SharePoint menawarkan pengalaman kaya fitur yang dapat diskalakan untuk mengelola konten. Jika Anda memiliki banyak file yang harus dikelola, pertimbangkan untuk menggunakan templat situs Pusat Dokumen. Templat ini dioptimalkan untuk manajemen dokumen skala besar. Ini dapat menghemat waktu dan membantu Anda menjadi lebih efisien. Versi, ID dokumen, kumpulan dokumen, navigasi metadata, dan tipe konten disertakan dengan templat.
Situs Pusat Dokumen berfungsi untuk kedua skenario ini:
- Lingkungan penulisan Di lingkungan penulisan Pusat Dokumen, pengguna membuat dan mengedit ribuan dokumen atau aset media yang disimpan di repositori pusat.
- Arsip konten Dalam arsip konten, seperti Pangkalan Pengetahuan, pengguna menyimpan atau menampilkan dokumen.
Artikel ini memberi tahu Anda tentang fitur dalam templat situs Pusat Dokumen.
Untuk membuat pusat dokumen, lihat Menggunakan templat untuk membuat berbagai jenis situs SharePoint
Apa yang ada di situs Pusat Dokumen?
Templat situs Pusat Dokumen berisi fitur yang mempermudah dan efisien dalam pembuatan dan pengelolaan kumpulan dokumen dalam jumlah besar. Biasanya, pemilik situs dapat menambahkan setiap fitur ini secara terpisah. Templat situs Pusat Dokumen secara otomatis mengaktifkan fitur manajemen dokumen yang direkomendasikan. Bagian berikut menjelaskan secara singkat fitur-fitur ini.
Anda bisa menggunakan situs Pusat Dokumen sebagai lingkungan penulisan atau arsip konten: Di lingkungan penulisan, pengguna seringkali check-in dan check-out file serta membuat struktur folder untuk file tersebut. Penerapan versi diaktifkan, dan versi terdahulu setiap dokumen dipertahankan. Selain itu, alur kerja dapat mengontrol siklus hidup dokumen.
Sebaliknya, sangat sedikit penulisan yang terjadi dalam arsip konten. Pengguna hanya menampilkan atau mengunggah dokumen. Templat situs Pusat Dokumen mendukung pembuatan jenis arsip konten yang disebut arsip Pangkalan Pengetahuan. Biasanya, basis pengetahuan berisi versi dokumen tunggal, dan situs dapat diskalakan hingga jutaan file. Dalam skenario biasa, seperti pusat dukungan teknis untuk organisasi besar, ribuan orang mungkin mengakses konten, terutama untuk membacanya. Hanya beberapa yang akan mengunggah konten baru ke situs tersebut.
Item berikut menjelaskan beberapa fitur SharePoint yang dapat Anda sertakan di situs Pusat Dokumen. Selain kemampuan ini, beberapa organisasi menyesuaikan tampilan dan navigasi Pusat Dokumen. Beberapa menambahkan Komponen Web kustom.
Navigasi metadata
Metadata terkelola adalah sistem yang menetapkan istilah tertentu ke dokumen di SharePoint. Kemudian, Anda dapat menggunakan istilah-istilah tersebut untuk mengklasifikasikan dokumen. Anda juga dapat menggunakan metadata untuk membuat alat navigasi canggih bagi pengguna yang dapat membantu mereka menemukan apa yang mereka inginkan dengan cepat.
Misalnya, perusahaan Anda memiliki Pangkalan Pengetahuan yang berisi artikel yang membantu orang memecahkan masalah dengan produk. Anda dapat membuat istilah metadata yang memungkinkan pengguna memfilter informasi berdasarkan produk, jenis masalah, atau properti lainnya.
ID Dokumen
Di situs Pusat Dokumen, setiap bagian konten mendapatkan ID unik yang tidak terkait dengan lokasi dokumen, seperti tautan URL. Artinya, jika Anda memindahkan atau mengganti nama dokumen, ID-nya tetap sama. Anda dapat menggunakan ID untuk membuat tautan permanen untuk dokumen dan meminimalkan tautan yang rusak.
Versi
Versi diaktifkan secara otomatis di situs Pusat Dokumen. Artinya, Anda secara otomatis memiliki riwayat semua versi file yang berbeda. Dalam proses peninjauan dokumen, misalnya, ini berarti Anda memiliki catatan semua pembaruan yang dimasukkan selama siklus peninjauan. Anda dapat melacak pembaruan, menghubungi responden, dan sebagainya. Selain itu, jika muncul masalah dengan versi artikel saat ini, Anda dapat dengan cepat kembali ke versi terakhir yang diketahui.
Tipe konten
Tipe konten adalah jenis konten tertentu, bersama dengan sekelompok pengaturan konten. Saat seseorang membuat dokumen dengan tipe konten yang ditentukan, dokumen akan secara otomatis menerima semua pengaturan yang sesuai untuk tipe konten tersebut. Pusat Dokumen mungkin memiliki kumpulan tipe konten – berbagai jenis dokumen, video, templat, dan sebagainya.
Pengatur Konten
Penyelenggara Konten tidak disertakan secara otomatis di situs Pusat Dokumen, namun, banyak pengguna menambahkannya. Pengatur Konten adalah fitur SharePoint yang memungkinkan Anda mengelola organisasi dan struktur item secara keseluruhan. Dengan menggunakan metadata atau tipe konten, Penyelenggara Konten dapat secara otomatis merutekan dokumen dan item lainnya ke lokasi tertentu. Misalnya, dalam Pangkalan Pengetahuan, Anda mungkin meminta Penyelenggara Konten secara otomatis merutekan semua kiriman baru ke pustaka khusus yang mengumpulkan artikel untuk produk tertentu.