Introduzione alla progettazione e personalizzazione dei flussi di lavoro

Flussi di lavoro elenco

Un flusso di lavoro elenco è il tipo di flusso di lavoro disponibile in SharePoint 2007. Poiché ha il contesto dell'elenco per cui è stato creato, i flussi di lavoro dell'elenco hanno automaticamente accesso ai valori dei campi personalizzati per la voce di elenco in cui verranno eseguiti, ad esempio il campo Note personalizzato per una raccolta documenti. I flussi di lavoro degli elenchi non possono essere resi disponibili per altri elenchi o raccolte in questo o in altri siti. Per avere la stessa funzionalità del flusso di lavoro per più elenchi, è necessario ricreare manualmente i flussi di lavoro in tutte le posizioni.

Se si sa che saranno necessari solo i flussi di lavoro che si stanno progettando per un elenco specifico, il flusso di lavoro dell'elenco offre il vantaggio di rendere automaticamente disponibili i campi personalizzati degli elenchi.

Flussi di lavoro elenco riutilizzabili

È possibile creare un flusso di lavoro elenco riutilizzabile (flusso di lavoro riutilizzabile) nel sito principale della raccolta siti e rendere il flusso di lavoro riutilizzabile a livello globale, ovvero può essere associato a qualsiasi elenco, raccolta o tipo di contenuto della raccolta siti. È anche possibile creare un flusso di lavoro riutilizzabile in qualsiasi sito secondario della raccolta siti. questo flusso di lavoro è disponibile per il riutilizzo in quel particolare sito secondario.

È anche possibile esportare un flusso di lavoro riutilizzabile da un sito e quindi caricare e attivare il flusso di lavoro in un altro sito. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro riutilizzabile in un ambiente di test, testarlo e quindi esportarlo in un ambiente di produzione. SharePoint Designer 2010 supporta l'esportazione di un flusso di lavoro come modello.

Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro riutilizzabili non hanno il contesto di un elenco o di una raccolta specifica. Pertanto, per impostazione predefinita, forniscono solo le colonne comuni in elenchi e raccolte, ad esempio Creato e Creato da.

Se il flusso di lavoro riutilizzabile richiede la presenza di determinate colonne nell'elenco o nella raccolta a cui è stato associato, è possibile aggiungerle come colonne di associazione. Le colonne di associazione vengono aggiunte automaticamente a un elenco o a una raccolta quando a tale elenco o raccolta è associato un flusso di lavoro riutilizzabile.

Quando si crea un flusso di lavoro riutilizzabile, è possibile scegliere in alternativa di filtrare il flusso di lavoro riutilizzabile in base a un tipo di contenuto specifico. In questo modo è possibile usare i campi del tipo di contenuto in SharePoint Designer 2010. Ad esempio, se un flusso di lavoro dell'elenco riutilizzabile è associato al tipo di contenuto Documento, è possibile visualizzarlo e usarlo nei campi del flusso di lavoro specifici del tipo di contenuto, ad esempio ID documento. Quindi, nel browser, è possibile associare il flusso di lavoro riutilizzabile a un tipo di contenuto specifico o a qualsiasi tipo di contenuto che eredita da tale tipo di contenuto. Se si associa un flusso di lavoro a un tipo di contenuto del sito, questo sarà disponibile per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in ogni elenco e raccolta del sito a cui è stato aggiunto tale tipo di contenuto. È anche possibile renderlo disponibile per i siti di una raccolta se il flusso di lavoro è configurato come flusso di lavoro riutilizzabile a livello globale.

Se si vuole consentire agli utenti di usare i flussi di lavoro che si stanno progettando in più siti, elenchi, raccolte e tipi di contenuto, è probabile che un flusso di lavoro riutilizzabile soddisfi al meglio le proprie esigenze. Si prevede che la maggior parte dei flussi di lavoro per SharePoint 2010 userà flussi di lavoro riutilizzabili.

Flussi di lavoro del sito

Un flusso di lavoro del sito è associato a un sito, non a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto. Pertanto, a differenza della maggior parte dei flussi di lavoro, un flusso di lavoro del sito non è in esecuzione su una voce di elenco specifica. Per questo motivo, molte delle azioni disponibili per gli elementi non disponibili per i flussi di lavoro del sito.

Nel browser si avvia un flusso di lavoro del sito o si visualizza lo stato dell'esecuzione dei flussi di lavoro del sito facendo clic sul menu Azioni sito , su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi su Flussi di lavoro sito.

Se si vuole creare un flusso di lavoro, ma non è necessario un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto per i flussi di lavoro, è probabile che un flusso di lavoro del sito soddisfi al meglio le proprie esigenze. Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro del sito per consentire agli utenti di fornire feedback sul sito.

Cosa sono gli eventi?

Un evento è ciò che avvia o avvia un flusso di lavoro. Gli eventi possono anche essere usati per gestire l'intervallo delle azioni all'interno di un flusso di lavoro, ad esempio in attesa che venga modificato lo stato di un elemento. Esistono tre eventi che possono avviare un flusso di lavoro:

• Viene creato un elemento.

• Un elemento viene modificato.

• Un partecipante del flusso di lavoro fa clic su un pulsante Start nel sito di SharePoint.

È possibile creare un flusso di lavoro avviato manualmente da un partecipante oppure un flusso di lavoro avviato automaticamente quando viene creata o modificata una voce di elenco. Ad esempio, si vuole configurare il flusso di lavoro di approvazione della richiesta di modifica progettazione personalizzato in modo che possa essere avviato manualmente e quando un elemento viene modificato, ma non al momento della creazione iniziale di un elemento. Nella pagina delle impostazioni del flusso di lavoro, in Opzioni Start, selezionare Disabilita avvio automatico durante la creazione degli elementi.

Quando un partecipante del flusso di lavoro avvia manualmente un flusso di lavoro, passa prima di tutto all'elenco o alla raccolta a cui è collegato. Qualsiasi persona con almeno il livello di autorizzazione Collaborazione può avviare un flusso di lavoro progettato per l'avvio manuale. Per avviare manualmente i flussi di lavoro, il partecipante fa clic su un elemento, seleziona Flussi di lavoro dal menu e quindi sceglie un flusso di lavoro da una pagina in cui sono visualizzati tutti i flussi di lavoro disponibili per tale elemento. Il partecipante compila un modulo di avvio del flusso di lavoro, se necessario, quindi avvia il flusso di lavoro facendo clic sul pulsante Start nel modulo. L'avvio di un flusso di lavoro crea una nuova istanza del flusso di lavoro per l'elemento specifico.

Per un flusso di lavoro avviato manualmente, il modulo di avvio può essere semplice come l'immagine a sinistra o più complessa, ad esempio l'immagine a destra.

Modulo semplice

Forma più complessa

È anche possibile aggiungere campi personalizzati a un modulo di avvio quando si progetta il flusso di lavoro. I partecipanti al flusso di lavoro possono quindi fornire informazioni al flusso di lavoro compilando questo modulo e queste impostazioni vengono passate al flusso di lavoro. Viene avviata una nuova istanza del flusso di lavoro che può quindi cercare e usare le informazioni fornite tramite il modulo in qualsiasi punto del flusso di lavoro. È anche possibile specificare i campi che verranno usati in un modulo di associazione per i flussi di lavoro riutilizzabili.

Cosa sono le azioni?

Un'azione è l'unità di lavoro più semplice in un flusso di lavoro. SharePoint Designer 2010 offre un set di azioni riutilizzabili pronte da incorporare nel flusso di lavoro. Ad esempio, il flusso di lavoro può:

• Creare, copiare, modificare o eliminare voci di elenco (inclusi documenti).

• Archiviare o estrarre elementi.

• Inviare un messaggio di posta elettronica.

• Creare un'attività per un utente nell'elenco Attività del sito del team.

• Raccogliere dati da un partecipante a cui è possibile fare riferimento in un secondo momento nel flusso di lavoro.

• Sospendere o interrompere il flusso di lavoro.

• Registrare le informazioni del flusso di lavoro in un elenco Cronologia da usare per il ripudio o il debug del flusso di lavoro.

• Impostare le variabili del flusso di lavoro o eseguire calcoli.

SharePoint Server 2010 include tre nuove azioni di attività: Avvia processo di approvazione, Avvia processo di feedback e Avvia processo attività personalizzato. I flussi di lavoro "big three" inclusi in SharePoint Server 2010, ovvero i flussi di lavoro Approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti e Raccolta firme, sono creati con queste azioni. Le azioni di approvazione consentono di visualizzare tutti gli eventi importanti di un processo di approvazione, semplificando la progettazione di un processo di flusso di lavoro umano in cui molte persone interagiscono o collaborano a un documento specifico.

Un flusso di lavoro può contenere un numero qualsiasi di azioni. Le azioni appena elencate vengono eseguite dal flusso di lavoro, ma altre azioni potrebbero essere eseguite dai partecipanti del flusso di lavoro. Ad esempio, in un flusso di lavoro di approvazione l'atto di rivedere e approvare effettivamente il documento viene eseguito da un partecipante del flusso di lavoro. Le azioni eseguite da un partecipante del flusso di lavoro sono rappresentate da attività assegnate a tale persona nell'elenco attività designato. Le cinque azioni in Diagramma1: Flusso di lavoro diagramma di esempio, all'inizio di questo articolo, sono:

• Inviare un messaggio di posta elettronica per informare il revisore

• Rivedere il documento (un'attività assegnata a un partecipante del flusso di lavoro)

• Spostare il documento nella raccolta documenti approvata

• Inviare un messaggio di posta elettronica per inviare una notifica al team

• Inviare un messaggio di posta elettronica per informare l'autore del documento

Nel senso più semplice, quando si progetta un flusso di lavoro, si identifica la sequenza di azioni necessaria e quindi si assembla quella sequenza di azioni usando l'editor del flusso di lavoro. Ad esempio, in Diagramma 1: flusso di lavoro approvazione di esempio, la prima azione da eseguire consiste nell'inviare un messaggio di posta elettronica per informare il revisore.

Quindi nell'editor del flusso di lavoro fare clic sul primo passaggio, digitare alcuni o tutti i messaggi di posta elettronica e scegliere Invia un Email.

Quali sono le condizioni?

Quando si progetta un flusso di lavoro, è possibile usare l'editor del flusso di lavoro per creare regole che applicano la logica condizionale a siti, elenchi, elementi e tipi di contenuto di SharePoint. Una regola stabilisce una condizione in cui il flusso di lavoro esegue l'azione associata solo se tale condizione è vera. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale il flusso di lavoro invia un messaggio di posta elettronica a un revisore solo se un elemento viene creato da una persona specifica. È anche possibile aggiungere più condizioni per ramo. Ad esempio, è possibile creare una regola per l'invio di un messaggio di posta elettronica a un revisore solo se un elemento è (1) creato da una persona specifica e (2) il titolo del documento contiene parole chiave specifiche. Infine, è possibile associare più azioni a una condizione. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale, se un elemento viene creato da una persona specifica, (1) al revisore viene inviato un messaggio di posta elettronica e (2) le informazioni sul flusso di lavoro vengono registrate nell'elenco Cronologia.

In sintesi, una regola è una o più condizioni associate a una o più azioni: se tutte le clausole nella condizione sono vere, eseguire tutte le azioni associate.

Nell'esempio precedente l'utente ha specificato un set di due condizioni e un set di due azioni per il flusso di lavoro. Tuttavia, è possibile creare più diramazioni nel flusso di lavoro: se la condizione A è vera, eseguire un'azione; se la condizione B è vera, eseguire un'azione diversa. Per aggiungere un ramo a un passaggio, fare clic su Inserisci Else-If ramo. Ad esempio, nel flusso di lavoro di approvazione, se il revisore approva un documento, il flusso di lavoro esegue una serie di azioni; se il revisore rifiuta un documento, lo stesso flusso di lavoro esegue un'azione diversa. Si tratta di un ramo condizionale.

Nell'editor del flusso di lavoro questo passaggio ha due diramazioni e ha l'aspetto seguente.

È anche possibile creare un ramo che non ha una condizione. In questo modo, il flusso di lavoro esegue un'azione se una condizione o un set di condizioni è vero e un'azione diversa se sono false. Ad esempio, il passaggio seguente in un flusso di lavoro invia un messaggio ai responsabili approvazione solo se la condizione è vera; altrimenti, il flusso di lavoro invia un messaggio solo all'iniziatore del flusso di lavoro. Aggiungendo un ramo senza una condizione, il flusso di lavoro esegue l'azione in quel ramo in ogni caso in cui la condizione nel primo ramo è falsa.

SharePoint Designer 2010 offre diverse condizioni pronte e riutilizzabili da incorporare nel flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile specificare che il flusso di lavoro esegue le azioni associate solo se un elemento:

• Viene creato o modificato in un intervallo di tempo specifico.

• Viene creato o modificato da una persona specifica.

• Contiene un campo del titolo contenente parole chiave specificate.

• È un file di un tipo specifico o ha dimensioni del file in un intervallo specifico. Questa condizione è disponibile solo quando il flusso di lavoro è allegato a una raccolta documenti.

Inoltre, è possibile creare condizioni personalizzate e avanzate in SharePoint Designer 2010 in cui è possibile specificare un'ampia gamma di parametri. Con condizioni personalizzate, è possibile confrontare un campo nell'elenco corrente con un valore. Ad esempio, è possibile creare una condizione personalizzata in cui, se il campo Stato approvazione è uguale a Approvato, eseguire l'azione associata. Con le condizioni avanzate è possibile confrontare un valore con un altro. In questo modo è possibile creare un confronto tra un campo di qualsiasi elenco e un valore di un altro elenco. Ad esempio, è possibile creare una condizione avanzata per la raccolta Documenti condivisi in cui, se il valore del campo Stato nell'elenco Attività è uguale a In sospeso, eseguire l'azione associata.

Azioni parallele e seriali

Quando a una condizione sono associate più azioni, è possibile configurare le azioni per l'esecuzione simultanea (parallela) o una dopo l'altra (seriale), impostazione predefinita.

Azioni seriali    Ad esempio, nel flusso di lavoro seguente è possibile configurare due azioni in modo che, quando un documento viene approvato, il documento venga copiato nella raccolta documenti Archivio e quindi (in seguito) inviato un messaggio. Nell'editor del flusso di lavoro indica quindi che la seconda azione viene eseguita dopo la prima.

Azioni parallele Ad esempio, nel flusso di lavoro seguente è possibile configurare due azioni in modo che, quando un documento viene approvato, venga inviato un messaggio e, contemporaneamente, copiato nella raccolta documenti Approvata. Nell'editor del flusso di lavoro e indica che la seconda azione viene eseguita contemporaneamente alla prima. Ciò è particolarmente utile per le attività e le azioni che impiegano tempo significativo. Ad esempio, nel caso delle attività, può essere usato per controllare quando vengono assegnate le attività.

Cosa sono i passaggi?

Un flusso di lavoro è costituito da uno o più passaggi. Ogni passaggio può contenere numerose azioni e condizioni associate. È anche possibile annidare i passaggi all'interno di altri passaggi. Questa operazione può essere utile per organizzare il flusso di lavoro. I passaggi possono essere considerati blocchi di funzionalità nell'editor del flusso di lavoro. Ad esempio, il flusso di lavoro seguente include due passaggi, come illustrato nell'editor del flusso di lavoro.

I passaggi consentono di raggruppare condizioni e azioni in modo che un set di regole (condizioni e azioni) possa essere valutato ed eseguito prima di un secondo set.

Configurare le azioni in un flusso di lavoro per l'esecuzione usando le autorizzazioni dell'autore del flusso di lavoro. In SharePoint Designer 2010 è possibile usare i passaggi di rappresentazione per fare in modo che il flusso di lavoro esegua azioni rappresentando l'autore del flusso di lavoro anziché l'iniziatore del flusso di lavoro. I passaggi di rappresentazione sono particolarmente utili negli scenari di approvazione e pubblicazione, in cui le persone che inviano contenuto per l'approvazione e le persone che approvano il contenuto hanno autorizzazioni diverse.

L'autore del flusso di lavoro è l'ultima persona che ha pubblicato il flusso di lavoro. Quando un flusso di lavoro viene ripubblicato da un altro utente, l'autore del flusso di lavoro non cambia per le istanze in corso del flusso di lavoro. Le istanze dei flussi di lavoro avviati dopo la nuova pubblicazione useranno l'autore aggiornato del flusso di lavoro.

Nello scenario seguente l'utente che avvia i flussi di lavoro non dispone delle autorizzazioni per aggiungere un file alla raccolta archivio, ma l'autore del flusso di lavoro sì. Quando l'utente avvia il flusso di lavoro, se la condizione risulta vera nel passaggio di rappresentazione, il documento viene copiato nella raccolta di archiviazione usando le autorizzazioni dell'autore del flusso di lavoro. Il passaggio 2 non è un passaggio di rappresentazione, pertanto viene eseguito come iniziatore del flusso di lavoro. È consigliabile usare i passaggi di rappresentazione solo per un set minimo di azioni che richiedono l'esito positivo delle autorizzazioni dell'autore del flusso di lavoro.

Un passaggio o molti? Alcuni flussi di lavoro possono essere progettati come una sequenza di azioni all'interno di un passaggio o come sequenza di passaggi. Ad esempio, le azioni nel passaggio seguente potrebbero essere suddivise in passaggi separati o annidate con il blocco condizionale come passaggi distinti

Di seguito è riportato un esempio di processo che usa i passaggi annidati in un blocco condizionale.

I passaggi rappresentano un modo per organizzare il flusso di lavoro. Il modo esatto in cui si usano i passaggi nei flussi di lavoro è, in gran parte, in base alle preferenze personali. Ad esempio, un flusso di lavoro potrebbe includere molte azioni in un passaggio che non usa condizioni. In questo caso, è consigliabile separare le azioni in passaggi solo per organizzarle meglio. Le regole in un unico passaggio vengono elaborate per terminare prima di procedere con il passaggio successivo, quindi si desidera raggruppare le stesse regole di passaggio necessarie per applicare l'azione o le azioni specifiche desiderate.

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Funzionalità avanzate con moduli di InfoPath 2010 su SharePoint Server 2010

Se il server esegue SharePoint Server 2010 (non solo SharePoint Foundation 2010 ), i moduli del flusso di lavoro, ovvero l'associazione, l'avvio e l'attività, sono ora InfoPath 2010 moduli. È facile modificare l'aspetto e il layout dei moduli di InfoPath ed è possibile aggiungere regole di convalida a un modulo di InfoPath. Per modificare un modulo del flusso di lavoro in InfoPath 2010, fare clic sul modulo e InfoPath apre il modulo direttamente da SharePoint Designer 2010.I moduli di InfoPath sono disponibili per elenchi, raccolte e flussi di lavoro.

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Visualizzazione flusso di lavoro

Verrà anche visualizzata una visualizzazione del flusso di lavoro per lo stato del flusso di lavoro se:

• Opzione Mostra visualizzazione flusso di lavoro nella pagina di stato selezionata in SharePoint Designer 2010 quando il flusso di lavoro è stato pubblicato

• Nel computer da cui sono stati pubblicati i flussi di lavoro era installato Visio Premium 2010

• Il flusso di lavoro è in esecuzione su SharePoint Server 2010

• Visio Graphics Services è in esecuzione sul server

Con la visualizzazione del flusso di lavoro, un diagramma di Visio del flusso di lavoro viene creato e visualizzato automaticamente in una web part di Visio nella pagina Stato flusso di lavoro. La visualizzazione del flusso di lavoro mostra una visualizzazione "in tempo reale" della posizione di uno specifico flusso di lavoro.

Per visualizzare la pagina Flussi di lavoro per un elemento, è anche possibile fare clic sull'elemento nell'elenco e quindi fare clic su Flussi di lavoro nel menu.

Quando un utente avvia un flusso di lavoro su un elemento SharePoint Foundation 2010 o SharePoint Server 2010 aggiunge una nuova colonna all'elenco o alla raccolta in cui si trova l'elemento. Per impostazione predefinita, il nome della colonna corrisponde al nome del flusso di lavoro. Questa colonna di sola lettura visualizza lo stato corrente dell'elemento all'interno del flusso di lavoro. Questa colonna di stato viene aggiunta automaticamente per ogni flusso di lavoro la prima volta che viene eseguito.

In ogni colonna lo stato del flusso di lavoro è un collegamento. Quando si fa clic su In corso, ad esempio, viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza del flusso di lavoro.

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