Menggunakan Access atau Excel untuk mengelola data Anda

Access dan Microsoft Excel memiliki banyak kesamaan, yang dapat menyulitkan untuk memutuskan program mana yang akan digunakan. Misalnya, kedua program dapat menyimpan data dalam jumlah besar, menjalankan kueri yang kuat dan alat analisis untuk mengiris dan memotong data tersebut, dan melakukan penghitungan canggih yang mengembalikan data yang Anda butuhkan.

Namun, setiap program memiliki keunggulan yang jelas, tergantung pada jenis data yang Anda kelola dan apa yang ingin Anda lakukan dengan data tersebut. Misalnya, jika Anda ingin menjaga integritas data dalam format yang dapat diakses oleh beberapa pengguna, Access adalah pilihan terbaik Anda. Excel lebih cocok untuk data numerik kompleks yang ingin Anda analisis secara mendalam.

Dalam banyak kasus, Anda dapat menggunakan kedua program, menggunakan masing-masing untuk tujuan yang paling sesuai. Secara umum, Access lebih baik untuk mengelola data: membantu Anda menjaga data tetap teratur, mudah dicari, dan tersedia untuk beberapa pengguna secara bersamaan. Excel umumnya lebih baik untuk menganalisis data: melakukan penghitungan yang kompleks, mengeksplorasi kemungkinan hasil, dan menghasilkan bagan berkualitas tinggi. Jika menggunakan Access untuk menyimpan data dan Excel untuk menganalisisnya, Anda dapat memperoleh manfaat dari kedua program tersebut.

Excel juga mendukung penulisan bersama secara real-time, sehingga beberapa orang dapat mengedit buku kerja yang sama secara bersamaan di seluruh perangkat. Access biasanya digunakan untuk skenario database multi-pengguna terstruktur di Windows.

Sebelum Anda memutuskan program mana yang akan digunakan, bandingkan manfaat dari setiap program, pelajari kapan terbaik untuk menggunakan satu atau yang lain, dan cari tahu cara bekerja dengan kedua program untuk mencapai hasil yang Anda inginkan.

Bandingkan manfaat dari setiap program

Memilih program yang tepat sangat penting jika Anda ingin mengakses dan memperbarui informasi Anda dengan kinerja dan akurasi maksimum. Untuk mengetahui program mana yang paling cocok untuk tugas yang ingin Anda selesaikan, bandingkan manfaat yang ditawarkan setiap program terkait penyimpanan data, analisis data, kolaborasi multi-pengguna, dan keamanan.

Penyimpanan data

Data datar versus relasional Untuk memutuskan program mana yang terbaik untuk menyimpan data Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan berikut: Apakah data relasional atau tidak? Data yang dapat Anda muat secara efisien dalam satu tabel atau lembar kerja disebut data datar atau nonrelasional . Misalnya, jika Anda ingin membuat daftar pelanggan sederhana, dengan hanya satu alamat dan narahubung untuk setiap pelanggan, Excel mungkin merupakan pilihan yang lebih baik. Namun, jika Anda ingin menyimpan daftar pelanggan yang lebih kompleks yang berisi alamat penagihan dan pengiriman untuk setiap pelanggan, atau beberapa narahubung untuk setiap pelanggan, Access adalah solusi yang lebih baik.

Dalam database relasional, Anda mengatur informasi ke dalam beberapa tabel. Dalam database relasional yang dirancang dengan baik, setiap tabel datar dan hanya berisi informasi tentang satu tipe data. Misalnya, jika Anda membuat database pelanggan, nama pelanggan akan dimasukkan dalam satu tabel, sedangkan alamat penagihan dan pengiriman pelanggan tersebut akan dimasukkan ke dalam tabel terpisah. Menyimpan alamat secara terpisah dari nama adalah ide yang bagus karena setiap pelanggan dapat memiliki lebih dari satu alamat, dan Anda ingin dapat memasukkan beberapa alamat untuk setiap pelanggan tanpa harus memasukkan ulang nama pelanggan untuk setiap alamat.

Data lokal versus eksternal Anda dapat menggunakan Access untuk menyambungkan ke data dari berbagai sumber data eksternal sehingga Anda dapat melihat, mengkueri, dan mengedit data tersebut tanpa harus mengimpornya. Misalnya, Access menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data yang ada dalam database Microsoft SQL Server, file dBASE, atau folder Outlook, bersama dengan banyak sumber data lainnya. Anda dapat menggunakan Excel untuk tersambung ke berbagai sumber data termasuk database Access, SQL Server, dan Analysis Services, file teks dan XML, serta sumber data ODBC dan OLE DB. Namun, Anda tidak dapat mengedit data untuk mengubah data sumber melalui antarmuka pengguna Excel.

Baik Access maupun Excel menyediakan perintah untuk menyambungkan ke data dalam daftar Layanan Windows SharePoint. Namun, Excel hanya menyediakan koneksi baca-saja ke daftar SharePoint; sedangkan Access memungkinkan Anda membaca dari dan menulis data ke daftar SharePoint.

Integritas data versus fleksibilitas Pengidentifikasi unik membantu menjaga integritas data Anda, dan memastikan bahwa tidak ada dua baris (atau catatan) yang berisi data yang persis sama. Pengidentifikasi unik juga merupakan cara tercepat untuk mengambil data saat Anda mencari atau mengurutkan data. Di Access, Anda dapat menggunakan tipe data AutoNumber untuk secara otomatis membuat pengidentifikasi unik bagi setiap catatan. Anda kemudian dapat menggunakan pengidentifikasi ini untuk menghubungkan catatan dalam satu tabel ke satu atau beberapa catatan di tabel lain.

Struktur yang diterapkan Access pada data Anda membantu memastikan integritas data. Access dapat mengharuskan catatan baru dalam satu tabel memiliki nilai yang sesuai di tabel lain, sehingga Anda tidak dapat membuat catatan "yatim piatu". Misalnya, Anda tidak ingin memiliki pesanan yang tidak menyertakan informasi pelanggan. Akses dapat mengharuskan setiap catatan baru di tabel Pesanan Anda memiliki nilai pelanggan yang sesuai di tabel Pelanggan Anda. Korespondensi nilai yang diperlukan ini disebut integritas referensial.

Anda juga dapat memaksakan batasan dan aturan Anda sendiri untuk lebih memastikan bahwa data dimasukkan dengan benar. Excel memungkinkan Anda memasukkan data dengan cara yang lebih bebas, tetapi karena Excel tidak mendukung data relasional, Excel tidak dapat mendukung integritas referensial. Namun, Anda dapat menggunakan perintah Validasi Data untuk mengontrol entri data di Excel.

Analisis data

Mengkueri Jika Anda sering harus melihat data dengan berbagai cara, tergantung pada kondisi atau peristiwa yang berubah, Access mungkin merupakan pilihan yang lebih baik untuk menyimpan dan bekerja dengan data Anda. Access memungkinkan Anda menggunakan kueri Bahasa Permintaan Terstruktur (SQL) untuk mengambil baris dan kolom data yang Anda inginkan dengan cepat, baik data tersebut terdapat dalam satu tabel maupun dalam banyak tabel. Anda juga dapat menggunakan ekspresi dalam kueri untuk membuat bidang terhitung. Menggunakan ekspresi di Access serupa dengan proses penggunaan rumus di Excel untuk menghitung nilai. Anda juga dapat menggunakan kueri Access untuk meringkas data dan menyajikan nilai agregat, seperti jumlah, rata-rata, dan hitungan.

Pemodelan Di Excel, Anda dapat menggunakan alat analisis bagaimana-jika untuk memperkirakan hasil model lembar kerja. Analisis Bagaimana-Jika memungkinkan Anda menjalankan berbagai skenario pada data Anda, seperti skenario kasus terbaik dan terburuk, serta membandingkan data yang dihasilkan dari beberapa skenario dalam laporan ringkasan. Tidak ada fitur serupa yang tersedia di Access.

Berputar dan membuat bagan Di kedua program, Anda dapat membuat laporan PivotTable dan bagan PivotTable. Namun, Excel menyediakan fitur pelaporan dan bagan PivotTable yang lebih canggih daripada Access. Jika berencana membuat laporan PivotTable yang ekstensif atau menyediakan bagan yang terlihat profesional secara teratur, sebaiknya Anda menggunakan pelaporan PivotTable atau bagan PivotTable di Excel daripada fitur yang sama di Access.

Kolaborasi multi-pengguna

Baik Access maupun Excel mendukung lingkungan kolaboratif, seperti Layanan Windows SharePoint dan berbagi file jaringan. Namun, keduanya berbeda dalam cara beberapa pengguna mengakses data.

Beberapa akses pengguna ke data Dalam operasi normal, Access memungkinkan beberapa pengguna membuka satu database secara bersamaan. Pendekatan ini berfungsi dengan baik karena Access hanya mengunci data yang sedang diedit pengguna. Akibatnya, pengguna lain dapat mengedit catatan yang berbeda tanpa konflik. Di Excel, Anda dapat berbagi buku kerja dengan pengguna lain, tetapi kolaborasi multi-pengguna berfungsi paling baik ketika pengguna mengerjakan data dalam buku kerja tersebut pada waktu yang berbeda, bukan secara bersamaan. Akibatnya, pengguna database Access berkolaborasi pada sekumpulan data, dan pengguna buku kerja Excel berkolaborasi dalam sebuah dokumen.

Menggunakan Layanan Windows SharePoint untuk kolaborasi Kedua program terintegrasi dengan teknologi Layanan Microsoft Windows SharePoint, seperti daftar SharePoint dan pustaka dokumen.

Access menyediakan banyak cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs SharePoint. Misalnya, Anda dapat mengunggah database lengkap ke pustaka dokumen Layanan Windows SharePoint, membuat formulir dan laporan tersedia sebagai tampilan Layanan Windows SharePoint, dan menautkan database ke data yang disimpan dalam daftar SharePoint.

Excel hanya menyediakan satu cara untuk berkolaborasi dengan beberapa pengguna di situs Layanan SharePoint. Anda dapat mengunggah buku kerja ke pustaka dokumen Layanan Windows SharePoint, tempat pengguna individu dapat memeriksa buku kerja untuk membuat perubahan, mencegah pengguna lain mengubah buku kerja pada saat yang sama. Pengguna dapat mengedit buku kerja tanpa memeriksanya dari pustaka dokumen, dalam hal ini mereka harus berkoordinasi dengan pengguna lain untuk menghindari konflik data.

Menggunakan folder jaringan untuk kolaborasi Jika Anda menyimpan database Access dalam folder jaringan bersama, beberapa pengguna dapat membuka database dan bekerja dengan datanya secara bersamaan. Database mengunci catatan individual ketika pengguna mengeditnya. Jika Anda menyimpan buku kerja Excel dalam folder jaringan bersama, hanya satu pengguna yang dapat mengedit buku kerja dalam satu waktu. Untuk tujuan tampilan, beberapa pengguna dapat membuka buku kerja saat pengguna lain mengeditnya, tetapi pengguna tersebut tidak dapat membuat perubahan apa pun pada data hingga pengguna yang mengedit buku kerja menutupnya.

Keamanan

Kedua program menyediakan fitur serupa—kata sandi dan enkripsi—yang membantu mencegah kehilangan data dan melindungi data dari akses yang tidak sah. Namun, ada beberapa perbedaan antara Access dan Excel dalam cara kerja perlindungan data tingkat pengguna.

Pencegahan kehilangan data Di Access, pekerjaan Anda terus disimpan sehingga, jika terjadi kegagalan tidak terduga, Anda tidak mungkin kehilangan banyak pekerjaan (jika ada). Namun, karena Access menyimpan pekerjaan Anda secara terus menerus, Anda juga dapat membuat perubahan yang kemudian Anda putuskan tidak ingin Anda lakukan. Untuk memastikan bahwa Anda dapat memulihkan database ke cara yang Anda inginkan, buat salinan cadangan file database sesuai jadwal yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat memulihkan seluruh database dari cadangan, atau memulihkan hanya tabel atau objek database lain yang Anda butuhkan. Jika menggunakan utilitas pencadangan sistem file, Anda juga dapat menggunakan salinan database dari cadangan sistem file untuk memulihkan data. Di Excel, Anda dapat menyimpan informasi Pemulihan Otomatis pada interval yang ditetapkan saat memperbarui data.

Perlindungan data tingkat pengguna Di Excel, Anda dapat menghapus data penting atau privat dari tampilan dengan menyembunyikan kolom dan baris data, lalu melindungi seluruh lembar kerja untuk mengontrol akses pengguna ke data tersembunyi. Selain melindungi lembar kerja dan elemennya, Anda juga dapat mengunci dan membuka kunci sel dalam lembar kerja untuk mencegah pengguna lain mengubah data penting secara tidak sengaja.

Keamanan tingkat file Pada tingkat file, Anda dapat menggunakan enkripsi di kedua program untuk mencegah pengguna yang tidak berwenang melihat data. Anda juga dapat mengharuskan memasukkan kata sandi untuk membuka file database atau buku kerja. Selain itu, Anda dapat membantu mengamankan file database atau buku kerja dengan menggunakan tanda tangan digital.

Akses terbatas ke data Di Excel, Anda dapat menentukan izin berbasis pengguna untuk mengakses data atau mengatur hak baca-saja yang mencegah pengguna lain membuat perubahan pada data yang mereka miliki aksesnya. Access tidak menyediakan fitur keamanan tingkat pengguna, tetapi mendukung model keamanan pengguna dari server database apa pun yang tersambung. Misalnya, jika Anda menautkan ke daftar SharePoint, Access menghargai izin pengguna untuk daftar SharePoint. Jika Anda ingin mencegah pengguna yang tidak sah dari data Access Anda, enkripsi database Anda dengan mengatur kata sandi. Pengguna harus memasukkan kata sandi untuk membaca data dari database, meskipun mereka mengaksesnya menggunakan program lain, seperti Excel.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara membantu melindungi data Anda, lihat Mengatur atau mengubah Keamanan tingkat pengguna Access 2003 di Access 2007 atau yang lebih tinggi serta Perlindungan dan keamanan di Excel.

Waktu untuk menggunakan Access

Secara umum, Access adalah pilihan terbaik ketika Anda perlu melacak dan merekam data secara teratur, lalu menampilkan, mengekspor, atau mencetak subset data tersebut. Formulir akses menyediakan antarmuka yang lebih nyaman daripada lembar kerja Excel untuk bekerja dengan data Anda. Anda dapat menggunakan Access untuk mengotomatiskan tindakan yang sering dilakukan, dan laporan Access memungkinkan Anda meringkas data dalam bentuk cetak atau elektronik. Access menyediakan lebih banyak struktur untuk data Anda. Misalnya, Anda dapat mengontrol tipe data yang dapat dimasukkan, nilai apa yang dapat diterima, dan Anda dapat menentukan bagaimana data dalam satu tabel terkait dengan data di tabel lain. Struktur ini membantu Anda memastikan bahwa hanya tipe data yang benar yang dimasukkan.

Access menyimpan data dalam tabel yang terlihat hampir sama dengan lembar kerja, tetapi tabel Access dirancang untuk kueri kompleks dalam kaitannya dengan data yang disimpan di tabel lain.

Gunakan Access saat Anda:

• Antisipasi banyak orang yang bekerja dalam database dan Anda menginginkan opsi canggih yang menangani pembaruan data Anda dengan aman, seperti penguncian catatan dan resolusi konflik.
• Mengantisipasi kebutuhan untuk menambahkan lebih banyak tabel ke himpunan data yang berasal dari tabel datar atau nonrelasional.
• Ingin menjalankan kueri kompleks.
• Ingin menghasilkan berbagai laporan atau label surat.

Skenario umum untuk menggunakan Access

• Mengelola kontak Anda dapat mengelola kontak dan alamat surat, lalu membuat laporan di Access atau menggabungkan data dengan Microsoft Office Word untuk mencetak surat formulir, amplop, atau label surat.
• Pelacakan Inventaris dan Aset Anda dapat membuat inventaris item di rumah atau bisnis, dan menyimpan foto atau dokumen terkait lainnya beserta data.
• Pelacakan pesanan Anda dapat memasukkan informasi tentang produk, pelanggan, dan pesanan, lalu membuat laporan yang menunjukkan penjualan berdasarkan karyawan, wilayah, periode waktu, atau nilai lainnya.
• Pelacakan tugas Anda dapat melacak tugas untuk sekelompok orang, dan memasukkan tugas baru pada saat yang sama orang lain memperbarui tugas yang sudah ada dalam database yang sama.
• Mengatur perpustakaan pinjaman Anda dapat menggunakan Access untuk menyimpan data tentang buku dan CD Anda, serta melacak kepada siapa Anda meminjamkannya.
• Perencanaan Acara Anda dapat memasukkan informasi tentang tanggal, lokasi, dan peserta acara, lalu mencetak jadwal atau ringkasan tentang acara.
• Pelacakan nutrisi Terus pantau resep, catat aktivitas diet dan olahraga.

Kapan menggunakan Excel

Sebagai program lembar bentang, Excel dapat menyimpan data dalam jumlah besar dalam buku kerja yang berisi satu atau beberapa lembar kerja. Namun, alih-alih berfungsi sebagai sistem manajemen basis data, seperti Access, Excel dioptimalkan untuk analisis dan penghitungan data. Anda dapat menggunakan program fleksibel ini untuk membangun model untuk menganalisis data, menulis rumus sederhana dan kompleks untuk melakukan penghitungan pada data tersebut, memutar data dengan cara apa pun yang Anda inginkan, dan menyajikan data dalam berbagai bagan yang terlihat profesional. Microsoft Create memiliki beberapa templat desain Excel yang dapat dipilih.

Gunakan Excel saat Anda:

• Perlukan tampilan datar atau nonrelasional dari data Anda, bukan database relasional yang menggunakan beberapa tabel, dan ketika data Anda sebagian besar bernumerik.
• Jalankan penghitungan dan perbandingan statistik secara rutin pada data Anda.
• Ingin menggunakan laporan PivotTable untuk menampilkan data hierarkis dalam tata letak yang ringkas dan fleksibel.
• Rencanakan untuk membuat bagan secara rutin dan ingin menggunakan format bagan baru yang tersedia di Excel.
• Ingin menekankan data Anda dengan menggunakan ikon pemformatan bersyarat, bilah data, dan skala warna.
• Ingin melakukan operasi analisis bagaimana-jika yang canggih pada data Anda, seperti analisis statistik, teknik, dan regresi.
• Ingin melacak item dalam daftar sederhana, baik untuk penggunaan pribadi maupun untuk tujuan kolaborasi terbatas.

Skenario umum untuk menggunakan Excel

• Akuntansi Anda dapat menggunakan fitur penghitungan canggih Excel dalam banyak laporan akuntansi keuangan — misalnya, laporan arus kas, laporan laba rugi, atau laporan laba rugi.
• Penganggaran Baik kebutuhan Anda terkait pribadi maupun bisnis, Anda dapat membuat semua jenis anggaran di Excel — misalnya, rencana anggaran pemasaran, anggaran acara, atau anggaran pensiun.
• Tagihan dan penjualan Excel juga berguna untuk mengelola data penagihan dan penjualan, dan Anda dapat dengan mudah membuat formulir yang diperlukan — misalnya, faktur penjualan, slip pengepakan, atau pesanan pembelian.
• Pelaporan Anda dapat membuat berbagai tipe laporan di Excel yang mencerminkan analisis data atau meringkas data Anda — misalnya, laporan yang mengukur kinerja proyek, data perkiraan, meringkas data, atau menyajikan data varians.
• Perencanaan Excel adalah alat yang hebat untuk membuat rencana profesional atau perencana yang berguna — misalnya, rencana kelas mingguan, rencana riset pemasaran, rencana pajak akhir tahun, atau perencana yang membantu Anda merencanakan makanan mingguan, pesta, atau liburan.
• Pelacakan Anda dapat menggunakan Excel untuk melacak data dalam lembar waktu atau daftar — misalnya, lembar waktu untuk melacak pekerjaan, atau daftar inventaris yang melacak peralatan.
• Menggunakan kalender Karena sifatnya yang seperti kisi, Excel cocok untuk membuat semua jenis kalender — misalnya, kalender akademik untuk melacak aktivitas selama tahun ajaran, atau kalender tahun fiskal untuk melacak peristiwa dan pencapaian bisnis.

Untuk templat Excel yang berguna dalam salah satu kategori ini, lihat Templat untuk Excel di Microsoft Office Online.

Menggunakan Access dan Excel bersamaan

Anda mungkin ingin memanfaatkan manfaat yang ditawarkan kedua program tersebut. Misalnya, Anda dapat membuat lembar kerja di Excel tempat Anda dapat menghitung dan menganalisis data. Tetapi lembar kerja menjadi terlalu besar dan kompleks, dan banyak pengguna lain yang membutuhkan akses ke data. Pada titik ini, Anda mungkin ingin mengimpor atau menautkan lembar kerja ke Access dan menggunakannya sebagai database, bukan menggunakannya di Excel. Atau, mungkin Anda memiliki data dalam database Access yang ingin Anda buat beberapa laporan PivotTable Excel mendetail dan bagan Excel yang terlihat profesional.

Apa pun program yang Anda gunakan terlebih dahulu, Anda selalu dapat mentransfer data dari satu program ke program lain, di mana Anda dapat terus mengolahnya. Dengan atau tanpa koneksi data, Anda dapat membawa data ke Access dari Excel (dan sebaliknya) dengan menyalin, mengimpor, atau mengekspornya.

Untuk informasi selengkapnya tentang cara bertukar data antara kedua program, lihat Memindahkan data dari Excel ke Access.