Se si sta organizzando una riunione per un numero elevato di persone e si usa Outlook, è possibile modificare le opzioni e preparare una riunione semplice da gestire e senza interruzioni.
Ad una riunione Lync è possibile invitare fino a 250 persone.
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Aprire Outlook e andare al calendario.
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Sulla barra multifunzione di Outlook fare clic su Nuova riunione Lync.
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Configurare la riunione seguendo la procedura normale:
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Nella casella A digitare gli indirizzi di posta elettronica degli invitati o l'alias di una lista di distribuzione.
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Digitare un Oggetto e selezionare le ore di Inizio e Fine.
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Digitare l'agenda nell'area della riunione, facendo attenzione a non modificare le informazioni sulla riunione Lync.
A questo punto possiamo personalizzare le opzioni per la riunione, in modo che siano appropriate per una riunione di grande dimensioni.
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Fare clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione.
Note:
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In Persone che non devono attendere nella sala di attesa selezionare Tutti gli utenti (senza restrizioni). In questo modo gli utenti accedono alla riunione direttamente e non si ha bisogno di farli accedere manualmente, evitando così interruzioni.
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In Chi è un relatore selezionare Persone scelte.
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Fare clic su Scegli i relatori e spostare gli utenti selezionati dal lato Partecipante al lato Relatore, quindi fare clic su OK. Tenere presente che tutti i relatori hanno il controllo completo della riunione.
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In Limitare la partecipazione? selezionare le caselle di controllo Disabilita messaggistica istantanea, Disattiva l'audio di tutti i partecipanti e Blocca video partecipanti.
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La procedura è terminata. Fare clic su OK nelle opzioni per la riunione e inviare la convocazione. Prima della riunione, assicurarsi di leggere uno degli argomenti seguenti:
