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È possibile limitare le autorizzazioni al contenuto dei messaggi di posta elettronica in Outlook con Information Rights Management (IRM), così come è possibile limitare le autorizzazioni ad altri Microsoft Office file.

Importante: Se si usa Office in un dispositivo Surface RT, è possibile visualizzare la posta protetta da IRM, ma non è possibile inviarla. Come verificare la versione di Office in uso.

Information Rights Management (IRM) consente di specificare le autorizzazioni di accesso ai messaggi di posta elettronica. IRM consente di evitare che le informazioni riservate vengano lette, stampate, inoltrate o copiate da utenti non autorizzati. IRM consente inoltre alle organizzazioni di applicare criteri aziendali che regolano il controllo e la diffusione di informazioni riservate o proprietarie, sia all'interno dell'organizzazione che con clienti e partner.

Dopo aver limitato le autorizzazioni per un messaggio tramite IRM, le restrizioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente dalla posizione del messaggio, perché le autorizzazioni per accedere a un messaggio di posta elettronica vengono salvate nel file di messaggio stesso.

Nota: IRM non può impedire che i contenuti vengano cancellati, rubati, danneggiati o acquisiti e trasmessi da programmi dannosi o virus informatici. Inoltre, non può impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato a mano o riscritto o impedisci che venga scattata una foto digitale o un'acquisizione dello schermo del contenuto con restrizioni.

Un messaggio con autorizzazioni limitate avrà un'icona a forma di lucchetto nell'elenco dei messaggi.

La prima volta che si prova ad aprire un messaggio di posta elettronica che usa autorizzazioni limitate, si viene connessi a un server licenze. Se il server delle licenze verifica le credenziali, emette una licenza d'uso, che definisce il livello di accesso a un file. Questo processo è necessario per ogni file che usa autorizzazioni limitate. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni limitate non può essere aperto se il server delle licenze non ha emesso una licenza d'uso per tale contenuto.

Visualizzare i messaggi quando IRM non è disponibile

Se è necessario leggere o aprire contenuto con autorizzazioni limitate ma Outlook non è disponibile nel computer in uso, è possibile usare un Web browser. Se si usa Outlook sul Web o Outlook Web App (OWA), è possibile visualizzare i messaggi con restrizioni in qualsiasi browser.

Rimuovere IRM da un messaggio inviato

Se si è il mittente originale di un messaggio e si desidera rimuovere le autorizzazioni limitate, eseguire la procedura seguente.

  1. Aprire il messaggio crittografato dalla cartella Posta inviata facendo doppio clic su di esso.

  2. Selezionare File > Crittografa> Accesso senza restrizioni.

  3. Selezionare Salva.

Note: 

  • La rimozione delle autorizzazioni limitate da un messaggio inviato non aggiornerà i messaggi nelle cassette postali dei destinatari. Viene interessata solo la copia del messaggio nella cartella Posta inviata.

  • Non è possibile rimuovere IRM da un messaggio inviato da un altro utente.

Tipi di file coperti dai criteri IRM quando vengono allegati ai messaggi

Quando i tipi di file seguenti sono allegati a un messaggio rights-managed in Outlook, vengono automaticamente gestiti da Rights Managed. 

Nota: Se si allegano Outlook file di messaggio (con estensione msg) a un messaggio rights-managed, ad esempio l'inoltro di più messaggi Outlook all'interno di un messaggio, i messaggi allegati non vengono gestiti con diritti.

Documenti di Word

Tipo file

Estensione

Documento

doc

Documento

docx

Documento con attivazione macro

docm

Modello

dot

Modello

dotx

Modello con attivazione macro

dotm

Documenti di Excel

Tipo file

Estensione

Cartella di lavoro

xls

Cartella di lavoro

xlsx

Cartella di lavoro con attivazione macro

xlsm

Modello

xlt

Modello

xltx

Modello con attivazione macro

xltm

Cartella di lavoro binaria non XML

xlsb

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xla

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xlam

Documenti di PowerPoint

Tipo file

Estensione

Presentazione

ppt

Presentazione

pptx

Presentazione con attivazione macro

pptm

Modello

pot

Modello

potx

Modello con attivazione macro

potm

Presentazione

pps

Presentazione

ppsx

Presentazione con attivazione macro

ppsm

Tema di Office

thmx

File di InfoPath

Tipo file

Estensione

Modulo/modello dinamico

xsn

Documenti XPS

Tipo file

Estensione

XML Paper Specification

xps

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