Pusat Catatan dimaksudkan untuk berfungsi sebagai repositori pusat di mana organisasi dapat menyimpan dan mengelola semua catatannya seperti dokumen hukum atau keuangan. Pusat Rekaman mendukung seluruh proses manajemen rekaman, dari pembuatan rekaman melalui manajemen rekaman hingga disposisi rekaman .
Templat situs Pusat Catatan serupa dengan situs SharePoint lainnya karena berfungsi sebagai repositori umum untuk dokumen dan memungkinkan kolaborasi di antara pengguna situs. Templat situs Pusat Rekaman, bagaimanapun, adalah situs yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang dirancang khusus untuk membantu organisasi menjalankan program manajemen dan retensi arsip mereka. Pembuatan versi, pengauditan, manajemen metadata, eDiscovery, dan perutean catatan yang dapat dikustomisasi adalah fitur bawaan yang bisa membantu Anda mengelola rekaman lebih efektif.
Catatan
Di SharePoint, kami telah memperkenalkan penggunaan label retensi untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman, yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan Pusat Rekaman. Jika menggunakan Pusat Catatan, Anda dapat terus menggunakannya bersama label retensi. Namun, ke depannya, untuk tujuan manajemen rekaman, kami menyarankan untuk menggunakan label retensi alih-alih Pusat Rekaman.
Menentukan rencana manajemen arsip
Pada tingkat tertinggi, ada dua langkah utama yang terlibat dalam merancang situs Pusat Catatan untuk menerapkan program manajemen arsip:
- Sebuah organisasi harus mengembangkan strategi manajemen arsip dan rencana manajemen arsip formal. Ini adalah upaya kolaboratif yang melibatkan koordinasi antara manajer arsip, petugas kepatuhan, profesional TI, dan pekerja informasi.
- Organisasi kemudian harus mengonfigurasi satu atau beberapa situs Pusat Rekaman untuk mengimplementasikan rencana manajemen catatannya.
Bagian di bawah ini menguraikan elemen utama yang terlibat dalam setiap langkah ini.
Perencanaan manajemen arsip
Sebelum organisasi dapat mengonfigurasi situs Pusat Rekaman sebagai solusi manajemen arsipnya, organisasi harus mengembangkan rencana formal untuk strategi manajemen arsipnya. Elemen spesifik dari rencana manajemen arsip formal kemungkinan unik untuk masing-masing organisasi atau bisnis. Namun, hampir semua rencana manajemen arsip mencakup dokumen dan proses berikut:
Rencana file Rencana file menjelaskan tipe dokumen atau item yang diakui organisasi sebagai catatan bisnis resmi. Ini menunjukkan tempat catatan ini disimpan, dan memberikan informasi yang membedakan satu jenis rekaman dari yang lain. Rencana file berfungsi sebagai kumpulan komprehensif kebijakan, proses, dan pedoman untuk membuat, menyimpan, dan mengelola catatan. Rencana file harus mencakup semua catatan, terlepas dari media, termasuk kertas, blog, wiki, email, dan file elektronik. Tindakan ini juga harus menentukan bagaimana setiap catatan diklasifikasikan, diamankan, dan pada akhirnya dihancurkan. Ini juga harus mencakup pertimbangan untuk kategori catatan khusus, seperti catatan Rahasia, Vital, Rahasia Dagang, atau Istimewa. Terakhir, rencana file harus menentukan orang yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap tipe catatan.
Pustaka Catatan Pustaka rekaman pada dasarnya adalah pustaka dokumen yang Anda buat untuk mengklasifikasikan dan menyimpan catatan penting. Anda membuat pustaka catatan untuk setiap tipe catatan yang ingin Anda simpan. Catatan secara otomatis dirutekan ke pustaka yang sesuai berdasarkan pengaturan yang dikonfigurasi di Penyelenggara Konten.
Tipe konten Anda membuat tipe konten untuk menentukan tipe rekaman yang perlu disimpan organisasi Anda dan mengidentifikasi properti unik apa pun untuk setiap tipe rekaman. Dengan menentukan tipe konten untuk jenis catatan tertentu, organisasi Anda dapat memastikan bahwa setiap grup konten ini dikelola secara konsisten. Dokumen Office, PDF, TIFF (gambar yang dipindai), email, percakapan pesan instan, video, dan catatan fisik semuanya dapat diklasifikasikan dan disimpan dengan tipe konten yang Anda buat. Setiap catatan yang disebut "kontrak", misalnya, akan diperlakukan dengan cara yang sama dan secara konsisten dalam sistem manajemen arsip SharePoint. Menggunakan tipe konten untuk mengklasifikasikan dan menyimpan catatan adalah metode alternatif untuk menggunakan pustaka rekaman.
Jadwal penyimpanan Jadwal penyimpanan menentukan berapa lama setiap jenis catatan dalam rencana file harus dipertahankan (periode penyimpanannya) dan proses membuangnya ketika mencapai akhir periode ini (proses disposasinya). Pedoman dalam jadwal penyimpanan biasanya didasarkan pada persyaratan hukum, risiko terhadap organisasi, dan kebutuhan bisnis. Selain itu, jadwal penyimpanan biasanya menjelaskan kontingensi manajemen risiko yang menentukan periode penyimpanan untuk setiap jenis catatan.
Dokumen persyaratan kepatuhan Dokumen persyaratan kepatuhan mendefinisikan aturan yang harus dipatuhi oleh sistem TI untuk manajemen arsip, kemampuan yang harus mereka miliki, dan jenis pemantauan rutin yang harus mereka dukung untuk memastikan kepatuhan.
- Proses formal untuk menangguhkan disposisi catatan Proses ini, yang sering disebut penangguhan, merinci bagaimana organisasi menangguhkan disposisi catatan ketika terjadi peristiwa seperti litigasi, audit, atau investigasi.
- Sistem untuk memantau dan melaporkan penanganan catatan Untuk memastikan bahwa karyawan mengarsipkan, mengakses, dan mengelola catatan sesuai dengan kebijakan dan proses yang ditentukan, program manajemen arsip harus memiliki proses atau sistem untuk memantau dan melaporkan penanganan catatan.
Mengonfigurasi situs Pusat Rekaman
Setelah organisasi terlibat dalam perencanaan manajemen catatan yang terperinci dan mengembangkan rencana formal untuk manajemen arsip, organisasi dapat membuat dan mengonfigurasi situs Pusat Catatan untuk membantunya mengimplementasikan program ini.
Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut untuk mengonfigurasi situs Pusat Rekaman:
Buat pustaka atau daftar catatan untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file.
- Kami menyarankan Anda membuat satu pustaka catatan untuk setiap tipe konten dalam rencana catatan Anda.
- Saat catatan dikirimkan ke Pusat Catatan, rekaman tersebut dirutekan ke daftar atau pustaka yang relevan.
Buat kolom untuk pustaka, daftar, atau tipe konten dokumen yang relevan untuk berisi dan menampilkan metadata untuk setiap tipe rekaman yang ditentukan dalam rencana file.
Tentukan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe catatan di situs Pusat Catatan. Kebijakan ini harus mencerminkan periode penyimpanan dan persyaratan audit yang ditentukan dalam rencana file dan jadwal penyimpanan organisasi Anda.
Konfigurasikan Pengatur Konten untuk merutekan setiap tipe rekaman ke lokasi yang sesuai. Saat catatan dikirimkan ke situs Pusat Rekaman, baik secara manual maupun terprogram, aplikasi menggunakan fitur ini untuk menentukan cara mengklasifikasikan catatan dalam situs Pusat Rekaman dan ke mana mengirimkannya.