Convertire un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath

Anche se è vero che è possibile usare Microsoft Office Word per creare un documento simile a un modulo, Word funziona meglio come un programma di elaborazione di testo, non come un programma di progettazione di moduli. Al contrario, Microsoft Office InfoPath è stato creato specificamente per la progettazione e la compilazione di moduli elettronici. Per convertire documenti Word esistenti in modelli di modulo di InfoPath, è possibile usare l'Importazione guidata in InfoPath. È quindi possibile sfruttare le caratteristiche di InfoPath dedicate per la progettazione, la pubblicazione e la compilazione di moduli. In un modello di modulo rapporto vendite, ad esempio, è possibile usare la formattazione condizionale per applicare automaticamente un colore di sfondo rosso quando i numeri sfondano sotto le proiezioni di vendita. Nello stesso modello di modulo è possibile usare una regola per abilitare l'invio di moduli basati su tale modello di modulo come allegato in un messaggio di posta elettronica quando un utente fa clic su un pulsante Invia. Inoltre, è possibile rendere il modello di modulo disponibile a un pubblico più ampio creando un modello di modulo abilitato per il browser.

Quando si converte un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath, il modello di modulo risultante corrisponderà strettamente al layout del documento Word. Inoltre, gli elementi del documento Word che soddisfano determinate condizioni vengono convertiti automaticamente nei controlli appropriati in cui gli utenti possono immettere dati. Ad esempio, se il documento Word contiene parentesi quadre che circondano più spazi, InfoPath presuppone che l'area racchiusa tra parentesi quadre sia stata usata come campo di immissione di testo e la converte in un controllo casella di testo nel modello di modulo risultante. Tutti i campi Word modulo vengono convertiti nei controlli corrispondenti in InfoPath.

È possibile usare le impostazioni della finestra di dialogo Opzioni di importazione per modificare le opzioni per convertire un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath.

Questo articolo illustra il concetto e la procedura di base per convertire un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath, incluse le caratteristiche e le impostazioni non supportate nel processo di conversione.

Contenuto dell'articolo

• Informazioni sulla conversione di un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath
• Word funzionalità e impostazioni non completamente supportate durante la conversione
• Convertire un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath
• Modificare una tabella layout in una tabella ripetuta
• Convertire le caselle di controllo in un gruppo di pulsanti di opzione
• Esaminare i problemi di conversione nel riquadro attività Controllo grafico

Informazioni sulla conversione di un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath

Quando si converte un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath, il documento viene usato come blueprint per creare un nuovo modello di modulo. La struttura di base del documento viene ricreata il più possibile nel modello di modulo. In un documento di Word, un "campo modulo" è la posizione in cui viene archiviato un determinato tipo di dati, ad esempio un nome o un indirizzo. Se si sceglie di includere Word campi modulo quando si converte il documento, la casella di testo, la casella di controllo e i controlli casella di riepilogo a discesa vengono aggiunti al modello di modulo di InfoPath in una posizione che corrisponde alla posizione dei campi nel documento Word. Inoltre, InfoPath rileva automaticamente le parti del documento Word che potrebbero funzionare bene, nonché le tabelle ripetute e le caselle di testo RTF, e le converte nei controlli appropriati. Ad esempio, se un documento di nota spese include un'area sottolineata vuota in cui gli utenti possono digitare note su una spesa specifica, InfoPath convertirà l'area in una casella di testo RTF. Gli utenti possono quindi digitare più righe di testo nella casella RTF e formattare il testo nel modo appropriato.

Per comprendere meglio la relazione tra un documento di Word convertito usando l'Importazione guidata di InfoPath e il modello di modulo di InfoPath risultante, si supponga che negli ultimi anni l'organizzazione abbia usato un documento di Word denominato ExpenseReport.doc per raccogliere i dati delle note spese dai dipendenti. Il reparto IT vuole convertire il documento in un modello di modulo di InfoPath in modo che i dati del modulo possano essere inviati come XML (Extensible Markup Language) a un sistema di contabilità fornitori.

Se si usa l'Importazione guidata per convertire ExpenseReport.doc in un modello di modulo, InfoPath crea un modello di modulo denominato RapportoSpese.xsn. Nell'esempio seguente la tabella Dettagli spese del documento Word è stata convertita in una tabella ripetuta nel modello di modulo di InfoPath risultante. La tabella ripetuta consente agli utenti di inserire o rimuovere le spese in base alle esigenze facendo clic sui comandi in un menu di scelta rapida.

Quando il documento Word viene convertito in un modello di modulo di InfoPath, il layout e altri elementi vengono mantenuti. Per impostazione predefinita, il numero di righe vuote nella tabella ripetuta di InfoPath corrisponde al numero di righe vuote nella tabella Word. È tuttavia possibile risparmiare spazio nel modello di modulo visualizzando solo una o due righe per impostazione predefinita.

Questo nuovo modello di modulo contiene elementi simili a quelli presenti nel documento di Word, ad esempio la tabella per la raccolta di informazioni sulle spese. Tuttavia, a seconda delle impostazioni scelte nell'Importazione guidata, alcune caratteristiche potrebbero essere diverse nel modello di modulo risultante:

• Se si usa l'Importazione guidata per importare il documento di Word mantenendo il layout solo il modello di modulo risultante contiene una tabella ripetuta per l'immissione di voci nella nota spese. Tuttavia, tutti i campi modulo del documento originale, ad esempio la casella di testo Nome, l'elenco a discesa Reparto e le caselle di controllo Reparto, vengono rimossi dal modello di modulo risultante.
• Se si usa l'Importazione guidata per importare il documento Word mantenendo il layout e convertendo Word campi modulo in controlli (impostazione predefinita), il modello di modulo risultante contiene una tabella ripetuta per l'immissione di voci nella nota spese. Tutti i campi modulo del documento originale, ad esempio la casella di testo Nome, l'elenco a discesa Reparto e le caselle di controllo Reparto, vengono convertiti nei controlli di InfoPath corrispondenti.
• Se si usa l'Importazione guidata per importare il documento Word mantenendo il layout e convertendo i campi modulo in controlli (personalizzati) È possibile decidere esattamente quali campi convertire quando si importa la nota spese. Ad esempio, è possibile disabilitare l'opzione per convertire le celle vuote della tabella nel documento in caselle di testo nel modello di modulo risultante.

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Word funzionalità e impostazioni non completamente supportate durante la conversione

Alcune impostazioni e formattazione nei documenti di Word non sono supportate nei modelli di modulo di InfoPath. Quando si converte un documento di Word che contiene tali impostazioni, il modello di modulo risultante non conterrà tali caratteristiche o impostazioni. Ad esempio, se il documento di Word include segni di revisione, gli indicatori di revisione verranno ignorati nel modello di modulo risultante perché InfoPath non supporta questa caratteristica.

È possibile usare il riquadro attività Controllo grafico in modalità progettazione per individuare eventuali problemi relativi alla conversione. È quindi possibile eseguire un'azione per correggere questi problemi.

Di seguito è riportato un elenco di caratteristiche e impostazioni che non vengono mantenute quando si converte un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath. In alcuni casi, la formattazione viene eliminata, ma il testo sottostante viene mantenuto. Ad esempio, se si hanno colonne in stile notiziario, InfoPath rimuoverà le colonne, ma importerà il testo contenuto in tali colonne.

• Segnalibri
• Testo animato
• Temi
• Filigrane
• Numeri di riga
• Bordi della pagina
• Note a piè di pagina e di chiusura
• Layout di colonna in stile notiziario
• File allegati
• Oggetti collegati o incorporati, ad esempio fogli di lavoro di Microsoft Office Excel e disegni di Microsoft Office Visio
• Oggetti disegno (inclusi forme, curve, linee e WordArt)
• Spaziatura caratteri (inclusi ridimensionamento, spaziatura espansa o ridotta, posizionamento elevato o inferiore del testo e crenatura per i tipi di carattere)
• Controlli ActiveX
• Commenti e revisioni (inclusi inserimenti, eliminazioni e modifiche di formattazione)
• Alcune caratteristiche specifiche di Microsoft Office Word 2007 (inclusi i blocchi predefiniti e i controlli contenuto)
• Alcune impostazioni di stampa (tra cui la formattazione mista dei caratteri nelle intestazioni e nei piè di pagina, diverse intestazioni e piè di pagina pari e dispari, intestazioni e piè di pagina diversi per la prima pagina, impostazioni di rilegatura, valori negativi per i margini superiore e inferiore, orientamento della pagina diverso e impostazioni delle singole sezioni)

L'elenco seguente illustra le caratteristiche e le impostazioni parzialmente supportate quando si converte un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath:

Testo verticale InfoPath mantiene la formattazione verticale del testo in un documento Word se il testo verticale si trova all'interno di una cella della tabella. InfoPath elimina la formattazione del testo verticale quando si converte un documento Word se il testo verticale viene trovato all'esterno di una cella della tabella, in un'altra parte del documento di Word.

Caselle di testo In Word documenti, le caselle di testo sono contenitori di testo che possono essere posizionati su una pagina e ridimensionati. Se il documento Word contiene una casella di testo, la casella di testo verrà convertita in una cella di tabella nel modello di modulo risultante. Il testo presente nella casella di testo verrà visualizzato nella cella della tabella nel modello di modulo risultante.

Testo sottolineato La sottolineatura è supportata nei modelli di modulo di InfoPath. Tuttavia, le eventuali sottolineature decorative o doppie nel documento Word vengono convertite in una singola sottolineatura nel modello di modulo risultante.

Collegamenti ipertestuali che fanno riferimento a protocolli non supportati Tutti i collegamenti ipertestuali vengono convertiti, ma se il collegamento ipertestuale usa un protocollo diverso da HTTP, HTTPS, FILE, FTP o MAILTO, il collegamento ipertestuale non funzionerà quando un utente fa clic sul collegamento nel modello di modulo risultante.

Stili di carattere ed effetti di testo Gli stili di formattazione apice, pedice e barrato singolo vengono mantenuti durante il processo di conversione. Altri stili ed effetti di formattazione, tra cui testo strutturato, testo nascosto e formattazione ombreggiatura, vengono rimossi durante il processo di conversione. Il testo in rilievo o incassato viene convertito in testo grigio nel modello di modulo risultante.

Impostazioni sezione In Word, le sezioni vengono usate per variare il layout di un documento all'interno di una pagina o tra le pagine. InfoPath non supporta questi tipi di sezioni, che vengono ignorate durante il processo di conversione. Tutte le impostazioni applicate alla prima sezione del documento Word vengono applicate al modello di modulo di InfoPath risultante.

Formattazione di intestazione e piè di pagina Il testo dell'intestazione e del piè di pagina nel documento Word verrà convertito in testo di intestazione e piè di pagina nel modello di modulo di InfoPath risultante. Alcuni tipi di formattazione dei caratteri possono essere ignorati durante il processo di conversione. Ad esempio, se nell'intestazione di un documento di Word è stata usata la formattazione sia in grassetto che in corsivo, InfoPath userà il primo stile di formattazione rilevato nel modello di modulo risultante ed eliminerà la formattazione rimanente. Analogamente, tutte le impostazioni applicate alla prima sezione dell'intestazione o del piè di pagina del documento Word vengono applicate al testo risultante dell'intestazione o del piè di pagina nel modello di modulo di InfoPath.

Conversione dei tipi di carattere Anche se InfoPath importa i tipi di carattere da un documento di Word quando si crea un nuovo modello di modulo, se i tipi di carattere nel documento non sono disponibili nel computer in cui si esegue l'importazione, per il modello di modulo verranno selezionati automaticamente tipi di carattere alternativi.

Margini di pagina negativi I margini superiore e inferiore negativi verranno importati come 0.

Impostazioni relative a margini, spaziatura interna e rientro negativi Le impostazioni relative a margini negativi, spaziatura interna e rientro verranno importate come 0.

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Convertire un documento di Word in un modello di modulo di InfoPath

1. Se il Word documento da importare è aperto, chiuderlo.

2. In modalità progettazione scegliere Importa modulo dal menu File.

3. Nell'Importazione guidata fare clic sull'utilità di importazione di InfoPath per Word documenti e quindi su Avanti.

4. Fare clic su Sfoglia.

5. Individuare e fare clic sulla Word documento da convertire e quindi fare clic su Apri.

   Nota

   Se si sta importando un documento di Word con autorizzazioni limitate, è necessario disporre dell'accesso Controllo completo al documento. Se si ha solo accesso in lettura o modifica al documento, verrà visualizzato un messaggio di errore quando si tenta di importarlo.

6. Per modificare il comportamento di importazione predefinito, fare clic su Opzioni e quindi selezionare le opzioni desiderate.

7. Fare clic su Fine.

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Modificare una tabella layout in una tabella ripetuta

Se il documento di Word include una tabella, InfoPath potrebbe convertirla in una tabella layout o in una tabella ripetuta nel modello di modulo risultante. Il tipo di tabella scelta dipende dalle decisioni di progettazione prese nel documento Word. È possibile usare la procedura seguente per convertire rapidamente una tabella layout convertita in tabella ripetuta.

È possibile usare le tabelle ripetute per offrire agli utenti un livello maggiore di flessibilità durante la compilazione dei moduli. Quando si usano tabelle ripetute, il modello di modulo non deve mostrare numerose righe vuote alla prima apertura dell'utente. In genere, invece, gli utenti vedono solo una riga e ne aggiungono altre solo quando e se ne hanno bisogno. In questo modo si risparmia spazio nel modulo e si offre agli utenti un ulteriore livello di personalizzazione.

1. Nel modello di modulo fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi all'interno della tabella di layout da convertire.

2. Scegliere Cambia in dal menu di scelta rapida e quindi fare clic su Tabella ripetuta.

3. Nella finestra di dialogo Cambia tabella ripetuta eseguire una o più delle operazioni seguenti:

   • Per specificare le righe di intestazione per la tabella ripetuta, immettere un valore nella casella Numero di righe da mantenere come intestazione di tabella . In genere si usa la riga di intestazione per le intestazioni di colonna.
   • Per specificare le righe del piè di pagina per la tabella ripetuta, immettere un valore nella casella Numero di righe da mantenere come piè di pagina della tabella . Molte tabelle non includono righe di piè di pagina.
   • Per specificare il numero di righe di dati da usare, immettere un valore nella casella Numero di righe ripetute da includere durante la compilazione del modulo . La riga di dati è una riga che può "ripetere" nella maschera il numero di volte necessario

4. Scegliere Altri controlli dal menu Inserisci oppure premere ALT+I, C.

5. Inserire i controlli desiderati nelle celle della tabella.

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Convertire le caselle di controllo in un gruppo di pulsanti di opzione

Se sono stati usati più caselle di controllo nel documento di Word, InfoPath le importa come caselle di controllo nel modello di modulo di InfoPath risultante. Se si preferisce usare un gruppo di pulsanti di opzione, eseguire la procedura seguente per convertire le caselle di controllo in pulsanti di opzione nel modello di modulo.

È possibile usare un gruppo di pulsanti di opzione in un modello di modulo di Microsoft Office InfoPath quando si vuole consentire agli utenti di effettuare una sola selezione da un set limitato di opzioni.

1. Nel modello di modulo fare clic su una delle caselle di controllo da convertire, quindi tenere premuto CTRL e fare clic sulle singole caselle di controllo aggiuntive da convertire.
2. Scegliere Cambia in dal menu Modifica e quindi fare clic su Pulsante di opzione.
   Un gruppo di pulsanti di opzione ora viene visualizzato al posto delle caselle di controllo nel modello di modulo. Ogni pulsante di opzione è associato allo stesso campo nell'origine dati. Quando un utente fa clic su un pulsante di opzione, il valore associato a tale pulsante di opzione viene archiviato nel campo.

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Esaminare i problemi di conversione nel riquadro attività Controllo grafico

A volte, gli elementi del documento Word originale non vengono visualizzati come previsto nel modello di modulo di InfoPath risultante o vengono rimossi durante il processo di conversione. Ad esempio, InfoPath non supporta la funzionalità Word WordArt e sostituisce gli oggetti WordArt con immagini segnaposto nel modello di modulo risultante.

Se InfoPath rileva problemi durante il processo di conversione, il riquadro attività Controllo grafico si apre automaticamente dopo la chiusura dell'Importazione guidata. Nel riquadro attività è possibile esaminare un elenco dei problemi ed eseguire i passaggi necessari per risolverli.

1. Se il riquadro attività Controllo grafico non è visibile, scegliere Controllo grafico dal menu Strumenti .
   In caso di problemi con il modello di modulo, verranno visualizzati messaggi nel riquadro attività.

2. Nel riquadro attività Controllo grafico fare clic sul testo del messaggio da rivedere.
   In una finestra di dialogo vengono visualizzate altre informazioni sul problema.

   Nota

   Se il documento Word contiene un oggetto non supportato da InfoPath, ad esempio un oggetto disegno Word, InfoPath aggiunge un'immagine segnaposto al modello di modulo risultante, che indica dove si trovava in origine l'oggetto nel documento Word. Per altre informazioni sull'oggetto, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine segnaposto nel modello di modulo e quindi scegliere Altri dettagli dal menu di scelta rapida.

3. Risolvere i problemi nel modello di modulo, se necessario. Ad esempio, è possibile eliminare le immagini segnaposto, che non sono destinate a essere usate nel modello di modulo completo.

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