Sebagai administrator Microsoft 365 global atau manajemen pengguna untuk sekolah Anda, Anda menangani kebutuhan lisensi Microsoft 365 siswa Anda. Saat siswa keluar atau lulus, Anda dapat menetapkan ulang lisensi mereka kembali ke kumpulan lisensi Anda atau ke siswa yang masuk. Anda juga memiliki opsi untuk membantu siswa yang lulus mengelola email, kontak, dan file lama mereka. Misalnya, Anda dapat memberikan lisensi Exchange Online for Alumni gratis kepada siswa yang lulus sehingga mereka dapat menyimpan email sekolah mereka seumur hidup. Memberikan lisensi alumni kepada siswa yang lulus akan membebaskan lebih banyak lisensi Microsoft 365 Education untuk kelas yang masuk tanpa memesan lebih banyak lisensi.
Tips
Pelajari selengkapnya tentang menetapkan lisensi kepada siswa sebagai Admin TI
Apa yang terjadi jika Anda menetapkan ulang lisensi pelajar di Microsoft 365
Di Microsoft 365 Education, pengguna memerlukan lisensi untuk menggunakan Exchange Online, OneDrive untuk kerja atau sekolah, Skype for Business Online, dan layanan online lainnya, serta Aplikasi Microsoft 365 untuk perusahaan seperti Outlook, PowerPoint, Excel, dan Word di perangkat mereka.
Saat Anda mengklaim kembali lisensi Microsoft 365 Education dengan menetapkannya kembali ke kumpulan lisensi, siswa akan kehilangan akses ke Exchange Online, OneDrive, dan semua Aplikasi M365 lainnya. Hal ini berarti:
- Semua data yang terkait dengan kotak surat siswa tersebut ditahan selama 30 hari dengan pengecualian data yang disimpan dengan Penangguhan Hukum, yang disimpan selama masa pembekuan.
- Setelah masa tenggang 30 hari, data kotak surat akan dihapus dan tidak dapat dipulihkan.
- OneDrive pengguna TIDAK akan dihapus. Untuk informasi selengkapnya, lihat: Retensi dan penghapusan OneDrive.
Ketika lisensi Microsoft 365 Education ditetapkan kembali ke kumpulan lisensi Anda:
- Siswa yang menginstal Aplikasi Microsoft 365 untuk perusahaan di perangkat mereka akan mengalami pengurangan fungsionalitas.
- Pemberitahuan produk tanpa lisensi akan muncul hingga mengaktifkan langganan Microsoft 365.
Tindakan yang Disarankan
Jika sekolah Anda akan memberikan lisensi Exchange Online for Alumni gratis kepada siswa yang lulus, tidak ada tindakan lebih lanjut yang perlu dilakukan siswa terkait email mereka. Namun, terkait file dan aplikasi desktopnya, langkah-langkah berikut disarankan:
- Beri tahu siswa bahwa setelah mereka lulus, mereka akan kehilangan akses ke layanan online dan dokumen pribadi apa pun yang terkait dengan akun sekolah mereka dan disimpan di OneDrive untuk kantor atau sekolah.
- Berikan siswa panduan langkah demi langkah untuk memindahkan dokumen pribadi dari OneDrive yang disediakan sekolah untuk kantor atau sekolah ke lokasi yang mereka kelola, seperti drive lokal, drive USB, atau OneDrive lainnya. Untuk informasi selengkapnya tentang cara mendapatkan OneDrive, lihat: Dapatkan OneDrive di perangkat Anda.
- Beri tahu siswa bahwa, bahkan setelah meninggalkan sekolah, mereka masih dapat mengakses dan mengedit dokumen yang mereka pindahkan dari OneDrive sekolah mereka dengan menggunakan Microsoft 365 gratis untuk web.
- Tetapkan kembali lisensi siswa yang lulus kembali ke kumpulan lisensi Anda selama proses pemeliharaan sistem pasca tahun ajaran normal Anda.
- Hapus OneDrive menggunakan Remove-SPOSite dan Remove-SPODeletedSite di PowerShell. Untuk informasi selengkapnya, lihat: Remove-SPOSite dan Remove-SPODeletedSite.
Topik Terkait
Menetapkan lisensi ke pengguna
Dapatkan OneDrive di perangkat Anda