Menetapkan aturan untuk gabungan surat

Saat Anda mengirim surat ke milis, Anda bisa mengkustomisasi pesan. Misalnya, sertakan kata "Lewat jatuh tempo" untuk beberapa penerima berdasarkan nilai dalam bidang sumber data tertentu. Kustomisasi didasarkan pada aturan yang berjalan saat Anda melakukan penggabungan.

Contoh "Lewat jatuh tempo" akan menggunakan if ... Kemudian... Aturan lain , menentukan untuk menyertakan teks, "Lewat jatuh tempo" untuk penerima di mana nilai bidang Tanggal Jatuh Tempo berada di masa lalu.

Menyiapkan aturan dilakukan setelah memilih penerima untuk gabungan surat, dan setelah menyisipkan bidang gabungan dalam dokumen..

Masuk keAturanSurat>, dan pilih aturan berdasarkan deskripsi di bawah ini.

Ask

Misalnya, Anda mengirimkan undangan yang sama untuk rapat triwulanan. Sumber data Anda tidak menyimpan tanggal rapat, dan tanggal rapat muncul lebih dari sekali dalam undangan.

Dengan menempatkan bookmark di dokumen Anda dan menyertakan bidang Ask, Anda bisa menjalankan gabungan yang sama untuk setiap rapat. Satu-satunya hal yang harus Anda ketikkan adalah tanggal rapat, dan Anda akan mengetiknya sekali saja.

1. Dalam dokumen gabungan, tekan Ctrl+F9 lalu ketikkan nama untuk membuat bookmark. Ulangi ini, menggunakan nama yang sama, di setiap tempat di mana Anda ingin respons untuk bidang Ask muncul dalam dokumen.
2. Letakkan kursor anda di suatu tempat dalam dokumen, sebelum bookmark pertama yang baru anda buat.
3. Masuk keTanya Aturan>Surat>.
4. Pilih bookmark yang baru saja Anda buat (atau ketik namanya), lalu masukkan perintah, seperti "Tanggal acara?" dalam kotak Perintah .
5. Pilih OK, lalu OK lagi.
6. Di akhir proses, saat Anda memilih Selesaikan & Gabungkan, pilih Edit Dokumen Individual. Anda akan dimintai balasan untuk setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan dalam bookmark yang Anda tentukan, dalam dokumen yang dihasilkan dari gabungan.

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang Ask

Fill-in

Misalnya, Anda mengirimkan undangan yang sama untuk rapat triwulanan. Sumber data Anda tidak menyimpan tanggal rapat, dan tanggal rapat hanya muncul sekali dalam undangan.

Dengan menempatkan bidang Fill-in dalam dokumen, Anda bisa menjalankan gabungan yang sama untuk setiap rapat. Satu-satunya hal yang harus Anda ketikkan adalah tanggal rapat.

1. Letakkan kursor anda ke tempat yang diinginkan untuk teks isian.
2. Di tab Surat, masuk keIsianAturan>.
3. Masukkan perintah, seperti "Tanggal acara?" dalam kotak Perintah .
4. Pilih OK, lalu OK lagi.
5. Di akhir proses, saat Anda menekan Selesaikan & Gabungkan, pilih Edit Dokumen Individual. Anda akan dimintai balasan untuk setiap penerima. Respons tersebut akan disisipkan dalam bidang Fill-in, dalam dokumen yang dihasilkan dari penggabungan.

Info selengkapnya: Kode bidang: bidang Fill-In

Jika... Kemudian... Lain

Misalnya, Anda mengirimkan korespondensi ke daftar peserta konferensi yang sedang bepergian di dalam negeri maupun internasional. Bidang Negara/Kawasan di sumber data Anda mungkin kosong untuk peserta domestik. Anda dapat menggunakan If... Kemudian... Lain... aturan untuk mempersonalisasi pesan untuk semua penerima. Penerima yang bidang Negara/Kawasannya kosong mungkin melihat, "Anda akan disambut di gerbang pada saat kedatangan," sedangkan semua penerima lain mungkin melihat, "Anda akan disambut di meja dekat Bea Cukai."

1. Letakkan kursor anda ke tempat yang diinginkan untuk teks bersyarah.
2. Masuk keAturan>Surat>Jika... Kemudian... Lainnya.
3. Dalam daftar Nama bidang pilih bidang dari sumber data Anda yang akan menentukan teks bersyarat.
4. Dalam daftar Perbandingan pilih cara membandingkan nilai data.
5. Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai perbandingan (lewati ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).
6. Dalam kotak Sisipkan teks ini , masukkan teks yang berada dalam dokumen saat kriteria perbandingan terpenuhi.
7. Dalam kotak Jika tidak sisipkan teks ini , masukkan teks yang berada dalam dokumen saat kriteria perbandingan tidak terpenuhi.
8. Pilih OK.

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang IF

Merge Record #

Misalnya, Anda ingin korespondensi memperlihatkan posisi mereka kepada setiap penerima dalam daftar tunggu. Anda bisa mengurutkan daftar penerima dalam urutan kronologis pendaftaran, lalu menggunakan aturan Gabungkan catatan # untuk menampilkan posisi bernomor penerima dalam daftar.

Nomor catatan mencerminkan pengurutan atau pemfilteran apa pun yang Anda terapkan ke sumber data sebelum penggabungan.

1. Letakkan kursor di tempat Anda ingin nomor catatan muncul.
2. Masuk keCatatan Gabungan Aturan>Surat Menyusui>#.

Info selengkapnya: Kode bidang: bidang MergeRec

Merge Sequence #

Misalnya, Anda ingin korespondensi memperlihatkan jumlah total orang yang mendaftar untuk acara kepada setiap penerima. Aturan GabungKan Urutan # memberi Anda hitungan rekaman dalam dokumen yang digabungkan.

1. Letakkan kursor di tempat Anda ingin nomor catatan muncul.
2. Masuk keUrutan GabunganAturan>Surat Menyusui> #.

Info selengkapnya: Kode bidang: bidang MergeSeq

Next Record

Misalnya, Anda menggunakan gabungan surat untuk mencetak daftar kontak Anda pada satu lembar kertas. Gunakan aturan Rekaman Berikutnya untuk memberi tahu Word melanjutkan ke catatan berikutnya tanpa memulai halaman baru.

1. Letakkan kursor di tempat Anda ingin data dari catatan berikutnya muncul.
2. Masuk keAturan>Surat-Surat>Catatan Berikutnya.
3. Menyisipkan bidang gabungan untuk data yang Anda inginkan berikutnya
   Daftar nama perusahaan mungkin terlihat seperti ini:
   «Company_Name»
   «Catatan Berikutnya»«Company_Name»
   «Catatan Berikutnya»«Company_Name»

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang Berikutnya

Next Record If

Misalnya, Anda ingin daftar peserta konferensi perjalanan domestik di satu lembar kertas dan peserta perjalanan internasional tercantum di lembar kertas lain. Bidang Negara/Kawasan di sumber data Anda mungkin kosong untuk pelancong domestik. Anda bisa menggunakan aturan Rekaman Berikutnya Jika untuk mencegah Word memulai halaman baru hingga mencapai penerima yang bidang Negara/Kawasannya tidak kosong. Untuk mencapai ini, anda akan mengurutkan sumber data anda terlebih dahulu menurut Negara/Kawasan.

1. Letakkan kursor di tempat Anda ingin data dari catatan berikutnya muncul.
2. Masuk keAturan>Surat-Surat>Catatan Berikutnya Jika.
3. Dalam daftar Nama bidang pilih nama bidang gabungan, seperti Kota.
4. Dalam daftar Perbandingan pilih cara membandingkan nilai data. Misalnya, untuk mengkhususkan penerima di kota tertentu, pilih Sama dengan.
5. Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk memilih penerima di Tokyo, ketik Tokyo (lewati ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang NextIf

Set Bookmark

Misalnya, Anda sedang menyiapkan undangan ke konferensi tempat pembicara utama belum diselesaikan. Anda bisa meninggalkan tempat penampung untuk nama pembicara di seluruh dokumen Anda, dan menyertakan aturan Atur Bookmark, di mana Anda memasukkan nama pembicara sekali, dan muncul di semua tempat penampung.

Tempat penampung adalah bidang Ref; Aturan Atur Bookmark menyisipkan bidang yang tidak ditampilkan dalam dokumen (kecuali Anda menekan Alt+F9 untuk memperlihatkan kode bidang).

1. Letakkan kursor Anda di mana saja dalam dokumen.
2. Masuk keAturan>Surat-Surat>Atur Bookmark, lalu ketikkan nama, lalu pilih OK.
3. Letakkan kursor di mana pun Anda ingin teks bookmark muncul.
4. Masuk ke Sisipkan>BidangBagian> Cepat, lalu pilih Ref.
5. Pilih nama bookmark yang baru saja Anda buat, lalu pilih OK.
6. Sisipkan bidang Ref di mana pun Anda ingin teks bookmark muncul.
7. Sebelum Anda menjalankan gabungan, klik kanan bidang Atur, pilih Edit Bidang, dan masukkan teks yang Anda inginkan dalam kotak Teks .
8. Pilih OK.

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang Set 

Skip Record If

Misalnya, Anda memiliki toko pakaian dan menemukan Bahwa Anda memiliki overstock T-shirt tertentu, tetapi tidak dalam ukuran yang paling populer. Ketika Anda siap untuk mengirimkan selebaran penjualan, Anda akan mengecualikan pelanggan yang mengenakan ukuran tertentu. Gunakan aturan Lewati Rekaman Jika untuk membandingkan konten data Ukuran pelanggan dengan ukuran yang ingin Anda kecualikan.

1. Masuk keAturan>Surat Lewati>Rekaman Jika.
2. Dalam daftar Nama bidang pilih nama bidang gabungan, seperti Ukuran.
3. Dalam daftar Perbandingan pilih cara membandingkan nilai data. Misalnya, untuk memberi tahu pelanggan dengan ukuran tertentu, pilih Sama dengan.
4. Dalam kotak Bandingkan dengan , masukkan nilai yang ingin Anda gunakan. Misalnya, untuk memberi tahu pelanggan yang mengenakan ukuran ekstra kecil, pilih XS (lewati ini jika Anda memilih kosong atau tidak kosong sebagai perbandingan).

Info selengkapnya: Kode bidang: Bidang SkipIf