Aggiungere un assistente al profilo in Microsoft 365

Il campo Assistente in Microsoft 365 consente al proprietario del profilo di specificare la persona che li supporta nel coordinamento quotidiano. Ad esempio, i dirigenti possono indicare chi è il loro assistente. La designazione Assistente è solo informativa. Non sovrascrive il ruolo esistente della persona o assegna nuove responsabilità organizzative.

Le informazioni dell'Assistente vengono visualizzate nella sezione Contatto delle schede profilo. Per aggiungere o aggiornare le informazioni dell'Assistente nel profilo, seguire la procedura descritta in Modificare il profilo in Microsoft 365.

Dopo l'aggiunta, le informazioni assistente vengono visualizzate sul profilo del dirigente, consentendo ai colleghi di identificare rapidamente il punto di contatto giusto per la pianificazione o il coordinamento delle esigenze, riducendo le inutili attività e interruzioni. 

Cosa significa essere elencati come Assistente?

La designazione Assistant è puramente un attributo del profilo visibile. 
Non dipende dalla gerarchia gerarchica gerarchica dell'organizzazione, né concede autorizzazioni, accesso o funzionalità speciali. L'aggiunta di un utente come assistente non attiva notifiche, non modifica i livelli di accesso né assegna alcuna responsabilità a tale persona. Aiuta semplicemente gli altri a capire chi il proprietario del profilo delega come Assistente. 

Chi può essere aggiunto come Assistente? 

Il campo Assistente consente di aggiungere un utente tenant interno o un utente guest con un profilo Azure Active Directory. Non richiede che la persona abbia un ruolo di lavoro specifico o che fa parte della gerarchia gerarchica gerarchica del proprietario del profilo. 

Comportamento dell'assistente nello scenario tra tenant: 

Un utente di un tenant esterno può essere assegnato come Assistente; tuttavia, l'Assistente assegnato non vedrà questa relazione nel profilo della persona che supporta.  

Esempio:
Giovanni viene assegnato come assistente di Dave. Appartengono a tenant diversi. 

• Gli utenti nel tenant di Davide possono vedere Giovanni elencato come Assistente di Davide.

• Giovanni non può visualizzare questo valore assistente nel profilo di Davide, nonostante sia l'assistente assegnato.

Questo comportamento è da progettazione, poiché le informazioni dell'Assistente non vengono mostrate tra i tenant. 

L'Assistente designato riceverà una notifica? 

L'impostazione o l'aggiornamento del campo Assistente non invia alcuna notifica alla persona elencata come assistente. Si tratta di un comportamento intenzionale perché: 

• La designazione dell'assistente è solo informativa, non un'azione del flusso di lavoro.

• La designazione è informativa e non modifica ruoli, attività o accesso, quindi non è necessario alcun avviso di sistema.

• Gli utenti possono aggiornare questo campo per informazioni tra organizzazioni senza attivare una notifica.

Campo Assistente: 

• Rappresenta un utente tenant attivo con un profilo Azure Active Directory.

• È di proprietà e gestito dal proprietario del profilo.

• Viene visualizzata in modo coerente agli utenti tenant in tutte le esperienze di Microsoft 365, ad esempio la scheda profilo, la sezione Organizzazione della scheda profilo e Copilot (se disponibile). Quando un Assistente esce dall'organizzazione, il valore di Assistente memorizzato viene cancellato dal profilo e il campo non viene più visualizzato nel profilo.

• In qualsiasi momento è possibile avere un solo Assistente alla volta.

Dove vengono visualizzate le informazioni dell'Assistente? 

Quando viene aggiunto, l'Assistente è visibile nella scheda del profilo (sezione Contatto) che consente ai colleghi di identificare il punto di contatto corretto durante la visualizzazione del profilo di una persona. 

Gestione di privacy e visibilità da parte degli utenti 

Facendo clic sull'icona "i", l'editor del profilo ti indirizza alla pagina delle impostazioni appropriata per gestire la visibilità. 

Per impostazione predefinita, l'Assistente è visibile a tutti gli utenti dell'organizzazione. A seconda dei criteri tenant, è possibile: 

• Modificare la visibilità in Solo utente corrente

• Ignorare le impostazioni di privacy predefinite impostate dall'organizzazione

Modalità di utilizzo delle informazioni dell'Assistente 

Dopo il salvataggio, queste informazioni dell'Assistente vengono visualizzate nella scheda del profilo della persona a cui è stato aggiunto l'Assistente. 

Impostazioni di Amministrazione per l'assistente nel Centro Amministrazione SharePoint 

Nell'interfaccia di amministrazione di SP gli amministratori tenant possono:  

1. Disabilitare la funzionalità Assistente contrassegnandola come "disabilitata" o impostandola come "facoltativa" o come proprietà "obbligatoria". L'impostazione predefinita è "facoltativa".

2. Impostare la privacy predefinita della proprietà Assistant (su 'Everyone' o 'Only Me' e specificare se l'utente può ignorare questo valore. L'impostazione predefinita è 'Tutti'.

3. Imposta se l'impostazione di privacy predefinita può essere sostituita/modificata dall'utente. Per impostazione predefinita, non viene fornita la funzionalità di override.

Domande frequenti 

1. È possibile aggiungere più di un Assistente?
   No. È possibile aggiungere e visualizzare un solo Assistente per volta in un profilo.

2. Un altro utente può gestire l'Assistente personale? 
   No. Solo il proprietario del profilo può gestire Assistente.

3. Perché il campo Assistente non è visualizzato nell'editor dei profili? 

   L'amministratore del tenant può avere: 

   1. Disabilitato il campo Assistente 

   2. Modificabilità utente con restrizioni 

   3. Nascosto il campo dall'editor dei profili
      
      Contattare l'amministratore se si ritiene di dover avere accesso. 

4. È possibile rimuovere temporaneamente l'Assistente?
   Sì. Se la modifica è consentita, è possibile eliminare il valore Assistente. In questo modo viene rimosso dal profilo fino a quando non viene aggiunto di nuovo.

5. Quanto tempo è necessario per visualizzare le modifiche?
   Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore per essere applicate automaticamente e non richiedono l'intervento it o delle risorse umane.