Prima di tutto, pianificare il sito di comunicazione di SharePoint. Nella fase di pianificazione viene illustrato come valutare l'esplorazione del sito, le autorizzazioni e le personalizzazioni per preparare la creazione di un sito di comunicazione di SharePoint. Usare questo articolo per informazioni su come creare un sito di comunicazione di SharePoint.
È necessario creare un sito del team? È comunque possibile seguire le indicazioni in questo articolo, ma tenere presente che un sito del team in genere ha un gruppo di destinatari molto più piccolo con obiettivi e attività molto specifici che è necessario completare. I siti di comunicazione sono progettati per un'ampia comunicazione.
Creare il sito
È possibile creare il sito di comunicazione usando uno dei modelli standard (Argomento, Presentazione, vuoto) o una struttura di sito personalizzata creata per l'organizzazione. Se si hanno autorizzazioni di Amministrazione, è anche possibile eseguire il provisioning di uno dei progetti di sito nel lookbook come punto di partenza per il sito.
Esaminare questa procedura dettagliata guidata per la creazione di un sito di comunicazione.
In alternativa, passare alla creazione di un sito di comunicazione.
Personalizzare l'aspetto
È possibile personalizzare il tema, l'intestazione e il logo del sito per allinearlo al marchio dell'organizzazione o del sito. Informazioni su come personalizzare l'aspetto del sito di SharePoint. Se il sito fa parte di un hub, non sarà possibile modificare il tema del sito. Se le opzioni per modificare l'aspetto del sito non sono visualizzate, è possibile che l'amministratore abbia disabilitato la possibilità di farlo.
Accedere a queste modifiche nelle impostazioni > Modificare l'aspetto
Specifiche per i logo:
- Il logo del sito può essere jpg, GIF o PNG. L'uso di un file PNG consente uno sfondo trasparente
- Se si vuole un logo quadrato per il sito, le dimensioni minime sono 64 x 64 pixel
- Per un logo rettangolare, le dimensioni sono 192 x 64
- Raddoppia queste dimensioni per ottenere il miglior display ad alta risoluzione
- Per ridurre al minimo l'impatto sulle prestazioni del sito, non usare un'immagine di dimensioni superiori a 300 MB per il logo del sito
Configurare la raccolta Pagine del sito
La raccolta Pagine sito è un tipo speciale di raccolta documenti usata per ospitare tutte le pagine del sito. È possibile avere una sola raccolta Pagine sito nel sito. I post di notizie vengono archiviati nella raccolta Pagine sito del sito, perché si tratta solo di un tipo speciale di pagina del sito.
Mancia: Per semplificare la visualizzazione delle pagine Notizie e delle pagine "normali" del sito, aggiungere la colonna Stato alzato di livello alle visualizzazioni della raccolta Pagine sito. I post di notizie sono Stati alzati di livello = 2. Le pagine del sito "Normale" sono State promoted state = 0.
Mancia: Impostare la visualizzazione Tutte le pagine come predefinita per Pagine sito. In questa visualizzazione, mostrare le colonne seguenti oltre a Tipo e Nome: Titolo (collegato all'elemento con menu di modifica), Stato alzato di livello, Versione, Conteggio mi piace e Conteggio commenti. Sarà possibile aggiungere tutte queste colonne tranne Version selezionando l'elenco a discesa per + Aggiungi colonna e scegliendo Mostra/Nascondi colonne. Selezionare le colonne da visualizzare e fare clic su Applica. Per aggiungere Versione alla visualizzazione, selezionare l'elenco a discesa Della visualizzazione e scegliere Modifica visualizzazione corrente. Selezionare quindi la casella davanti a Versione e premere OK per salvare la visualizzazione.
Informazioni sul contenuto del sito
Ogni sito di comunicazione include diversi elenchi e raccolte predefiniti:
- Raccolta documenti : posizione in cui caricare i file. Il sito include una raccolta predefinita, ma è possibile aggiungerne altre in base alle esigenze.
- Elenco eventi : l'elenco in cui vengono archiviate le voci del calendario.
- Raccolta Pagine sito , ovvero la raccolta in cui si trova tutte le pagine del sito.
- Modelli di modulo e raccolta stili: queste raccolte sono raccolte legacy trasferite da versioni pervie di SharePoint
Suggerimenti per la configurazione del contenuto del sito:
- Aggiungere il titolo della pagina prima di aggiungere un'immagine alla pagina. Se non si aggiunge prima il titolo della pagina, il nome della sottocartella Risorse del sito (disponibile in Risorse del sito) per la pagina potrebbe essere una stringa di caratteri casuali, rendendo molto più difficile trovare le immagini associate alla pagina in un secondo momento.
- Non caricare documenti con la web part Collegamenti rapidi. Caricarli sempre in una raccolta documenti e quindi creare un collegamento da Collegamenti rapidi. Se si carica un documento mentre si aggiunge un collegamento in Collegamenti rapidi, il documento viene archiviato nella raccolta Risorse del sito, quindi sarà molto più difficile trovarlo se è necessario aggiornarlo in un secondo momento.
- Inserire spazi (non trattini o trattini di sottolineatura) tra le parole nei nomi file per migliorare la leggibilità. I nomi dei file e i titoli dei documenti devono essere significativi per gli utenti, perché queste informazioni diventeranno importanti quando gli utenti eserciranno ricerche di contenuto nel sito.
- Evitare di usare date e numeri di versione nei nomi file. SharePoint tiene automaticamente traccia delle versioni. Se si aggiunge una data a un nome file e quindi si aggiunge una copia più recente del file, i collegamenti al file precedente non verranno aggiornati automaticamente. Se si carica una nuova versione di un file con lo stesso nome di un file esistente, i collegamenti vengono aggiornati automaticamente.
- Usare etichette riconoscibili per tutti i collegamenti ipertestuali. Non inventare termini quando si crea un collegamento al contenuto del sito. Per altre indicazioni sulle etichette dei collegamenti, vedere le indicazioni per le etichette in Esplorazione pianificazione per l'esperienza moderna di SharePoint. Le indicazioni per la denominazione delle etichette in questo articolo si applicano non solo alle etichette di spostamento superiore, ma anche a qualsiasi collegamento nella pagina.
Decidere in che modo gli utenti devono interagire con le pagine
Uno dei vantaggi principali delle moderne esperienze di SharePoint è che esistono alcuni modi predefiniti per consentire ai visitatori di partecipare al sito e alle pagine:
- Commenti di pagina. Ogni pagina viene creata con l'interruttore Commenti pagina abilitato. È possibile scegliere di lasciarlo abilitato o disabilitarlo. Se si lascia abilitati i commenti di pagina, assicurarsi di esaminare frequentemente i commenti per rispondere in base alle esigenze.
- Salva per un secondo momento. Questa funzionalità consente a qualsiasi lettore di salvare la pagina per una revisione successiva. Le pagine salvate vengono visualizzate nella pagina iniziale di SharePoint o nell'app per dispositivi mobili.
- Mi piace. Questa funzionalità consente ai visitatori di indicare affinità con la pagina. Il numero totale di Mi piace viene visualizzato per ogni pagina e articolo di notizie.
- Visualizzazioni. Questa funzionalità indica ai proprietari e ai visitatori del sito quante volte la pagina è stata visualizzata.
- Conversazioni di Yammer. L'aggiunta della web part Yammer consente ai visitatori della pagina di visualizzare, avviare e partecipare a una conversazione della community di Yammer dalla pagina di SharePoint.
Assegnare contenuto a gruppi di destinatari specifici
Un ottimo modo per garantire che il contenuto del sito sia più pertinente per i visitatori consiste nel personalizzare il modo in cui i visitatori visualizzano le pagine e le notizie usando l'assegnazione di gruppi di destinatari. L'assegnazione di gruppi di destinatari consente di assegnare il contenuto agli utenti che fanno parte di un gruppo di destinatari specifico. L'assegnazione di gruppi di destinatari consente inoltre di assegnare priorità alle notizie per i membri del gruppo di destinatari nella pagina iniziale di SharePoint, nelle notizie nell'app per dispositivi mobili e nella web part Notizie.
L'assegnazione di gruppi di destinatari viene configurata prima nella raccolta Pagine del sito e quindi nelle web part Notizie o Contenuto evidenziato. Se per una pagina è specificato un gruppo di destinatari, queste web part visualizzeranno la pagina solo agli utenti membri del gruppo di destinatari. Un non membro potrebbe trovare il contenuto usando la ricerca, perché l'assegnazione a una pagina non equivale alla sicurezza di una pagina. Tuttavia, gli utenti non membri non verranno presentati con la pagina o l'articolo di notizie.
L'assegnazione di gruppi di destinatari può essere aggiunta anche alla struttura di spostamento del sito. In questo modo è possibile scegliere chi può visualizzare il contenuto della struttura di spostamento del sito usando gli stessi gruppi di destinatari disponibili per le pagine.
Creare approvazioni automatiche delle pagine
Si vuole che un utente o un gruppo approvi le pagine prima della pubblicazione? Le versioni principali e secondarie sono abilitate per impostazione predefinita nella raccolta Pagine sito. Con questa caratteristica abilitata, è possibile configurare facilmente l'approvazione delle pagine dall'elenco a discesa Automate nella raccolta Pagine sito. Questa può essere una buona idea se si prevede di avere più autori e si vogliono rivedere le pagine finali prima della pubblicazione. Si noti che anche senza l'approvazione delle pagine abilitata, solo i membri e i proprietari possono visualizzare le pagine non pubblicate, anche se i visitatori possono visualizzare l'ultima versione pubblicata della pagina.
Personalizzare le autorizzazioni per elenchi e raccolte
Si vogliono avere elenchi o raccolte in cui i visitatori del sito possono contribuire? È possibile personalizzare le autorizzazioni per uno o più elenchi o raccolte del sito per assegnare autorizzazioni di collaborazione al gruppo di visitatori. Come procedura consigliata, provare a evitare di interrompere le autorizzazioni nella raccolta Pagine sito. La rottura delle autorizzazioni nella raccolta Pagine sito può generare esperienze utente complesse e confusionarie e deve essere gestita con attenzione per assicurarsi di non rimuovere accidentalmente le autorizzazioni da una pagina di cui tutti gli utenti hanno bisogno. È anche possibile usare la web part Microsoft Forms per aggiungere un modulo a una pagina in cui i visitatori possono contribuire o la web part Power Apps per aggiungere un'app configurata dall'utente.
Considerazioni speciali per modernizzare un sito classico
Se si sta modernizzando un sito di SharePoint classico esistente per creare il sito di comunicazione o per convertirlo da una piattaforma diversa a SharePoint, è probabile che sia necessario eseguire la migrazione del contenuto nel nuovo sito.
Procedure consigliate per la migrazione:
Usare il passaggio a un nuovo sito di comunicazione per ri-pensare la storia del sito e assicurarsi che il contenuto sia ancora pertinente. Pianificare il nuovo sito seguendo le indicazioni descritte in precedenza. Questo non significa che si debba dimenticare ciò che è già stato fatto, soprattutto se il contenuto viene usato e viene mantenuto aggiornato. Ma questo è il caso per tutti i tuoi contenuti correnti?
Parlare con i visitatori del sito. Scopri di cosa hanno realmente bisogno. Il contenuto del sito precedente soddisfa ancora gli obiettivi per il nuovo sito? Esaminare i dati di utilizzo per il sito esistente. Usare queste informazioni per determinare il contenuto di cui eseguire la migrazione nel nuovo sito.
Creare e rivedere l'inventario di contenuti per il sito corrente. Per ogni elemento dell'inventario, identifica se deve essere:
- Eliminato: in tal caso, eseguilo ora.
- Archiviato perché è un record commerciale
- Migrazione: perché è aggiornata e necessaria
- Aggiornamento e migrazione
- Inserito in un altro sito e collegato al proprio sito
Il contenuto dovrebbe guadagnarsi il suo posto nel nuovo sito.
- Questo contenuto aggiunge valore all'azienda o al visitatore?
- Mi impegno a mantenerlo aggiornato?
- Il gruppo aziendale è responsabile di questo contenuto? In caso contrario, è il momento di dire addio al contenuto. In caso contrario, rivolgersi al proprietario per aggiungerlo al proprio sito e creare un collegamento al contenuto del sito.
Trova una "casa" per nuovi contenuti. Assicurati che ogni elemento abbia una casa e, in caso contrario, pensa se potresti aver perso una categoria nella pianificazione.