Introduzione a InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services è una tecnologia server che consente agli utenti di compilare moduli in un Web browser. Gestendo i moduli in una posizione centrale, è possibile semplificare i processi aziendali e migliorare le relazioni con clienti, partner e fornitori.

Panoramica di InfoPath Forms Services

Raggiungere clienti, partner e fornitori con moduli semplici da usare

Semplificare i processi aziendali basati sui moduli

Gestire moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata

Panoramica di InfoPath Forms Services

Gli utenti non devono avere Installato InfoPath nel computer per compilare un modello di modulo abilitato per il browser, né devono scaricare altro dal Web. È sufficiente accedere a un browser, ad esempio Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services consente anche di archiviare e gestire moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata. InfoPath Forms Services è basato e richiede Windows SharePoint Services 3.0, che consente di pubblicare modelli di modulo da progettare in una posizione comune all'interno di un'organizzazione. Inoltre, gli utenti possono inviare moduli alle raccolte di SharePoint, ovvero cartelle in cui è archiviata una raccolta di file e in cui i file usano spesso lo stesso modello. È anche possibile integrare moduli nella gestione dei documenti e nelle attività del ciclo di vita, ad esempio workflow e rights management.

La tecnologia InfoPath Forms Services è disponibile nella licenza CAL di Microsoft Office Server SharePoint 2007 Enterprise e, separatamente, in Microsoft Office Forms Server 2007.

L'esperienza di progettazione

I modelli di modulo che possono essere compilati in un browser sono denominati modelli di modulo abilitati per il browser. Per creare questo tipo di modello di modulo, progettare un modello di modulo compatibile con browser in InfoPath, pubblicarlo in un server che esegue InfoPath Forms Services e abilitarlo per l'uso sul Web.

In alcuni casi, è possibile abilitare il modello di modulo per l'uso sul Web selezionando la casella di controllo Consenti compilazione del modulo tramite un browser nella Pubblicazione guidata di InfoPath. In altri casi, è necessario pubblicare il modello di modulo in una posizione condivisa nella rete aziendale e quindi contattare un amministratore della server farm per assistenza nell'abilitare il modello di modulo e renderlo disponibile nel server.

L'approvazione dell'amministratore è necessaria negli scenari seguenti:

• Il modello di modulo contiene codice gestito.
• Il modello di modulo richiede un livello di sicurezza Ad attendibilità totale, che consente alle maschere risultanti di avere accesso completo alle risorse di sistema nei computer degli utenti, ad esempio file e impostazioni.
• Il modello di modulo usa una connessione dati gestita da un amministratore.
• Il modello di modulo è abilitato per la visualizzazione in un dispositivo mobile.

Se è necessaria l'approvazione dell'amministratore, la Pubblicazione guidata illustra i passaggi per preparare il modello di modulo da consegnare a un amministratore.

Dopo aver abilitato un modello di modulo compatibile con browser, gli utenti possono usare il browser per compilare moduli basati su tale modello di modulo.

Esperienza utente

L'esperienza utente di compilazione di un modulo in un browser è quasi identica a quella della compilazione di un modulo in InfoPath. Ad esempio, i controlli come sezioni ripetute e funzionalità come le formule e la formattazione condizionale funzionano allo stesso modo in entrambi gli ambienti.

Anche se compilare un modulo in un browser è come compilare un modulo in InfoPath, esiste una differenza fondamentale. In un Web browser i menu e le barre degli strumenti di InfoPath vengono sostituiti da una barra degli strumenti nella parte superiore del modulo, che visualizza le opzioni per salvare, chiudere, stampare e aggiornare il modulo. Questa barra viene visualizzata anche nella parte inferiore di un modulo, in modo che gli utenti non dovranno scorrere fino all'inizio di un modulo lungo per completare il modulo.

Se si abilitano le opzioni di invio per il modello di modulo, gli utenti vedono anche un pulsante Invia sulla barra degli strumenti. Quando fanno clic su questo pulsante, i dati del modulo vengono inviati direttamente all'origine dati specificata durante la progettazione del modello di modulo, ad esempio un servizio Web o un elenco di SharePoint. Se il modello di modulo ha più di una visualizzazione, gli utenti vedranno anche un elenco Visualizza sulla barra degli strumenti.

1. Gli utenti inviano dati a origini dati esterne facendo clic su un pulsante Invia sulla barra degli strumenti.

2. Gli utenti passano da una visualizzazione all'altra facendo clic su un elemento nell'elenco Visualizza sulla barra degli strumenti.

Quando si progetta il modello di modulo, è possibile personalizzare le impostazioni della barra degli strumenti nella finestra di dialogo Opzioni modulo . È ad esempio possibile rimuovere uno o più pulsanti o nascondere la barra degli strumenti nella parte inferiore del modulo dell'utente.

Nelle sezioni seguenti verranno fornite ulteriori informazioni sui vantaggi dell'uso di InfoPath Forms Services.

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Raggiungere clienti, partner e fornitori con moduli semplici da usare

Quando si pubblica un modello di modulo in un server che esegue InfoPath Forms Services, è possibile distribuirlo non solo nella Intranet aziendale, ma anche in siti Web esterni, ad esempio siti Extranet o siti Web aziendali. In questo modo è possibile raccogliere dati da clienti, partner, fornitori e altri elementi essenziali per il successo dell'azienda. Ad esempio, una grande compagnia di assicurazioni può usare un singolo modello di modulo abilitato per il browser per raccogliere ed elaborare richieste di risarcimento. Un cliente dell'assicurazione può usare un browser per compilare il modulo di richiesta di risarcimento sul sito Web della società. In alternativa, se il cliente chiama la società di assicurazione per segnalare la richiesta, un agente di assicurazione può usare InfoPath per compilare lo stesso modulo di richiesta in un sito Intranet. Analogamente, un'agenzia governativa può raccogliere dati dai cittadini pubblicando modelli di modulo abilitati per i browser sul proprio sito Web.

Quando gli utenti accedono al modulo, passando a una raccolta o immettendo un URL per il modulo nel browser, possono verificarsi due cose:

• Il modulo si apre in un browser Se InfoPath non è installato nel computer degli utenti, il modulo verrà aperto in un browser, dove potrà essere compilato come qualsiasi altro modulo basato sul Web.

• Il modulo si apre in InfoPath Se nel computer degli utenti è installato InfoPath, il modulo viene aperto in InfoPath, dove può essere compilato come qualsiasi altro modulo di InfoPath. Poiché stanno compilando il modulo in InfoPath, questi utenti avranno l'ulteriore vantaggio di poter usare l'intera gamma di caratteristiche di InfoPath per la compilazione dei moduli, alcuni dei quali non sono disponibili nei moduli del browser.

  Nota

  Si preferisce, è possibile personalizzare le impostazioni per il modello di modulo in modo che venga sempre aperto in un browser, anche se nel computer degli utenti è installato InfoPath. Ciò può risultare utile quando si vuole che l'esperienza di compilazione di un modulo sia identica per tutti o quando non si vuole che il modulo venga aperto in InfoPath, perché si vuole impedire agli utenti di aprire o modificare il modello di modulo sottostante in modalità progettazione.

Se gli utenti compilano moduli in un dispositivo mobile, ad esempio un assistente digitale personale (PDA) o uno smartphone, è possibile progettare il modello di modulo abilitato per il browser in modo che possa essere aperto e compilato con un browser per dispositivi mobili. Quando gli utenti usano un dispositivo mobile per accedere al modulo, viene aperto sullo schermo in un formato semplificato.

Semplificare i processi aziendali basati sui moduli

I moduli sono al centro di molti processi aziendali. Ospitando modelli di modulo abilitati per i browser in un server che esegue InfoPath Forms Services, è possibile integrare i dati dei moduli con le applicazioni o i processi aziendali esistenti. Ad esempio, è possibile:

• Inviare dati a sistemi aziendali esistenti Quando si progetta un modello di modulo compatibile con browser, è possibile creare connessioni dati a servizi Web o altre origini dati esterne. In questo modo è possibile inviare dati a sistemi aziendali esistenti, applicazioni aziendali o database aziendali. Ad esempio, un reparto vendite può progettare un modulo che può inviare i clienti potenziali e le informazioni sui clienti a un sistema CRM (Customer Relationship Management) esistente.
• Eseguire query su dati da sistemi aziendali esistenti È anche possibile eseguire query su dati in sistemi aziendali esistenti, applicazioni aziendali o database aziendali. Ad esempio, quando gli utenti aprono un modulo basato sul modello di modulo, è possibile che i dati di un'origine dati esterna vengano visualizzati nei campi nome e indirizzo del modulo. In questo modo è possibile sfruttare i dati dell'organizzazione esistenti e semplificare il processo di compilazione di un modulo.
• Aggiungere flusso di lavoro ai moduli È possibile aggiungere un flusso di lavoro al modello di modulo archiviato in una raccolta. In questo modo è possibile gestire in modo coerente i processi aziendali più comuni. Ad esempio, in qualità di responsabile, è possibile usare un flusso di lavoro di approvazione per instradare un modulo nota spese attraverso un elenco di responsabili approvazione. I responsabili approvazione possono approvare o rifiutare il modulo nota spese, riassegnare l'attività di approvazione o richiedere modifiche al modulo. In InfoPath gli utenti fanno clic sui comandi del menu File per partecipare al flusso di lavoro. Nel server possono posizionare il puntatore del mouse sul nome del modulo nella raccolta, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Flussi di lavoro per partecipare al flusso di lavoro.
  

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Gestire moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata

È possibile archiviare i modelli di modulo e i moduli associati in un repository centralizzato in un server che esegue InfoPath Forms Services. In questo modo è facile trovare, condividere e gestire moduli e modelli di modulo.

I principali vantaggi includono la possibilità di:

• Archiviare moduli e modelli di modulo in una posizione centralizzata È possibile associare un modello di modulo a una raccolta, ovvero una posizione in un sito di SharePoint in cui è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file con altre persone dell'organizzazione. Quando gli utenti compilano moduli basati sul modello di modulo nella raccolta, i moduli completati vengono visualizzati nella raccolta insieme alle informazioni principali dei moduli stessi. A seconda della modalità di progettazione della raccolta SharePoint, gli utenti possono compilare moduli basati sul modello di modulo, esportare i dati dai moduli completati in Microsoft Office Excel o unire i dati di più moduli in un unico modulo. L'esempio seguente mostra le note spese archiviate in una raccolta.
  
• Usare i tipi di contenuto per gestire i modelli di modulo È possibile usare la Pubblicazione guidata di InfoPath per pubblicare un modello di modulo come tipo di contenuto del sito. Un tipo di contenuto definisce un modello di modulo, un set di colonne e le impostazioni di gestione dei documenti nel server, ad esempio le impostazioni del flusso di lavoro o dei criteri.
  La creazione di tipi di contenuto consente di riutilizzare le impostazioni e i modelli di modulo in una raccolta siti. In passato, se si voleva usare un modello di modulo in più raccolte di SharePoint, era necessario pubblicare due copie distinte del modello di modulo, una per ogni raccolta. Se si vuole aggiornare il modello di modulo, è necessario modificare il modello di modulo in entrambe le posizioni. Tuttavia, ora è possibile pubblicare un modello di modulo come tipo di contenuto del sito. Quando si aggiorna il tipo di contenuto, la modifica viene applicata automaticamente ovunque venga usato.
  È possibile assegnare un singolo tipo di contenuto a più raccolte in una raccolta siti o assegnare più tipi di contenuto a un'unica raccolta. Ad esempio, è possibile aggiungere un tipo di contenuto per i moduli rapporto di stato a tutte le raccolte usate dal reparto vendite della società, in modo che ogni team di vendita raccolga e riporti lo stesso tipo di informazioni alla gestione. In alternativa, si supponga che il reparto usi modelli di modulo diversi per i moduli relativi a richieste di viaggio, report viaggio e note spese. È possibile pubblicare i tre modelli di modulo come tipi di contenuto del sito e aggiungerli a un'unica raccolta usata per archiviare le informazioni relative ai viaggi del team. Quando gli utenti creano un nuovo modulo dalla raccolta, possono selezionare i modelli di modulo da usare.
• Gestire moduli e modelli di modulo Gli amministratori di server farm possono controllare il modo in cui i modelli di modulo sono accessibili agli utenti e distribuiti nell'intera organizzazione. Ad esempio, possono controllare chi può pubblicare modelli di modulo in tutto il sito o decidere come aggiornare i modelli di modulo sul server con un impatto minimo sugli utenti dei moduli.
• Gestire le connessioni dati in una posizione centrale Se più modelli di modulo useranno le stesse connessioni dati, è possibile archiviare le impostazioni per tale connessione dati in un file di connessione dati in una raccolta connessioni dati. Quando un utente apre un modulo che si connette a un file di connessione dati, InfoPath usa le impostazioni del file per connettersi all'origine dati esterna. In questo modo, più modelli di modulo possono usare lo stesso file di connessione dati, quindi non è necessario creare manualmente la stessa connessione dati per ogni modello di modulo. Inoltre, se le impostazioni di posizione o di connessione per un'origine dati esterna cambiano, non è necessario aggiornare ogni modello di modulo che usa la connessione dati. Al contrario, è sufficiente aggiornare il file di connessione dati una sola volta e tutti i modelli di modulo continuano a funzionare come previsto.

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