Mengelola informasi yang Anda bagikan melalui Situs dan profil Saya

Artikel bantuan ini menjelaskan cara Anda membagikan informasi melalui Situs dan profil Anda, serta menyediakan beberapa langkah untuk membantu Anda mengelola jumlah informasi yang Anda bagikan.

Apa yang ingin Anda lakukan?

• Gambaran Umum
• Berbagi dan mengelola akses ke konten di Situs Saya Anda
• Memahami cara orang menambahkan rekan kerja dan mengikuti aktivitas
• Bekerja dengan tag, peringkat, catatan, dan pesan status
• Memahami saran rekan kerja dan kata kunci
• Mengelola akses ke beberapa informasi di profil Anda

Gambaran Umum

Berbagi informasi tentang diri Anda dapat membantu Anda terhubung dengan orang lain dan membangun jaringan profesional Anda. Namun, penting untuk memahami jenis informasi yang Anda bagikan dan seberapa luas Anda membagikannya. Misalnya, Anda mungkin ingin berbagi informasi pribadi seperti nomor ponsel hanya dengan grup kerja atau manajer Anda, bukan dengan semua orang di organisasi.

Selain itu, Anda harus memeriksa apakah organisasi Anda memiliki kebijakan tentang berbagi informasi. Sebagai contoh, organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan tentang tipe informasi apa yang boleh dan tidak boleh disimpan secara online, atau mungkin memerlukan proses persetujuan untuk beberapa jenis konten.

Berikut adalah beberapa cara utama informasi dibagikan melalui Situs Saya Anda:

• Konten di Situs Saya Anda, termasuk dokumen, daftar, dan blog
• Tag dan catatan yang Anda terapkan ke halaman dan dokumen
• Kata kunci dan kolega yang disarankan yang telah Anda setujui, yang dapat digunakan untuk memperbarui Situs Saya dengan cepat sehingga Anda dapat terlibat dengan orang lain
• Informasi pribadi, seperti informasi kontak, minat, tanggung jawab, kolega, dan keanggotaan daftar email di profil Anda, dan setiap pembaruan yang Anda buat pada detail profil Anda

Perhatikan bahwa organisasi Anda dapat menyesuaikan Situs Saya Anda, misalnya dengan mengontrol tipe informasi yang dapat Anda tambahkan atau kustomisasi. Organisasi Anda juga dapat menambahkan informasi ke Situs Saya dari sumber data lain, seperti database sumber daya manusia.

Atas Halaman

Berbagi dan mengelola akses ke konten di Situs Saya Anda

Situs Saya Anda hadir dengan tiga opsi yang sudah tersedia untuk berbagi dokumen:

• Dokumen bersama Gunakan pustaka ini untuk menyimpan dokumen yang ingin Anda bagikan dengan beberapa orang. Tergantung pada cara penyiapan Situs Saya, Anda dapat mengedit izin ke pustaka, serta folder dan item tertentu.
• Dokumen Pribadi Gunakan pustaka ini untuk dokumen yang tidak ingin Anda bagikan dengan orang lain. Menyimpan dokumen di pustaka ini dapat membantu, misalnya, jika Anda sering perlu mengakses dokumen dari komputer yang berbeda, tetapi tidak ingin berbagi dokumen dengan kolega.

Tergantung pada cara penyiapan Situs Saya, Anda juga dapat menambahkan konten lain, seperti pustaka lain, daftar, dan situs blog untuk berbagi ide.

Anda dapat mengelola izin untuk item ini, mirip dengan cara orang mengelola izin untuk konten di situs lain. Izin dapat disesuaikan di tingkat situs, serta untuk daftar, pustaka, folder, dokumen tertentu, dan item daftar.

Pada tab Konten profil Anda, orang juga dapat menampilkan dokumen publik yang Anda buat di situs SharePoint lain tempat Anda menjadi anggota, jika mereka memiliki izin untuk melihat konten tersebut.

Organisasi Anda mungkin memiliki kebijakan tambahan tentang tipe dokumen yang dapat Anda simpan di Situs Saya.

Atas Halaman

Memahami cara orang menambahkan rekan kerja dan mengikuti aktivitas

Anda dapat mengikuti aktivitas rekan kerja, sehingga Anda dapat melihat kapan mereka menandai artikel yang menarik, memposting catatan ke Papan Catatan seseorang, atau mengubah jabatan. Aktivitas mereka muncul dalam urutan kronologis terbalik di Umpan Berita Anda. Sebaliknya, orang-orang di organisasi Anda mungkin menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda di Umpan Berita mereka.

People dapat menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda, baik Anda menambahkan mereka sebagai rekan kerja atau tidak, dan sebaliknya. Jika Anda tertarik dengan aktivitas orang itu, Anda mungkin ingin menambahkan mereka sebagai rekan kerja, sehingga Anda dapat mengikuti aktivitas mereka juga. Beberapa aktivitas, seperti menerapkan kata kunci yang telah dicantumkan orang lain sebagai minat, dapat muncul di Kabar Beranda siapa saja yang memiliki izin untuk melihat Situs Saya Anda.

Tergantung pada cara administrator menyiapkan Situs Saya, Anda dapat mengubah aktivitas yang terlihat di Umpan Berita dengan mengedit bagian Preferensi di profil Anda. Misalnya, Anda dapat memilih apakah akan menerima pemberitahuan di Umpan Berita ketika kolega berpindah tim atau menulis catatan di halaman profil seseorang. Pengaturan tidak mengubah aktivitas Anda mana yang dapat dilihat orang di Umpan Berita mereka.

Tergantung pada cara penyiapan Situs Saya, Anda mungkin menerima pemberitahuan email ketika seseorang menambahkan Anda sebagai kolega. Pesan tersebut memberi tahu Anda bahwa seseorang telah menambahkan Anda sebagai kolega dan mengikuti aktivitas Anda, tetapi tidak memberi Anda opsi untuk menolak apakah orang tersebut dapat menambahkan Anda sebagai kolega.

Jika Anda tidak ingin diberi tahu saat seseorang menambahkan Anda sebagai kolega, gunakan prosedur berikut:

1. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Jika Anda sudah melihat profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
   • Jika Anda menampilkan tipe halaman lain di situs SharePoint, klik nama Anda di sudut kanan atas , lalu klik Profil Saya.

2. Klik Edit Profil Saya.

3. Di bagian Preferensi, di samping Pemberitahuan Email, kosongkan kotak centang Beri tahu saya ketika seseorang menambahkan saya sebagai kolega.

Atas Halaman

Bekerja dengan tag, peringkat, catatan, dan pesan status

Tag, catatan, dan pesan status adalah cara untuk menemukan informasi dan terhubung dengan orang lain di organisasi Anda.

Tag

Jika pemberian tag sosial telah diaktifkan oleh administrator, Anda dapat menandai konten, sehingga Anda dapat mengingat, mengklasifikasikan, atau membagikannya dengan orang lain dengan mudah. Anda dapat menandai halaman dan dokumen di situs SharePoint, serta intranet dan halaman Internet lainnya. Saat menerapkan tag, Anda dapat menentukan apakah tag tersebut publik atau privat.

Untuk membantu orang menemukan konten yang menarik, ada berbagai cara untuk melihat kapan seseorang telah menerapkan tag publik ke konten, asalkan orang memiliki izin untuk melihat konten tersebut:

• Anda dapat menerima pembaruan di Umpan Berita ketika salah satu kolega menerapkan tag ke konten yang Anda miliki izinnya untuk dilihat. Kolega Anda juga dapat melihat kapan Anda menerapkan tag ke konten yang mereka miliki izin untuk dilihat.
• Jika telah menambahkan kata kunci ke bagian Minat di profil Anda, Anda dapat melihat kapan orang menggunakan kata kunci tersebut sebagai tag, dengan syarat Anda memiliki izin untuk melihat konten yang mereka tandai. Misalnya, jika Anda mengikuti "fotografi" sebagai minat, dan seseorang menggunakan istilah "fotografi" dalam tag publik, Anda akan mendapatkan pembaruan di Kabar Berita.
• Sebaliknya, orang lain dapat melihat ketika Anda menggunakan kata kunci yang telah mereka tambahkan sebagai minat. Ketika orang mengikuti kata kunci sebagai minat, mereka tidak perlu menjadi rekan kerja untuk menerima pembaruan ketika seseorang menandai konten dengan kata kunci tersebut atau berbagi minat yang sama.
• Bagian Aktivitas Terbaru di profil Anda menunjukkan saat Anda baru saja menandai konten, jika pemirsa memiliki izin untuk melihat konten tersebut. Jika orang memiliki izin untuk melihat profil Anda, mereka dapat melihat bagian Aktivitas Terbaru , baik mereka mengikuti Anda sebagai kolega atau tidak.

Tag Anda juga muncul dalam kumpulan tag, terkadang dikenal sebagai awan tag, yang dapat dilihat orang lain di profil Anda. People juga dapat melihat informasi selengkapnya tentang tag, serta aktivitas terbaru yang terkait dengan tag, seperti ketika seseorang telah menerapkan tag tersebut. Tag yang Anda terapkan juga dapat berinteraksi dengan kata kunci perusahaan yang dikelola secara terpusat oleh organisasi Anda. Untuk informasi selengkapnya, lihat orang yang mengelola kumpulan istilah dan kata kunci perusahaan untuk organisasi Anda.

Anda dapat menandai tag sebagai publik atau privat. Jika Anda membuat tag sebagai tag publik, tetapi kemudian menandainya sebagai pribadi atau menghapusnya nanti, hal ini tidak akan memengaruhi pembaruan yang diterima orang di Umpan Berita mereka saat tag pertama kali dibuat. Pembaruan awal tentang tag akan tetap ada di Umpan Berita orang. Saat Anda menandai tag sebagai pribadi, URL atau dokumen yang dituju tag tidak dapat diakses lagi oleh pengguna. Namun, pengguna masih dapat melihat teks tag yang Anda tandai sebagai pribadi.

Peringkat

Jika fitur peringkat telah diaktifkan di pustaka, orang yang memiliki izin untuk mengakses konten dapat menilainya dengan sistem bintang. Tergantung pada cara penyiapan pustaka, penulis dan orang yang memiliki izin untuk melihat konten akan melihat jumlah total peringkat untuk dokumen, tetapi bukan detail tentang siapa yang menerapkan peringkat (misalnya, nama pengguna tidak ditampilkan di samping peringkat). Namun, Microsoft SharePoint Server menyimpan nama pengguna, dan nama pengguna dapat diakses oleh program dan solusi yang kompatibel dengan SharePoint.

Jika orang telah menambahkan Anda sebagai kolega, mereka akan menerima pembaruan di Umpan Berita mereka ketika Anda menilai konten, asalkan mereka memiliki izin untuk melihat konten. Mereka dapat melihat tautan ke konten yang telah Anda peringkat, dan peringkat yang Anda terapkan untuk konten tersebut. Pembaruan juga muncul di bagian Aktivitas Terbaru di profil Anda, yang dapat dilihat oleh siapa saja yang memiliki izin untuk melihat Situs Saya dan konten yang telah Anda peringkat.

Catatan

Anda dapat menulis catatan tentang dokumen dan halaman, yang dapat dilihat orang saat mereka mengunjungi dokumen dan halaman tempat catatan diterapkan. Anda juga dapat menulis catatan di profil orang lain, serta profil Anda sendiri.

People yang mengikuti aktivitas Anda sebagai kolega akan menerima pembaruan di Kabar Beranda mereka tentang catatan yang Anda tulis. Bagian Aktivitas Terbaru di profil Anda menampilkan catatan yang baru-baru ini Anda tulis pada bagian konten yang berbeda, jika pemirsa memiliki akses ke konten tersebut.

Catatan yang Anda posting akan dapat dilihat oleh semua orang. Anda dapat mengedit atau menghapus catatan setelah membuatnya, tetapi hal ini tidak akan memengaruhi pembaruan yang diterima orang di Kabar Beranda mereka atau yang muncul di Aktivitas Terbaru saat catatan pertama kali dibuat.

Pesan status

Anda dapat membagikan pemikiran Anda melalui pesan status singkat, yang muncul di samping nama dan foto Anda ketika orang mengunjungi profil Anda.

People yang mengikuti aktivitas Anda sebagai kolega akan menerima pembaruan di Umpan Berita mereka ketika Anda mengubah pesan status. Updates pada pesan status Anda juga muncul di bagian Aktivitas Terbaru di profil Anda. Anda dapat mengedit atau menghapus pesan status, tetapi pesan ini tidak akan memengaruhi pembaruan asli yang diterima orang di Umpan Berita mereka atau yang muncul di Aktivitas Terbaru Anda.

Atas Halaman

Memahami saran rekan kerja dan kata kunci

Tergantung pada cara Situs Saya Anda diatur dan program apa yang diinstal, Anda mungkin menerima saran untuk kolega dan kata kunci untuk membantu Anda terhubung dengan lebih cepat dengan orang dan informasi.

Saran ini dapat didasarkan pada cara Anda menggunakan program yang kompatibel dengan SharePoint, seperti Microsoft Outlook 2010.

Fitur Add-in Kolega SharePoint Server di Outlook 2010, misalnya, memindai folder email terkirim Anda untuk mencari nama dan kata kunci tertentu serta frekuensi nama dan kata kunci tersebut. Daftar ini diperbarui secara berkala dan disimpan di hard disk komputer Anda.

Anda dapat melihat daftar kemungkinan kolega di halaman Tambahkan Kolega di profil Anda, tempat Anda dapat menyetujui atau menolak kolega.

Anda dapat melihat daftar kata kunci yang disarankan ketika mengedit profil, dan dapat menyetujui atau menolak kata kunci tersebut. Kata kunci yang disetujui akan ditambahkan ke bagian Tanya Saya Tentang atauMinat di profil Anda.

Kelola apakah email terkirim Anda dianalisis atau tidak untuk saran kolega dan kata kunci

Anda dapat memilih untuk tidak menganalisis email dengan mengelola pengaturan di beberapa program email. Misalnya, Anda dapat menggunakan prosedur berikut di Outlook 2010 untuk menonaktifkan analisis email. Jika Anda menggunakan program lain yang dapat menganalisis email terkirim untuk saran kolega dan kata kunci, lihat Bantuan di program Anda.

1. Di Outlook 2010, klik menu File , lalu klik Opsi.
2. Klik Tingkat Lanjut, lalu gulir ke bagian Lainnya .
3. Kosongkan kotak centang Izinkan analisis email terkirim untuk mengidentifikasi orang yang sering Anda kirimi email dan subjek yang sering Anda diskusikan, lalu unggah informasi ini ke default SharePoint Server .
4. Klik OK.

Mengelola apakah SharePoint Server mengirim saran untuk kolega dan kata kunci dalam email atau tidak

Tergantung pada cara penyiapan Situs Saya, Anda mungkin menerima saran melalui email untuk ditambahkan oleh kolega dan kata kunci. Anda dapat menolak menerima email ini dengan menggunakan prosedur berikut di SharePoint Server.

1. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Jika Anda sudah melihat profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
   • Jika Anda menampilkan tipe halaman lain di situs SharePoint, klik nama Anda di sudut kanan atas , lalu klik Profil Saya.

2. Klik Edit Profil Saya.

3. Gulir ke bagian Preferensi, dan di samping Pemberitahuan Email, hapus kotak centang Kirimi saya saran untuk kolega baru dan kata kunci.

Atas Halaman

Mengelola akses ke beberapa informasi di profil Anda

Tergantung pada cara profil disiapkan, Anda dapat menggunakan kategori privasi untuk menentukan bahwa hanya orang-orang tertentu yang dapat melihat beberapa detail di profil, keanggotaan situs dan daftar distribusi, serta daftar kolega Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin semua orang yang dapat melihat profil Anda melihat semua situs Web tempat Anda menjadi anggota.

Detail di profil Anda mungkin berisi beberapa informasi oleh administrator, tetapi Anda mungkin dapat mengedit siapa yang melihat beberapa detail pribadi, seperti nomor telepon pribadi Anda.

Halaman Keanggotaan Anda di profil Anda berisi daftar situs dan daftar distribusi yang Anda ikuti. Tergantung pada cara penyiapan Situs Saya, Anda dapat menerapkan kategori privasi untuk setiap keanggotaan.

Kolega Anda biasanya mencakup anggota tim, serta orang lain yang aktivitasnya ingin Anda ikuti. Anda dapat mengatur kolega ke dalam grup, tetapi Anda hanya dapat mengelola siapa yang melihat kolega Anda dengan menerapkan kategori privasi berikut:

• Setiap Orang
• Rekan kerja saya
• Tim Saya
• Manajer Saya
• Hanya Saya

Terapkan kategori privasi ke detail profil, keanggotaan, dan daftar kolega Anda

Anda dapat mengubah kategori privasi untuk detail profil, keanggotaan, dan daftar kolega di profil Anda.

1. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Jika Anda sudah melihat profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
   • Jika Anda menampilkan tipe halaman lain di situs SharePoint, klik nama Anda di sudut kanan atas , lalu klik Profil Saya.

2. Untuk mengedit beberapa detail profil Anda, di bawah gambar kami, klik Edit Profil Saya.

3. Untuk mengedit keanggotaan, klik Keanggotaan. Centang kotak di samping keanggotaan yang ingin Anda ubah, lalu klik Edit Keanggotaan.

4. Untuk mengedit daftar kolega, klik Kolega, centang kotak di samping kolega yang pengaturannya ingin Anda ubah, lalu klik Edit Kolega.

5. Buat perubahan yang Anda inginkan, lalu klik OK.

Menambahkan kolega ke tim Anda

Anda dapat menerapkan pengaturan privasi Tim Saya ke beberapa detail di profil, keanggotaan, atau daftar kolega jika Anda ingin mengelola siapa yang memiliki akses untuk melihatnya. Misalnya, Anda dapat berbagi item hanya dengan tim Anda, bukan dengan semua kolega atau semua orang yang memiliki akses untuk melihat profil Anda.

Anda dapat menambahkan seseorang ke tim, asalkan dia memiliki izin untuk melihat Situs Saya, baik itu seseorang yang berada langsung di departemen Anda maupun seseorang yang bekerja sama dengan Anda di departemen lain.

1. Lakukan salah satu langkah berikut:

   • Jika Anda sudah melihat profil seseorang atau halaman di Situs Saya, klik Profil Saya.
   • Jika Anda menampilkan tipe halaman lain di situs SharePoint, klik nama Anda di sudut kanan atas , lalu klik Profil Saya.

2. Klik Kolega, pilih kolega yang ingin Anda tambahkan ke tim, lalu klik Edit Kolega. Anda dapat memilih beberapa kolega jika menginginkannya.

3. Di bagian Tambahkan ke Grup , di bawah Tambahkan ke Tim Saya, klik Ya.

4. Klik OK.

Atas Halaman