Condividere e accedere alla cassetta postale o alla cartella di un'altra persona in Outlook

È possibile accedere alla cassetta postale di un'altra persona se sono state concesse le autorizzazioni appropriate per la cassetta postale. Le autorizzazioni possono variare dalla sola lettura alla creazione, l'eliminazione e l'abilitazione delle risposte ai messaggi.

Nota: I passaggi descritti in questo articolo descrivono la condivisione della cassetta postale o della cartella associata all'account di posta elettronica. Se si vuole creare una singola cassetta postale accessibile da una o più persone, vedere Aprire e usare una cassetta postale condivisa in Outlook.

Aspetti da considerare quando si condivide una cassetta postale o una cartella

Quando si condivide la cassetta postale o la cartella associata all'account di posta elettronica, è necessario considerare come si vuole che le persone invitate interagiscano con la cassetta postale.

Gli invitati rispondono come se stessi: un responsabile ha bisogno di un assistente o un collega per monitorare una cartella specifica nella propria cassetta postale mentre è assente. In questo scenario, il responsabile concede al assistente o al collega l'autorizzazione a rispondere ai messaggi, ma le risposte ai messaggi nella cassetta postale o nella cartella verranno visualizzate come provenienti dall'account di posta elettronica dell'invitato.
Gli invitati rispondono per conto dell'utente (noto anche come accesso delegato): un responsabile deve avere un assistente o un collega per monitorare e rispondere ai messaggi di posta elettronica per suo conto. In questo scenario, il responsabile concede al assistente o al collega le autorizzazioni per accedere alla cartella o alla cassetta postale, ma quando l'invitato risponde ai messaggi, le relative risposte vengono visualizzate come: <> invitato per conto di <manager>. Questo tipo di condivisione richiede autorizzazioni di accesso delegato . Per informazioni sulla configurazione delle autorizzazioni per i delegati, vedere Consentire l'invio di messaggi per conto dell'utente quando si condivide una cartella o una cassetta postale.

Nota: La condivisione di cartelle o cassette postali può essere eseguita solo con un account aziendale o dell'istituto di istruzione con abbonamenti Microsoft 365 idonei o con account aziendali o dell'istituto di istruzione ospitati da Exchange Online.

Seleziona un'opzione della scheda di seguito per la versione di Outlook in uso. Qual è la versione di Outlook in uso?

Condividere cassette postali o cartelle senza accesso delegato

Nota: Se i passaggi descritti in questa scheda Nuovo Outlook non funzionano, è possibile che non si stia ancora usando il nuovo Outlook per Windows. Selezionare la scheda Outlook classica e seguire invece questa procedura.

Condividere e accedere a una cartella o a una cassetta postale in un nuovo Outlook

Esistono due modi per interagire con le cartelle condivise: il proprietario della cassetta postale che vuole condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale. L'invitato, la persona che il proprietario ha invitato a condividere la cartella o la cassetta postale.

Proprietario della cartella o della cassetta postale: il proprietario della cassetta postale decide di condividere l'intera cassetta postale o una o più cartelle con altri utenti. A questo scopo, è necessario prima di tutto configurare i livelli di autorizzazione appropriati per le persone con cui si vuole condividere la cartella e quindi inviare un invito.
Invitato: quando qualcuno condivide una cartella o una cassetta postale, si riceverà un invito a condividere la cartella o la cassetta postale. Quando si accetta l'invito, la cartella verrà visualizzata nel riquadro delle cartelle. Le operazioni eseguite con questa cartella condivisa dipendono dal livello di autorizzazioni concesse dal proprietario.

Passaggi del proprietario:

Come selezionare e condividere la cartella o la cassetta postale con altri utenti

Per condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale con altri utenti dell'organizzazione, seguire questa procedura:

In nuovo Outlook passare alla cartella da condividere.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.
Nella finestra Autorizzazioni per la cartella , se la persona non è già inclusa nell'elenco delle persone con cui si sta condividendo il file, selezionare per aggiungerla.
Immetti il nome o l'indirizzo e-mail della persona a cui stai concedendo l'autorizzazione e quindi seleziona Aggiungi.
Nell'elenco dei nomi nella finestra Autorizzazioni per la cartella selezionare il nome della persona appena aggiunta.
Nella sezione Autorizzazioni selezionare l'elenco a discesa Livello di autorizzazione e selezionare le autorizzazioni da concedere all'utente. In caso di dubbi sul livello di autorizzazione da selezionare, vedere la sezione Informazioni sulle autorizzazioni di condivisione riportata di seguito.
Confermare le impostazioni di condivisione e fare clic su OK. La persona con cui si condivide il file riceverà un messaggio di posta elettronica per informarla che è stata condivisa una cartella.

Suggerimento: Se si vuole condividere una sottocartella, è necessario seguire la stessa procedura, ma anche condividere le cartelle padre.

Come rimuovere i privilegi di condivisione

In nuovo Outlook passare alla cartella che si sta condividendo.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.
Seleziona la persona con cui stai condividendo il file e quindi seleziona Elimina icona.

Passaggi per gli invitati:

Accettare e visualizzare una cartella o una cassetta postale condivisa con l'utente corrente

Quando qualcuno condivide una cartella, viene inviato un messaggio di posta elettronica per informarlo. È ora possibile aggiungerlo al riquadro delle cartelle in modo da accedervi in nuovo Outlook.

Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse su Condivisi con me.
Selezionare Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa.
Immettere l'indirizzo di posta elettronica o il nome della persona che ha condiviso una cartella e fare clic su Aggiungi.
Il nome della persona verrà visualizzato sotto il nodo Condivisi con me. Espandi il nodo per visualizzare tutte le cartelle che la persona ha condiviso con te.

Rimuovere la cartella o la cassetta postale condivisa dal riquadro delle cartelle

Se si decide di non voler più visualizzare la cassetta postale o la cartella dell'altra persona ogni volta che si apre nuovo Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Rimuovi cartella condivisa.

Informazioni sulle autorizzazioni di condivisione

Quando si condivide una cartella, è possibile impostare autorizzazioni che definiscono cosa può fare ogni utente che accede alla cartella. Se si seleziona un'opzione nell'elenco a discesa Livello di autorizzazione , viene attivata la selezione di autorizzazioni di lettura, scrittura, altra ed eliminazione . Lo screenshot a destra mostra il livello di autorizzazioni scelto automaticamente quando si seleziona un livello di autorizzazione di Editor pubblicazione.

Suggerimento: Se si rimuove una di queste caselle di controllo associate a un livello di autorizzazione, il livello diventa Personalizzato.

Screenshot che mostra l'editor di pubblicazione selezionato come livello di autorizzazione

La tabella seguente descrive in dettaglio il tipo di azioni che l'invitato può eseguire a seconda del livello di autorizzazione impostato.

Livello di autorizzazione	Attività che un invitato può eseguire
Proprietario	Creare, leggere, modificare ed eliminare tutti gli elementi nella cartella condivisa. Il proprietario può modificare i livelli di autorizzazione degli altri utenti per la cartella.
Supervisore pubblicazione	Creare, leggere, modificare ed eliminare tutti gli elementi e creare sottocartelle.
Supervisore	Creare, leggere, modificare ed eliminare tutti gli elementi.
Autore pubblicazione	Creare e leggere elementi, creare sottocartelle e modificare ed eliminare gli elementi creati.
Autore	Creare e leggere elementi, modificare ed eliminare gli elementi creati.
Autore (2)	Creare e leggere elementi ed eliminare gli elementi creati.
Revisore	Solo leggere elementi.
Collaboratore	Solo creare elementi.
Nessuno	Non è possibile eseguire alcuna attività. L'utente rimane nell'elenco delle autorizzazioni, ma non dispone di autorizzazioni e non può aprire la cartella.
Personalizzato	Eseguire attività definite in modo specifico dal proprietario della cartella.

Condividere e accedere a una cartella o a una cassetta postale in Outlook sul web

Esistono due modi per interagire con le cartelle condivise: è possibile essere il proprietario di una cassetta postale che vuole condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale.

Proprietario di una cartella o di una cassetta postale: si è proprietari della cartella e si decide di condividerla con altri utenti. Impostare i livelli di autorizzazione appropriati per le persone con cui si vuole condividere la cartella.
Invitato: quando qualcuno condivide una cartella o una cassetta postale, si riceverà un invito a condividere una cartella. Quando si accetta l'invito, la cartella viene visualizzata nel riquadro delle cartelle. Le operazioni che è possibile eseguire in una cartella condivisa dipendono dai livelli di autorizzazione impostati.

Proprietario di una cartella o di una cassetta postale: Condividere una cartella o una cassetta postale con altri utenti

Per condividere una o più cartelle o l'intera cassetta postale con altri utenti dell'organizzazione, seguire questa procedura:

In Outlook sul Web passare alla cartella da condividere.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.
Nella finestra Autorizzazioni per la cartella , se la persona non è già inclusa nell'elenco delle persone con cui si sta condividendo il file, selezionare per aggiungerla.
Immetti il nome o l'indirizzo e-mail della persona a cui stai concedendo l'autorizzazione e quindi seleziona Aggiungi.
Nell'elenco dei nomi nella finestra Autorizzazioni per la cartella selezionare il nome della persona appena aggiunta.
Nella sezione Autorizzazioni selezionare l'elenco a discesa Livello di autorizzazione e selezionare le autorizzazioni da concedere all'utente. In caso di dubbi sul livello di autorizzazione da selezionare, vedere la sezione Opzioni per la condivisione di una cartella di seguito.
Confermare le impostazioni di condivisione e fare clic su OK. La persona con cui si condivide il file riceverà un messaggio di posta elettronica per informarla che è stata condivisa una cartella.

Suggerimento: Se si vuole condividere una sottocartella, è necessario seguire la stessa procedura, ma anche condividere le cartelle padre.

Proprietario della cartella o della cassetta postale: Rimuovere i privilegi di condivisione

Passare alla cartella che si sta condividendo.
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Condivisione e autorizzazioni.
Seleziona la persona con cui stai condividendo il file e quindi seleziona Elimina icona.

Invitato: Accettare e visualizzare una cartella o una cassetta postale condivisa con l'utente corrente

Quando qualcuno condivide una cartella, viene inviato un messaggio di posta elettronica per informarlo. È ora possibile aggiungerlo al riquadro delle cartelle in Outlook sul Web, in modo da potervi accedere.

Nel riquadro delle cartelle fare clic con il pulsante destro del mouse su Condivisi con me.
Selezionare Aggiungi cartella o cassetta postale condivisa.
Immettere l'indirizzo di posta elettronica o il nome della persona che ha condiviso una cartella e fare clic su Aggiungi.
Il nome della persona verrà visualizzato sotto il nodo Condivisi con me. Espandi il nodo per visualizzare tutte le cartelle che la persona ha condiviso con te.

Invitato: rimuovere la cartella o la cassetta postale condivisa dal riquadro delle cartelle

Se si decide di non voler più visualizzare la cassetta postale o la cartella dell'altra persona ogni volta che si apre Outlook sul web, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Rimuovi cartella condivisa.

Opzioni per la condivisione di una cartella