugas "Tulis siaran pers" adalah pendahulu dari (yaitu, mendahului) tugas "Terbitkan siaran pers".Pilih tingkat prioritas yang sesuai dari daftar Prioritas .
Pilih tingkat status yang sesuai dari daftar Status Tugas .
Tips
Ini adalah bidang lain yang berguna untuk diperbarui secara rutin oleh anggota tim proyek Anda. Hal ini dapat membantu Anda tetap memantau penyumbatan pekerjaan, penundaan jadwal, dan masalah penjadwalan penting lainnya.
Klik Simpan.
Bekerja dengan daftar tugas Anda
Saat Anda mengerjakan daftar tugas, tugas dengan tenggat waktu yang tercantum dalam warna merah akan terlambat. Setelah Anda menandai tugas yang terlambat sebagai selesai dengan memilih kotak centang di samping tugas, tanggal jatuh tempo tidak lagi muncul sebagai teks merah.
Selain itu, Anda dapat beralih di antara tampilan daftar tugas yang berbeda dengan mengklik tautan tampilan di atas daftar. Anda dapat memilih dari Semua Tugas, Calendar, Selesai, Bagan Gantt, Tugas Terlambat, Tugas Saya, dan Akan Datang, atau Anda dapat mengubah tampilan yang sudah ada atau membuat tampilan daftar tugas Anda sendiri. Jika tampilan yang ingin Anda gunakan tidak tercantum di atas daftar tugas, klik Klik untuk opsi tambahan (...) di samping tautan tampilan dan pilih tampilan yang ingin digunakan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat tampilan Anda sendiri, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
Setelah menambahkan tugas mendetail ke proyek, Anda mungkin ingin: