Introduzione ai ruoli utente

Contenuto dell'articolo

• Panoramica dei ruoli utente
• Scenari per l'uso dei ruoli utente
• Creazione e assegnazione di ruoli utente

Panoramica dei ruoli utente

Un ruolo utente è una categoria predefinita che può essere assegnata agli utenti in base alla loro posizione lavorativa o ad altri criteri. I ruoli vengono in genere usati per presentare versioni personalizzate, o visualizzazioni, di un modello di modulo a diversi tipi di utenti. È possibile semplificare i processi aziendali e ottimizzare la raccolta dei dati aggiungendo ruoli utente al modello di modulo per controllare quali elementi possono essere visualizzati dagli utenti quando aprono un modulo basato sul modello di modulo. Si supponga, ad esempio, di progettare il modello di modulo per un'applicazione di autorizzazione i cui moduli verranno usati dai tipi di utenti seguenti:

• Appaltatori elettrici che devono richiedere un permesso
• Riceventi che verificano che le domande dei terzisti contengano le informazioni necessarie
• Amministratori che esaminano le richieste di autorizzazione inviate per l'approvazione

Invece di progettare tre modelli di modulo per ogni tipo di utente e gestire i dati di tutti questi moduli, è possibile progettare un modello di modulo i cui moduli raccolgono tutti i dati e aggiungono un ruolo utente per ogni tipo di utente. Il ruolo utente determina quali dati vengono visualizzati tramite visualizzazioni personalizzate basate su ogni tipo di utente.

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Scenari per l'uso dei ruoli utente

Esistono molti scenari in cui i ruoli utente sono un vantaggio per gli utenti. Ad esempio, con i ruoli utente, è possibile:

• Mostrare una visualizzazione univoca per ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo in modo da visualizzare visualizzazioni diverse, a seconda di chi sta compilando il modulo. Ad esempio, è possibile progettare una visualizzazione per gli imprenditori elettrici che stanno richiedendo un permesso, una visualizzazione per gli agenti che ricevono le richieste di permesso e una visualizzazione per gli amministratori che esaminano tutte le informazioni. In ogni visualizzazione vengono visualizzati solo i dati appropriati per ogni ruolo utente.
• Visualizzare una sezione diversa per ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo che visualizzerà sezioni diverse, a seconda di chi sta compilando il modulo. Ad esempio, una sezione di un modello di modulo nota spese applicabile solo ai dipendenti può essere visualizzata quando un dipendente apre il modulo. Un'altra sezione applicabile solo ai responsabili che approvano la nota spese può essere visualizzata quando un responsabile apre il modulo.
• Impostare la convalida dei dati per un campo basato su ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo in modo che a un controllo associato a un campo specifico venga applicata una convalida dei dati diversa, a seconda del ruolo utente della persona che compila il modulo. Ad esempio, è possibile impostare il valore massimo della spesa per un manager a un unico limite e impostare il valore massimo per la stessa casella di testo più in alto per un amministratore. Se un responsabile compila il modulo e supera la quantità, viene visualizzata una finestra di dialogo. Se un amministratore compila il modulo, la casella di testo accetta un valore che altrimenti verrebbe rifiutato se un responsabile compilasse il modulo.
• Inviare i dati del modulo a un'origine dati esterna basata su ogni ruolo utente Ad esempio, è possibile progettare il modello di modulo in modo che gli imprenditori elettrici che devono richiedere un'autorizzazione possano inviare i moduli completati solo a un servizio Web e gli agenti riceventi possono inviare i moduli solo a un database SQL. Gli amministratori possono inviare i dati del modulo a un database e in un messaggio di posta elettronica se l'applicazione è stata approvata oppure possono inviare i dati del modulo solo a un database se l'applicazione è stata rifiutata.

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Creazione e assegnazione di ruoli utente

Quando si crea un nuovo ruolo utente, è possibile assegnarvi utenti nei modi seguenti:

• Specificando i nomi utente da un servizio directory Di Microsoft Active Directory (ad esempio, "vendite\andrea"). Per specificare un nome utente in un servizio directory Active Directory, il modello di modulo deve essere creato e pubblicato in una rete Microsoft Windows che usa Active Directory.
• Specificando i gruppi da un servizio directory Active Directory. Ad esempio, è possibile specificare una lista di distribuzione di posta elettronica contenente i nomi di tutti i membri del team di marketing. Per specificare un gruppo in un servizio directory Active Directory, il modello di modulo deve essere creato e pubblicato in una rete Microsoft Windows che usa Active Directory.
• Specificando un valore che proviene direttamente da un campo della maschera. Il campo può recuperare dati da Active Directory oppure l'utente può immettere dati in un controllo associato a questo campo. Ad esempio, se il modello di modulo contiene una casella di testo Amministratore , è possibile associare un particolare ruolo utente al campo a cui è associata la casella di testo.

Dopo aver aggiunto un ruolo utente, è possibile impostarlo come uno dei seguenti:

Ruolo predefinito Gli utenti che non sono assegnati a un ruolo utente esistente vengono assegnati automaticamente al ruolo utente specificato come predefinito. Il ruolo predefinito viene usato anche per gli utenti che fanno parte di un gruppo ma che lavorano offline. Un ruolo utente è sempre impostato come predefinito.

Ruolo iniziatore Se si vuole applicare un ruolo utente specifico agli utenti che aprono il modulo per la prima volta, è possibile specificare un ruolo di iniziatore. Ad esempio, è possibile definire un ruolo di iniziatore denominato "Appaltatore" applicabile agli utenti che compilano nuovi moduli di richiesta di autorizzazione. Un utente a cui è assegnato un ruolo utente diverso viene automaticamente riassegnato al ruolo di terzista quando apre un nuovo modulo di richiesta di autorizzazione. Tuttavia, la volta successiva che l'utente apre lo stesso modulo, Microsoft Office InfoPath usa il ruolo utente assegnato alla persona invece del ruolo iniziatore.

Se sono stati assegnati ruoli agli utenti basati su qualsiasi combinazione di nomi utente, gruppi o valori di un campo, quando un utente apre un modulo basato sul modello di modulo, InfoPath determina il ruolo da assegnare all'utente usando l'ordine seguente:

1. Il nome dell'utente è un valore di un campo nel modello di modulo.

2. Il nome dell'utente si trova in Active Directory.

3. L'utente è membro di un gruppo di Active Directory.

   Nota

   Se l'utente è membro di diversi gruppi e si assegnano ruoli utente basati su un gruppo, InfoPath controlla l'elenco dei membri di ogni gruppo nell'ordine in cui è elencato nella finestra di dialogo Gestisci ruoli utente . Ad esempio, se l'utente è membro sia del gruppo agente ricevente che del gruppo di amministratori e il gruppo di amministratori è elencato prima del gruppo agente ricevente, all'utente verrà assegnato il ruolo utente per il gruppo di amministratori.

4. Se nessuna delle condizioni precedenti è vera, viene usato il ruolo predefinito.

Dopo aver definito i ruoli utente per il modello di modulo, è possibile configurare una regola che cambia automaticamente visualizzazione in base al ruolo dell'utente. Ad esempio, è possibile creare un ruolo utente di responsabile e quindi creare una regola per passare automaticamente alla visualizzazione responsabile quando un utente a cui è assegnato il ruolo di responsabile apre il modulo. In alternativa, è possibile creare prima la regola e quindi definire i ruoli utente nell'ambito del processo di creazione della regola.

È anche possibile variare il comportamento di un controllo in base a un ruolo utente. Ad esempio, è possibile abilitare un controllo solo per un ruolo utente specifico, mentre altri ruoli utente possono visualizzare i dati nel controllo, ma non modificarli. La possibilità di limitare chi può immettere dati in un controllo in base ai ruoli utente è un modo per garantire che i dati immessi in un controllo provengano da un'origine legittima. Ad esempio, è possibile avere una casella di controllo Approvazione in un modello di modulo di richiesta di autorizzazione che può essere selezionato solo dai membri del ruolo utente administrator, a indicare che l'autorizzazione è stata approvata. Gli utenti assegnati a qualsiasi altro ruolo utente, ad esempio i collaboratori che presentano le domande, vedranno solo la casella di controllo, ma non potranno selezionarla o deselezionarla.

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