Pusat Rekaman dimaksudkan untuk berfungsi sebagai tempat penyimpanan terpusat tempat organisasi dapat menyimpan dan mengelola semua catatannya seperti dokumen hukum atau keuangan. Pusat Rekaman mendukung seluruh proses manajemen rekaman, dari pembuatan rekaman melalui manajemen rekaman hingga disposisi rekaman .
Templat situs Pusat Rekaman mirip dengan situs SharePoint lainnya yang berfungsi sebagai penyimpanan umum untuk dokumen dan memungkinkan kolaborasi antar pengguna situs. Namun, templat situs Pusat Rekaman adalah situs prakonfigurasi yang dirancang khusus untuk membantu organisasi menerapkan manajemen rekaman dan program penyimpanan mereka. Pembuatan versi, pengauditan, manajemen metadata, eDiscovery, dan perutean catatan yang dapat dikustomisasi adalah fitur bawaan yang bisa membantu Anda mengelola rekaman lebih efektif.
Catatan
Di SharePoint, kami telah memperkenalkan penggunaan label penyimpanan untuk mendeklarasikan konten sebagai rekaman, yang secara efektif menggantikan kebutuhan untuk menggunakan Pusat Rekaman. Jika menggunakan Pusat Rekaman, Anda dapat terus menggunakannya bersama label penyimpanan. Namun, untuk tujuan manajemen rekaman, sebaiknya gunakan label penyimpanan, bukan Pusat Rekaman.
Menetapkan rencana manajemen rekaman
Pada tingkat tertinggi, ada dua langkah utama yang dilibatkan dalam mendesain situs Pusat Rekaman untuk mengimplementasikan program manajemen rekaman:
- Sebuah organisasi harus mengembangkan strategi manajemen catatan dan rencana manajemen rekaman formal. Ini adalah upaya kolaboratif yang melibatkan koordinasi antara pengelola catatan, petugas kepatuhan, profesional TI, dan pekerja informasi.
- Organisasi kemudian harus mengonfigurasi satu atau beberapa situs Pusat Rekaman untuk menerapkan rencana manajemen rekamannya.
Bagian di bawah ini menguraikan elemen utama yang terlibat dalam setiap langkah-langkah ini.
Perencanaan manajemen rekaman
Sebelum organisasi dapat mengonfigurasi situs Pusat Rekaman sebagai solusi manajemen rekamannya, organisasi harus mengembangkan rencana formal untuk strategi manajemen rekamannya. Elemen tertentu dari rencana manajemen rekaman formal kemungkinan unik bagi organisasi atau bisnis individual. Namun, hampir semua paket manajemen rekaman menyertakan dokumen dan proses berikut:
Paket file Paket file menjelaskan tipe dokumen atau item yang diakui organisasi sebagai catatan bisnis resmi. Ini menunjukkan di mana catatan ini disimpan, dan menyediakan informasi yang membedakan satu tipe catatan dari yang lain. Rencana file berfungsi sebagai kumpulan kebijakan, proses, dan panduan yang komprehensif untuk membuat, menyimpan, dan mengelola catatan. Paket file harus mencakup semua catatan, terlepas dari media, termasuk kertas, blog, wiki, email, dan file elektronik. Ini juga harus menentukan bagaimana setiap catatan diklasifikasikan, diamankan, dan akhirnya dihancurkan. Ini juga harus menyertakan pertimbangan untuk kategori catatan khusus, seperti Catatan Rahasia, Vital, Rahasia Dagang, atau Hak Istimewa. Akhirnya, rencana file harus menentukan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola setiap tipe catatan.
Rekam Pustaka Pustaka catatan pada dasarnya adalah pustaka dokumen yang Anda buat untuk mengklasifikasikan dan menyimpan catatan penting. Anda membuat pustaka rekaman untuk setiap tipe catatan yang ingin dipertahankan. Rekaman secara otomatis dirutekan ke pustaka yang sesuai berdasarkan pengaturan yang dikonfigurasi dalam Pengatur Konten.
Tipe konten Anda membuat tipe konten untuk menentukan tipe catatan yang diperlukan organisasi Anda untuk menyimpan dan mengidentifikasi properti unik untuk setiap tipe catatan. Dengan menetapkan tipe konten untuk jenis catatan tertentu, organisasi Anda bisa memastikan bahwa setiap grup konten ini dikelola dengan cara yang konsisten. Dokumen Office, PDF, TIFF (gambar yang dipindai), email, percakapan pesan instan, video, dan catatan fisik semuanya dapat diklasifikasikan dan disimpan dengan tipe konten yang Anda buat. Catatan apa pun yang disebut "kontrak," misalnya, akan diperlakukan dengan cara yang sama dan secara konsisten dalam sistem manajemen rekaman SharePoint. Menggunakan tipe konten untuk mengklasifikasikan dan menyimpan rekaman adalah metode alternatif untuk menggunakan pustaka rekaman.
Jadwal penyimpanan Jadwal penyimpanan menentukan berapa lama setiap tipe catatan dalam rencana file harus dipertahankan (periode penyimpanannya) dan proses untuk membuangnya ketika mencapai akhir periode ini (proses disposisinya). Pedoman dalam jadwal penyimpanan biasanya didasarkan pada persyaratan hukum, risiko bagi organisasi, dan kebutuhan bisnis. Selain itu, jadwal penyimpanan biasanya menjelaskan kontingensi manajemen risiko yang menentukan periode penyimpanan untuk setiap tipe catatan.
Dokumen persyaratan kepatuhan Dokumen persyaratan kepatuhan menentukan aturan yang harus dipatuhi sistem TI untuk manajemen rekaman, kapabilitas yang harus dimiliki, dan jenis pemantauan rutin yang harus didukung untuk memastikan kepatuhan.
- Proses formal untuk menangguhkan disposisi rekaman Proses ini, yang sering disebut penangguhan, merinci bagaimana organisasi menangguhkan disposisi rekaman ketika kejadian seperti litigasi, audit, atau penyelidikan terjadi.
- Sistem untuk memantau dan melaporkan penanganan rekaman Untuk memastikan karyawan melakukan pengarsipan, akses, dan pengelolaan catatan sesuai dengan kebijakan dan proses yang ditentukan, program manajemen rekaman harus memiliki proses atau sistem untuk pemantauan dan pelaporan penanganan catatan.
Mengonfigurasi situs Pusat Rekaman
Setelah organisasi terlibat dalam perencanaan mendetail manajemen rekaman dan mengembangkan rencana formal untuk manajemen rekaman, organisasi dapat membuat dan mengonfigurasi situs Pusat Rekaman untuk membantunya menerapkan program ini.
Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut ini untuk mengonfigurasi situs Pusat Rekaman:
Buat pustaka catatan atau daftar untuk mengelola dan menyimpan setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file.
- Kami menyarankan agar Anda membuat satu pustaka rekaman untuk setiap tipe konten dalam paket rekaman Anda.
- Ketika data dikirimkan ke Pusat Rekaman, rekaman akan dirutekan ke daftar atau pustaka yang relevan.
Buat kolom untuk pustaka dokumen, daftar, atau tipe konten yang relevan untuk memuat dan menampilkan metadata untuk setiap tipe catatan yang ditentukan dalam rencana file.
Tentukan kebijakan manajemen informasi untuk setiap tipe catatan di situs Pusat Rekaman. Kebijakan ini harus mencerminkan periode penyimpanan dan persyaratan audit yang ditentukan dalam rencana file dan jadwal penyimpanan organisasi Anda.
Mengonfigurasi Pengatur Konten untuk merutekan setiap tipe catatan ke lokasi yang sesuai. Ketika catatan dikirimkan ke situs Pusat Rekaman, baik secara manual maupun terprogram, aplikasi menggunakan fitur ini untuk menentukan cara mengklasifikasikan catatan di dalam situs Pusat Rekaman dan tempat untuk mengirimnya.