Kotak surat Outlook sangat besar, dan berani bertaruh Anda tidak akan berhenti menerima email. Demi menjaganya agar tidak penuh, Anda dapat memindahkan item lama yang ingin Anda simpan ke arsip, sebuah File Data Outlook (.pst) terpisah yang bisa dibuka dari Outlook setiap Anda membutuhkannya.
Catatan: Perintah dan fitur Arsip tidak muncul untuk akun apa pun di profil Outlook jika menyertakan akun Server Exchange, dan organisasi Anda menggunakan Arsip Microsoft Exchange Server Online. Administrator jaringan Anda juga bisa menonaktifkan fitur ini.
Secara default, Outlook menggunakan Arsip Otomatis untuk mengarsipkan item secara berkala. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat Mengarsipkan item lama secara otomatis.
Anda juga dapat mengarsipkan item secara manual kapan saja. Dengan begitu, Anda dapat mengendalikan item mana yang diarsipkan, di mana menyimpannya, dan seberapa lama umur item sebelum bisa diarsipkan.
-
Lakukan salah satu hal berikut ini:
-
Di Outlook 2013: Klik File > Info > Pembersihan alat > Arsip.
-
Di Outlook 2016: Klik File > Info > Alat > Bersihkan item lama
Tips: Arsip dan Arsip Otomatis mungkin tidak tersedia jika profil surat Anda terhubung ke Server Exchange. Bisa jadi organisasi Anda memiliki kebijakan penyimpanan surat yang mengabaikan Arsip Otomatis. Tanyakan ke administrator sistem Anda untuk informasi lebih lanjut.
-
-
Klik opsi Arsipkan folder ini dan semua subfolder, dan pilih folder yang ingin Anda arsipkan.
-
Di bawah Arsipkan item yang lebih lama dari, masukkan tanggal.
-
Anda dapat membuat beberapa file .pst jika ingin mengarsipkan beberapa folder dengan menggunakan pengaturan yang berbeda-beda. Misalnya, Anda mungkin ingin menyimpan item yang ada di folder Terkirim yang lebih lama daripada item yang ada di folder Kotak Masuk.
-
Centang kotak Sertakan item dengan “Jangan Arsipkan Otomatis” untuk mengarsipkan item yang tidak termasuk ke dalam pengarsipan otomatis. Opsi ini tidak menghapus pengecualian tersebut dari item-item ini, melainkan mengabaikan pengaturan Jangan Arsipkan Otomatis hanya untuk arsip ini.
-
Klik OK.
Nonaktifkan Arsip Otomatis
Agar hanya mengarsipkan sesuai keinginan Anda, nonaktifkan Arsip Otomatis.
-
Klik File > Opsi > Tingkat Lanjut.
-
Di bawah Arsip Otomatis, klik Pengaturan Arsip Otomatis.
-
Hapus centang kotak Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari.
Penting:
Office 2010 tidak lagi didukung. Mutakhirkan ke Microsoft 365 untuk bekerja di mana saja dan dari perangkat apa pun serta terus mendapatkan dukungan.
Tingkatkan sekarang
Secara default, item Outlook lama diarsipkan secara otomatis secara berkala. Untuk mempelajari selengkapnya tentang Arsip Otomatis, lihat Menggunakan Arsip Otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.
Anda juga dapat mencadangkan dan mengarsipkan item secara manual, selain Arsip Otomatis atau sebagai pengganti. Pengarsipan manual menyediakan fleksibilitas dan memungkinkan Anda menentukan folder mana yang disertakan dalam arsip dengan tepat, dan tempat arsip Outlook File Data (.pst) digunakan.
Untuk mengarsipkan item Outlook secara manual, lakukan hal berikut:
-
Klik tab File
-
Klik Alat Pembersihan.
-
Klik Arsip.
-
Klik opsi Arsipkan folder ini dan semua subfolder, lalu klik folder yang ingin Anda arsipkan. Subfolder apa pun dari folder yang Anda pilih disertakan dalam arsip manual ini.
-
Di bawah Arsipkan item yang lebih lama dari, masukkan tanggal.
-
Jika Anda tidak ingin menggunakan file atau lokasi default, di bawah File arsip,klik Telusuri untuk menentukan file atau lokasi baru. Telusuri untuk menemukan file yang Anda inginkan, atau masukkan nama file, lalu klik OK. Lokasi file tujuan akan muncul dalam kotak File arsip.
-
Pilih kotak centang Sertakan item dengan "Jangan Arsipkan Otomatis" untuk menyertakan item apa pun yang mungkin ditandai secara individual untuk dikecualikan dari pengarsipan otomatis. Opsi ini tidak menghapus pengecualian tersebut dari item-item ini, melainkan mengabaikan kotak centang Jangan Arsipkan Otomatis hanya untuk arsip ini.
Nonaktifkan Arsip Otomatis
Jika hanya ingin mengarsipkan secara manual, nonaktifkan Arsip Otomatis. Lakukan langkah berikut:
-
Klik tab File.
-
Klik Opsi.
-
Pada tab Tingkat Lanjut, di bawah Arsip Otomatis,klik Arsip Otomatis Pengaturan.
-
Kosongkan kotak centang Jalankan Arsip Otomatis setiap n hari.
Penting:
Office 2007 tidak lagi didukung. Mutakhirkan ke Microsoft 365 untuk bekerja di mana saja dan dari perangkat apa pun serta terus mendapatkan dukungan.
Tingkatkan sekarang
Arsip Otomatis, yang diaktifkan secara default, secara otomatis memindahkan item lama ke lokasi arsip pada interval yang dijadwalkan. Namun, Anda bisa secara manual mencadangkan dan mengarsipkan item ke lokasi yang Anda tentukan.
Catatan: Pengaturan Microsoft Office Outlook 2007 Arsip Otomatis dapat dikustomisasi. Daripada mencadangkan atau mengarsipkan item secara manual, Arsip Otomatis mungkin dapat memenuhi kebutuhan Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menggunakan Arsip Otomatis untuk mencadangkan atau menghapus item.
-
Pada menu File, klik Arsipkan.
-
Pilih opsi Arsipkan folder ini dan semua subfolder, lalu tentukan tanggal di bawah Arsipkan item yang lebih lama dari.
-
Di bawah Filearsip, klik Telusuri untuk menentukan file atau lokasi baru jika Anda tidak ingin menggunakan file atau lokasi default.
-
Centang kotak Sertakan item dengan "Jangan Arsipkan Otomatis" jika Anda ingin menimpa pengaturan sebelumnya agar tidak mengarsipkan item tertentu secara otomatis. Jika Anda memilih untuk mengarsipkan item ini secara manual selama prosedur ini, item akan lagi tunduk pada pengaturan Jangan Arsipkan Otomatis kecuali Anda secara manual menimpa pengaturan itu lagi di masa mendatang.
-
Klik OK.
Catatan: Outlook membuat file arsip lain untuk item dalam folder dan lokasi yang ditentukan secara otomatis.
