Pengenalan peran pengguna

Di artikel ini

• Gambaran umum peran pengguna
• Skenario untuk menggunakan peran pengguna
• Membuat dan menetapkan peran pengguna

Gambaran umum peran pengguna

Peran pengguna adalah kategori yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat ditetapkan kepada pengguna berdasarkan jabatan mereka atau beberapa kriteria lainnya. Peran biasanya digunakan untuk menyajikan versi, atau tampilan, templat formulir yang disesuaikan kepada berbagai tipe pengguna. Anda dapat menyederhanakan proses bisnis dan mengoptimalkan pengumpulan data dengan menambahkan peran pengguna ke templat formulir untuk mengontrol apa yang dapat dilihat pengguna saat mereka membuka formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda. Misalnya, bayangkan Anda sedang mendesain templat formulir untuk aplikasi izin yang formulirnya akan digunakan oleh tipe pengguna berikut:

• Kontraktor listrik yang perlu mengajukan izin
• Agen penerima yang memverifikasi bahwa aplikasi kontraktor berisi informasi yang diperlukan
• Administrator yang meninjau permohonan izin yang diajukan untuk persetujuan

Alih-alih mendesain tiga templat formulir untuk setiap tipe pengguna dan mengelola data dari semua formulir tersebut, Anda dapat mendesain satu templat formulir yang formulirnya mengumpulkan semua data dan menambahkan peran pengguna untuk setiap tipe pengguna. Peran pengguna menentukan data apa yang ditampilkan melalui tampilan kustom yang didasarkan pada setiap tipe pengguna.

Atas Halaman

Skenario untuk menggunakan peran pengguna

Ada banyak skenario di mana peran pengguna bermanfaat bagi pengguna Anda. Misalnya, dengan peran pengguna, Anda dapat:

• Menampilkan tampilan unik untuk setiap peran pengguna Anda dapat mendesain templat formulir sehingga tampilan templat formulir yang berbeda ditampilkan, tergantung pada orang yang mengisi formulir. Misalnya, Anda dapat mendesain tampilan untuk kontraktor listrik yang mengajukan izin, tampilan untuk agen yang menerima aplikasi izin, dan tampilan untuk administrator yang meninjau semua informasi. Setiap tampilan hanya menampilkan data yang sesuai untuk setiap peran pengguna.
• Tampilkan bagian yang berbeda untuk setiap peran pengguna Anda dapat mendesain templat formulir yang akan menampilkan bagian yang berbeda, tergantung pada siapa yang mengisi formulir. Misalnya, bagian dalam templat formulir pelaporan biaya yang hanya berlaku untuk karyawan dapat ditampilkan saat karyawan membuka formulir tersebut. Bagian lain yang hanya berlaku untuk manajer yang menyetujui laporan pengeluaran dapat ditampilkan saat manajer membuka formulir.
• Mengatur validasi data untuk bidang yang didasarkan pada setiap peran pengguna Anda dapat mendesain templat formulir sehingga validasi data yang berbeda diterapkan ke kontrol yang terikat ke bidang tertentu, tergantung pada peran pengguna orang yang mengisi formulir. Misalnya, Anda dapat mengatur nilai pengeluaran maksimum untuk manajer pada satu batas dan menetapkan nilai maksimum untuk kotak teks yang sama lebih tinggi untuk administrator. Jika manajer mengisi formulir dan melebihi jumlahnya, kotak dialog akan muncul. Jika administrator mengisi formulir, kotak teks akan menerima nilai yang akan ditolak jika manajer mengisi formulir.
• Kirim data formulir ke sumber data eksternal yang didasarkan pada setiap peran pengguna Misalnya, Anda dapat mendesain templat formulir sehingga kontraktor listrik yang perlu mengajukan izin dapat mengirimkan formulir yang telah diisi hanya ke layanan Web, dan agen penerima hanya dapat mengirimkan formulir mereka ke database SQL. Administrator dapat mengirimkan data formulir mereka ke database dan dalam pesan email jika aplikasi telah disetujui, atau mereka dapat mengirimkan data formulir mereka hanya ke database jika aplikasi telah ditolak.

Atas Halaman

Membuat dan menetapkan peran pengguna

Saat membuat peran pengguna baru, Anda dapat menetapkan pengguna dengan cara berikut:

• Dengan menentukan nama pengguna dari layanan direktori Microsoft Direktori Aktif (misalnya, "sales\andrew"). Untuk menentukan nama pengguna dalam layanan direktori Direktori Aktif, templat formulir harus dibuat dan diterbitkan ke jaringan Microsoft Windows yang menggunakan Direktori Aktif.
• Dengan menentukan grup dari layanan direktori Direktori Aktif. Misalnya, Anda dapat menentukan daftar distribusi email yang berisi nama semua anggota tim pemasaran. Untuk menentukan grup dalam layanan direktori Direktori Aktif, templat formulir harus dibuat dan diterbitkan ke jaringan Microsoft Windows yang menggunakan Direktori Aktif.
• Dengan menentukan nilai yang berasal langsung dari bidang dalam formulir. Bidang mungkin mendapatkan data dari Direktori Aktif, atau pengguna dapat memasukkan data ke dalam kontrol yang terikat ke bidang ini. Misalnya, jika templat formulir berisi kotak teks Administrator , Anda dapat mengaitkan peran pengguna tertentu dengan bidang yang terkait dengan kotak teks tersebut.

Setelah menambahkan peran pengguna, Anda dapat mengaturnya sebagai salah satu hal berikut:

Peran default Pengguna yang tidak ditetapkan ke peran pengguna yang sudah ada secara otomatis ditetapkan ke peran pengguna yang ditentukan sebagai peran default. Peran default juga digunakan untuk pengguna yang merupakan bagian dari grup tetapi yang bekerja secara offline. Satu peran pengguna selalu diatur sebagai default.

Peran inisiator Jika ingin menerapkan peran pengguna tertentu kepada pengguna yang membuka formulir untuk pertama kalinya, Anda dapat menentukan peran inisiator. Misalnya, Anda dapat menentukan peran inisiator bernama "Kontraktor" yang berlaku untuk pengguna yang mengisi formulir aplikasi izin baru. Pengguna yang ditetapkan ke peran pengguna lain secara otomatis ditetapkan ulang ke peran kontraktor saat ia membuka formulir aplikasi izin baru. Namun, saat berikutnya pengguna membuka formulir yang sama, Microsoft Office InfoPath menggunakan peran pengguna yang ditetapkan orang tersebut, bukan peran inisiator.

Jika Anda telah menetapkan peran kepada pengguna yang didasarkan pada kombinasi nama pengguna, grup, atau nilai dari bidang, ketika pengguna membuka formulir yang didasarkan pada templat formulir Anda, InfoPath menentukan peran yang akan ditetapkan kepada pengguna tersebut dengan menggunakan urutan berikut:

1. Nama pengguna adalah nilai dari bidang dalam templat formulir.

2. Nama pengguna ada di Direktori Aktif.

3. Pengguna adalah anggota grup Direktori Aktif.

   Catatan

   Jika pengguna adalah anggota dari beberapa grup dan Anda menetapkan peran pengguna yang didasarkan pada grup, InfoPath memeriksa daftar anggota setiap grup sesuai urutan grup tersebut tercantum dalam kotak dialog Kelola Peran Pengguna . Misalnya, jika pengguna adalah anggota dari grup agen penerima dan grup administrator, dan grup administrator tercantum sebelum grup agen penerima, pengguna akan diberi peran pengguna untuk grup administrator.

4. Jika tidak satu pun dari hal di atas yang benar, peran default akan digunakan.

Setelah menentukan peran pengguna untuk templat formulir, Anda dapat menyiapkan aturan yang secara otomatis mengalihkan tampilan berdasarkan peran pengguna. Misalnya, Anda dapat membuat peran pengguna manajer lalu membuat aturan untuk beralih secara otomatis ke tampilan manajer ketika pengguna yang ditetapkan ke peran manajer membuka formulir tersebut. Atau, Anda dapat membuat aturan terlebih dahulu, lalu menentukan peran pengguna sebagai bagian dari proses pembuatan aturan.

Anda juga dapat memvariasikan perilaku kontrol berdasarkan peran pengguna. Misalnya, Anda dapat mengaktifkan kontrol hanya untuk peran pengguna tertentu, sementara peran pengguna lain dapat melihat data dalam kontrol, tetapi mereka tidak dapat mengubahnya. Kemampuan untuk membatasi siapa yang dapat memasukkan data ke dalam kontrol berdasarkan peran pengguna adalah salah satu cara untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam kontrol berasal dari sumber yang sah. Misalnya, Anda dapat memiliki kotak centang Persetujuan dalam templat formulir aplikasi izin yang hanya dapat dipilih oleh anggota peran pengguna administrator, yang menunjukkan bahwa izin telah disetujui. Pengguna yang ditetapkan ke peran pengguna lain, seperti kontraktor yang mengirimkan aplikasi, hanya akan melihat kotak centang, tetapi tidak akan dapat memilih atau mengosongkannya.

Atas Halaman