Dopo aver pianificato e creato il sito di comunicazione di SharePoint, è il momento di avviare il sito. Celebrare il lancio del sito e imparare a gestire il sito.
È necessario creare un sito del team? È comunque possibile seguire le indicazioni in questo articolo, ma tenere presente che un sito del team in genere ha un gruppo di destinatari molto più piccolo con obiettivi e attività molto specifici che è necessario completare. I siti di comunicazione sono progettati per un'ampia comunicazione.
Avviare e gestire il sito
Verificare la qualità e la coerenza del sito Dopo aver configurato il nuovo sito di comunicazione e aver aggiunto tutto il contenuto iniziale, ci sono alcune operazioni da eseguire prima del lancio:
- Controllare il contenuto del sito precedente. Se il vecchio sito era ancora attivo, verificare se è presente contenuto aggiornato nel sito precedente dall'inizio della configurazione del nuovo sito e aggiornare il contenuto del nuovo sito.
- Assicurarsi che i commenti siano disattivati in tutte le pagine in cui non si vogliono inserire commenti.
- Verificare che tutte le pagine del sito siano archiviate e Pubblicate.
- Una volta che il sito è attivo, hanno un piano per rimuovere eventuali siti esistenti che non sono più necessari.
- Controlla le prestazioni nelle pagine a traffico elevato, come la home page. Usare lo strumento di diagnostica pagine per SharePoint per analizzare le pagine principali del sito in base a un set predefinito di criteri di prestazioni. Lo strumento genera un report per ogni pagina e visualizza informazioni dettagliate su come influire positivamente sulle prestazioni della pagina.
Concedere l'accesso ad altri utenti
È probabile che l'accesso sia stato concesso solo ad alcune persone durante la creazione del sito. Quando si è pronti per l'avvio, aggiungere le persone o i gruppi identificati durante la pianificazione delle autorizzazioni per i gruppi Proprietari, Membri e Visitatori del sito.
Modificare le autorizzazioni del sito nelle impostazioni > Autorizzazioni sito:
Aiutare le persone a trovare il sito
Una volta avviato il sito, è consigliabile assicurarsi che venga trovato.
- Aggiungi a un hub. Se non hai creato il sito da un hub, il sito deve essere associato a un hub esistente? In tal caso, contatta il proprietario dell'hub e parla se il sito deve essere presente nella struttura di spostamento hub e se devi aggiungere le autorizzazioni di lettura hub al sito.
- Collegamenti da Siti esistenti. È necessario aggiungere un collegamento al sito da un sito esistente? In tal caso, contattare i proprietari del sito per ogni sito in cui è necessario un collegamento per poter aggiungere il collegamento al sito.
- Struttura di spostamento globale. Se la Intranet include la struttura di spostamento globale, usare la procedura appropriata per determinare se è opportuno aggiungere il sito alla struttura di spostamento della Intranet.
- Notizie nella home page principale della Intranet. Collaborare con i proprietari del sito home della Intranet per determinare se è possibile usare un articolo di notizie nella home page per alzare di livello il sito.
- Creare un segnalibro di ricerca. Esistono parole chiave specifiche associate al sito? In tal caso, richiedere un segnalibro di ricerca per questi termini.
Procedure consigliate per la manutenzione del sito
I siti di comunicazione hanno in genere lo scopo di fornire informazioni a un vasto pubblico. Quando si crea o si è proprietari di un sito di comunicazione, ci si impegna a mantenere aggiornato il contenuto per un gruppo di destinatari così ampio.
- Formare proprietari e autori di siti. Assicurarsi che tutti i proprietari e gli autori del sito abbiano una formazione appropriata per la gestione del sito.
- Cercare le risorse di supporto dell'organizzazione. Risorse come il sito dei percorsi di apprendimento di Microsoft 365 possono essere configurate per il tenant. Inoltre, cercare le indicazioni per la governance che l'organizzazione ha preparato per assicurarsi che i proprietari e gli autori siano a conoscenza e seguano le procedure di progettazione e contenuto previste.
- Rivedere le metriche definite in precedenza dopo il lancio. Usa le informazioni approfondite dell'analisi del sito per promuovere il contenuto nella home page, aggiornare lo spostamento o riscrivere il contenuto per maggiore chiarezza.
- Partecipa alla formazione e alle comunicazioni in corso. Se l'organizzazione ha una community di proprietari di siti o di campioni della Intranet, unisciti alla community per entrare in contatto con i tuoi colleghi e rimanere aggiornato sulle nuove funzionalità e indicazioni.
- Rivedere periodicamente le impostazioni del sito. Dopo aver creato un sito in SharePoint, è possibile apportare modifiche alle impostazioni, alle informazioni sul sito e alle autorizzazioni per il sito.
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