Jika Anda ingin membuat perubahan pada file di situs SharePoint dan ingin memastikan tidak ada orang lain yang dapat mengeditnya, periksa file tersebut. Setelah file diperiksa, Anda dapat mengeditnya secara online atau offline, dan menyimpannya—beberapa kali, jika perlu.
Setelah selesai mengedit dan memeriksa kembali file ke pustaka, orang lain dapat melihat perubahan Anda dan mengedit file, jika mereka memiliki izin. Dan, jika Anda memutuskan untuk tidak membuat atau menyimpan perubahan apa pun dalam file, Anda cukup membuang cek keluar, sehingga Anda tidak memengaruhi riwayat versi.
Tips
Jika Anda ingin mengedit dokumen Office secara bersamaan dengan orang lain (juga disebut penulisan bersama), jangan periksa dokumen tersebut. Cukup buka dan edit. Namun, sebaiknya aktifkan penerapan versi untuk pustaka terlebih dahulu, untuk berjaga-jaga jika seseorang membuat kesalahan nanti dan Anda perlu memulihkan versi dokumen yang lebih lama. Untuk informasi selengkapnya tentang penulisan bersama, lihat Kolaborasi dan penulisan bersama.
Saat Anda ingin memeriksa dan mengedit dokumen, baik sedang bekerja secara online, maupun sedang mengunduh, lakukan dalam urutan berikut:
- Lihat dokumen
- Buka dokumen di aplikasi yang didukung, atau unduh dokumen
- Mengedit dokumen
- Simpan dokumen, atau unggah dokumennya
- Memeriksa dokumen
Pilih judul di bawah ini untuk membukanya dan membaca instruksi mendetail.
Memeriksa file
Beberapa pustaka disiapkan untuk mengharuskan checkout file. Jika checkout diperlukan, Anda akan diminta untuk memeriksa file apa pun yang ingin diedit. Setelah selesai dengan file, Anda perlu memeriksa kembali atau membuang checkout.
Jika checkout tidak diperlukan di pustaka, Anda tidak perlu memeriksanya selama Anda tidak keberatan membiarkan orang lain mengedit pada saat yang sama dengan Anda.
Tips
Jika tim Anda berencana untuk menggunakan penulisan bersama, sebaiknya aktifkan setidaknya penerapan versi utama di pustaka, untuk berjaga-jaga jika seseorang melakukan kesalahan dan mengunggah dokumen dengan nama yang sama ke pustaka tempat semua orang menulis bersama. Dengan cara ini, jika perubahan hilang, Anda bisa memulihkan versi sebelumnya dari dokumen. Untuk informasi selengkapnya, lihat Mengaktifkan dan mengonfigurasi penerapan versi untuk daftar atau pustaka.
Buka pustaka dokumen tempat file Anda disimpan. Jika melihat tampilan pustaka di halaman lain, Anda mungkin harus mengeklik judul pustaka terlebih dahulu. Misalnya, Anda mungkin harus memilih Dokumen terlebih dahulu untuk masuk ke pustaka Dokumen .
Pilih file atau file yang ingin Anda periksa.
Di atas daftar Dokumen , pilih menu Lainnya..., lalu pilih Periksa.
Saat file dikeluarkan, ikon kecil
muncul di sebelah kanan nama file. Ini memberi tahu Anda, atau orang lain, bahwa file telah diperiksa.
Catatan
- Jika mengarahkan mouse ke nama file, Anda dapat melihat detail tentang file tersebut, termasuk nama orang yang telah memeriksanya.
- Dalam pengalaman klasik, Check out ada di tab Files di pita.
Memeriksa file
File yang Anda periksa, dan perubahan apa pun yang Anda buat padanya, tidak akan tersedia untuk kolega Anda hingga Anda memeriksa kembali file tersebut ke pustaka dokumen.
Jika Anda mengunduh dokumen untuk bekerja secara lokal, Anda perlu mengunggahnya sebelum memeriksanya. Untuk mempelajari cara melakukannya, lihat Mengunggah file dan folder ke pustaka.
Check in dari pustaka dokumen SharePoint
Buka pustaka dokumen tempat file Anda disimpan. Jika melihat tampilan pustaka di halaman lain, Anda mungkin harus memilih judul pustaka terlebih dahulu. Misalnya, Anda mungkin harus memilih Dokumen terlebih dahulu untuk masuk ke pustaka Dokumen .
Pilih file, atau file, yang ingin Anda periksa.
Di atas daftar Dokumen , pilih menu Lainnya..., lalu pilih Check-in.
Catatan
Dalam pengalaman klasik, Anda akan menemukan Check in pada tab Files di pita.
Di area Komentar , tambahkan komentar yang menjelaskan perubahan yang Anda buat. Langkah ini bersifat opsional tetapi disarankan sebagai praktik terbaik. Komentar yang ditambahkan setelah Anda melakukan cek masuk akan sangat membantu, khususnya ketika beberapa orang mengerjakan sebuah file. Selain itu, jika versi sedang dilacak di organisasi Anda, komentar tersebut akan menjadi bagian dari riwayat versi, yang mungkin penting bagi Anda di masa mendatang jika Anda perlu memulihkan ke versi file yang lebih lama.
Pilih OK. Ikon check-out kecil menghilang saat file diperiksa kembali.
Check-in dari Excel
Jika menggunakan Excel untuk web, Anda hanya dapat melakukan check in dari pustaka dokumen SharePoint. Setelah selesai membuat perubahan di buku kerja, tutup tab browser untuk file, beralih ke pustaka dokumen, dan ikuti langkah-langkah di bawah "Check in dari pustaka dokumen SharePoint."
Jika Anda menggunakan versi desktop Excel untuk Windows, Anda dapat memeriksa di buku kerja dari dalam aplikasi.
- Pilih Info File>Check-in>.
- Tambahkan deskripsi perubahan Anda dalam kotak dialog Periksa .
- Pilih OK.
Buang check-out
Jika Anda memeriksa file dan tidak membuat perubahan pada file tersebut, atau membuat perubahan yang tidak ingin Anda simpan, Anda cukup membuang checkout, alih-alih menyimpan file. Jika organisasi Anda melacak versi, versi baru dibuat setiap kali Anda memeriksa kembali file ke pustaka. Dengan membuang checkout, Anda dapat menghindari pembuatan versi baru ketika Anda belum membuat perubahan apa pun pada file.
Buka pustaka tempat file Anda disimpan. (Jika melihat tampilan pustaka di halaman lain, Anda mungkin harus mengeklik judul pustaka terlebih dahulu. Misalnya, Anda mungkin harus mengklik Dokumen terlebih dahulu untuk masuk ke pustaka Dokumen .)
Pilih file, atau file, yang ingin Anda buang perubahannya.
Di atas daftar Dokumen , pilih menu Lainnya..., lalu pilih Buang check out.
Pilih Ya untuk menyelesaikan membuang cek keluar. Ikon check-out kecil menghilang saat file diperiksa kembali.
Menimpa check-out orang lain
Jika Anda memiliki izin, Anda dapat memeriksa kembali file yang telah diperiksa oleh orang lain. Ikuti prosedur di bawah judul "Memeriksa file."
Ketika memeriksa file, Anda akan mendapatkan kotak dialog peringatan bahwa file tersebut telah diperiksa keluar ke orang lain. Jika Anda ingin menimpa check-out orang lain, pilih OK.
Melihat siapa yang memeriksa file
Jika Anda perlu membuka file tetapi file telah diperiksa, Anda dapat melihat pengguna mana yang telah diperiksa sehingga Anda dapat menghubungi mereka:
Di browser web, buka pustaka dokumen SharePoint tempat file disimpan.
Temukan file Anda dalam daftar file.
Dengan mouse Anda, arahkan nama file. Sebuah jendela kecil muncul yang berisi detail tentang file, termasuk siapa yang memeriksanya.
Untuk memeriksa beberapa file sekaligus
Anda dapat memeriksa file satu per satu, atau dalam batch. Saat Anda memeriksa beberapa file, semuanya akan memiliki pengaturan yang sama untuk mempertahankan cek keluar atau komentar. Ikuti langkah-langkah ini.
Dalam pustaka dokumen, pilih semua file yang ingin Anda periksa dengan mengeklik di sebelah kiri setiap ikon dokumen.
Di atas daftar Dokumen , pilih menu Lainnya..., lalu pilih Check-in.
Catatan
Dalam pengalaman klasik, Anda akan menemukan Check in pada tab Files di pita.
Di area Komentar , tambahkan komentar yang menjelaskan perubahan yang Anda buat. Komentar ini akan digunakan di semua file yang sedang Anda periksa.
Pilih OK. Ikon check-out kecil menghilang saat file diperiksa kembali.