Introduzione alla progettazione di un riquadro informazioni documento tramite InfoPath

Contenuto dell'articolo

• Introduzione ai pannelli informazioni documento
• Utilizzo di un riquadro informazioni documento
• Panoramica sulla sicurezza

Introduzione ai pannelli informazioni documento

Il riquadro informazioni documento, visualizzato nei documenti di Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 e Microsoft Office Excel 2007, consente agli utenti di visualizzare e modificare le proprietà di un singolo file o di un tipo di contenuto salvato in un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services 3.0. Queste proprietà, note anche come metadati, sono dettagli su un file che lo descrivono o lo identificano. Gli utenti possono usare queste proprietà per organizzare, identificare e cercare documenti.

Il riquadro informazioni documento è un modulo di Microsoft Office InfoPath 2007 ospitato e visualizzato all'interno di un documento. Non è necessario che InfoPath sia installato nel computer per visualizzare un riquadro informazioni documento in un documento di Microsoft Office System 2007, ma è necessario Office InfoPath 2007 per progettare o personalizzare i pannelli informazioni documento. Ad esempio, se si vuole personalizzare un riquadro informazioni documento per visualizzare i dati di una risorsa esterna, ad esempio un servizio Web, è necessario usare Office InfoPath 2007 per progettarlo.

Usando un riquadro informazioni documento con i documenti di rilascio di Office 2007, gli utenti possono tenere traccia e modificare i metadati di un documento anche quando continuano a lavorare al documento. Inoltre, il riquadro informazioni documento può essere personalizzato in modo da usare i dati di un'origine dati esterna, ad esempio un servizio Web, consentendo ai dipendenti di usare i metadati in modo coerente nei diversi tipi di documenti di rilascio di Office 2007 nell'intera organizzazione.

Personalizzando il riquadro informazioni documento, è anche possibile aggiungere la logica di business, ad esempio la convalida dei dati, o aggiungere proprietà personalizzate importanti per l'organizzazione. Inoltre, creando una parte modello che contenga campi comuni, è possibile organizzare il riutilizzo efficiente dei pannelli informazioni documento in diversi tipi di documenti di Office 2007 nell'intera organizzazione.  Una parte di modello è una parte di un modello di modulo che può essere salvata per essere riutilizzata in più modelli di modulo.

Oltre a tenere traccia e modificare i metadati usando i pannelli informazioni documento in Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007, gli utenti dei documenti di Office Word 2007 possono eseguire altre attività. In Office Word 2007 gli utenti possono aggiungere proprietà dal riquadro informazioni documento come controlli delle proprietà nel documento stesso. I controlli delle proprietà in Office Word 2007 visualizzano le proprietà del documento come contenuto del documento stesso. Questi controlli delle proprietà verranno aggiornati man mano che vengono modificate le informazioni nel riquadro informazioni documento. Inoltre, i dati nel riquadro informazioni documento vengono aggiornati quando nel documento vengono modificati i controlli delle proprietà corrispondenti.

Per altre informazioni sull'aggiunta di proprietà a un documento di Word, vedere la sezione Vedere anche.

Tipi di proprietà

I pannelli informazioni documento vengono usati per tenere traccia di una delle operazioni seguenti:

• Standard le proprietà del documento nei singoli documenti.
• Proprietà del server per i tipi di contenuto di SharePoint basati sul tipo di contenuto Documento o Dublin Core Columns, disponibile nei server che eseguono Microsoft Office Server SharePoint 2007.
• Proprietà personalizzate aggiunte a un riquadro informazioni documento.

Le proprietà che gli utenti possono visualizzare o modificare usando un riquadro informazioni documento possono essere raggruppate in tre categorie generali: proprietà basate su documenti, proprietà basate su server e proprietà personalizzate. A seconda della struttura del riquadro informazioni documento e della posizione in cui si trova, nel riquadro informazioni documento potrebbero essere visualizzate alcune o tutte le proprietà seguenti:

Proprietà basate su documenti Includono proprietà come titolo, nome dell'autore, oggetto e parole chiave che identificano l'argomento o il contenuto del documento.

Proprietà basate sul server Per i documenti salvati in un sito di SharePoint e che usano pannelli informazioni documento personalizzati, queste proprietà possono includere i dati relativi alla raccolta documenti, alle colonne del sito, ai tipi di contenuto del sito o ad altri campi personalizzati.

Proprietà personalizzate È possibile definire proprietà personalizzate per un documento di Office personalizzando un riquadro informazioni documento tramite InfoPath. Le proprietà personalizzate possono includere metadati specifici di un'organizzazione o di un progetto, ad esempio un codice di progetto o un valore del centro di costo.

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Utilizzo di un riquadro informazioni documento

Quando si crea un documento con Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, viene creato automaticamente un riquadro informazioni documento. Questo riquadro informazioni documento predefinito include proprietà standard, ad esempio Autore, Titolo e Oggetto. In alternativa, è possibile aggiungere proprietà personalizzate progettando un riquadro informazioni documento da zero e quindi associandolo a un documento oppure personalizzando un riquadro informazioni documento esistente.

Quando si progetta un riquadro informazioni documento personalizzato, è possibile usarlo con più documenti di Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007 oppure progettare più pannelli informazioni documento. Ad esempio, se determinati documenti sono associati a un progetto specifico, è consigliabile usare campi univoci per i pannelli informazioni documento usati solo in tali documenti.

Anche se l'organizzazione usa più pannelli informazioni documento, ognuno può contenere diverse proprietà comuni. Per riutilizzare facilmente le proprietà comuni quando si progetta un riquadro informazioni documento, è consigliabile usare le parti modello. Creando e usando parti modello, è possibile garantire che i metadati principali per l'organizzazione siano coerenti per tono, struttura e comportamento. Ad esempio, l'organizzazione può richiedere a ogni riquadro informazioni documento di includere un campo denominato Posizione oltre all'autore. Progettando una parte modello che usa questi campi comuni, è possibile riutilizzare facilmente la parte modello in più riquadri informazioni documento.

Dopo aver creato un riquadro informazioni documento personalizzato, è necessario associarlo a un documento prima di poterlo usare. A questo scopo, è necessario attivare la scheda Sviluppo sulla barra multifunzione nei programmi in cui si vuole usare il riquadro informazioni documento. È quindi possibile specificare il percorso del riquadro informazioni documento utilizzando un percorso di file URL, UNC o URN. Inoltre, è possibile scegliere di visualizzare il riquadro informazioni documento per impostazione predefinita quando si apre il documento. È anche possibile scegliere se le proprietà personalizzate create sono visibili per impostazione predefinita quando si apre il documento.

Oltre a visualizzare o modificare le proprietà nei pannelli informazioni documento nei documenti per Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007, in Office Word 2007 gli utenti possono aggiungere proprietà dal riquadro informazioni documento come controlli delle proprietà nel documento stesso. Ad esempio, è possibile aggiungere più istanze di un indirizzo aziendale come controlli delle proprietà in un documento. Questi controlli delle proprietà verranno aggiornati man mano che vengono modificate le informazioni nel riquadro informazioni documento.

Per altre informazioni sulla creazione di un riquadro informazioni documento personalizzato e sull'aggiunta di proprietà a un documento di Office Word 2007, vedere la sezione Vedere anche.

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Panoramica sulla sicurezza

Un riquadro informazioni documento è soggetto alle stesse linee guida e restrizioni di sicurezza di un modulo di InfoPath. Le caratteristiche di sicurezza di InfoPath sono progettate per proteggere i moduli e i computer degli utenti da operazioni non sicure, ad esempio l'accesso ai dati o l'invio di dati a un'origine non attendibile. Ad esempio, i modelli di modulo di InfoPath vengono eseguiti in uno dei tre livelli di sicurezza disponibili, a seconda della posizione, della modalità di installazione e della firma digitale. I tre livelli sono: Con restrizioni, Dominio e Attendibilità totale. A un riquadro informazioni documento viene assegnato lo stesso livello di sicurezza di un modello di modulo di InfoPath. Prima di progettare e usare un riquadro informazioni documento, è consigliabile acquisire familiarità con le considerazioni sulla sicurezza relative all'uso delle connessioni dati e alla distribuzione.

Considerazioni sulla sicurezza per l'uso delle connessioni dati

Un riquadro informazioni documento non può accedere a un'origine dati da un altro dominio a meno che il riquadro informazioni documento non sia impostato su Attendibilità totale. Per abilitare l'attendibilità totale, è necessario firmare digitalmente il modello di modulo per il riquadro informazioni documento con un certificato radice attendibile o creare un file installabile.

Per altre informazioni sui livelli di sicurezza dei modelli di modulo di InfoPath, vedere la sezione Vedere anche .

Considerazioni sulla sicurezza per la distribuzione

È consigliabile distribuire un riquadro informazioni documento nello stesso dominio in cui si trovano i documenti stessi. Ad esempio, se un documento di Office Word 2007 nel server http://example usa un riquadro informazioni documento personalizzato, è consigliabile archiviare anche il riquadro informazioni documento relativo a tale documento in http://example. Se si decide di distribuire un riquadro informazioni documento in un altro dominio o se un utente apre una versione salvata in locale di un documento o una inviata come allegato in un messaggio di posta elettronica, il livello di sicurezza per il riquadro informazioni documento verrà declassato a un livello di sicurezza inferiore. Questa è una precauzione di sicurezza per proteggere gli utenti dai rischi per la sicurezza associati a un riquadro informazioni documento che accede ai dati che si trovano in un altro dominio.

Per altre informazioni sulla creazione di un file installabile, usare la Pubblicazione guidata e Visual Studio nella sezione Vedere anche .

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