Salah satu cara untuk mengontrol kolaborasi dokumen adalah dengan mengharuskan check-out file, terutama ketika beberapa pengguna memiliki akses ke pustaka. Jika cek keluar pustaka diperlukan, orang lain tidak dapat menimpanya. Namun, Anda berisiko mencegah orang lain melihat perubahan terbaru atau membuat perubahan sendiri. Jika orang lain perlu mengerjakan dokumen, penting agar file diperiksa kembali dengan cepat.
Catatan
Jangan konfigurasikan pustaka Anda untuk mengharuskan cek keluar jika pengguna berencana untuk menulis bersama dokumen di pustaka. Pengguna tidak dapat bekerja secara bersamaan pada dokumen saat checkout wajib diaktifkan.
Memerlukan check-out file untuk pengeditan
Catatan
Hanya pengguna yang memiliki izin Kontrol Penuh atau Desain yang dapat mengatur pustaka untuk mengharuskan check-out file.
- Buka pustaka tempat Anda berencana untuk bekerja.
-
>.
Jika Anda tidak melihat item menu ini, di pita, pilih Perpustakaan, dan di grup Pengaturan, pilih Pengaturan pustaka. - Pada halaman Pengaturan , pilih Pengaturan pustaka lainnya (untuk SharePoint Klasik, berada di bawah Pengaturan Umum). Pilih Pengaturan penerapan versi.
- Di bagian Perlu Check Out , di bawah Wajib dokumen diperiksa sebelum dapat diedit?, pilih Ya.
- Untuk menyimpan pengaturan dan kembali ke halaman Pengaturan Pustaka , pilih OK.
Apa yang terjadi jika check-out diperlukan di perpustakaan?
| Jika Anda melakukan ini ... | Inilah yang terjadi... |
|---|---|
| Membuat atau menambahkan file ke pustaka | File pada awalnya akan diperiksa kepada Anda. Anda harus memeriksanya ke pustaka sebelum orang lain dapat melihatnya dan mengerjakannya. |
| Membuka file untuk pengeditan | File akan diperiksa keluar secara otomatis saat Anda memilih Edit. Dialog pesan memberi tahu Anda bahwa Anda akan memeriksa file, dan menawarkan kesempatan untuk mengeditnya di folder draf lokal. Setelah check out, ikon file ditutupi dengan panah hijau yang mengarah ke bawah, yang menunjukkan bahwa file sekarang telah diperiksa. Tidak ada orang lain yang dapat mengubah file, dan tidak ada orang lain yang dapat melihat perubahan Anda, sementara Anda telah memeriksanya. |
| Buat perubahan pada informasi tentang file (properti) | Jika file belum diperiksa, Anda harus memeriksanya sebelum dapat membuat perubahan pada propertinya, seperti judul, nama penulis, tanggal jatuh tempo, jumlah kata, dan sebagainya. Perubahan Anda tidak akan diterapkan hingga Anda memeriksa file kembali. |
| Mencoba membuka file yang sudah diperiksa ke orang lain | Opsi Check Out dan Check In tidak tersedia. Anda tidak dapat memeriksa file yang telah diperiksa orang lain. Jika Anda mencoba melakukannya, dialog pesan akan muncul dan memberi tahu Anda bahwa file telah diperiksa oleh orang lain. Untuk mencari tahu siapa yang telah memeriksa file, arahkan mouse ke ikon file. Nama orang yang telah memeriksanya muncul di tipsalat. Anda dapat menghubungi orang tersebut untuk meminta check-in file jika Anda membutuhkannya dengan cepat. |
| Periksa file | Anda akan diminta untuk memasukkan komentar tentang perubahan yang Anda buat. Jika pustaka Anda melacak versi, komentar Anda akan menjadi bagian dari riwayat versi. Jika versi mayor dan minor dilacak, Anda akan diminta untuk memilih tipe versi yang akan diperiksa. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Juga. |
| Biarkan file tetap diperiksa untuk waktu yang lama | Tidak ada orang lain yang dapat melihat perubahan Anda atau mengedit file saat Anda memeriksanya. Meskipun hal ini sangat membantu selama Anda membuat perubahan, hal ini juga dapat mencegah orang lain melakukan tugas yang ditetapkan. Ini adalah praktik bisnis yang baik dan kesopanan umum untuk memeriksa kembali file secepat mungkin setelah Anda memeriksanya. Dalam beberapa situasi, administrator mungkin harus memaksa check-in file. |