Il piano di file è il documento principale di pianificazione della gestione dei record in SharePoint. Anche se i piani di file possono differire tra le organizzazioni, in genere:
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Descrivere i tipi di elementi che l'organizzazione riconosce come record.
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Descrivere la categoria più ampia di record a cui appartengono gli elementi.
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Indicare la posizione di archiviazione dei record.
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Descrivere i periodi di conservazione per i record.
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Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.
Questo articolo descrive il contenuto di un piano di file e riepiloga come creare un piano di file per l'organizzazione. L'articolo consente anche di accedere a un foglio di lavoro in cui è possibile registrare il piano di file.
Identificare i tipi di record
Per determinare quali documenti attivi nell'organizzazione possono essere dichiarabili in quanto i record richiedono la collaborazione di responsabili dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili dei contenuti. Si noti che, anche se l'azienda non si trova in un settore altamente regolamentato, esistono leggi generali che potrebbero obbligare l'azienda a conservare i record. Oltre alle leggi aziendali generali, è necessario valutare requisiti legali specifici per l'azienda.
Oltre all'ambito di questo articolo, è necessario fornire informazioni più che generali su come determinare cosa è un record nell'organizzazione. Molto probabilmente l'organizzazione sta già eseguendo una qualche forma di gestione dei record e ha completato la maggior parte dei ruoli di gestione dei record necessari e potrebbe essere già presente una tassonomia di record.
In generale, per determinare cosa sono i record nell'organizzazione:
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Comprendere gli obblighi legali e le esigenze aziendali dell'organizzazione.
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In un'attività di collaborazione tra le divisioni dell'organizzazione, analizzare il modo in cui vengono usati i documenti attivi.
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Sviluppare un elenco dei tipi di documenti che devono diventare record. Ad esempio, è possibile determinare che i record seguenti devono essere mantenuti come record:
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Contratti per l'affitto di spazi aziendali.
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Documenti relativi ai vantaggi dei dipendenti.
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Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.
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Categorizzare i record. I record nella stessa categoria spesso hanno gli stessi periodi di conservazione e potrebbero richiedere un trattamento simile in altri modi.
Registrare le informazioni raccolte. Registrare il tipo di record, la categoria a cui appartengono i record di questo tipo e una breve descrizione del tipo di record.
Di seguito è riportato un foglio di lavoro di esempio:
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Tipo di record |
Categoria di record |
Descrizione |
|---|---|---|
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Piani di benefit, piani di assicurazione, piani pensionistici |
Descrizioni dei vantaggi per i dipendenti |
Descrizioni di tutti i piani di benefit per i dipendenti. |
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Schede attività retribuzioni, informazioni aggiuntive sulle retribuzioni |
Record retribuzioni |
Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e dello stipendio retribuito. |
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Fatture fornitore |
Fatture |
Record di beni o servizi acquistati dai fornitori. |
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Sondaggi sui prodotti, questionari, manuali di formazione, video di formazione |
Materiali di formazione |
Fornisce formazione interna o esterna. |
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Moduli di spedizione, report di spedizione |
Record di spedizione |
Documenta la spedizione dei materiali. |
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Comunicati stampa, articoli di giornale |
Comunicati stampa |
Informazioni sulle pubbliche relazioni su prodotti e servizi. |
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Schede di contatto per gli interventi di emergenza, moduli di iscrizione a piani medici, curriculum, relazioni sullo stato dei vantaggi |
Record del personale |
Record delle storie di impiego dei singoli utenti e delle azioni del personale correlate. |
Completare il piano di file
Dopo aver determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo aver creato un set di categorie di record, completare il piano di file fornendo informazioni aggiuntive su ogni tipo di record. Indicare quanto segue:
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Per quanto tempo deve essere conservato ogni tipo di record.
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Modalità di eliminazione dei record alla scadenza del periodo di conservazione.
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Who è il gestore dei record principale per i record di questo tipo.
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In che tipo di elementi multimediali sono archiviati record di questo tipo.
Di seguito è riportato un piano di file di esempio completato:
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Record |
Descrizione |
Elementi multimediali |
Categoria di record |
Conservazione |
Disposizione |
Contatto |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Piani da 401.000 |
Descrizione del piano di benefit per i dipendenti. |
Pagine Web |
Piani di benefit per i dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Alluvione di Kati |
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Piani di assicurazione |
Descrizione del piano di assicurazione dei dipendenti. |
Stampare |
Piani di benefit per i dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Reshma Patel |
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Piani pensionistici |
Descrizione del piano di previdenza dei dipendenti. |
Stampare |
Piani di benefit per i dipendenti |
X anni |
Nessuno |
Reshma Patel |
|
Schede attività retribuzioni |
Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e degli stipendi pagati. |
Documenti elettronici |
Record retribuzioni |
X anni |
Distruggi |
Reshma Patel |
|
Informazioni aggiuntive sulle retribuzioni |
Riepiloghi di periodi di malattia, ferie e altri elementi delle retribuzioni non salariali. |
Documenti elettronici |
Record retribuzioni |
X anni |
Distruggi |
Reshma Patel |
|
Fatture fornitore |
Record di beni o servizi acquistati dai fornitori. |
Stampare |
Fatture |
X anni |
Distruggi |
Eric Lang |
|
Sondaggi sui prodotti |
Sondaggio sulla soddisfazione dei clienti. |
Pagine Web |
Materiali del sondaggio |
X anni |
Archivio |
Valeria Romano |
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Questionari |
Questionario per determinare i dati demografici dei clienti. |
Stampare |
Materiali del sondaggio |
X anni |
Archivio |
Valeria Romano |
|
Manuali di formazione |
Contenuto di formazione hard-copy. |
Stampare |
Materiali di formazione |
X anni |
Distruggi |
Valeria Romano |
|
Video di formazione |
Contenuto di formazione video. |
Video |
Materiali di formazione |
X anni |
Distruggi |
Valeria Romano |
|
Moduli di spedizione |
Configurazione delle spedizioni di materiali |
Stampare |
Materiali di spedizione |
X anni |
Distruggi |
Eric Lang |
|
Report di spedizione |
Documentazione della spedizione dei materiali. |
Fogli di calcolo elettronici |
Materiali di spedizione |
X anni |
Distruggi |
Eric Lang |
|
Comunicati stampa |
Rilasci su prodotti e servizi. |
Documenti elettronici |
Informazioni sulle relazioni pubbliche |
X anni |
Archivio |
Valeria Romano |
|
Articoli di giornale |
Notizie su prodotti e servizi. |
Stampare |
Informazioni sulle relazioni pubbliche |
X anni |
Archivio |
Valeria Romano |
|
Schede contatto per gli interventi di emergenza |
Informazioni sui dipendenti. |
Documenti elettronici |
Record del personale |
X anni |
Distruggi |
Reshma Patel |
|
Moduli di iscrizione al piano medico |
Moduli di iscrizione dei dipendenti per i piani sanitari. |
Documenti elettronici |
Record del personale |
X anni |
Distruggi |
Reshma Patel |
|
Curriculum |
Curriculum ricevuti. |
Misto |
Record del personale |
X anni |
Distruggi |
Reshma Patel |
Nota: L'esempio riportato in precedenza in questa sezione è un esempio. Non è consigliabile utilizzare impostazioni specifiche del piano di file. Per confermare che si tratta di un esempio e non di un suggerimento per i criteri di gestione dei record, non vengono forniti periodi di conservazione.
