Microsoft Office menggunakan format file berbasis XML, seperti .docx, .xlsx, dan .pptx. Format dan ekstensi nama file ini berlaku bagi Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Artikel ini membahas tentang manfaat utama format tersebut, menguraikan ekstensi nama file dan membahas cara berbagi file Office dengan orang-orang yang menggunakan versi lama Office.
Di artikel ini
Apa saja manfaat dari Format Open XML?
Apa saja manfaat dari Format Open XML?
Format Open XML menyertakan banyak manfaat — bukan hanya bagi pengembang dan solusi yang mereka susun, tetapi juga bagi perorangan dan organisasi dalam segala ukuran:
- File ringkas: Files dikompresi secara otomatis dan dalam beberapa kasus, dapat menjadi hingga 75 persen lebih kecil. Format Open XML menggunakan teknologi pemadatan zip untuk menyimpan dokumen, menawarkan potensi penghematan biaya karena mengurangi ruang disk yang dibutuhkan untuk menyimpan file dan mengurangi bandwidth yang diperlukan untuk mengirimkan file melalui email, lewat jaringan, dan melintasi internet. Bila Anda membuka file, maka akan dimekarkan secara otomatis. Bila Anda menyimpan file, maka akan dipadatkan lagi secara otomatis. Anda tidak perlu menginstal utilitas zip khusus untuk membuka dan menutup file dalam Office.
- Pemulihan file rusak yang ditingkatkan Files disusun secara modular yang menjaga komponen data yang berbeda dalam file terpisah satu sama lain. Hal ini memungkinkan file dibuka bahkan jika komponen dalam file (misalnya, bagan atau tabel) rusak.
- Dukungan untuk fitur lanjutan Banyak fitur canggih Microsoft 365 yang mengharuskan dokumen disimpan dalam format Open XML. Hal-hal seperti Simpan Otomatis dan Pemeriksa Aksesibilitas, misalnya, hanya dapat berfungsi pada file yang disimpan dalam format Open XML modern.
- Privasi yang lebih baik dan kontrol lebih besar atas informasi pribadi Dokumen dapat dibagikan secara rahasia, karena informasi pengidentifikasi pribadi dan informasi sensitif bisnis, seperti nama penulis, komentar, perubahan yang dilacak, dan jalur file dapat dengan mudah diidentifikasi dan dihapus menggunakan Pemeriksa Dokumen.
- Integrasi dan interoperabilitas data bisnis yang lebih baik Menggunakan Format XML Terbuka sebagai kerangka kerja interoperabilitas data untuk kumpulan produk Office berarti bahwa dokumen, lembar kerja, presentasi, dan formulir dapat disimpan dalam format file XML yang tersedia secara bebas untuk digunakan dan dilisensikan oleh siapa saja, bebas royalti. Office juga mendukung skema XML yang ditentukan-pelanggan yang menyempurnakan tipe dokumen Office yang ada. Ini berarti bahwa pelanggan dapat dengan mudah membuka kunci informasi dalam sistem yang ada dan melakukan tindakan sesuai informasi tersebut dalam program Office biasa. Informasi yang dibuat dalam Office dapat digunakan dengan mudah oleh aplikasi bisnis lain. Yang Anda butuhkan untuk membuka dan mengedit file Office hanyalah utilitas ZIP dan editor XML.
- Deteksi dokumen yang lebih mudah yang berisi makro Files yang disimpan menggunakan akhiran "x" default (seperti .docx, .xlsx, dan .pptx) tidak dapat berisi makro Visual Basic untuk Applications (VBA) dan makro XLM. Hanya file yang ekstensi nama filenya berakhiran "m" (seperti .docm, .xlsm, dan .pptm) yang dapat memuat makro.
Sebelum memutuskan untuk menyimpan file dalam format biner, baca Dapatkah versi Office yang berbeda berbagi file yang sama?
Bagaimana cara mengonversi file saya dari format biner lama ke format Open XML modern?
Saat file terbuka di aplikasi Office Anda, klik File>Simpan sebagai (atau Simpan salinan, jika file disimpan di OneDrive atau SharePoint) dan pastikan Simpan sebagai tipe diatur ke format modern.
Tindakan ini akan membuat salinan baru file Anda, dalam format Open XML.
Apa saja ekstensi nama file XML?
Secara default, dokumen, lembar kerja, dan presentasi yang Anda buat dalam Office disimpan dalam format XML dengan ekstensi nama file yang menambahkan huruf "x" atau "m" pada ekstensi nama file yang biasa Anda kenal. Huruf "x" berarti file XML yang tidak memiliki makro, dan "m" berarti file XML yang memuat makro. Misalnya, bila Anda menyimpan dokumen dalam Word, sekarang file menggunakan ekstensi nama file .docx secara default, bukan lagi ekstensi nama file .doc.
Bila Anda menyimpan file sebagai templat, Anda akan mendapati perubahan yang sama. Ekstensi templat yang digunakan dalam versi lama masih ada, tetapi sekarang diakhiri dengan huruf "x" atau "m". Bila file memuat kode atau makro, Anda harus menyimpannya dengan menggunakan format file XML dengan makro aktif yang baru, yang ditambahi dengan huruf "m", kependekan dari makro pada ekstensi file.
Tabel berikut ini mencantumkan daftar semua ekstensi nama file default dalam Word, Excel, dan PowerPoint.
Word
| Tipe file XML | Ekstensi |
|---|---|
| Dokumen | .docx |
| Dokumen dengan makro aktif | .docm |
| Templat | .dotx |
| Templat dengan makro aktif | .dotm |
Excel
| Tipe file XML | Ekstensi |
|---|---|
| Buku kerja | .xlsx |
| Buku kerja dengan makro aktif | .xlsm |
| Templat | .xltx |
| Templat dengan makro aktif | .xltm |
| Buku kerja biner non-XML | .xlsb |
| Add-in dengan makro aktif | .xlam |
PowerPoint
| Tipe file XML | Ekstensi |
|---|---|
| Presentasi | .pptx |
| Presentasi dengan makro aktif | .pptm |
| Templat | .potx |
| Templat dengan makro aktif | .potm |
| Add-in dengan makro aktif | .ppam |
| Perlihatkan | .ppsx |
| Peragaan dengan makro aktif | .ppsm |
| Slide | .sldx |
| Slide dengan makro aktif | .sldm |
| Tema Office | .thmx |
Dapatkah versi Office yang berbeda berbagi file yang sama?
Office memungkinkan Anda menyimpan file dalam Format Open XML dan format file biner dari versi lama Office dan menyertakan pemeriksa kompatibilitas dan konverter file untuk memungkinkan berbagi file antar versi Office yang berbeda.
Membuka file yang sudah ada di Office Anda dapat membuka dan mengerjakan file yang dibuat di Office versi sebelumnya, lalu menyimpannya dalam format yang sudah ada. Karena Anda mungkin akan bekerja pada dokumen bersama orang yang menggunakan versi Office lama, maka Office menggunakan pemeriksa kompatibilitas yang memverifikasi bahwa Anda belum memperkenalkan fitur yang tidak didukung oleh versi lama Office. Bila Anda menyimpan file, pemeriksa kompatibilitas melaporkan fitur tersebut kepada Anda lalu memungkinkan Anda menghapusnya sebelum melanjutkan penyimpanan.