Il piano di file è il documento principale di pianificazione della gestione dei record in SharePoint. Anche se i piani di file possono differire tra le organizzazioni, in genere:

  • Descrivere i tipi di elementi che l'organizzazione riconosce come record.

  • Descrivere la categoria più ampia di record a cui appartengono gli elementi.

  • Indicare la posizione di archiviazione dei record.

  • Descrivere i periodi di conservazione per i record.

  • Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.

Questo articolo descrive il contenuto di un piano di file e riepiloga come creare un piano di file per l'organizzazione. L'articolo consente anche di accedere a un foglio di lavoro in cui è possibile registrare il piano di file.

Identificare i tipi di record

Per determinare quali documenti attivi nell'organizzazione possono essere dichiarabili in quanto i record richiedono la collaborazione di responsabili dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili dei contenuti. Si noti che, anche se l'azienda non si trova in un settore altamente regolamentato, esistono leggi generali che potrebbero obbligare l'azienda a conservare i record. Oltre alle leggi aziendali generali, è necessario valutare requisiti legali specifici per l'azienda.

Oltre all'ambito di questo articolo, è necessario fornire informazioni più che generali su come determinare cosa è un record nell'organizzazione. Molto probabilmente l'organizzazione sta già eseguendo una qualche forma di gestione dei record e ha completato la maggior parte dei ruoli di gestione dei record necessari e potrebbe essere già presente una tassonomia di record.

In generale, per determinare cosa sono i record nell'organizzazione:

  1. Comprendere gli obblighi legali e le esigenze aziendali dell'organizzazione.

  2. In un'attività di collaborazione tra le divisioni dell'organizzazione, analizzare il modo in cui vengono usati i documenti attivi.

  3. Sviluppare un elenco dei tipi di documenti che devono diventare record. Ad esempio, è possibile determinare che i record seguenti devono essere mantenuti come record:

    • Contratti per l'affitto di spazi aziendali.

    • Documenti relativi ai vantaggi dei dipendenti.

    • Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.

  4. Categorizzare i record. I record nella stessa categoria spesso hanno gli stessi periodi di conservazione e potrebbero richiedere un trattamento simile in altri modi.

Registrare le informazioni raccolte. Registrare il tipo di record, la categoria a cui appartengono i record di questo tipo e una breve descrizione del tipo di record.

Di seguito è riportato un foglio di lavoro di esempio:

Tipo di record

Categoria di record

Descrizione

Piani di benefit, piani di assicurazione, piani pensionistici

Descrizioni dei vantaggi per i dipendenti

Descrizioni di tutti i piani di benefit per i dipendenti.

Schede attività retribuzioni, informazioni aggiuntive sulle retribuzioni

Record retribuzioni

Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e dello stipendio retribuito.

Fatture fornitore

Fatture

Record di beni o servizi acquistati dai fornitori.

Sondaggi sui prodotti, questionari, manuali di formazione, video di formazione

Materiali di formazione

Fornisce formazione interna o esterna.

Moduli di spedizione, report di spedizione

Record di spedizione

Documenta la spedizione dei materiali.

Comunicati stampa, articoli di giornale

Comunicati stampa

Informazioni sulle pubbliche relazioni su prodotti e servizi.

Schede di contatto per gli interventi di emergenza, moduli di iscrizione a piani medici, curriculum, relazioni sullo stato dei vantaggi

Record del personale

Record delle storie di impiego dei singoli utenti e delle azioni del personale correlate.

Completare il piano di file

Dopo aver determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo aver creato un set di categorie di record, completare il piano di file fornendo informazioni aggiuntive su ogni tipo di record. Indicare quanto segue:

  • Per quanto tempo deve essere conservato ogni tipo di record.

  • Modalità di eliminazione dei record alla scadenza del periodo di conservazione.

  • Who è il gestore dei record principale per i record di questo tipo.

  • In che tipo di elementi multimediali sono archiviati record di questo tipo.

Di seguito è riportato un piano di file di esempio completato:

Record

Descrizione

Elementi multimediali

Categoria di record

Conservazione

Disposizione

Contatto

Piani da 401.000

Descrizione del piano di benefit per i dipendenti.

Pagine Web

Piani di benefit per i dipendenti

X anni

Nessuno

Alluvione di Kati

Piani di assicurazione

Descrizione del piano di assicurazione dei dipendenti.

Stampare

Piani di benefit per i dipendenti

X anni

Nessuno

Reshma Patel

Piani pensionistici

Descrizione del piano di previdenza dei dipendenti.

Stampare

Piani di benefit per i dipendenti

X anni

Nessuno

Reshma Patel

Schede attività retribuzioni

Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e degli stipendi pagati.

Documenti elettronici

Record retribuzioni

X anni

Distruggi

Reshma Patel

Informazioni aggiuntive sulle retribuzioni

Riepiloghi di periodi di malattia, ferie e altri elementi delle retribuzioni non salariali.

Documenti elettronici

Record retribuzioni

X anni

Distruggi

Reshma Patel

Fatture fornitore

Record di beni o servizi acquistati dai fornitori.

Stampare

Fatture

X anni

Distruggi

Eric Lang

Sondaggi sui prodotti

Sondaggio sulla soddisfazione dei clienti.

Pagine Web

Materiali del sondaggio

X anni

Archivio

Valeria Romano

Questionari

Questionario per determinare i dati demografici dei clienti.

Stampare

Materiali del sondaggio

X anni

Archivio

Valeria Romano

Manuali di formazione

Contenuto di formazione hard-copy.

Stampare

Materiali di formazione

X anni

Distruggi

Valeria Romano

Video di formazione

Contenuto di formazione video.

Video

Materiali di formazione

X anni

Distruggi

Valeria Romano

Moduli di spedizione

Configurazione delle spedizioni di materiali

Stampare

Materiali di spedizione

X anni

Distruggi

Eric Lang

Report di spedizione

Documentazione della spedizione dei materiali.

Fogli di calcolo elettronici

Materiali di spedizione

X anni

Distruggi

Eric Lang

Comunicati stampa

Rilasci su prodotti e servizi.

Documenti elettronici

Informazioni sulle relazioni pubbliche

X anni

Archivio

Valeria Romano

Articoli di giornale

Notizie su prodotti e servizi.

Stampare

Informazioni sulle relazioni pubbliche

X anni

Archivio

Valeria Romano

Schede contatto per gli interventi di emergenza

Informazioni sui dipendenti.

Documenti elettronici

Record del personale

X anni

Distruggi

Reshma Patel

Moduli di iscrizione al piano medico

Moduli di iscrizione dei dipendenti per i piani sanitari.

Documenti elettronici

Record del personale

X anni

Distruggi

Reshma Patel

Curriculum

Curriculum ricevuti.

Misto

Record del personale

X anni

Distruggi

Reshma Patel

Nota: L'esempio riportato in precedenza in questa sezione è un esempio. Non è consigliabile utilizzare impostazioni specifiche del piano di file. Per confermare che si tratta di un esempio e non di un suggerimento per i criteri di gestione dei record, non vengono forniti periodi di conservazione.

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