Setelah membuat daftar atau pustaka di Microsoft Lists, SharePoint, atau Teams, Anda dapat membuat aturan untuk mengotomatiskan tugas seperti mengirimkan pemberitahuan kepada seseorang saat data berubah dalam daftar atau file baru dibuat di pustaka.
Anda akan memilih kondisi yang memicu aturan dan tindakan yang akan diambil aturan tersebut. (Untuk mendemonstrasikan, prosedur berikut membuat aturan untuk daftar. Ini akan memicu pemberitahuan saat item dimodifikasi.)
Dengan daftar atau pustaka terbuka, pilih Integrasikan , lalu pilih Aturan.
Di bawah Ambil tindakan saat, pilih kondisi yang memicu aturan. Misalnya, Item dimodifikasi.
Pilihan Anda di sini akan membuat pernyataan aturan yang akan Anda selesaikan di langkah berikutnya.
Catatan
Saat menggunakan "tanggal mendekat", Anda hanya dapat menggunakan dua aturan jenis ini per daftar atau pustaka.
Membuat aturan berdasarkan kolom teks multi-baris tidak didukung.Pilih setiap bagian pernyataan aturan yang bergaris bawah untuk menyesuaikan kondisi dengan memilih kolom, nilai kolom, dan orang yang akan diberi tahu.
Misalnya, untuk menyelesaikan aturan untuk memberi tahu orang yang Dibuat Oleh ketika nilai kolom memenuhi suatu kondisi, Anda dapat memilih kapan harga Pembelianberubah dan nilai baru lebih besar dari jumlah yang ditentukan, dan email Dibuat Oleh (Anda dapat menentukan orang, atau beberapa individu, atau kolom tetapi bukan alamat email grup.).
Setelah selesai menyesuaikan pernyataan, pilih Buat.
Anda akan melihat aturan yang telah selesai di halaman Kelola aturan , dan aturan akan diaktifkan. Email pemberitahuan dikirim dari alamat no-reply@sharepointonline.comemail. Kembali ke halaman ini kapan pun Anda perlu mengedit, menghapus, atau mengelola aturan.
Pemecahan masalah: Tidak dapat membuat aturan
Jika Anda mengalami kesalahan saat mencoba membuat aturan, kemungkinan kesalahan tersebut disebabkan oleh izin yang diterapkan ke daftar atau pustaka. Anda memerlukan bantuan seseorang yang merupakan pemilik pustaka atau daftar untuk memperbaiki situasi ini, seperti yang dijelaskan di bawah ini.
Izin untuk pustaka
Untuk mengelola aturan, Anda harus diberi izin "Berkontribusi" ke pustaka oleh pemiliknya. Pemilik dapat melakukannya dengan membagikan pustaka dengan Anda dan menentukan Kontribusi.
Izin untuk daftar
Selain itu, untuk mengelola aturan, Anda harus diberi izin "Berkontribusi" ke daftar oleh pemilik daftar. Pemilik dapat melakukannya dengan membagikan daftar kepada Anda dan menentukan Kontribusi.