Sebagai administrator manajemen pengguna atau global Microsoft 365 untuk sekolah, Anda menangani kebutuhan lisensi Microsoft 365 siswa Anda. Saat siswa keluar atau lulus, Anda dapat menetapkan ulang lisensi mereka kembali ke kumpulan lisensi Anda atau ke siswa yang masuk. Anda juga memiliki opsi untuk membantu siswa yang lulus mengelola email, kontak, dan file lama mereka. Misalnya, Anda bisa menetapkan Exchange Online gratis untuk lisensi Alumni untuk meluluskan siswa sehingga mereka bisa menyimpan email sekolah mereka seumur hidup. Menetapkan lisensi alumni untuk lulus siswa akan mengosongkan lebih banyak lisensi Microsoft 365 Education untuk kelas yang masuk tanpa memesan lebih banyak lisensi.
Tips
Pelajari selengkapnya tentang menetapkan lisensi kepada siswa sebagai Admin TI
Apa yang terjadi saat Anda menetapkan ulang lisensi siswa di Microsoft 365
Di Microsoft 365 Education, pengguna memerlukan lisensi untuk menggunakan Exchange Online, OneDrive untuk kantor atau sekolah, Skype for Business Online dan layanan online lainnya, serta Aplikasi Microsoft 365 untuk perusahaan aplikasi seperti Outlook, PowerPoint, Excel, dan Word di perangkat mereka.
Saat Anda mengklaim ulang lisensi Microsoft 365 Education dengan menetapkannya kembali ke kumpulan lisensi, siswa kehilangan akses ke Exchange Online, OneDrive, dan semua Aplikasi M365 lainnya. Hal ini berarti:
- Semua data yang terkait dengan kotak surat siswa tersebut disimpan selama 30 hari dengan pengecualian data yang disimpan dengan Penangguhan Hukum, yang disimpan selama durasi penangguhan.
- Setelah masa tenggang 30 hari, data kotak surat dihapus dan tidak dapat dipulihkan.
- OneDrive pengguna TIDAK akan dihapus. Untuk informasi selengkapnya, lihat: Penyimpanan dan penghapusan OneDrive.
Ketika lisensi Microsoft 365 Education ditetapkan kembali ke dalam kumpulan lisensi Anda:
- Siswa dengan Aplikasi Microsoft 365 untuk perusahaan terinstal di perangkat mereka akan mengalami fungsionalitas yang berkurang.
- Pemberitahuan produk tanpa lisensi akan muncul hingga mereka mengaktifkan langganan Microsoft 365.
Tindakan yang Direkomendasikan
Jika sekolah Anda akan menetapkan Exchange Online gratis untuk lisensi Alumni untuk meluluskan siswa, tidak ada tindakan lebih lanjut yang perlu dilakukan siswa terkait email mereka. Namun, terkait file dan aplikasi desktop mereka, langkah-langkah ini disarankan:
- Beri tahu siswa bahwa setelah lulus, mereka akan kehilangan akses ke dokumen layanan online dan pribadi yang terkait dengan akun sekolah mereka dan disimpan di OneDrive untuk kantor atau sekolah.
- Berikan panduan langkah demi langkah kepada siswa untuk memindahkan dokumen pribadi dari OneDrive yang disediakan sekolah untuk kantor atau sekolah ke lokasi yang mereka kelola, seperti drive lokal, drive USB, atau OneDrive lainnya. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mendapatkan OneDrive, lihat: Mendapatkan OneDrive di perangkat Anda.
- Beri tahu siswa bahwa, bahkan setelah meninggalkan sekolah, mereka masih dapat mengakses dan mengedit dokumen yang mereka pindahkan dari OneDrive sekolah mereka dengan menggunakan Microsoft 365 gratis untuk web.
- Tetapkan ulang lisensi siswa yang lulus kembali ke kumpulan lisensi Anda selama proses upkeep sistem tahun pasca sekolah normal Anda.
- Hapus OneDrive menggunakan Remove-SPOSite dan Remove-SPODeletedSite di PowerShell. Untuk informasi selengkapnya, lihat: Remove-SPOSite dan Remove-SPODeletedSite.
Topik Terkait
Menetapkan lisensi ke pengguna
Dapatkan OneDrive di perangkat Anda