Ketika konten situs terorganisir secara logis dan mudah ditemukan, konten situs akan lebih mudah dipelihara dan dikelola, serta pengguna situs menjadi lebih produktif. Sebagai admin kumpulan situs atau pemilik situs, Anda mungkin ingin merencanakan strategi situs sebelum membuat situs. Pada artikel ini, kami mengeksplorasi:
- Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs?
- Bagaimana pengguna Anda akan menemukan dan mengakses konten?
- Apa yang perlu dilakukan pengguna dengan konten?
Jenis konten apa yang akan Anda miliki di situs?
Setelah Anda memikirkan jumlah dan jenis situs yang Anda inginkan, lakukan beberapa perencanaan untuk konten yang akan disimpan di situs tersebut. Tujuan dari perencanaan konten ini adalah untuk menentukan:
- Jenis daftar, pustaka, atau halaman apa yang ingin Anda buat di situs untuk mengatur konten Pustaka dapat digunakan untuk menyimpan dokumen dan file lainnya, sementara daftar dapat berguna untuk melacak tugas atau masalah. Halaman adalah item individual dalam situs tempat Anda dapat menampilkan konten, aplikasi, tautan, dan lainnya.
- Jenis aplikasi yang ingin Anda sertakanAplikasi bawaan SharePoint seperti pustaka dan daftar dokumen, tetapi Anda juga dapat membuat aplikasi sendiri atau membeli aplikasi dari pihak ketiga di SharePoint Store.
- Apakah Anda ingin membuat tipe konten Tipe konten membantu Anda menyesuaikan cara Anda menangani dan melacak jenis konten tertentu.
Organisasi Anda mungkin ingin melakukan jenis perencanaan ini secara terpusat (terutama untuk tipe konten), tetapi ini juga merupakan jenis perencanaan yang harus Anda dorong untuk dilakukan oleh masing-masing pemilik situs saat mereka menyesuaikan situs yang menjadi tanggung jawab mereka.
Tipe aplikasi apa yang ingin Anda tambahkan?
Selain memikirkan tipe konten, Anda mungkin ingin memikirkan jenis informasi lain yang akan disimpan di situs, atau jenis tugas yang ingin dikelola situs oleh orang-orang di organisasi Anda. Ini akan membantu Anda merencanakan berbagai jenis aplikasi yang mungkin ingin ditambahkan ke situs untuk memulai. Misalnya, jika Anda tahu bahwa Anda menginginkan tempat untuk menyimpan dokumen, maka Anda mungkin ingin menambahkan pustaka dokumen. Jika Anda ingin melacak tanggal-tanggal penting, Anda mungkin menginginkan kalender.
Anda tidak perlu langsung menambahkan semua aplikasi yang mungkin Anda perlukan. Pemilik situs dapat menambahkan dan menghapus aplikasi baru dari waktu ke waktu, seiring dengan perubahan kebutuhan bisnis. Tetapi perencanaan awal tentang bagaimana Anda ingin menyesuaikan konten di situs Anda dapat membantu memastikan bahwa situs segera berguna bagi pengguna.
SharePoint menyertakan aplikasi bawaan yang berguna untuk berbagai tujuan bisnis, mulai dari penyimpanan dan manajemen dokumen, hingga manajemen dan pelacakan proyek, hingga komunikasi. Anda dapat menambahkan beberapa instans jenis aplikasi ini ke situs. Anda juga dapat membeli dan menambahkan aplikasi pihak ketiga dari Toko SharePoint ke situs Anda.
Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan aplikasi ke situs dan Membeli aplikasi dari Toko SharePoint.
Apakah Anda perlu menentukan jenis konten?
Tipe konten memungkinkan pengguna situs membuat jenis konten khusus dengan cepat menggunakan perintah Item Baru atau Dokumen Baru dalam daftar atau pustaka. Tipe konten berguna karena menyediakan cara kepada pemilik situs untuk memastikan bahwa konten konsisten di seluruh situs. Tipe konten juga memungkinkan satu daftar atau pustaka berisi beberapa tipe item atau tipe dokumen. Pemilik situs dapat mengonfigurasi detail tertentu tentang konten saat menyiapkan tipe konten untuk situs, daftar, atau pustaka.
Pemilik situs dapat menentukan tipe konten untuk item daftar, dokumen, atau folder.
Anda mungkin akan berguna untuk menentukan tipe konten untuk beberapa konten jika konten Anda memenuhi salah satu kriteria berikut:
| Jika ini benar: | Tipe konten mungkin berguna bagi Anda dengan cara berikut: |
|---|---|
| Anda memiliki tipe dokumen tertentu yang memiliki format atau tujuan standar, dan ingin dokumen tersebut konsisten di seluruh organisasi Anda. | Mengonfigurasi tipe konten situs untuk tipe dokumen ini di tingkat situs Tim sehingga tersedia untuk digunakan di semua subsitus situs Tim. Dengan cara ini, semua pengguna di organisasi Anda akan membuat dokumen ini secara konsisten. |
| Anda memiliki templat tertentu yang harus digunakan orang untuk jenis dokumen tertentu. | Tambahkan templat dokumen ini ke tipe konten yang relevan sehingga semua dokumen baru yang dibuat dari tipe konten akan menggunakan templat tersebut. |
| Terdapat sekumpulan informasi standar yang ingin Anda lacak untuk tipe dokumen atau item tertentu. | Tambahkan kolom ke tipe konten Anda untuk melacak informasi ini. Jika ada informasi yang sangat penting, Anda dapat menentukan kolom tersebut sesuai kebutuhan. Anda juga dapat memberikan nilai default untuk kolom tertentu saat mengonfigurasi tipe konten. |
| Ada proses bisnis yang ditentukan tentang bagaimana tipe dokumen tertentu selalu ditangani atau ditinjau. | Pertimbangkan untuk mengonfigurasi alur kerja untuk jenis konten tertentu. Anda dapat menggunakan alur kerja untuk mengelola proses bisnis seperti peninjauan atau persetujuan dokumen. |
Setelah mengidentifikasi konten yang mungkin ingin Anda tentukan jenis kontennya, Anda harus memikirkan di mana Anda ingin menentukan tipe konten. Jika Anda menentukan tipe konten situs di tingkat Situs Tim, tipe konten tersebut akan tersedia secara luas untuk digunakan kembali dalam daftar dan pustaka dalam semua subsitus situs Tim Anda. Masing-masing pemilik situs juga dapat menentukan tipe konten situs untuk situs mereka, meskipun tipe konten ini hanya tersedia untuk digunakan dalam daftar dan pustaka di situs tersebut dan situs apa pun di bawahnya.
Anda mungkin akan terbantu dengan membuat lembar bentang atau tabel yang mencatat informasi yang ingin Anda sertakan saat menentukan tipe konten. Misalnya, Anda dapat memulai dengan membuat sesuatu yang mendasar seperti tabel di bawah ini, lalu menyesuaikannya untuk menyertakan informasi tambahan apa pun yang mungkin berguna untuk dilacak, seperti situs atau tim yang akan menggunakan tipe konten:
| Tipe konten baru | Tipe konten orang tua | Kolom | templat dokumen | Alur Kerja |
|---|---|---|---|---|
| Tentukan nama tipe konten yang ingin Anda buat. | Tentukan tipe konten induk dari mana konten tersebut akan dibuat. | Cantumkan kolom baru atau yang sudah ada yang ingin Anda tambahkan ke tipe konten. | Tentukan apakah akan ada templat dokumen yang terkait dengan tipe konten. | Tentukan apakah akan ada alur kerja yang terkait dengan tipe konten. |
Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan tipe konten, lihat Membuat atau menyesuaikan tipe konten.
Bagaimana pengguna Anda akan menemukan dan mengakses konten?
Pikirkan tentang bagaimana pengguna situs akan menemukan dan menggunakan konten di situs SharePoint Anda. Perencanaan semacam ini akan membantu Anda membuat keputusan tentang cara mengonfigurasi navigasi dan mencari Situs Tim dan subsitusnya.
Situs apa yang ingin Anda sertakan dalam navigasi global?
Untuk merencanakan navigasi, Anda mungkin akan terbantu untuk membuat diagram situs dalam hierarki situs. Jika Anda sudah membuat diagram saat merencanakan situs, Anda dapat memulai dengan diagram tersebut dan mengubahnya. Sertakan semua subsitus Situs Tim Anda. Anda mungkin juga ingin menyertakan daftar atau pustaka penting yang ada di Situs Tim dan subsitusnya. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi sekilas tujuan penting yang mungkin ingin ditemukan pengguna situs jika mereka memulai dari laman situs Tim Anda.
Navigasi atas pada situs menyediakan apa yang dikenal sebagai navigasi global.
Secara default, setiap situs menggunakan navigasi atasnya sendiri, tetapi Anda dapat memutuskan untuk mengizinkan situs mewarisi navigasi teratas dari situs induk sehingga pengalaman navigasi konsisten di semua situs. Anda dapat mengonfigurasi situs apa yang muncul di navigasi atas. Anda juga dapat menyertakan tautan ke URL lain yang Anda inginkan, jika Anda ingin mengintegrasikan tautan ke sumber daya eksternal ke dalam navigasi situs Anda. Untuk informasi selengkapnya tentang mengustomisasi navigasi atas, lihat Mengustomisasi navigasi di situs tim Anda.
Jika Anda memiliki banyak subsitus untuk situs tim, Anda mungkin tidak ingin mengekspos semuanya di bilah tautan atas karena hal ini dapat membebani pengguna situs. Namun, Anda juga tidak ingin membuat situs atau konten penting tidak dapat ditemukan. Gunakan diagram hierarki situs Anda untuk mengidentifikasi situs utama yang ingin Anda ekspos dalam navigasi global.
Bagaimana orang akan menavigasi dalam situs?
Selain navigasi atas, situs juga menampilkan elemen navigasi di sisi kiri halaman yang disebut Peluncuran Cepat.
Biasanya, Peluncuran Cepat menampilkan tautan yang spesifik untuk situs saat ini, dan dapat digunakan untuk menyoroti konten yang paling penting. Pada saat Anda membuat daftar atau pustaka baru, link baru akan muncul otomatis di bawah Terbaru pada Luncur Cepat. Hanya lima link terbaru yang muncul di bagian Terbaru.
Anda dapat mengustomisasi Peluncuran Cepat untuk menambahkan atau menghapus tautan ke daftar dan pustaka di situs. Anda juga dapat mengelompokkan tautan di bawah judul kustom. Jika Anda memilih agar semua subsitus mewarisi navigasi global, maka penting bagi Pemilik Situs untuk menyesuaikan navigasi pada Peluncuran Cepat karena ini akan menjadi cara utama pengguna untuk menemukan konten dalam situs ketika mereka mengunjunginya. Jika Anda memutuskan untuk tidak memiliki subsitus mewarisi navigasi global dari Situs Tim, pengguna akan dapat menggunakan bilah tautan atas dan Peluncuran Cepat di subsitus untuk menemukan konten di dalamnya. Untuk informasi selengkapnya tentang mengedit tautan di Peluncuran Cepat, lihat Mengustomisasi navigasi di situs tim Anda.
Apa yang harus Anda pikirkan saat merencanakan pencarian?
Pengguna Anda cenderung ingin menggunakan SharePoint ketika mereka dapat dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan. Dengan menggunakan fitur konten seperti tipe konten, atau dengan menambahkan kolom metadata ke daftar dan pustaka, Anda dapat membantu membuat konten lebih mudah ditemukan melalui pencarian.
Admin kumpulan situs dan admin situs dapat melakukan sejumlah konfigurasi untuk menyesuaikan pengalaman pencarian bagi pengguna.
| Untuk melakukannya: | Merujuk ke topik ini: |
|---|---|
| Menyesuaikan gaya dan pengaturan yang memengaruhi hasil pencarian, Anda dapat menyesuaikan Pusat Pencarian dan Komponen Web yang digunakan di halaman Pusat Pencarian. | Mengelola Pusat Pencarian di SharePoint |
| Buat aturan kueri untuk meningkatkan cara pencarian merespons maksud pengguna. | Mengelola aturan kueri |
| Sesuaikan sumber hasil untuk pencarian. | Mengelola sumber hasil |
| Menampilkan, membuat, atau mengubah properti terkelola atau memetakan properti yang dirayap ke properti terkelola. | Mengelola skema pencarian di SharePoint |
| Untuk mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang disesuaikan antar situs. Pengaturan yang Anda ekspor dan impor mencakup semua aturan kueri yang disesuaikan, sumber hasil, tipe hasil, model peringkat, dan pengaturan pencarian situs. | Mengekspor dan mengimpor pengaturan konfigurasi pencarian yang dikustomisasi |
Cara konten tersedia dalam pencarian
Layanan pencarian dijadwalkan untuk merayapi konten SharePoint setiap lima menit. Setelah item ditambahkan ke situs SharePoint, akan ada periode waktu sebelum item diindeks dan dikembalikan dalam hasil pencarian. Jumlah waktu ini bervariasi berdasarkan aktivitas pengguna saat ini. Tugas seperti migrasi situs, peningkatan, dan pemeliharaan meningkatkan beban pada alur pengindeksan. Item konten baru biasanya akan ditampilkan di hasil pencarian dalam waktu satu jam.
Apa yang perlu dilakukan pengguna dengan konten?
Dengan mengajukan beberapa pertanyaan dasar tentang apa yang perlu dilakukan pengguna situs dengan konten, Anda dapat menentukan bagaimana Anda mungkin perlu mengonfigurasi situs, daftar, atau pustaka tertentu, serta fitur tertentu apa yang mungkin perlu digunakan oleh pengguna situs.
| Pertanyaan untuk dijelajahi: | Pertimbangan untuk konfigurasi konten: |
|---|---|
| Apakah Anda perlu melacak versi jenis dokumen tertentu atau mencantumkan item? |
|
| Apakah pengguna situs memerlukan kemampuan untuk bekerja atau berkolaborasi secara bersamaan pada jenis dokumen tertentu? |
|
| Apakah jenis konten tertentu perlu disetujui sebelum dapat diakses secara luas |
|
| Apakah jenis dokumen tertentu tunduk pada proses bisnis tertentu atau alur kerja manusia? |
|
| Apakah Anda akan menggunakan daftar untuk menggerakkan atau mengelola proses |
|
| Apakah akan ada konten sensitif di situs yang perlu dibatasi dari akses umum |
|
| Apakah pengguna perlu menerima pembaruan tentang perubahan konten? |
|