Piani contenuti in altri piani: progetti principali e sottoprogetti

I progetti possono essere facilmente gestiti. Prima che tu te ne accorga, un semplice progetto di costruzione diventa un collage di progetti più piccoli, come progettazione, scavo, lavori di fondazione e marketing. È possibile avere un maggiore controllo sul progetto creando progetti più piccoli in Project e quindi collegandoli in un unico file di Project per mostrare dove si adattano al progetto principale.

Contenuto dell'articolo

• Panoramica dei progetti principali
• Usare i sottoprogetti in un progetto principale
• Effetti sulle risorse durante la combinazione di file
• Altri modi per combinare i file

Panoramica dei progetti principali

Un progetto principale può essere considerato come una raccolta di progetti consolidati che mostrano una gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto principale sono denominati sottoprogetti.

Quando si inserisce un sottoprogetto, una piccola icona di Project lo distingue dalle attività di riepilogo che fanno parte del progetto principale.

Nel progetto principale, i sottoprogetti appaiono come attività di riepilogo che è possibile organizzare facilmente in una struttura.

Fare clic sul segno più accanto a un sottoprogetto per espandere le attività del sottoprogetto per la visualizzazione.

Ogni sottoprogetto rappresenta una fase diversa o un altro gruppo funzionale nel progetto principale.

Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto principale, i due progetti vengono collegati ed è possibile visualizzare tutte le informazioni del sottoprogetto dal progetto principale.

Quando si aggiorna un sottoprogetto dal progetto principale, viene aggiornato anche nel relativo file di origine. Se è necessario combinare solo file per creare una relazione o stampare una visualizzazione delle informazioni di progetti combinati, è anche possibile consolidarli temporaneamente in una visualizzazione.

La creazione di un progetto principale e di sottoprogetti consente di suddividere un progetto di grandi dimensioni e delegarne le parti alle persone necessarie. In termini di gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo conferisce responsabilità a coloro che svolgono il lavoro e abbina l'autorità alla responsabilità. In termini di Project, la creazione di sottoprogetti in un progetto principale consente ai project manager di accedere e controllare le loro parti della programmazione.

Per determinare se è necessario suddividere un progetto di grandi dimensioni in un progetto principale e in sottoprogetti, considerare quanto segue:

• Il tuo progetto è molto grande e dettagliato. Se il progetto contiene più di qualche centinaio di attività, suddividerlo in sottoprogetti può semplificarne la gestione. Se alcune parti del progetto contengono un lavoro suddiviso in modo più dettagliato rispetto ad altre, può essere utile suddividere tali parti in sottoprogetti in modo che la maggior parte degli utenti visualizzi solo una descrizione in formato riporto del sottoprogetto, ma le parti interessate possano visualizzarla in modo più dettagliato. Un singolo file è quasi sempre l'alternativa più veloce, ma essere in grado di concentrarsi solo su una parte del progetto può valere il compromesso.
• L'organizzazione non è centralizzata. In un'organizzazione decentralizzata o distribuita, un progetto principale e sottoprogetti offrono ai lavoratori un maggiore controllo sul proprio lavoro rispetto a un file di progetto centralizzato.
• Si desidera aumentare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione. Se i manager di livello inferiore sono responsabili e sanno quali attività sono necessarie per il progetto, può avere più senso consentire loro di pianificare il lavoro dei loro team e quindi consolidare i loro file di progetto in un progetto principale. Se la pianificazione dall'alto verso il basso è la norma, è possibile riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato, in modo che i singoli project manager o team abbiano accesso e controllo sulle proprie pianificazioni.
• Si lavora su più progetti. I project manager possono avere una serie di progetti su cui lavorano continuamente, indipendentemente dal fatto che i progetti siano correlati o meno. Invece di aprirli uno alla volta, è possibile aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente quando si apre il progetto principale. Questo approccio semplifica anche la generazione di report per più progetti. Se i progetti sono correlati, il project manager può creare dipendenze tra le attività in progetti diversi. La creazione di dipendenze tra i progetti rende più facile per i diversi project manager vedere come il lavoro di altri project manager influisce sui loro programmi.
• Alcuni progetti sono subordinati ad altri. È possibile riflettere in modo accurato la gerarchia di più progetti inserendo vari progetti in altri file. La struttura risultante dei sottoprogetti dovrebbe riflettere le priorità e le responsabilità dei membri del team, nonché le interrelazioni tra le attività nelle diverse aree e la scadenza complessiva.
• Il progetto può essere modificato da più persone. Idealmente, un file di progetto è posseduto, gestito e modificato da un singolo project manager. Ma spesso un progetto fa parte di un programma più ampio che i manager di livello superiore potrebbero dover gestire. I membri del team di progetto possono mantenere l'attenzione sul proprio lavoro visualizzandolo come un file separato e il project manager che controlla il progetto principale può coordinare la programmazione di ogni team di sottoprogetto.
  Può avere senso fare in modo che le attività cardine del progetto principale guidino le attività cardine di ogni team di sottoprogetto per mantenere i programmi coordinati per una scadenza. È possibile coordinare le attività cardine creando una dipendenza tra le attività cardine o copiando e incollando le attività cardine dal progetto principale a ogni sottoprogetto.
• Il progetto include più parti interessate che si occupano delle diverse parti del progetto. Quando le persone vogliono esaminare dettagli diversi, i project manager possono inserire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse per i vari stakeholder. Lo stesso file di progetto può essere utilizzato come sottoprogetto in diversi progetti master per personalizzare le informazioni visualizzate.
• Si vuole che i sottoprogetti siano di sola lettura. È possibile mantenere un controllo aggiuntivo su parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso alle persone chiave.
• Si desidera analizzare il percorso critico per ogni fase oltre al progetto complessivo. Ogni singolo progetto contiene un percorso critico. Il consolidamento di più progetti in un unico progetto principale semplifica la visualizzazione del quadro generale come più percorsi critici nel progetto principale, mantenendo percorsi critici separati per ciascun sottoprogetto.

Altre informazioni

• Collegare progetti per creare un progetto principale
• Verifica degli elementi che determinano la data di fine del progetto (percorso critico)

Usare i sottoprogetti in un progetto principale

Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto principale, il sottoprogetto viene rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco delle attività e nel campo Indicatori viene visualizzato l'indicatore dell'icona di Project. Il sottoprogetto è rientrato a livello della struttura della riga in cui viene inserito, ma è possibile impostare un rientro o un rientro negativo come si farebbe con qualsiasi altra attività. Poiché il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificarne le informazioni di riepilogo, ma è possibile espandere la struttura per visualizzare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni sul progetto nel file di progetto principale.

Quando si salva il progetto principale, le modifiche apportate al sottoprogetto vengono salvate anche nel file sorgente del sottoprogetto. Se si desidera lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file di progetto principale, le modifiche apportate al file di origine del sottoprogetto vengono aggiornate automaticamente nel file di progetto principale.

Altre informazioni

• Collegare progetti per creare un progetto principale

Effetti sulle risorse durante la combinazione di file

Dopo aver consolidato i file in un file di progetto principale, le risorse per entrambi i file rimangono separate, così come le attività di un sottoprogetto rimangono nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto principale e le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare tutte le risorse del progetto principale e dei sottoprogetti insieme nella visualizzazione Elenco risorse , ma non è possibile assegnare una risorsa a progetti diversi dal sottoprogetto da cui proviene.

Altri modi per combinare i file

• Consolidare file non correlati
• Creare un'area di lavoro per i file di progetto

I progetti master e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che riflettono la relazione tra loro e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. Ma potrebbero esserci altri motivi per consolidare i file di progetto. È possibile, ad esempio, unirli temporaneamente per una rapida revisione o per la stampa.

Consolidare file non correlati

Usare i file consolidati se si hanno più file da combinare in un'unica finestra, indipendentemente dal fatto che i file siano correlati o meno. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato semplifica la visualizzazione e la stampa delle informazioni di più progetti in diverse visualizzazioni. È possibile consolidare i file di progetto se è necessario tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano prodotti diversi contemporaneamente. È possibile ordinare e raggruppare in base ai nomi dei prodotti, alle scadenze dei progetti e ai responsabili per trovare e valutare le informazioni specifiche necessarie. Ad esempio, è possibile stampare una visualizzazione Diagramma di Gantt che include tutti i progetti.

Creare un'area di lavoro

Un'alternativa al consolidamento dei progetti consiste nel creare un'area di lavoro contenente singoli file di progetto, ognuno aperto nella propria finestra. Usare un'area di lavoro se si usano spesso gli stessi file di progetto e non si desidera consolidarli in un unico grande progetto.

Quando si aprono i file e quindi li si salva come area di lavoro, Project salva i file e le relative impostazioni correnti in un unico file di area di lavoro. Quando si apre il file dell'area di lavoro, si aprono contemporaneamente tutti i file inclusi. Ogni progetto ha il proprio pulsante sulla barra delle applicazioni, semplificando il passaggio da un progetto all'altro.

Per creare un'area di lavoro, selezionate o aprite i file di progetto, quindi sceglieteFile Save Workspace (Salva area> di lavoro File).

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