Introduzione ai ruoli utente

Contenuto dell'articolo

• Panoramica dei ruoli utente
• Scenari per l'utilizzo dei ruoli utente
• Creazione e assegnazione di ruoli utente

Panoramica dei ruoli utente

Un ruolo utente è una categoria predefinita che può essere assegnata agli utenti in base alla loro posizione o ad altri criteri. I ruoli vengono in genere usati per presentare versioni personalizzate, o visualizzazioni, di un modello di modulo a diversi tipi di utenti. È possibile semplificare i processi aziendali e ottimizzare la raccolta dei dati aggiungendo ruoli utente al modello di modulo per controllare ciò che gli utenti possono vedere quando aprono un modulo basato sul modello di modulo. Si supponga, ad esempio, di progettare il modello di modulo per una domanda di autorizzazione i cui moduli verranno utilizzati dai seguenti tipi di utenti:

• Appaltatori elettrici che devono richiedere un permesso
• Agenti riceventi che verificano che le domande degli appaltatori contengano le informazioni necessarie
• Amministratori che esaminano le domande di permesso presentate per l'approvazione

Invece di progettare tre modelli di modulo per ogni tipo di utente e gestire i dati di tutti i moduli, è possibile progettare un modello di modulo i cui moduli raccolgono tutti i dati e aggiungere un ruolo utente per ogni tipo di utente. Il ruolo utente determina quali dati vengono visualizzati tramite visualizzazioni personalizzate basate su ciascun tipo di utente.

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Scenari per l'utilizzo dei ruoli utente

Esistono molti scenari in cui i ruoli utente sono un vantaggio per gli utenti. Ad esempio, con i ruoli utente è possibile:

• Mostra una visualizzazione univoca per ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo in modo che vengano visualizzate visualizzazioni diverse di tale modello di modulo, a seconda di chi sta compilando il modulo. È ad esempio possibile progettare una visualizzazione per gli appaltatori elettrici che richiedono un'autorizzazione, una visualizzazione per gli agenti che ricevono le domande di autorizzazione e una visualizzazione per gli amministratori che esaminano tutte le informazioni. In ogni visualizzazione vengono visualizzati solo i dati appropriati per ogni ruolo utente.
• Visualizzare una sezione diversa per ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo in cui verranno visualizzate diverse sezioni, a seconda di chi sta compilando il modulo. Ad esempio, una sezione di un modello di modulo Nota spese che si applica solo ai dipendenti può essere visualizzata quando un dipendente apre la maschera. Un'altra sezione che si applica solo ai manager che approvano la nota spese può essere visualizzata quando un manager apre la maschera.
• Impostare la convalida dei dati per un campo basato su ogni ruolo utente È possibile progettare un modello di modulo in modo che a un controllo associato a un campo specifico venga applicata una convalida dei dati diversa, a seconda del ruolo utente della persona che sta compilando il modulo. È ad esempio possibile impostare il valore massimo di spesa per un manager su un limite e impostare il valore massimo per la stessa casella di testo su un amministratore. Se un manager compila il modulo e supera l'importo, viene visualizzata una finestra di dialogo. Se un amministratore compila il modulo, la casella di testo accetterà un valore che altrimenti verrebbe rifiutato se un manager compila il modulo.
• Inviare i dati del modulo a un'origine dati esterna basata su ogni ruolo utente Ad esempio, è possibile progettare il modello di modulo in modo che gli appaltatori elettrici che devono richiedere un'autorizzazione possano inviare i moduli compilati solo a un servizio Web e gli agenti riceventi possano inviare i moduli solo a un database SQL. Gli amministratori possono inviare i dati del modulo a un database e in un messaggio di posta elettronica se la domanda è stata approvata, oppure possono inviare i dati del modulo solo a un database se la domanda è stata rifiutata.

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Creazione e assegnazione di ruoli utente

Quando si crea un nuovo ruolo utente, è possibile assegnarvi gli utenti nei modi seguenti:

• Specificando i nomi utente di un servizio directory di Microsoft Active Directory (ad esempio, "vendite\andrew"). Per specificare un nome utente in un servizio directory di Active Directory, il modello di modulo deve essere creato e pubblicato in una rete Microsoft Windows che usa Active Directory.
• Specificando i gruppi da un servizio directory di Active Directory. Ad esempio, è possibile specificare una lista di distribuzione di posta elettronica contenente i nomi di tutti i membri del team di marketing. Per specificare un gruppo in un servizio directory di Active Directory, il modello di modulo deve essere creato e pubblicato in una rete Microsoft Windows che usa Active Directory.
• Specificando un valore che proviene direttamente da un campo della maschera. Il campo può ottenere dati da Active Directory oppure l'utente può immettere dati in un controllo associato al campo. Ad esempio, se il modello di modulo contiene una casella di testo Amministratore , è possibile associare un ruolo utente specifico al campo a cui è associata tale casella di testo.

Dopo aver aggiunto un ruolo utente, è possibile impostarlo come uno dei seguenti:

Ruolo predefinito Gli utenti a cui non è assegnato un ruolo utente esistente vengono automaticamente assegnati al ruolo utente specificato come predefinito. Il ruolo predefinito viene usato anche per gli utenti che fanno parte di un gruppo ma che lavorano offline. Un ruolo utente è sempre impostato come predefinito.

Ruolo di iniziatore Se si vuole applicare un ruolo utente specifico agli utenti che aprono il modulo per la prima volta, è possibile specificare un ruolo iniziatore. Ad esempio, è possibile definire un ruolo di iniziatore denominato "Appaltatore" che si applica agli utenti che compilano nuovi moduli di richiesta di autorizzazione. Un utente assegnato a un ruolo utente diverso viene automaticamente riassegnato al ruolo di appaltatore quando apre un nuovo modulo di richiesta di permesso. Tuttavia, la volta successiva che l'utente apre lo stesso modulo, Microsoft Office InfoPath usa il ruolo utente assegnato alla persona invece del ruolo di iniziatore.

Se sono stati assegnati ruoli a utenti basati su una qualsiasi combinazione di nomi utente, gruppi o valori di un campo, quando un utente apre un modulo basato sul modello di modulo, InfoPath determina il ruolo da assegnare a tale utente usando l'ordine seguente:

1. Il nome dell'utente è un valore di un campo nel modello di modulo.

2. Il nome dell'utente è in Active Directory.

3. L'utente è membro di un gruppo di Active Directory.

   Nota

   Se l'utente è membro di più gruppi e si stanno assegnando ruoli utente basati su un gruppo, InfoPath controlla l'elenco dei membri di ciascun gruppo nell'ordine in cui il gruppo è elencato nella finestra di dialogo Gestisci ruoli utente . Ad esempio, se l'utente è membro sia del gruppo di agenti riceventi che del gruppo amministratori e il gruppo di amministratori è elencato prima del gruppo di agenti riceventi, all'utente verrà assegnato il ruolo utente per il gruppo di amministratori.

4. Se nessuna delle condizioni precedenti è vera, viene usato il ruolo predefinito.

Dopo aver definito i ruoli utente per il modello di modulo, è possibile impostare una regola che cambia automaticamente le visualizzazioni in base al ruolo dell'utente. Ad esempio, è possibile creare un ruolo utente manager e quindi creare una regola per passare automaticamente alla visualizzazione manager quando un utente assegnato al ruolo di manager apre il modulo. In alternativa, è possibile creare prima la regola e quindi definire i ruoli utente come parte del processo di creazione della regola.

È inoltre possibile variare il comportamento di un controllo in base a un ruolo utente. Ad esempio, è possibile abilitare un controllo solo per un ruolo utente specifico, mentre altri ruoli utente possono visualizzare i dati nel controllo, ma non possono modificarlo. La possibilità di limitare gli utenti che possono immettere dati in un controllo in base ai ruoli utente è un modo per garantire che i dati immessi in un controllo provengano da un'origine legittima. Ad esempio, è possibile avere una casella di controllo Approvazione in un modello di modulo di richiesta di autorizzazione che solo i membri del ruolo utente amministratore possono selezionare, a indicare che il permesso è stato approvato. Gli utenti assegnati a qualsiasi altro ruolo utente, come i terzisti che inviano le candidature, vedranno solo la casella di controllo, ma non potranno selezionarla o deselezionarla.

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