Novità di Microsoft Access 2010

Condividere un database sul Web

• Utilizzo di un modello    Vengono disponibili cinque modelli Access 2010: Contatti, Beni, Progetti, Eventi e Beneficenza. È anche possibile modificare qualsiasi modello, prima o dopo la pubblicazione.

• Iniziare da zero    Quando si crea un nuovo database vuoto, si sceglie tra un normale database e un database Web. Questa scelta influisce sulle caratteristiche di progettazione e sui comandi visualizzati, in modo che sia facile verificare che l'applicazione sia compatibile con il Web.

• Convertire un database esistente in un database Web    È possibile pubblicare un'applicazione esistente sul Web. Non tutte le caratteristiche dei database desktop sono supportate sul Web, quindi potrebbe essere necessario modificare alcune caratteristiche dell'applicazione.

  È possibile eseguire il nuovo Verifica compatibilità Web per identificare e risolvere eventuali problemi di compatibilità.

• Intranet o Internet    È possibile pubblicare nel proprio server di SharePoint oppure usare una soluzione SharePoint ospitata.

  Nota: Per usare un database Web è necessario un account utente. L'accesso anonimo non è supportato.

Per altre informazioni sui database Web, vedere l'articolo Creare un database da condividere sul Web.

Nuovo generatore di macro

Access 2010 offre un nuovo generatore di macro che IntelliSense un'interfaccia semplice e pulita.

1. Seleziona un'azione nell'elenco...

2. ... oppure fare doppio clic su un'azione nel Catalogo azioni per aggiungerla alla macro.

3. La scheda Progettazione viene visualizzata quando si lavora a una macro.

Quando si aggiunge un'azione, vengono visualizzate altre opzioni nel generatore di macro. Ad esempio, quando si aggiunge un'azione "If", viene visualizzato:

Guardare il video seguente per informazioni sul funzionamento del nuovo generatore di macro.

Oltre alle macro tradizionali, il nuovo generatore di macro viene utilizzato per creare macro di dati, una nuova caratteristica.

Macro di dati: modifica dei dati in base a eventi

Le macro di dati supportano le aggregazioni nei database Web e consentono anche di implementare i "trigger" in qualsiasi Access 2010 database.

Si supponga, ad esempio, di avere un campo PercentComplete e un campo Stato. È possibile usare una macro di dati per impostare PercentComplete su 100 quando si imposta Stato su Completato e 0 quando si imposta Stato su Non avviata.

Le macro di dati in azione sono disponibili nel video seguente.

Generatore di espressioni avanzato

Il Generatore di espressioni include IntelliSense, che consente di visualizzare le opzioni durante la digitazione. Visualizza inoltre la Guida per il valore di espressione selezionato nella finestra Generatore di espressioni. Ad esempio, se si seleziona la funzione Trim, il Generatore di espressioni visualizza:

Trim(string) Restituisce un valore Variant della stringa di tipo contenente una copia di una stringa specificata senza spazi iniziali e finali.

Per altre informazioni, vedere l'articolo Usare il Generatore di espressioni.

Campi calcolati

È possibile creare un campo che visualizza i risultati di un calcolo. Il calcolo deve fare riferimento ad altri campi nella stessa tabella. Usare il Generatore di espressioni per creare il calcolo.

Nuovi modelli di database

Access 2010 include una famiglia di modelli di database dal design professionale per tenere traccia di contatti, attività, eventi, studenti e beni, tra gli altri tipi di dati. È possibile usarli immediatamente oppure migliorarli e perfezionarli in modo da tenere traccia delle informazioni nel modo desiderato.

Ogni modello è un'applicazione di verifica completa che contiene tabelle, maschere, report, query, macro e relazioni predefinite. I modelli sono progettati per essere immediatamente utili all'inizio, per essere subito subito operativo. Se la struttura del modello soddisfa le proprie esigenze, è possibile iniziare. In caso contrario, è possibile usare il modello per iniziare a creare un database che soddisfi esigenze specifiche.

Oltre ai modelli inclusi in Access 2010, è possibile connettersi Office.com e scaricare altri modelli.

Parti dell'applicazione per l'aggiunta di funzionalità a un database esistente

È possibile aggiungere facilmente funzionalità a un database esistente usando una parte dell'applicazione. Una novità di Access 2010, una parte dell'applicazione è un modello costituito da parte di un database, ad esempio una tabella pre-formattata o una tabella con una maschera e un report associati. Ad esempio, aggiungere una parte dell'applicazione Attività al database e ottenere una tabella Attività, una maschera Attività e l'opzione per correlare la tabella Attività a un'altra tabella del database.

Per altre informazioni, vedere l'articolo Salvare e riutilizzare gli elementi di progettazione del database.

Visualizzazione Foglio dati migliorata

È possibile creare una tabella e iniziare a usarla senza definire in anticipo i campi: basta fare clic su Tabella nella scheda Crea e iniziare a immettere i dati nel nuovo foglio dati visualizzato. Access 2010 determina automaticamente il tipo di dati migliore per ogni campo, in modo da essere sempre in funzione. La colonna Fare clic per aggiungere mostra dove aggiungere un nuovo campo e, se è necessario modificare il tipo di dati o il formato di visualizzazione di un campo nuovo o esistente, è possibile usare i comandi della scheda Campi della barra multifunzione. È anche possibile incollare i dati dalle tabelle di Microsoft Excel in un nuovo foglio dati, Access 2010 tutti i campi e riconosce automaticamente i tipi di dati.

Riquadro Elenco campi

Il riquadro Elenco campi consente di aggiungere campi da altre tabelle. È possibile trascinare campi dalla tabella nell'origine record, da tabelle correlate o da tabelle non correlate nel database. Se è necessaria una relazione tra tabelle, viene creata automaticamente oppure viene richiesto di eseguire il processo.

La visualizzazione Layout accelera la progettazione di maschere e report

Usare la visualizzazione Layout per apportare modifiche alla struttura mentre si visualizzano i dati in una maschera o in un report.

La visualizzazione Layout presenta diversi miglioramenti ed è necessaria se si sta progettando una maschera o un report per il Web.

Barra multifunzione

La barra multifunzione è una raccolta di schede che contengono gruppi di comandi organizzati per caratteristica e funzionalità. La barra multifunzione sostituisce i livelli di menu e barre degli strumenti disponibili nelle versioni precedenti di Access. L'immagine seguente mostra la barra multifunzione con la scheda Home selezionata.

Le principali caratteristiche della barra multifunzione includono:

• Schede dei comandi: schede che visualizzano i comandi più comunemente usati insieme, in modo da poter trovare i comandi necessari quando necessario.

• Schede dei comandi contestuali, ovvero una scheda di comando che viene visualizzata a seconda del contesto, ovvero l'oggetto su cui si sta lavorando o l'attività che si sta eseguendo. Una scheda di comando contestuale contiene i comandi più probabilmente applicabili alle attività in esecuzione.

• Raccolte: nuovi controlli che visualizzano un'anteprima di uno stile o di un'opzione in modo da poter visualizzare i risultati prima di confermare una scelta.

Visualizzazione Backstage

La nuova visualizzazione Access 2010, la visualizzazione Backstage contiene i comandi applicati a un intero database, ad esempio compattazione e ripristino, o l'apertura di un nuovo database. I comandi sono disposti in schede nella parte sinistra dello schermo e ogni scheda contiene un gruppo di comandi o collegamenti correlati. Ad esempio, se si fa clic su Nuovo,vengono visualizzati set di pulsanti che consentono di creare un nuovo database da zero oppure selezionandoli da una raccolta di modelli di database dal design professionale.

Molti dei comandi disponibili nella visualizzazione Backstage erano disponibili nel menu File nelle versioni precedenti di Access, oltre ai database aperti di recente e, se si è connessi a Internet, si collegano ad articoli office.com.

Per accedere alla visualizzazione Backstage, fare clic sulla scheda File.

Riquadro di spostamento

Il riquadro di spostamento elenca e consente di accedere facilmente a tutti gli oggetti del database attualmente aperto.

Usare il riquadro di spostamento per organizzare gli oggetti per tipo di oggetto, data di creazione, data di modifica, tabella correlata (in base alle dipendenze oggetti) o in gruppi personalizzati creati dall'utente. Serve più spazio per lavorare alla struttura della maschera? È possibile comprimere facilmente il riquadro di spostamento in modo che occupa poco spazio, ma rimanga comunque disponibile.

Oggetti a schede

Per impostazione predefinita, tabelle, query, maschere, report e macro vengono visualizzati come oggetti a schede nella finestra di Access.

È possibile modificare questa impostazione in base al database e usare le finestre degli oggetti invece delle schede.

facendo clic sulle schede degli oggetti, è possibile passare facilmente da un oggetto all'altro.

Finestra della Guida

Access 2010 nella stessa finestra della Guida sono disponibili sia la Guida di Access che il contenuto del riferimento per sviluppatori di Access. I due sistemi includono diversi tipi di contenuto di assistenza. Il visualizzatore della Guida consente di scegliere il contenuto da visualizzare. È possibile, ad esempio, modificare l'ambito della ricerca solo per il contenuto di Riferimento per sviluppatori di Access. Indipendentemente dalle impostazioni apportate nella finestra della Guida, tutto il contenuto della Guida di Access e della Guida per sviluppatori di Access è sempre disponibile online, su Office.com o su MSDN.

Creare una scheda

Usare la scheda Crea per creare rapidamente nuove maschere, report, tabelle, query e altri oggetti di database. Se si seleziona una tabella o una query nel riquadro di spostamento, è possibile creare una nuova maschera o un nuovo report basato sull'oggetto con un clic del mouse usando il comando Maschera o Report.

Le nuove maschere e report creati con questo processo con un solo clic usano una struttura aggiornata per renderle più accattivanti e immediatamente utili. Le maschere e i report generati automaticamente hanno un aspetto professionale con intestazioni che includono un logo e un titolo. Inoltre, un report generato automaticamente include anche la data e l'ora, oltre a piè di pagina e totali informativi.

Visualizzazione Report e visualizzazione Layout

Queste visualizzazioni, migliorate in Access 2010, consentono di usare maschere e report in modo interattivo. La visualizzazione Report consente di esplorare un rendering accurato del report senza doverlo stampare o visualizzarlo in anteprima di stampa. Per concentrarsi su determinati record, usare la caratteristica di filtro oppure un'operazione di ricerca per cercare testo corrispondente. È possibile usare il comando Copia per copiare il testo negli Appunti oppure fare clic sui collegamenti ipertestuali attivi visualizzati nel report per seguire un collegamento nel browser.

La visualizzazione Layout consente di apportare modifiche alla struttura mentre si esplorano i dati. È possibile usare la visualizzazione Layout per apportare molte modifiche comuni alla struttura mentre si visualizzano i dati in una maschera o in un report. Ad esempio, aggiungere un campo trascinando un nome di campo dal nuovo riquadro Elenco campi oppure modificare le proprietà usando la finestra delle proprietà.

La visualizzazione Layout offre ora layout di progettazione migliorati, ovvero gruppi di controlli che è possibile modificare in modo da ridisporre facilmente campi, colonne, righe o interi layout. È anche possibile rimuovere un campo o aggiungere facilmente la formattazione in visualizzazione Layout.

Creazione semplificata di raggruppamento e ordinamento nei report

Access ha un nuovo modo per raggruppare e ordinare i dati nei report e per aggiungere totali. L'interfaccia è facile da esplorare e comprendere e, quando viene usata con la nuova visualizzazione Layout, si vede immediatamente l'effetto delle modifiche.

Si supponga di voler visualizzare il totale delle vendite per area geografica in un report. Usare la visualizzazione Layout e il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale per aggiungere un livello di gruppo e richiedere un totale e visualizzare le modifiche in tempo reale nel report. La riga Totale semplifica l'aggiunta di una somma, una media, un conteggio, un valore massimo o un valore minimo alle intestazioni o ai piè di pagina del report. I totali semplici non richiedono più la creazione manuale di un campo calcolato. Ora basta posizionare il mouse e fare clic.

Layout controlli migliorati per creare maschere e report dall'aspetto professionale

Le maschere e i report contengono spesso informazioni in formato tabulare, ad esempio una colonna contenente i nomi dei clienti o una riga contenente tutti i campi per un cliente. È possibile raggruppare questi controlli in un layout che può essere facilmente modificato come un'unità, inclusa l'etichetta.

Poiché è possibile selezionare controlli da sezioni diverse, ad esempio l'etichetta nell'intestazione o nel piè di pagina di sezione, la flessibilità è considerevole. È possibile:

• Spostare o ridimensionare un layout. Ad esempio, spostare una colonna a sinistra o a destra.

• Formattare un layout. Ad esempio, è possibile impostare una colonna del nome del cliente in grassetto per distinguerla.

• Aggiungere una colonna (campo) a un layout.

• Eliminare una colonna (campo) da un layout.

• Unione o divisione di celle

I layout vengono salvati insieme alla progettazione, in modo che rimangano disponibili. Il video seguente mostra come funzionano i layout in maschere e report.

Maschere divise per l'esplorazione rapida dei dati

Usare una maschera divisa per creare una maschera che combina una visualizzazione Foglio dati e una visualizzazione Maschera. È possibile impostare una proprietà per indicare ad Access di inserire il foglio dati in alto, in basso, a sinistra o a destra.

Macro incorporate in maschere e report

Usare macro incorporate per evitare di dover scrivere codice. Una macro incorporata viene archiviata in una proprietà e fa parte dell'oggetto a cui appartiene. È possibile modificare la struttura di una macro incorporata senza doversi preoccupare di altri controlli che potrebbero usare la macro, ovvero ogni macro incorporata è indipendente. Le macro incorporate sono attendibili perché impediscono automaticamente l'esecuzione di operazioni potenzialmente pericolose.

Campi calcolati

È possibile creare un campo che visualizza un valore calcolato a partire da altri dati nella stessa tabella. Il Generatore di espressioni consente di creare il calcolo, in modo da trarre vantaggio IntelliSense accesso semplice alla Guida per i valori delle espressioni.

Non è possibile usare dati di altre tabelle come origine dei dati calcolati. Alcune espressioni non sono supportate dai campi calcolati.

Campi multivalore

Un campo multivalore può archiviare più di un valore per record. Si supponga di avere l'assegnazione di un'attività a uno dei dipendenti o degli appaltatori, ma che si voglia assegnarla a più persone. Nella maggior parte dei sistemi di gestione di database e nelle versioni di Access precedenti a Office Access 2007 è stato necessario creare una relazione molti-a-molti per eseguire correttamente questa operazione.

I campi multivalore sono particolarmente appropriati quando si lavora con un elenco di SharePoint che contiene uno dei tipi di campo multivalore usati in Windows SharePoint Services. Access 2010 è compatibile con questi tipi di dati.

Campi Degli allegati per i file

Il tipo di dati Allegato consente di archiviare facilmente tutti i tipi di documenti e file binari nel database senza alcuna crescita non necessaria delle dimensioni del database. Access comprime automaticamente gli allegati, quando possibile, per ridurre al minimo l'utilizzo di spazio. Si vuole allegare un documento di Word a un record o salvare una serie di immagini digitali nel database? L'uso degli allegati semplifica gran parte delle attività. È anche possibile aggiungere più allegati a un singolo record.

I campi Memo ora archiviano testo RTF e supportano la cronologia delle revisioni

I campi Memo RTF significano che non si è più limitati al testo normale nei record. È possibile formattare il testo con opzioni quali grassetto e corsivo, oltre a diversi tipi di carattere e colori e altre opzioni di formattazione comuni, e archiviare il testo nel database. Il testo in formato RTF viene archiviato in un campo Memo in un formato basato su HTML compatibile con il tipo di dati RTF in Windows SharePoint Services. La nuova proprietà TextFormat viene impostata su RichText o PlainTexte le informazioni vengono quindi formattate correttamente nei controlli casella di testo e nella visualizzazione Foglio dati.

I campi Memo sono utili per archiviare grandi quantità di informazioni. È possibile configurare la proprietà Solo accodamenti per mantenere una cronologia di tutte le modifiche apportate a un campo Memo. È quindi possibile visualizzare una cronologia di tali modifiche. Questa caratteristica supporta anche la caratteristica di verifica in Windows SharePoint Services in modo da poter usare Access anche per visualizzare la cronologia del contenuto degli elenchi di SharePoint.

Calendario per la selezione di date

I campi e i controlli che usano il tipo di dati Data/ora ottengono automaticamente il supporto per un calendario interattivo predefinito. Il pulsante Calendario viene visualizzato automaticamente a destra della data. Vuoi conoscere la data di questo venerdì prossimo? Fare clic sul pulsante per visualizzare automaticamente il calendario per trovare e scegliere la data. È possibile disattivare il calendario per un campo o un controllo usando una proprietà.

Strumenti avanzati di ordinamento e filtro

Si supponga di doversi trovare rapidamente un valore corrispondente o ordinare una colonna di dati. La caratteristica Filtro automatico consente di aumentare le capacità di filtro già efficaci, in modo da potersi concentrare rapidamente sui dati necessari. È possibile selezionare facilmente i valori univoci in una colonna, un'opzione utile per le situazioni in cui non è possibile ricordare il nome necessario oppure è possibile ordinare i valori usando opzioni del menu di scelta rapida in linguaggio normale, ad esempio Ordina dal meno recente al più recente o Ordina dal più piccolo al più grande.

Le opzioni di filtro più comuni sono facilmente visibili nei comandi di menu oppure è possibile usare filtri rapidi per limitare le informazioni in base ai dati immessi. Le opzioni di filtro rapido cambiano automaticamente in base al tipo di dati, in modo da visualizzare scelte sensibili per testo, data e informazioni numeriche.

Totali e colori di sfondo alternati nei fogli dati

La visualizzazione Foglio dati offre una riga Totale, in cui è possibile visualizzare una somma, un conteggio, una media, un massimo, un valore minimo, una deviazione standard o una varianza. Dopo aver aggiunto la riga Totale, posizionare il mouse sulla freccia nella cella della colonna e selezionare il calcolo desiderato.

Fogli dati, report e maschere continue supportano un colore di sfondo alternato per le righe, che è possibile configurare in modo indipendente rispetto al colore di sfondo predefinito. L'ombreggiatura a righe diverse è facile ed è possibile scegliere qualsiasi colore.

Formattazione condizionale

Access 2010 aggiunge nuove caratteristiche di formattazione condizionale, che consentono di ottenere alcuni degli stili di formattazione disponibili in Excel. Ad esempio, è ora possibile aggiungere barre dei dati per rendere più leggibile una colonna di numeri, come illustrato nella figura seguente:

Raccogliere dati tramite moduli di InfoPath e Outlook

La caratteristica Raccolta dati consente di raccogliere feedback tramite Outlook e, facoltativamente, InfoPath. È possibile generare automaticamente un modulo di InfoPath o un modulo HTML e incorporarlo nel corpo di un messaggio di posta elettronica. È quindi possibile inviare la maschera ai destinatari selezionati dai contatti di Outlook o ai nomi dei destinatari archiviati in un campo del database di Access.

È possibile scegliere se raccogliere nuove informazioni o aggiornare quelle esistenti. I destinatari completano il modulo e lo restituiscono. Outlook riconosce i moduli in arrivo e salva automaticamente i dati nel database di Access, senza la necessità di remarlo.

Esportare in PDF e XPS

In Access 2010 è possibile esportare i dati in un formato di file PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification) per la stampa, la pubblicazione e la distribuzione tramite posta elettronica, a condizione che si installi per la prima volta il componente aggiuntivo Pubblica come PDF o XPS. L'esportazione di una maschera, un report o un foglio dati in un file con estensione pdf o xps consente di acquisire informazioni in una maschera facile da distribuire che conserva tutte le caratteristiche di formattazione, ma che non richiede ad altri di installare Access nel proprio computer per stampare o rivedere l'output.

• Portable Document Format    Un PDF è un formato di file elettronico con layout fisso che mantiene la formattazione del documento e agevola la condivisione di file. Il formato PDF assicura che quando il file viene visualizzato online o stampato, mantiene esattamente il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente copiati o modificati. Il formato PDF è utile anche per i documenti che verranno riprodotti con i metodi di stampa commerciale.

• XML Paper Specification    Il formato XPS è un formato di file elettronico che mantiene la formattazione del documento e consente di condividere i file. Il formato XPS assicura che quando il file viene visualizzato online o stampato, mantiene esattamente il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente copiati o modificati.

Uso semplificato dei dati esterni

È ora possibile connettersi a un servizio Web come origine dati esterna. È necessario un file di definizione del servizio Web fornito dall'amministratore del servizio Web. Dopo aver installato il file di definizione, è possibile creare un collegamento ai dati del servizio Web come tabella collegata.

Le nuove caratteristiche semplificano l'importazione e l'esportazione dei dati. È possibile salvare un'operazione di importazione o esportazione e quindi riutilizzare l'operazione salvata la volta successiva che si vuole eseguire la stessa attività. L'Importazione guidata Foglio di calcolo consente di ignorare il tipo di dati scelto da Access ed è possibile importare, esportare e collegare i file con Office Excel 2007 almeno formati di file.