Salah satu langkah pertama untuk mengelola proyek adalah menambahkan tugas yang menyelesaikan proyek Anda. Daftar tugas Anda bisa sesederhana daftar periksa hal-hal yang perlu diselesaikan, atau bisa agak lebih terlibat, dengan tanggal mulai dan selesai, hubungan dengan tugas lain, dan informasi tugas terkait lainnya. Daftar periksa tugas sederhana dan daftar tugas terjadwal keduanya menggunakan daftar yang sama di situs Anda, sehingga Anda bisa memulai dengan daftar periksa sederhana, lalu menambahkan detail ke tugas nanti untuk membuatnya menjadi daftar tugas terjadwal.
Menambahkan daftar periksa tugas sederhana
Jika Anda baru saja mulai dengan perencanaan proyek Anda, atau jika Anda tidak mengantisipasi proyek ini menjadi sangat rumit, daftar periksa tugas sederhana mungkin cukup bagi Anda untuk mengelola proyek Anda secara efektif. Daftar periksa Anda mungkin menyertakan tanggal jatuh tempo untuk tugas proyek Anda, dan tugas untuk anggota tim proyek.
Untuk menambahkan daftar periksa tugas sederhana:
- Pada Luncur Cepat untuk situs Anda, klik Tugas.
- Pada halaman Tugas , klik Edit.
- Di kolom Nama Tugas , ketikkan nama untuk setiap tugas yang perlu diselesaikan dalam proyek Anda. Tekan Enter untuk berpindah ke baris berikutnya setelah menambahkan tugas.
Tips
Apakah Anda ingin menambahkan tugas baru di antara dua tugas yang sudah tercantum? Klik di ruang di sebelah kiri kotak centang untuk tugas yang sudah ada, lalu tekan Sisipkan. Baris baru ditambahkan di atas tugas yang sudah ada yang Anda pilih. Anda juga bisa mengklik Sisipkan dalam grup Hierarki pada tab Tugas .
Dalam kolom Tanggal Jatuh Tempo , ketik atau pilih tanggal ketika setiap tugas dalam daftar harus selesai. Jika Anda tidak yakin kapan tugas harus selesai, biarkan kolom ini kosong untuk tugas tersebut.
Di kolom Ditetapkan Ke , ketik atau pilih nama setiap orang yang akan mengerjakan setiap tugas dalam daftar.
Tips
Praktik terbaiknya adalah menetapkan satu orang saja ke setiap tugas. Jika Anda perlu menetapkan lebih dari satu orang, ini bisa menyebabkan masalah dengan menandai tugas sebagai selesai. Jika Ann menyelesaikan pekerjaannya pada tugas, masuk akal baginya untuk memeriksanya sebagai selesai di halaman Tugas Saya miliknya. Namun, ini menandai tugas sebagai selesai untuk semua orang yang ditetapkan, bukan hanya Ann. Orang lain dalam tugas mungkin masih memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Jika Anda memutuskan bahwa Anda masih perlu menetapkan lebih dari satu orang ke tugas, Anda bisa memisahkan nama dengan titik koma (;).
Setelah selesai menambahkan daftar periksa tugas sederhana, klik Hentikan.
Cara cepat lainnya untuk menambahkan daftar periksa tugas sederhana adalah dengan menempelkan daftar dari lembar kerja Excel. Selama kolom yang Anda gunakan di lembar kerja sejajar dengan kolom yang ditampilkan di halaman Tugas , Cukup klik dalam daftar tugas dan tempelkan data lembar kerja Anda. Nama akan dipasangkan dengan akun, jika memungkinkan, di kolom Ditetapkan Ke .
Saat mengerjakan proyek, Anda bisa memilih kotak centang di samping setiap nama tugas saat tugas selesai.
Jika Anda menemukan bahwa Anda membutuhkan lebih banyak kontrol atas tugas dalam daftar periksa sederhana, Anda bisa menggunakan langkah-langkah di bagian berikutnya untuk menambahkan detail ke tugas Anda, untuk membuat daftar terjadwal yang lebih kokoh.
Menambahkan daftar tugas terjadwal
Jika proyek Anda agak kompleks, Anda mungkin menemukan bahwa daftar tugas terjadwal membantu Anda melacak pekerjaan dengan cara yang lebih mudah dikelola.
Untuk menambahkan daftar tugas terjadwal:
Pada Luncur Cepat untuk situs Anda, klik Tugas.
Pada halaman Tugas , klik Tugas Baru. Atau, pada tab Tugas di pita, klik Item Baru.
Catatan
Jika Anda awalnya membuat daftar periksa tugas sederhana, tetapi proyek menjadi sedikit lebih terlibat, Anda bisa dengan mudah menambahkan lebih banyak detail ke tugas yang sudah ada. Untuk memilih tugas, klik di ruang di sebelah kiri kotak centang untuk tugas tersebut, lalu, pada tab Tugas di pita, klik Edit Item. Ini membuka tugas sehingga Anda bisa menambahkan detail penjadwalan yang lebih besar.
Ketikkan nama untuk tugas Anda dalam kotak Nama Tugas .
Ketik atau pilih tanggal mulai dan selesai untuk tugas Anda dalam kotak Tanggal Mulai dan Tanggal Jatuh Tempo . Jika Anda tidak yakin dengan salah satu tanggal ini, biarkan informasi ini keluar untuk saat ini. Anda selalu bisa kembali nanti dan menambahkan informasi dengan mengedit tugas.
Ketikkan nama atau alamat email orang yang ingin Anda kerjakan pada tugas dalam kotak Ditetapkan Ke .
Tips
Praktik terbaiknya adalah menetapkan satu orang saja ke setiap tugas. Jika Anda perlu menetapkan lebih dari satu orang, ini bisa menyebabkan masalah dengan menandai tugas sebagai selesai. Jika Ann menyelesaikan pekerjaannya pada tugas, masuk akal baginya untuk memeriksanya sebagai selesai di halaman Tugas Saya miliknya. Namun, ini menandai tugas sebagai selesai untuk semua orang yang ditetapkan, bukan hanya Ann. Orang lain dalam tugas mungkin masih memiliki pekerjaan yang harus dilakukan. Jika Anda memutuskan bahwa Anda masih perlu menetapkan lebih dari satu orang ke tugas, Anda bisa memisahkan nama dengan titik koma (;).
Jika pekerjaan telah dimulai pada tugas, masukkan persentase dalam kotak % Selesai , untuk menunjukkan kira-kira berapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan, dan apa yang tersisa untuk dilakukan.
Tips
Ini adalah bidang yang bagus bagi anggota tim proyek Anda untuk diperbarui secara berkala. Ini bisa membantu Anda memahami bagaimana pekerjaan proyek Anda sedang berlangsung, dan apakah proyek Anda berada di jalur untuk menyelesaikan tepat waktu.
Ketikkan deskripsi singkat tugas dalam kotak Deskripsi , jika Anda ingin memberikan detail yang lebih mendetail tentang pekerjaan yang dilibatkan. Ini mungkin berguna bagi eksekutif atau pemangku kepentingan lain yang mencoba memahami proyek Anda.
Gunakan kotak dan tombol di samping Pendahulu untuk menunjukkan tugas mana di proyek Anda yang perlu diselesaikan sebelum tugas saat ini bisa dimulai.
Misalnya, katakanlah Anda membuat tugas yang disebut "Terbitkan siaran pers," yang tidak dapat dimulai hingga tugas "Tulis rilis pers" telah selesai. Pilih tugas "Tulis tekan rilis" dari kotak di sebelah kiri, lalu klik Tambahkan untuk memindahkannya ke kotak di sebelah kanan. Ini menunjukkan bahwa tugas "Tulis siaran pers" adalah pendahulu (yaitu, tugas "Terbitkan siaran pers".Pilih tingkat prioritas yang sesuai dari daftar Prioritas .
Pilih tingkat status yang sesuai dari daftar Status Tugas .
Tips
Ini adalah bidang lain yang berguna bagi anggota tim proyek Anda untuk memperbarui secara rutin. Ini dapat membantu Anda tetap mengetahui penyumbatan kerja, penundaan jadwal, dan masalah penjadwalan penting lainnya.
Klik Simpan.
Bekerja dengan daftar tugas Anda
Saat Anda bekerja dengan daftar tugas, daftar tugas dengan tanggal jatuh tempo yang tercantum dalam warna merah terlambat. Setelah Anda menandai tugas yang terlambat sebagai selesai dengan memilih kotak centang di samping tugas, tanggal jatuh tempo tidak lagi muncul sebagai teks berwarna merah.
Selain itu, Anda dapat beralih antara tampilan daftar tugas yang berbeda dengan mengklik link tampilan di atas daftar. Anda bisa memilih dari Semua Tugas, Calendar, Selesai, Bagan Gantt, Tugas Terlambat, Tugas Saya, dan Yang Akan Datang, atau Anda bisa mengubah tampilan yang sudah ada atau membuat tampilan sendiri dari daftar tugas Anda. Jika tampilan yang ingin Anda gunakan tidak tercantum di atas daftar tugas, klik Klik untuk opsi tambahan (...) di samping link tampilan dan pilih tampilan yang ingin Anda gunakan. Untuk informasi selengkapnya tentang membuat tampilan Anda sendiri, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.
Setelah menambahkan tugas mendetail ke proyek, Anda mungkin ingin: