Un record è un documento o un'altra entità fisica o elettronica in un'organizzazione che funge da prova di un'attività o di una transazione eseguita dall'organizzazione e che richiede la conservazione per un certo periodo di tempo. La gestione dei record è il processo con cui un'organizzazione:
- Determina quali tipi di informazioni devono essere considerati record.
- Determina come devono essere gestiti i documenti attivi che diventeranno record durante l'uso e come devono essere raccolti dopo che sono stati dichiarati come record.
- Determina in che modo e per quanto tempo ogni tipo di record deve essere conservato per soddisfare i requisiti legali, aziendali o normativi.
- Esegue ricerche e implementa soluzioni tecnologiche e processi aziendali per garantire che l'organizzazione soddisfi i propri obblighi di gestione dei record in modo conveniente e non intrusivo.
- Esegue attività correlate ai record, ad esempio la rimozione dei record scaduti o l'individuazione e la protezione dei record correlati a eventi esterni, ad esempio cause legali.
Determinare quali documenti e altri elementi fisici o elettronici nell'organizzazione sono record è responsabilità di responsabili della conformità aziendali, responsabili della gestione dei record e avvocati. Categorizzando con attenzione tutto il contenuto aziendale nell'organizzazione, queste persone consentono di garantire che i documenti vengano conservati per il periodo di tempo appropriato. Un sistema di gestione dei record ben progettato contribuisce a proteggere legalmente un'organizzazione, aiuta l'organizzazione a dimostrare la conformità agli obblighi normativi e aumenta l'efficienza dell'organizzazione promuovendo l'eliminazione di elementi non aggiornati che non sono record.
Un sistema di gestione dei record include gli elementi seguenti:
- Analisi del contenuto che descrive e classifica il contenuto dell'organizzazione che può diventare record, che fornisce percorsi di origine e che descrive come il contenuto si sposterà nell'applicazione di gestione dei record.
- Un piano file che indica, per ogni tipo di record nell'organizzazione, dove devono essere conservati come record, i criteri che li applicano, per quanto tempo devono essere conservati, come devono essere eliminati e chi è responsabile della loro gestione.
- Un documento sui requisiti di conformità che definisce le regole che i sistemi IT dell'organizzazione devono seguire per garantire la conformità e i metodi usati per garantire la partecipazione dei membri del team aziendale.
- Metodo per la raccolta di record non più attivi da tutte le origini record, ad esempio server di collaborazione, file server e sistemi di posta elettronica.
- Metodo per il controllo dei record quando sono attivi.
- Metodo per acquisire i metadati dei record e la cronologia di controllo e per gestirli.
- Processo per il blocco dei record (sospensione dell'eliminazione) quando si verificano eventi come controversie legali.
- Un sistema per il monitoraggio e la creazione di report sulla gestione dei record per garantire che i dipendenti archivino, accedono e gestino i record in base a criteri e processi definiti.
SharePoint include caratteristiche che consentono alle organizzazioni di implementare processi e sistemi di gestione dei record integrati.
Panoramica della pianificazione della gestione dei record
Questo argomento descrive i passaggi da eseguire per assicurarsi che il sistema di gestione dei record implementato in base a SharePoint raggiunga gli obiettivi di gestione dei record dell'organizzazione. Di seguito è riportata un'anteprima del processo di pianificazione della gestione dei record:
Identificare i ruoli di gestione dei record Per una corretta gestione dei record sono necessari ruoli specializzati, ad esempio:
- Responsabili dei record e responsabili della conformità per categorizzare i record nell'organizzazione ed eseguire il processo di gestione dei record.
- Personale IT per implementare i sistemi che supportano in modo efficiente la gestione dei record.
- I responsabili del contenuto possono trovare la posizione in cui vengono conservate le informazioni dell'organizzazione e assicurarsi che i team seguano le procedure di gestione dei record.
Analizzare il contenuto dell'organizzazione Prima di creare un piano file, i responsabili dei record e i responsabili del contenuto rilevano l'utilizzo dei documenti nell'organizzazione per determinare quali documenti e altri elementi possono diventare record.
Sviluppare un piano file Dopo aver analizzato il contenuto dell'organizzazione e determinato le pianificazioni di conservazione, compilare il resto del piano file. I piani file sono diversi da un'organizzazione all'altra, ma in genere descrivono i tipi di elementi che l'organizzazione riconosce come record, indicano dove sono archiviati, descrivono i periodi di conservazione e forniscono altre informazioni, ad esempio il responsabile della loro gestione e la categoria più ampia di record a cui appartengono.
Sviluppare pianificazioni di conservazione Per ogni tipo di record, determinare quando non è più attivo (in uso), per quanto tempo deve essere conservato e come deve essere eliminato definitivamente.
Valutare e migliorare le procedure di gestione dei documenti Verificare che i criteri obbligatori vengano applicati agli archivi dei documenti. Ad esempio, assicurarsi che il contenuto venga verificato in modo appropriato in modo che i controlli appropriati vengano mantenuti insieme ai record.
Progettare la soluzione di gestione dei record Determinare se creare un archivio record, gestire i record sul posto o usare una combinazione dei due approcci. In base al piano file, progettare l'archivio dei record o determinare come usare i siti esistenti per includere record. Definire tipi di contenuto, raccolte, criteri e, quando necessario, metadati che determinano la posizione a cui instradare un documento.
Pianificare il modo in cui il contenuto diventa record Se si usa SharePoint sia per la gestione dei documenti attiva che per la gestione dei record, è possibile creare flussi di lavoro personalizzati per spostare i documenti in un archivio record. Se si usa SharePoint o un sistema di gestione dei documenti esterno, è possibile pianificare e sviluppare interfacce che spostano il contenuto da tali sistemi all'archivio dei record o che dichiarano un documento come record ma non lo spostano. È anche possibile creare un piano di formazione per insegnare agli utenti come creare e usare i record.
Pianificare l'integrazione della posta elettronica Determinare se si gestiranno i record di posta elettronica all'interno di SharePoint o se si gestiranno i record di posta elettronica all'interno dell'applicazione di posta elettronica stessa.
Pianificare la conformità per il contenuto social Se l'organizzazione usa social media come blog o wiki, determinare come il contenuto diventerà record.
Pianificare la documentazione e i report di conformità Per verificare che l'organizzazione stia eseguendo le procedure di gestione dei record necessarie e per comunicare queste procedure, è consigliabile documentare i piani e i processi di gestione dei record. Se l'organizzazione si occupa di controversie relative ai record, potrebbe essere necessario produrre queste linee guida per la gestione dei record, piani di implementazione e metriche sull'efficacia.