Metodi per condividere un database desktop utilizzando SharePoint

È possibile condividere un database di Access in diversi modi, a seconda delle esigenze e delle risorse disponibili. Questo articolo esamina le opzioni disponibili, i vantaggi di ciascuno di essi e i luoghi per saperne di più.

Contenuto dell'articolo

• Panoramica dei modi per condividere i dati di Access
• Condividere un singolo database
• Condividere un database diviso
• Condividere dati in un sito di SharePoint
• Condividere dati usando un server di database

Panoramica dei modi per condividere i dati di Access

Le applicazioni di database cambiano e crescono nel tempo. Molti fattori influiscono su esigenze e prestazioni, tra cui il numero di utenti simultanei, l'ambiente di rete, la velocità effettiva, la latenza, le dimensioni del database, i picchi di utilizzo e la crescita prevista. Se la soluzione di database ha esito positivo, è probabile che debba evolversi. Fortunatamente, Access offre un percorso evolutivo dalla semplice all'avanzata, in modo da poter ridimensionare la soluzione nel corso del tempo. La tabella seguente riepiloga gli scenari e i carichi di lavoro di Access per facilitare la scelta del percorso.

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Condividere un singolo database

Questa opzione è la più semplice e ha il minor numero di requisiti. Offre anche il minor numero di funzionalità. Con questo metodo, il file di database viene archiviato in un'unità di rete condivisa e tutti gli utenti condividono il file di database contemporaneamente. Alcune limitazioni includono affidabilità e disponibilità quando più utenti modificano i dati contemporaneamente perché tutti gli oggetti di database sono condivisi. Questo metodo può anche ridurre le prestazioni perché tutti gli oggetti di database vengono inviati in rete.

Questa opzione potrebbe funzionare se solo poche persone useranno il database contemporaneamente e se gli utenti non dovranno personalizzare la struttura del database. Tuttavia, questo metodo è meno sicuro di altri metodi di condivisione perché ogni utente dispone di una copia completa del file di database. Questo aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Per condividere un database usando una cartella condivisa:

1. In un ambiente di casa o di piccole imprese, condividere una cartella con persone specifiche. Per altre informazioni, vedi Condivisione di file in una rete in Windows.

2. Verificare che Access sia impostato per l'apertura in modalità condivisa nei computer di tutti gli utenti. Questa è l'impostazione predefinita, ma assicurati che sia così. Se un utente apre il database in modalità esclusiva, interferirà con la disponibilità dei dati.

   1. Avviare Access e quindi selezionareOpzionifile>.
   2. Nella finestra di dialogo Opzioni di Access selezionare Impostazioni client.
   3. Nella sezione Avanzate , in Modalità di apertura predefinita, selezionare Condivisi, selezionare OK e quindi uscire da Access.

3. Copiare il file di database nella cartella condivisa. Dopo aver copiato il file, assicurarsi che gli attributi del file consentano l'accesso in lettura e scrittura al file di database. Gli utenti devono avere accesso in lettura e scrittura per poter usare il database.

4. Nel computer di ogni utente creare un collegamento al file di database. Per altre informazioni, vedere Creare un collegamento sul desktop per un'applicazione o un file di Office.

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Condividere un database diviso

Questa è una scelta valida se non si ha un sito di SharePoint o un server di database. È possibile condividere un database diviso su una rete locale (LAN). Quando si divide un database, lo si riorganizza in due file: un database back-end che contiene le tabelle dati e un database front-end che contiene tutti gli altri oggetti di database, ad esempio query, maschere e report. Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database front-end.

I vantaggi della divisione di un database includono quanto segue:

• Miglioramento delle prestazioni: Solo i dati vengono condivisi in rete, non le tabelle, le query, le maschere, i report, le macro e i moduli.
• Maggiore disponibilità: Le transazioni di database, ad esempio le modifiche ai record, vengono completate più rapidamente.
• Sicurezza avanzata: Gli utenti accedono al database back-end tramite tabelle collegate. È meno probabile che gli intrusi possano accedere non autorizzati ai dati tramite il database front-end.
• Miglioramento dell'affidabilità: Se un utente riscontra un problema e il database si chiude in modo imprevisto, qualsiasi danneggiamento dei file di database è in genere limitato alla copia del database front-end aperta dall'utente.
• Ambiente di sviluppo flessibile: Ogni utente può sviluppare in modo indipendente query, maschere, report e altri oggetti di database senza influire sugli altri utenti. È anche possibile sviluppare e distribuire una nuova versione del database front-end senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Per altre informazioni, vedere Dividere un database di Access.

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Condividere dati in un sito di SharePoint

Esistono diversi modi per condividere i dati di Access in un sito di SharePoint:

• Collegamento: Il processo di collegamento si connette ai dati in un altro programma, quindi è possibile visualizzare e modificare i dati più recenti sia in SharePoint che in Access senza creare e mantenere una copia dei dati in Access. Se non si vuole copiare un elenco di SharePoint nel database di Access, ma si vogliono eseguire query e creare report basati su tale elenco, è possibile creare un collegamento ai dati.
• Spostarsi: Quando si spostano dati da Access a un sito di SharePoint, si creano elenchi nel sito di SharePoint che rimangono collegati alle tabelle del database. L'Esportazione guidata tabelle in SharePoint consente di spostare i dati da tutte le tabelle contemporaneamente e di mantenere le relative relazioni.

Per altre informazioni, vedere Importare, collegare o spostare dati in SharePoint.

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Condividere dati usando un server di database

Per condividere il proprio database, è possibile utilizzare Access con un prodotto server di database, ad esempio SQL Server. Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede software aggiuntivo: un prodotto server di database.

Questo metodo è simile alla suddivisione di un database, in quanto le tabelle sono memorizzate in rete e ogni utente dispone di una copia locale di un file di database di Access, che contiene collegamenti a tabelle, query, maschere, report e altri oggetti di database. I vantaggi di questo metodo di condivisione dipendono dal software del server di database in uso, ma in genere includono gli account utente e l'accesso selettivo ai dati, una disponibilità elevata dei dati e strumenti di gestione dei dati integrati. Inoltre, la maggior parte del software per server di database funziona bene con le versioni precedenti di Access, quindi non tutti gli utenti devono usare la stessa versione. Vengono condivise solo le tabelle. Per altre informazioni, vedere Eseguire la migrazione di un database di Access a SQL Server, Importare o collegare dati in un database di SQL Server e Collegare o importare dati da un database server Azure SQL.

Vantaggi della condivisione di un database mediante un server di database

• Prestazioni e scalabilità elevate: In molte situazioni, un server di database offre prestazioni migliori rispetto a un solo file di database di Access. Molti prodotti per server di database supportano anche database di dimensioni molto grandi di dimensioni terabyte, che sono circa 500 volte il limite corrente per un file di database di Access (due gigabyte). I prodotti per server di database in genere funzionano in modo efficiente elaborando le query in parallelo e riducendo al minimo i requisiti di memoria aggiuntivi quando vengono aggiunti più utenti.
• Disponibilità maggiore: La maggior parte dei prodotti server di database consente di eseguire il backup del database mentre è in uso. Di conseguenza, non è necessario imporre agli utenti di uscire dal database per eseguire il backup dei dati. I prodotti per server di database gestiscono in genere in modo efficiente le operazioni simultanee di modifica e blocco dei record.
• Maggiore sicurezza: Nessun database può essere reso completamente sicuro. Tuttavia, i prodotti per server di database offrono una sicurezza complessa che consente di proteggere i dati dall'uso non autorizzato. La maggior parte dei prodotti per server di database offre una sicurezza basata sugli account, che consente di specificare chi può vedere quali tabelle. Anche se qualcuno ottiene in modo errato il front-end di Access, la sicurezza basata sull'account consente di impedire l'uso non autorizzato dei dati.
• Ripristinabilità automatica: In caso di errore di sistema, ad esempio un arresto anomalo del sistema operativo o un'interruzione dell'alimentazione, alcuni prodotti di server di database dispongono di meccanismi di ripristino automatico che ripristinano un database all'ultimo stato coerente in pochi minuti, senza alcun intervento da parte dell'amministratore del database.
• Elaborazione basata su server: L'uso di Access in una configurazione client/server consente di ridurre il traffico di rete elaborando le query di database sul server prima di inviare i risultati al client. L'elaborazione da parte del server è in genere più efficiente, soprattutto quando si usano set di dati di grandi dimensioni.
• Azure SQL Server: oltre ai vantaggi di SQL Server, offre scalabilità dinamica senza tempi di inattività, ottimizzazione intelligente, scalabilità e disponibilità globali, nessun costo hardware e meno amministrazione.

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