Praktik terbaik untuk menyelenggarakan rapat dan acara hibrid di Ruang Microsoft Teams

Kamera dalam ruangan

Anda dapat menyiapkan lebih dari satu kamera di Ruang Teams agar acara terlihat lebih dinamis. Ini berfungsi baik untuk diskusi panel atau ketika Anda memiliki beberapa penyaji.

Untuk beralih antar kamera selama acara, Anda memerlukan peralatan tambahan dan seseorang untuk mengelola umpan kamera. Ini membantu menciptakan pengalaman yang lebih menarik dan terlihat profesional.

Ada juga cara untuk menggunakan AI dan alat lain untuk menyempurnakan penyiapan multi-kamera. Untuk hasil terbaik, gunakan kamera dengan resolusi 1920x1080 atau yang lebih tinggi.

• AVer Cam570 (Direkomendasikan hingga 10 meter dari subjek)

• Kamera Lensa Ganda RXVCam70 (Disarankan hingga 8 meter dari subjek)

• Logitech Rally 4K PTZ Conferencing Camera (Disarankan hingga 49 kaki dari subjek)

• Rekomendasi Perlengkapan Tambahan: Perangkat yang diaktifkan Microsoft Teams

Tampilan dalam ruangan

Menggunakan layar besar atau proyektor dalam MTR membantu semua orang melihat dengan jelas. Anda juga dapat menambahkan layar tambahan untuk memperlihatkan slide, timer, atau penyaji jarak jauh.

Ukuran dan jumlah layar akan bergantung pada ruang Anda dan seberapa jauh audiens berasal dari layar. Untuk gambar yang cerah dan jelas, proyektor laser dengan setidaknya 15.000 lumen ideal di sebagian besar ruang.

Jika ruangan Anda memiliki banyak cahaya, pertimbangkan menggunakan layar QLED untuk mengurangi silangan dan meningkatkan visibilitas.

• Christie 4K22A-HS-TAA

  • Hingga layar 40 kaki

  • Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.

• Epson EB-PQ2220B

  • Hingga layar 40 kaki

  • Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.

• Barco UDM-4K15

  • Hingga layar 40 kaki

  • Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.

• Samsung Neo QLED QN90A 98 Inch

  • Penyaji hibrid memantau interaksi di atas layar dengan penyaji tatap muka.

  • Monitor ASL untuk kebutuhan aksesibilitas peserta dalam ruangan.

  • Monitor kepercayaan disarankan 50-60 inci berdasarkan jarak dari penyaji untuk timer atau slide.

Audio dalam ruangan

Suara yang bagus adalah kunci untuk acara apa pun. Ini disebut PA (Alamat Publik) dan menyertakan speaker yang ditempatkan di sekitar ruangan sehingga semua orang dapat mendengar dengan jelas, tanpa menimbulkan umpan balik dari mikrofon penyaji.

• Mikrofon Lavalier (mikrofon kecil, klip-on) sangat cocok untuk penyaji yang berpindah-pindah atau berbicara dalam panel. Mereka membantu mengambil suara dengan jelas dan mengurangi kebisingan latar belakang.

• Mikrofon Lavalier sangat membantu ketika lebih dari satu orang berbicara pada saat yang sama.

• Mikrofon genggam berguna di ruangan besar ketika Anda perlu melewati mikrofon dengan cepat antar speaker. Tetapi mereka dapat menyebabkan suara rendah jika tidak dipegang cukup dekat dengan mulut.

• Rekomendasi peralatan tambahan: Perangkat yang diaktifkan Microsoft Teams

Pencahayaan dalam kamar

Pencahayaan yang baik membantu penyaji terlihat profesional dan meningkatkan kualitas video—khususnya untuk acara hibrid. Kamera membutuhkan cukup cahaya untuk merekam video yang jelas. Tanpa pencahayaan yang tepat, bahkan kamera terbaik tidak akan memberikan hasil yang baik.

Dalam ruang besar, penting untuk menerangi wajah dan tubuh penyaji dengan jelas. Jika Anda memiliki lebih dari satu speaker di atas panggung, gunakan sederet lampu sehingga semua orang terlihat.

Gunakan Penyiapan Pencahayaan Three-Point:

• Cahaya kunci: bersinar langsung di wajah penyaji.

• Mengisi cahaya: melembutkan bayangan.

• Lampu belakang: membantu penyaji menonjol dari latar belakang.

Penyiapan ini membuat penyaji lebih mudah dilihat dan membuat penyaji tidak berbaur ke dalam ruangan.

Tergantung pada ukuran ruang, seberapa kompleks acara Anda, atau berapa banyak penyaji dan peserta yang Anda miliki, peralatan bawaan mungkin tidak cukup. Dalam kasus ini, tim produksi mungkin perlu membawa perlengkapan ekstra seperti kamera, mikrofon, lampu, atau alat jaringan untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar.

Untuk memutuskan apakah penyiapan ini tepat untuk acara Anda, periksa faktor yang tercantum sebelumnya dalam panduan. Detail di bawah ini juga akan membantu Anda memahami apa yang diperlukan untuk keberhasilan produksi.

Beberapa kamera, kamera yang dioperasikan, atau jarak yang signifikan

Untuk tempat-tempat besar seperti auditorium, menggunakan beberapa kamera membantu menciptakan pengalaman yang profesional dan menarik. Penyetelan ini mencakup bidikan lebar untuk memperlihatkan ruangan dan bidikan yang ketat untuk fokus pada penyaji.

Untuk membuatnya berfungsi, Anda memerlukan sistem kamera khusus, lensa, dan tim untuk mengoperasikannya. Jumlah penyaji adalah faktor kunci saat merencanakan penyiapan Anda.

• Untuk satu penyaji, gunakan jepretan lebar untuk konteks dan bidikan yang ketat untuk detail close-up. Dua kamera adalah minimal untuk tampilan yang rapi.

• Jika Anda memiliki dua orang atau lebih di atas panggung, rencanakan setidaknya 3 hingga 5 kamera.

• Untuk grup besar, Anda mungkin memerlukan 6 kamera atau lebih untuk menutupi semua orang.

Letakkan kamera di tempat yang berbeda di sekitar ruangan agar video tetap menarik. Gunakan perpaduan kamera sudut lebar statis, menggerakkan kamera pada boneka atau gimbal, dan tripod untuk menggeser dan memiringkan dengan halus.

Tampilan dalam ruangan

Menambahkan layar tambahan ke ruang Anda dapat membantu membuat acara Anda lebih menarik dan mudah diakses. Layar ini dapat memperlihatkan konten, tampilan galeri, penerjemah ASL, dan membantu orang-orang dalam audiens dengan kursi luapan atau hibrid tetap terhubung.

• Menyesuaikan penyiapan ke ruang Anda

Jumlah dan tipe layar yang Anda gunakan tergantung pada ukuran ruang dan bagaimana audiens Anda disusun. Pertimbangkan untuk menggunakan campuran proyektor dan TV yang ditempatkan di sekitar ruang untuk memastikan semua orang dapat melihat dengan jelas.

• Menjadikannya mudah diakses

Untuk mendukung semua peserta, pertimbangkan untuk menambahkan layar dengan keterangan atau interpretasi ASL. Ini membantu membuat acara Anda lebih inklusif dan lebih mudah diikuti.

• Dukungan untuk penyaji

Untuk acara berukuran besar, penyaji seringkali memerlukan timer agar tetap terlacak, layar yang memperlihatkan slide mereka sehingga mereka dapat mengawasi kontak dengan audiens, dan tampilan penyaji jarak jauh yang berinteraksi dengan mereka.

Penyiapan PA dan audio lengkap

Untuk tempat-tempat besar, sistem audio yang kuat adalah suatu keharusan. Ini termasuk mixer digital, mikrofon lavalier dan genggam, monitor dalam telinga, dan pengaturan mix-minus untuk menghindari umpan balik. Alat seperti EQ, kompresi, dan gating membantu menjaga suara tetap jernih dan seimbang.

Ketika datang ke suara, lebih baik memiliki lebih dari yang Anda pikir Anda perlukan. Anda dapat menjalankan acara yang bagus dengan lebih sedikit kamera, tetapi jika audio tidak cukup kuat, orang-orang akan segera melihat. Selalu pastikan Anda memiliki cukup speaker dan mikrofon untuk menutupi ruang dan mendukung penyaji Anda.

Pencahayaan dalam kamar

Penyiapan pencahayaan tiga titik—kunci, isian, dan lampu belakang—membantu penyaji terlihat profesional dan meningkatkan kualitas video. Penyiapan ini sangat cocok untuk acara hibrid di mana visual yang jelas penting.

• Pencahayaan untuk produksi besar

Untuk tahapan yang lebih besar atau lebih penyaji, Anda mungkin memerlukan pencahayaan ekstra. Panel LED dan sorotan yang dapat disesuaikan dapat membantu memastikan semua orang terang dan mudah dilihat.

• Menambahkan kegembiraan visual

Pencahayaan bukan hanya tentang visibilitas—ini juga merupakan cara yang hebat untuk membuat acara Anda terlihat menarik. Pop warna dan lampu bergerak dapat menambahkan energi dan gaya ke ruang Anda. Ini adalah cara yang hemat biaya untuk membuat acara Anda menonjol.