Configurare la segreteria telefonica

In Microsoft 365 è possibile registrare un messaggio di saluto, modificare le regole di risposta alle chiamate, configurare Outlook Voice Access, modificare le impostazioni di notifica tramite SMS e posta elettronica e attivare l'anteprima della segreteria telefonica con Outlook sul web.

• Per accedere alle impostazioni della segreteria telefonica nel nuovo Outlook sul web, selezionare >ImpostazioniVisualizza tutte le impostazioni> di OutlookSegreteria telefonicagenerale>.
• Per accedere alle impostazioni della segreteria telefonica nella versione classica Outlook sul web, selezionare >ImpostazioniPosta>generale>Segreteria telefonica.
• Per accedere alle impostazioni della segreteria telefonica in Outlook per PC, selezionare Gestisci file>segreteria telefonica.

Registrare il messaggio di saluto

1. In Messaggio vocale selezionare Messaggi di saluto.
2. Selezionare il tipo di messaggio di saluto da registrare.
   
3. Selezionare Chiamami per riprodurre o registrare il messaggio di saluto selezionato.
4. Immettere il numero di telefono e selezionare Componi.
   
5. Seguire le istruzioni nel messaggio registrato per registrare il proprio messaggio di saluto.
6. Al termine della registrazione fare clic su Salva.
   

Nota: se il messaggio di saluto che consente ai chiamanti di sapere che sarai assente per un periodo prolungato di tempo è selezionato, le regole di risposta alle chiamate registrate in precedenza vengono ignorate e viene riprodotto solo il saluto registrato per questa opzione.

Creare, modificare ed eliminare regole di risposta alle chiamate

Usare le regole di risposta alle chiamate per determinare cosa succede quando un chiamante si connette alla segreteria telefonica. Se ad esempio sono attivate le risposte automatiche, è possibile configurare una regola per trasferire il chiamante a un altro numero. Se si impostano più regole, è possibile specificare l'ordine in cui devono essere applicate.

Se non si creano regole di ricezione chiamata, le chiamate in arrivo verranno inviate direttamente alla casella vocale quando non si è disponibili.

Se si crea una regola di risposta alle chiamate ma non si specifica un'azione, il chiamante sentirà il messaggio seguente: "È stata raggiunta la cassetta postale del <nome>. Richiama più tardi. Addio." e la chiamata terminerà.

Per creare una regola

1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.
2. Fare clic sul pulsante Nuova.
   
3. Digitare un nome per la regola.
4. Selezionare un'opzione in Se il chiamante raggiunge la mia segreteria telefonica e.
5. Se si vuole aggiungere un'altra condizione alla regola, selezionare Aggiungi condizione. È possibile aggiungere più condizioni a una regola, ma procedere con cautela per evitare che le regole diventino eccessivamente complesse.
6. Selezionare un'opzione in Fornisci al chiamante le seguenti opzioni. Alcune opzioni chiedono di specificare altre informazioni, ad esempio un numero di telefono alternativo o un testo da leggere al chiamante.
7. Se si vuole aggiungere un'altra opzione alla regola, selezionare Aggiungi opzione.
8. Scegliere OK.
9. Usare la casella di controllo nella pagina Regole di risposta alle chiamate per attivare o disattivare la regola.

Per modificare una regola

1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.
2. Selezionare la regola da modificare e fare clic sul pulsante Modifica.
   

Per eliminare una regola

1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.
2. Selezionare la regola da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina.
   

Per cambiare l'ordine di applicazione delle regole

1. In Messaggio vocale selezionare Regole di risposta alle chiamate.
2. Le regole sono elencate nell'ordine in cui vengono applicate, quindi selezionare quella da spostare in alto o in basso nell'ordine e fare clic sulle frecce.
   

Decidere come ricevere notifiche per le chiamate perse

Con le notifiche si viene avvisati in caso di chiamate perse o quando si riceve un messaggio nella segreteria telefonica. Si può decidere come e quando ricevere l'avviso. È ad esempio possibile ricevere un messaggio di posta elettronica quando si perde una chiamata oppure un SMS quando qualcuno lascia un messaggio in segreteria. Per impostazione predefinita, si riceve un messaggio di posta elettronica ogni volta che si perde una chiamata, ma le notifiche tramite SMS sono disattivate.

Configurare le notifiche tramite SMS

1. In Messaggio vocale selezionare Notifiche.

2. Fare clic su Configura SMS.

3. Scegliere il paese in cui è registrato il proprio telefono.

   Nota

   La caratteristica delle notifiche tramite SMS è supportata solo in specifiche aree geografiche e per specifici gestori di telefonia mobile. Se il proprio gestore non è elencato, non sarà possibile configurarle.

4. Scegliere il gestore di telefonia mobile e fare clic su Avanti.

5. Immettere il numero di telefono e fare clic su Avanti.

6. Si riceverà un SMS con un passcode. Immettere il passcode nella schermata Configurazione SMS e fare clic su Fine.
   

7. Scegliere quando ricevere le notifiche tramite SMS e fare clic su Salva.

Modificare le impostazioni delle notifiche tramite SMS

1. In Messaggio vocale selezionare Notifiche.
2. Fare clic su Modifica impostazioni SMS.
3. Selezionare un'opzione per gli SMS e fare clic su Salva.

Accedere a messaggi vocali, posta elettronica, calendario e contatti dal telefono

Outlook Voice Access consente di usare il telefono per accedere a messaggi vocali, posta elettronica, calendario e contatti. Le opzioni impostate per Outlook Voice Access includono l'ordine in cui si accede ai nuovi messaggi e la cartella a cui si accede, ad esempio Posta in arrivo.

Cos'è il numero di telefono per Outlook Voice Access? Il numero di telefono e il PIN vengono forniti dall'amministratore quando configura la segreteria telefonica. Contattare l'amministratore per assistenza.

Ascoltare i messaggi vocali sul telefono

L'opzione Ascolta al telefono consente di riprodurre i messaggi vocali usando il numero di telefono specificato.

Per impostazione predefinita, il numero di telefono è quello assegnato dall'organizzazione, ma può anche essere un numero di cellulare o un indirizzo di posta elettronica. In questo caso, i messaggi vocali vengono riprodotti tramite la Posta in arrivo.

Per impostare il numero per i messaggi vocali

1. In Messaggio vocale selezionare Ascolta al telefono.
2. Digitare il numero di telefono o l'indirizzo di posta elettronica da usare per i messaggi vocali.
3. Fai clic su Salva.

Reimpostare il PIN

Il PIN consente di accedere alle informazioni della cassetta postale e del calendario tramite Outlook Voice Access. Quando si reimposta il PIN, si riceverà un PIN temporaneo nella posta in arrivo. Usare il PIN temporaneo la volta successiva che si chiama Outlook Voice Access. A quel punto verrà chiesto di creare un PIN permanente.

Per reimpostare il PIN di accesso ai messaggi vocali

1. In Messaggio vocale selezionare Reimposta PIN.
2. Fare clic su Reimposta PIN casella vocale.
3. Fare clic su Sì per confermare la reimpostazione.

Anteprima dei messaggi della segreteria telefonica inviati e ricevuti

L'opzione Anteprima messaggio vocale consente di vedere in anteprima il testo dei messaggi vocali ricevuti. È anche possibile includere anteprime di testo nei messaggi vocali inviati.

Per attivare Anteprima messaggio vocale

1. In Messaggio vocale selezionare Anteprima messaggio vocale.
2. Selezionare o deselezionare le opzioni desiderate. Per impostazione predefinita, sono selezionate entrambe le opzioni.
3. Fare clic su Salva.

Vedere anche

Controllare le opzioni e la segreteria telefonica di Skype for Business