Membuat dan memperbarui kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

Anda dapat menambahkan tipe kolom khusus ke daftar atau pustaka asli yang disebut kolom data eksternal. Kolom ini memungkinkan Anda menggabungkan kolom data dari sumber data eksternal dengan kolom lain dalam daftar atau pustaka asli. Karena kolom data eksternal ditambahkan ke daftar atau pustaka asli, semua daftar atau fitur pustaka terkait berfungsi, termasuk penerapan versi, persetujuan, peninjauan masuk dan check-out, serta lampiran file.

Untuk informasi selengkapnya, lihat Menemukan konten tentang data eksternal.

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Sebelum memulai
• Pahami contoh penggunaan kolom data eksternal
• Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka
• Memperbarui kolom data eksternal
• Merefresh kolom data eksternal

Sebelum Anda mulai

Bekerja dengan data eksternal memerlukan sejumlah tugas prasyarat untuk memungkinkan akses yang aman ke data. Informasi berikut dapat membantu Anda merencanakan langkah berikutnya. Juga, jika Anda mengalami masalah saat mencoba bekerja dengan data eksternal, informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah tersebut. Untuk mengakses data eksternal, Anda atau administrator harus melakukan hal berikut ini:

Menyiapkan sumber data eksternal Administrator mungkin perlu membuat akun dan memberikan izin ke sumber data untuk memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke data dan data tidak berakhir di tangan yang salah. Dalam database eksternal, administrator juga mungkin ingin membuat tabel spesifik, menampilkan, membuat kueri, dan seterusnya, untuk membatasi hasil hanya pada yang diperlukan dan untuk membantu memperbaiki kinerja.

Mengonfigurasi akun dan layanan SharePoint Administrator harus mengaktifkan Layanan Konektivitas Data Bisnis dan Layanan Penyimpanan Aman.

Mengonfigurasi Layanan Penyimpanan Aman Administrator harus melakukan hal berikut: menentukan mode akses terbaik untuk sumber data eksternal, membuat aplikasi target, dan mengatur kredensial untuk aplikasi target.

Mengonfigurasi Layanan Konektivitas Data Bisnis Administrator harus memastikan bahwa pengguna yang membuat tipe konten eksternal memiliki izin ke penyimpanan metadata Konektivitas Data Bisnis dan bahwa pengguna yang sesuai memiliki akses ke tipe konten eksternal yang menjadi dasar daftar eksternal.

Membuat tipe konten eksternal Pengguna harus menentukan tipe konten eksternal yang berisi informasi tentang koneksi, akses, metode operasi, kolom, filter, dan metadata lain yang digunakan untuk mengambil data dari sumber data eksternal.

Atas Halaman

Pahami contoh penggunaan kolom data eksternal

Bagian berikut menjelaskan beberapa penggunaan praktis menambahkan kolom data eksternal ke daftar atau pustaka.

Kontrak pelanggan dan informasi kontak Anda memiliki pustaka dokumen yang berisi kontrak pelanggan. Namun, semua informasi pelanggan Anda disimpan dalam aplikasi Line-of-Business (seperti SAP atau Microsoft CRM) yang memiliki sumber data eksternal untuk produk SharePoint. Anda ingin melacak kontrak pelanggan di pustaka dokumen, tetapi memastikan bahwa informasi pelanggan terkait telah diperbarui dan tidak diduplikasi secara tidak perlu. Anda dapat melakukannya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom data eksternal ke pustaka untuk mengaitkan nama dan nomor telepon pelanggan yang sesuai dengan setiap kontrak yang disimpan di pustaka. Kolom data eksternal memudahkan untuk memasukkan atau memperbarui informasi yang benar dan secara otomatis mengambil informasi pelanggan dari sumber data eksternal. Dalam skenario ini, Anda juga dapat membuat dokumen Word terstruktur yang mempromosikan nilai kolom data eksternal ke dokumen Word sehingga Anda dapat mengedit nilai di Panel Informasi Dokumen atau dengan menggunakan kontrol konten Word.

Data produk dasar dengan gambar Anda telah membuat pustaka gambar yang berisi foto produk yang dijual organisasi Anda. Anda menambahkan kolom data eksternal ke pustaka yang mengakses nama produk, kode produk, dan harga saat ini dari database eksternal. Namun, Anda memastikan bahwa saat tipe konten eksternal dibuat, data eksternal bersifat baca-saja. Aturan dan proses perusahaan Anda mengharuskan setiap perubahan pada informasi produk dilakukan melalui sistem database. Namun, kini lebih banyak orang di organisasi Anda dapat dengan mudah melihat semua informasi produk umum bersama-sama dalam satu tampilan pustaka.

Atas Halaman

Membuat kolom data eksternal dalam daftar atau pustaka

1. Navigasikan ke situs SharePoint, lalu navigasikan ke daftar atau pustaka.

   Catatan

   Anda tidak dapat menambahkan kolom data eksternal ke daftar eksternal.

2. KlikPengaturan daftarataupustaka> atau pengaturan pustaka.

3. Di bagian Kolom, klik Buat Kolom.

4. Masukkan nama kolom, seperti Pelanggan, lalu di bawah Tipe Kolom, klik Data Eksternal.

5. Di bawah Tipe Konten Eksternal, klik Pemilih Tipe Konten Eksternal, lalu pilih item yang sesuai dari daftar tipe konten eksternal, misalnya, CustomerCRM.

6. Tentukan bagaimana Anda ingin menangani tindakan apa pun yang ditentukan untuk tipe konten eksternal dengan melakukan satu atau beberapa hal berikut:

   • Untuk menampilkan menu satu atau beberapa tindakan, klik Tampilkan menu tindakan.
   • Untuk membuat kolom data eksternal melakukan tindakan default saat dipilih, klik Tautkan kolom ini ke Tindakan Default tipe konten eksternal.

7. Di bawah Tambahkan kolom untuk memperlihatkan setiap bidang tambahan ini, klik Pilih semua bidang atau pilih satu atau beberapa nama bidang tertentu, seperti NamaPelanggan dan Nomor Telepon.

Atas Halaman

Memperbarui kolom data eksternal

1. Navigasikan ke situs SharePoint, lalu navigasikan ke daftar atau pustaka.
2. Tambahkan atau edit item dalam daftar, atau properti pustaka dokumen.
3. Dalam kotak teks kolom data eksternal, misalnya nama pelanggan, klik Pemilih Item Data Eksternal.
   Penulis tipe konten eksternal perlu menentukan cara kerja Pemilih Item Data Eksternal dengan memilih bidang identitas yang sesuai dan membuat satu atau beberapa filter sehingga Anda dapat menemukan nilai yang benar dengan cepat. Jika tidak demikian, hubungi penulis tipe konten eksternal atau administrator untuk mendapatkan bantuan.
4. Dalam kotak dialog, pilih entri yang sesuai, misalnya Nancy Davolio, lalu klik OK.

Data diperbarui di daftar eksternal dan sumber data eksternal.

Atas Halaman

Merefresh kolom data eksternal

Untuk alasan performa, data dalam kolom data eksternal disimpan di cache di server atau layanan dan mungkin tidak menampilkan nilai terbaru dari sistem data eksternal. Untuk memastikan bahwa data eksternal yang ditampilkan adalah terbaru, Anda dapat me-refresh kolom data eksternal. Namun, berhati-hatilah saat melakukan operasi refresh karena mungkin memakan waktu lama tergantung pada bagaimana data eksternal disiapkan.

1. Navigasikan ke situs SharePoint, lalu navigasikan ke daftar atau pustaka.
2. Pada header kolom kolom data eksternal, klik Refresh.
3. Di halaman Refresh, putuskan apakah Anda ingin me-refresh folder saat ini saja, atau folder saat ini dan semua subfoldernya.
4. Klik OK.

Atas Halaman