Di artikel ini
- Gambaran umum peran pengguna
- Skenario untuk menggunakan peran pengguna
- Membuat dan menetapkan peran pengguna
Gambaran umum peran pengguna
Peran pengguna adalah kategori yang sudah ditentukan sebelumnya yang dapat ditetapkan kepada pengguna berdasarkan jabatan pekerjaan mereka atau beberapa kriteria lainnya. Peran biasanya digunakan untuk menyajikan versi yang dikustomisasi, atau tampilan, templat formulir ke tipe pengguna yang berbeda. Anda bisa menyederhanakan proses bisnis Anda dan mengoptimalkan pengumpulan data dengan menambahkan peran pengguna ke templat formulir Anda untuk mengontrol apa yang bisa dilihat pengguna ketika mereka membuka formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda. Misalnya, bayangkan Anda sedang mendesain templat formulir untuk aplikasi izin yang formulirnya akan digunakan oleh tipe pengguna berikut:
- Kontraktor listrik yang perlu mengajukan izin
- Menerima agen yang memverifikasi bahwa aplikasi kontraktor berisi informasi yang diperlukan
- Administrator yang meninjau permohonan izin yang dikirim untuk disetujui
Alih-alih mendesain tiga templat formulir untuk setiap tipe pengguna dan mengelola data dari semua formulir tersebut, Anda bisa mendesain satu templat formulir yang formulirnya mengumpulkan semua data dan menambahkan peran pengguna untuk setiap tipe pengguna. Peran pengguna menentukan data apa yang ditampilkan melalui tampilan kustom yang didasarkan pada setiap tipe pengguna.
Catatan
Peran pengguna tidak boleh digunakan untuk membatasi akses ke data sensitif dalam formulir. Bahkan jika Anda membuat templat formulir bersifat baca-saja atau menyembunyikan kontrol tertentu yang didasarkan pada peran pengguna, pengguna bisa berpotensi menggunakan program pengeditan teks seperti Microsoft Notepad untuk menampilkan atau mengubah file templat formulir (.xsn) dan mengakses data tersebut.
Skenario untuk menggunakan peran pengguna
Ada banyak skenario di mana peran pengguna adalah manfaat bagi pengguna Anda. Misalnya, dengan peran pengguna, Anda dapat:
- Memperlihatkan tampilan unik untuk setiap peran pengguna Anda bisa mendesain templat formulir sehingga tampilan yang berbeda dari templat formulir tersebut ditampilkan, bergantung pada siapa yang mengisi formulir. Misalnya, Anda bisa mendesain tampilan untuk kontraktor listrik yang mengajukan izin, tampilan untuk agen yang menerima aplikasi izin, dan tampilan untuk administrator yang meninjau semua informasi. Setiap tampilan hanya menampilkan data yang sesuai untuk setiap peran pengguna.
- Memperlihatkan bagian berbeda untuk setiap peran pengguna Anda bisa mendesain templat formulir yang akan menampilkan bagian yang berbeda, bergantung pada siapa yang mengisi formulir. Misalnya, bagian dalam templat formulir pelaporan pengeluaran yang hanya berlaku untuk karyawan dapat ditampilkan saat karyawan membuka formulir. Bagian lain yang hanya berlaku untuk manajer yang menyetujui laporan pengeluaran dapat ditampilkan saat manajer membuka formulir.
- Mengatur validasi data untuk bidang yang didasarkan pada setiap peran pengguna Anda bisa mendesain templat formulir sehingga validasi data yang berbeda diterapkan ke kontrol yang terikat ke bidang tertentu, tergantung pada peran pengguna orang yang mengisi formulir. Misalnya, Anda bisa mengatur nilai pengeluaran maksimum untuk manajer pada satu batas dan mengatur nilai maksimum untuk kotak teks yang sama lebih tinggi untuk administrator. Jika manajer mengisi formulir dan melebihi jumlah, kotak dialog akan muncul. Jika administrator mengisi formulir, kotak teks akan menerima nilai yang jika tidak akan ditolak jika manajer mengisi formulir.
- Mengirim data formulir ke sumber data eksternal yang didasarkan pada setiap peran pengguna Misalnya, Anda bisa mendesain templat formulir Anda sehingga kontraktor listrik yang perlu mengajukan izin bisa mengirimkan formulir yang sudah selesai hanya ke layanan Web, dan agen penerima bisa mengirimkan formulir mereka hanya ke database SQL. Administrator bisa mengirimkan data formulir mereka ke database dan dalam pesan email jika aplikasi telah disetujui, atau mereka bisa mengirimkan data formulir mereka hanya ke database jika aplikasi telah ditolak.
Membuat dan menetapkan peran pengguna
Saat Membuat peran pengguna baru, Anda dapat menetapkan pengguna ke peran tersebut dengan cara berikut:
- Dengan menentukan nama pengguna dari layanan direktori Direktori Aktif Microsoft (misalnya, "penjualan\andrew"). Untuk menentukan nama pengguna dalam layanan direktori Direktori Aktif, templat formulir harus dibuat dan diterbitkan ke jaringan Microsoft Windows yang menggunakan Direktori Aktif.
- Dengan menentukan grup dari layanan direktori Direktori Aktif. Misalnya, Anda bisa menentukan daftar distribusi email yang berisi nama semua anggota tim pemasaran. Untuk menentukan grup dalam layanan direktori Direktori Aktif, templat formulir harus dibuat dan diterbitkan ke jaringan Microsoft Windows yang menggunakan Direktori Aktif.
- Dengan menentukan nilai yang berasal langsung dari bidang dalam formulir. Bidang mungkin mendapatkan data dari Direktori Aktif, atau pengguna bisa memasukkan data ke dalam kontrol yang terikat ke bidang ini. Misalnya, jika templat formulir Anda berisi kotak teks Administrator , Anda bisa mengaitkan peran pengguna tertentu dengan bidang di mana kotak teks tersebut terikat.
Setelah menambahkan peran pengguna, Anda bisa mengaturnya sebagai salah satu hal berikut ini:
Peran default Pengguna yang tidak ditetapkan ke peran pengguna yang sudah ada secara otomatis ditetapkan ke peran pengguna yang ditentukan sebagai peran default. Peran default juga digunakan untuk pengguna yang merupakan bagian dari grup tetapi yang bekerja secara offline. Peran satu pengguna selalu diatur sebagai default.
Peran inisiator Jika ingin menerapkan peran pengguna tertentu kepada pengguna yang membuka formulir untuk pertama kalinya, Anda dapat menentukan peran inisiator. Misalnya, Anda dapat menentukan peran inisiator bernama "Kontraktor" yang berlaku untuk pengguna yang mengisi formulir aplikasi izin baru. Pengguna yang ditetapkan ke peran pengguna lain secara otomatis ditetapkan ulang ke peran kontraktor saat ia membuka formulir aplikasi izin baru. Namun, saat berikutnya pengguna membuka formulir yang sama, Microsoft Office InfoPath menggunakan peran pengguna yang ditetapkan orang tersebut, bukan peran inisiator.
Jika Anda telah menetapkan peran kepada pengguna yang didasarkan pada kombinasi nama pengguna, grup, atau nilai dari bidang, ketika pengguna membuka formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda, InfoPath menentukan peran untuk ditetapkan kepada pengguna tersebut dengan menggunakan urutan berikut:
Nama pengguna adalah nilai bidang dalam templat formulir.
Nama pengguna berada di Direktori Aktif.
Pengguna adalah anggota grup Direktori Aktif.
Catatan
Jika pengguna merupakan anggota dari beberapa grup dan Anda menetapkan peran pengguna yang didasarkan pada grup, InfoPath memeriksa daftar anggota setiap grup dalam urutan grup tercantum dalam kotak dialog Kelola Peran Pengguna . Misalnya, jika pengguna adalah anggota grup agen penerima dan grup administrator, dan grup administrator tercantum sebelum grup agen penerima, pengguna akan diberi peran pengguna untuk grup administrator.
Jika tidak ada peran di atas yang benar, peran default digunakan.
Setelah menentukan peran pengguna untuk templat formulir, Anda dapat menyiapkan aturan yang secara otomatis mengalihkan tampilan berdasarkan peran pengguna. Misalnya, Anda bisa membuat peran pengguna manajer lalu membuat aturan untuk beralih secara otomatis ke tampilan manajer saat pengguna yang ditetapkan ke peran manajer membuka formulir. Alternatifnya, Anda bisa membuat aturan terlebih dahulu lalu menentukan peran pengguna sebagai bagian dari proses pembuatan aturan.
Anda juga dapat memvariasikan perilaku kontrol berdasarkan peran pengguna. Misalnya, Anda bisa mengaktifkan kontrol hanya untuk peran pengguna tertentu, sementara peran pengguna lain bisa melihat data di kontrol, tapi mereka tidak bisa mengubahnya. Kemampuan untuk membatasi siapa yang bisa memasukkan data ke dalam kontrol berdasarkan peran pengguna adalah salah satu cara untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam kontrol berasal dari sumber yang sah. Misalnya, Anda dapat memiliki kotak centang Persetujuan dalam templat formulir aplikasi izin yang hanya dapat dipilih oleh anggota peran pengguna administrator, yang mengindikasikan bahwa izin telah disetujui. Pengguna yang ditetapkan ke peran pengguna lain, seperti kontraktor yang mengirimkan aplikasi, hanya akan melihat kotak centang, tetapi tidak akan dapat memilih atau menghapusnya.