Acara hibrid adalah pertemuan di mana beberapa orang bergabung secara langsung (seperti di ruang rapat) dan yang lain bergabung secara online menggunakan Microsoft Teams. Panduan ini akan membantu Anda merencanakan dan menjalankan acara hibrid besar dengan lancar. Anda akan menemukan tip untuk memilih peralatan yang tepat, menyiapkan ruang—dari penyiapan Ruang Microsoft Teams dasar hingga kompleks—dan memastikan semuanya berfungsi dengan baik untuk peserta tatap muka dan online.
Ruang Microsoft Teams: Produksi mandiri
Sebagian besar Ruang Microsoft Teams (MTR) berfungsi dengan baik sebagai Ruang Penyaji untuk satu pembicara atau grup kecil, atau sebagai Ruang Peserta untuk kelompok menonton kecil. Kamar-kamar ini biasanya telah menyiapkan semua peralatan yang Anda butuhkan, sehingga Anda dapat mengharapkan kualitas suara dan video yang bagus tanpa memerlukan perlengkapan tambahan.
Untuk instruksi mendetail, lihat Selenggarakan acara dari Ruang Microsoft Teams.
Berikut peralatan yang kami rekomendasikan:
Kamera dalam ruangan
Pengaturan ini ideal untuk ruangan berukuran kecil hingga sedang tanpa perlu mengganti kamera. Untuk hasil terbaik, cari kualitas kamera 1920x1080 atau lebih tinggi.
- MeetingBoard Pro MTRA Series-65
- MeetingBar A40 dengan Panel Sentuh CTP25
- MeetUp 2 untuk Ruangan Teams di Windows
- Bundel Kamar Kecil Studio dengan Poly Studio R30
- Rally Bar + Pod Mikrofon untuk Ruangan Teams di Windows
- Rekomendasi Peralatan Tambahan: Perangkat yang mendukung Microsoft Teams
Tampilan dalam ruangan
Penyiapan MTR standar biasanya mencakup satu atau dua layar—satu untuk konten bersama dan satu lagi untuk tampilan galeri. Konfigurasi ini berfungsi dengan baik untuk rapat berukuran kecil hingga menengah.
Tersedia beberapa opsi tampilan; TV konsumen berkualitas tinggi dari merek seperti LG, Samsung, atau TCL biasanya cukup. Saat memilih layar, pertimbangkan pencahayaan di dalam ruangan dan pilih layar QLED untuk membantu mengurangi silau dan meningkatkan visibilitas.
- MeetingBoard Pro MTRA Series-65
- Smart TV 4K LG Kelas 75 Inci UQ7590
- Samsung Neo QN900B 8K TV
- TCL Q7 QLED 4K Smart TV
- Rekomendasi peralatan tambahan: Perangkat yang mendukung Microsoft Teams
Mikrofon dalam ruangan
MTR mendukung mikrofon bawaan, meja, dan langit-langit yang bersertifikat untuk penggunaan Teams. Opsi ini cocok untuk ruangan berukuran kecil hingga sedang, meskipun ruangnya tidak memiliki perawatan akustik khusus. Namun, semua jenis mikrofon dapat menangkap kebisingan latar belakang. Untuk meningkatkan kualitas suara, sebaiknya tambahkan panel peredam suara atau insulasi ruangan selama penyiapan.
- MeetingBoard Pro MTRA Series-65
- MeetingBar A40 dengan Panel Sentuh CTP25
- MeetUp 2 untuk Ruangan Teams di Windows
- Bundel Kamar Kecil Studio dengan Poly Studio R30
- Rally Bar + Pod Mikrofon untuk Ruangan Teams di Windows
- Rekomendasi peralatan tambahan: Perangkat yang mendukung Microsoft Teams
Pencahayaan dalam ruangan
Pencahayaan ruangan standar biasanya berfungsi dengan baik untuk panggilan video dasar. Untuk membantu penyaji terlihat terbaik, hindari menempatkan lampu tepat di belakang mereka, yang dapat menyebabkan bayangan dan menyulitkan untuk melihat wajah mereka. Pencahayaan yang lembut dan menyebar berfungsi dengan baik, dan secara umum, lebih banyak cahaya lebih baik—selama seimbang. Usahakan pencahayaan yang merata di seluruh ruangan dan cobalah untuk menghindari bayangan yang tajam.
Skenario rapat dan acara besar
Dua contoh berikutnya memperlihatkan cara menggunakan Ruang Microsoft Teams (MTR) dengan peralatan tambahan untuk acara yang lebih besar.
Ruang Microsoft Teams - Produksi penuh: Untuk rapat dan acara yang memerlukan penyiapan yang lebih canggih daripada peralatan bawaan MTR standar.
Ruang Microsoft Teams - Produksi kustom penuh: Untuk ruang besar atau kompleks, Anda mungkin perlu membawa perlengkapan dan staf tambahan untuk memenuhi kebutuhan khusus.
Tidak ada aturan pasti kapan Anda harus mempertimbangkan produksi kustom penuh, tetapi berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan saat memutuskan pengaturan mana yang terbaik:
- Jarak kamera (> 30 kaki)
- Jumlah penyaji dalam ruangan dan/atau penyaji virtual (>3 penyaji)
- Jumlah audiens dalam ruangan (>50 peserta)
- Keterlibatan audiens dan kompleksitas interaksi (yaitu apakah Anda akan menjawab pertanyaan langsung dari audiens)
- Persyaratan audio (yaitu mikrofon individu, lavalier, amplifikasi dalam ruangan, dll.)
- Persyaratan aksesibilitas (penerjemah ASL, keterangan CART, dll.)
- Kompleksitas pemutaran konten (yaitu video gerak tinggi)
- Anggaran (Skenario #2 dapat memerlukan anggaran yang signifikan)
- Risiko (tingkat redundansi apa yang tepat mengingat pentingnya peristiwa)
MTR - Produksi penuh
Kamera dalam ruangan
Anda dapat menyiapkan lebih dari satu kamera di Ruangan Teams agar acara Anda terlihat lebih dinamis. Ini cocok untuk diskusi panel atau ketika Anda memiliki beberapa penyaji.
Untuk beralih antar kamera selama acara, Anda memerlukan peralatan tambahan dan seseorang untuk mengelola umpan kamera. Hal ini membantu menciptakan pengalaman yang lebih menarik dan terlihat profesional.
Ada juga cara untuk menggunakan AI dan alat lain untuk meningkatkan penyiapan multi-kamera. Untuk hasil terbaik, gunakan kamera dengan resolusi 1920x1080 atau lebih tinggi.
- AVer Cam570
- Kamera Lensa Ganda RXVCam70 (Disarankan hingga 26 kaki dari subjek)
- Kamera Konferensi Logitech Rally 4K PTZ (Disarankan hingga 49 kaki dari subjek)
- Rekomendasi peralatan tambahan: Perangkat yang mendukung Microsoft Teams
Tampilan dalam ruangan
Menggunakan layar besar atau proyektor di MTR membantu semua orang melihat dengan jelas. Anda juga dapat menambahkan layar tambahan untuk menampilkan slide, pengatur waktu, atau penyaji jarak jauh.
Ukuran dan jumlah layar akan bergantung pada ruangan Anda dan seberapa jauh pemirsa dari layar. Untuk gambar yang cerah dan jernih, proyektor laser dengan setidaknya 15.000 lumen sangat ideal di sebagian besar ruang.
Jika ruangan Anda memiliki banyak cahaya, pertimbangkan untuk menggunakan layar QLED untuk mengurangi silau dan meningkatkan visibilitas.
Christie 4K22A-HS-TAA
- Layar hingga 40 kaki
- Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.
Epson EB-PQ2220B
- Layar hingga 40 kaki
- Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.
Barco UDM-4K15
- Layar hingga 40 kaki
- Lensa khusus diperlukan berdasarkan jarak layar.
Samsung Neo QLED QN90A 98 Inci
- Penyaji hibrid memantau interaksi di atas panggung dengan penyaji tatap muka.
- ASL memantau kebutuhan aksesibilitas peserta di ruang.
- Monitor keyakinan disarankan untuk berukuran 50-60 inci berdasarkan jarak dari penyaji untuk pengatur waktu atau slide.
Audio dalam ruangan
Suara yang bagus adalah kunci untuk acara apa pun. Ini disebut PA (Public Address) dan mencakup speaker yang ditempatkan di sekitar ruangan sehingga semua orang dapat mendengar dengan jelas, tanpa menimbulkan umpan balik dari mikrofon penyaji.
- Mikrofon Lavalier (mikrofon kecil clip-on) sangat cocok untuk penyaji yang bergerak atau berbicara dalam panel. Mereka membantu menangkap suara dengan jelas dan mengurangi kebisingan latar belakang.
- Mikrofon Lavalier sangat membantu ketika lebih dari satu orang berbicara pada saat yang sama.
- Mikrofon genggam berguna di ruangan besar ketika Anda perlu meneruskan mikrofon dengan cepat antar speaker. Tetapi mereka dapat menyebabkan suara rendah jika tidak dipegang cukup dekat dengan mulut.
- Rekomendasi peralatan tambahan: Perangkat yang mendukung Microsoft Teams
Pencahayaan dalam ruangan
Pencahayaan yang baik membantu penyaji terlihat profesional dan meningkatkan kualitas video, terutama untuk acara hibrid. Kamera membutuhkan cahaya yang cukup untuk menangkap video yang jernih. Tanpa pencahayaan yang tepat, kamera terbaik pun tidak akan memberikan hasil yang baik.
Di ruang yang luas, penting untuk menerangi wajah dan tubuh penyaji dengan jelas. Jika Anda memiliki lebih dari satu pembicara di atas panggung, gunakan deretan lampu agar semua orang terlihat.
Gunakan pengaturan pencahayaan Three-Point:
- Cahaya kunci: menyinari langsung wajah penyaji.
- Isi cahaya: melembutkan bayangan.
- Cahaya latar belakang: membantu penyaji menonjol dari latar belakang.
Penyiapan ini membuat penyaji lebih mudah dilihat dan mencegah mereka berbaur ke dalam ruang.
MTR - Produksi khusus penuh
Bergantung pada ukuran ruang, seberapa kompleks acara Anda, atau berapa banyak penyaji dan peserta yang Anda miliki, peralatan bawaan mungkin tidak cukup. Dalam kasus ini, tim produksi mungkin perlu mendatangkan perlengkapan tambahan seperti kamera, mikrofon, lampu, atau alat jaringan untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
Untuk memutuskan apakah penyiapan ini tepat untuk acara Anda, periksa faktor-faktor yang tercantum sebelumnya dalam panduan. Detail di bawah ini juga akan membantu Anda memahami apa yang diperlukan untuk produksi yang sukses.
Beberapa kamera, kamera yang dioperasikan, atau jarak yang signifikan
Untuk tempat besar seperti auditorium, menggunakan banyak kamera akan membantu menciptakan pengalaman yang profesional dan menarik. Pengaturan ini mencakup bidikan lebar untuk menampilkan ruangan dan bidikan ketat untuk fokus pada penyaji.
Untuk membuat ini berhasil, Anda memerlukan sistem kamera khusus, lensa, dan tim untuk mengoperasikannya. Jumlah penyaji merupakan faktor kunci saat merencanakan penyiapan Anda.
- Untuk satu penyaji, gunakan bidikan lebar untuk konteks dan bidikan ketat untuk detail close-up. Dua kamera adalah minimum untuk tampilan yang rapi.
- Jika Anda memiliki dua orang atau lebih di atas panggung, rencanakan setidaknya 3 hingga 5 kamera.
- Untuk grup besar, Anda mungkin memerlukan 6 kamera atau lebih untuk menutupi semua orang.
Tempatkan kamera di berbagai tempat di sekitar ruangan agar video tetap menarik. Gunakan campuran kamera sudut lebar statis, kamera bergerak pada boneka atau gimbal, dan tripod untuk menggeser dan memiringkan yang mulus.
Tampilan dalam ruangan
Menambahkan layar ekstra ke ruang Anda dapat membantu membuat acara Anda lebih menarik dan mudah diakses. Layar ini dapat menampilkan konten, tampilan galeri, penerjemah ASL, dan membantu orang-orang di tempat duduk yang meluap atau audiens hibrid tetap terhubung.
- Sesuaikan pengaturan dengan ruang Anda
Jumlah dan jenis layar yang Anda gunakan tergantung pada ukuran ruang dan bagaimana audiens Anda diatur. Pertimbangkan untuk menggunakan perpaduan proyektor dan TV yang ditempatkan di sekitar ruangan untuk memastikan semua orang dapat melihat dengan jelas.
- Buat mudah diakses
Untuk mendukung semua peserta, pertimbangkan untuk menambahkan layar dengan keterangan atau interpretasi ASL. Hal ini membantu membuat acara Anda lebih inklusif dan mudah diikuti.
- Dukungan untuk penyaji
Untuk acara besar, penyaji sering kali memerlukan pengatur waktu agar tetap sesuai rencana, layar yang menampilkan slide agar mereka dapat menjaga kontak mata dengan audiens, dan tampilan penyaji jarak jauh yang berinteraksi dengan mereka.
Penyiapan PA dan audio lengkap
Untuk tempat besar, sistem audio yang kuat adalah suatu keharusan. Ini termasuk mixer digital, lavalier dan mikrofon genggam, monitor in-ear, dan pengaturan mix-minus untuk menghindari umpan balik. Alat seperti EQ, kompresi, dan gating membantu menjaga suara tetap jernih dan seimbang.
Dalam hal suara, lebih baik memiliki lebih dari yang Anda pikir Anda akan membutuhkannya. Anda dapat menjalankan acara yang bagus dengan kamera yang lebih sedikit, tetapi jika audionya tidak cukup kuat, orang akan langsung menyadarinya. Selalu pastikan Anda memiliki cukup speaker dan mikrofon untuk menutupi ruang dan mendukung penyaji Anda.
Pencahayaan dalam ruangan
Pengaturan pencahayaan tiga titik—tombol, isi, dan lampu latar—membantu penyaji terlihat profesional dan meningkatkan kualitas video. Pengaturan ini sangat cocok untuk acara hibrid yang visualnya jelas.
- Pencahayaan untuk produksi besar
Untuk panggung yang lebih besar atau lebih banyak penyaji, Anda mungkin memerlukan pencahayaan tambahan. Panel LED dan lampu sorot yang dapat disesuaikan dapat membantu memastikan semua orang cukup terang dan mudah dilihat.
- Tambahkan keseruan visual
Pencahayaan tidak hanya tentang visibilitas, tetapi juga cara yang bagus untuk membuat acara Anda terlihat menarik. Semburan warna dan lampu bergerak dapat menambah energi dan gaya pada ruang Anda. Ini adalah cara hemat biaya untuk membuat acara Anda menonjol.
Perlu bantuan lainnya?
Layanan Acara Microsoft Teams dapat memberikan lebih banyak dukungan dalam merencanakan atau menjalankan rapat dan acara besar Anda. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Adopsi Microsoft.