Pianificazione degli eventi, Room Finder e RSVP in Outlook per Mac

Creazione di un nuovo evento o riunione

1. Fare clic sul menu a discesa accanto a nuovo messaggio e selezionare nuovo evento.

   

2. Nella nuova finestra dell' evento è possibile assegnare un nome all'evento, aggiungere persone richieste, impostare l'ora, impostarla come evento/riunione ricorrente, aggiungere una posizione, impostare un promemoria e aggiungere un messaggio.

3. Al termine, fare clic su Salva, per salvare un appuntamento o su Invia per inviare l'invito a tutti gli utenti aggiunti. Verrà visualizzata nel calendario al momento e alla data scelta.

Usare Assistente Pianificazione

Quando si invitano più persone, può diventare un po' complicato gestire i calendari di tutti per trovare un orario che funzioni per tutti. L'Assistente pianificazione aiuta a semplificare la procedura.

1. Fare clic sul menu a discesa accanto a nuovo messaggio e selezionare nuovo evento.

2. Nella finestra nuovo evento selezionare Visualizza altri elementi (...) sulla barra degli strumenti e quindi selezionare Assistente pianificazione.

   

3. Verrà visualizzata una riga per ogni destinatario immesso in precedenza, nonché la disponibilità della posizione selezionata, se disponibile, ed è anche possibile aggiungere i partecipanti necessari o facoltativi direttamente dall'Assistente pianificazione.

   • Le volte in cui i partecipanti sono occupati sono visualizzati in rosso. Le volte in cui i partecipanti hanno un appuntamento provvisorio sono mostrati in strisce diagonali rosse e bianche, le volte in cui i partecipanti lavorano altrove sono mostrati con un contorno rosso e gli orari al di fuori dell'orario di lavoro dei partecipanti sono visualizzati in strisce diagonali di grigio e bianco.

     

4. Fare clic su un'ora per posizionare una casella blu che consentirà di visualizzare eventuali conflitti. È anche possibile fare clic e trascinare i bordi della casella blu per aumentare o ridurre la lunghezza dell'evento o della riunione.

   

5. Al termine, fare clic su fine nella parte superiore dello schermo per tornare alla finestra nuovo evento con le modifiche apportate. Verificare che tutto sia corretto e fare clic su Salva per inviarlo.

Usare il Finder sala

1. In un nuovo evento o una nuova riunione selezionare Visualizza altri elementi (...) sulla barra degli strumenti e quindi selezionare Assistente pianificazione.

2. Fare clic su Aggiungi una posizionee quindi fare clic su Sfoglia con il Finder della sala , se disponibile.

   Nota: Se l'opzione Cerca room non è visibile, è possibile che non si sia connessi a un account con accesso alle informazioni sulla posizione. Contattare l'amministratore IT per assistenza.

   

3. Il Finder sala consente di scegliere l'edificio, il tipo di camera, la capacità, il pavimento e le caratteristiche (ad esempio, se la sala contiene audio, video, proiettore e così via).

4. Dopo aver selezionato le opzioni disponibili, la sezione suggerita nella parte inferiore individua le sale. Se una sala è disponibile al momento della riunione, dirà disponibile in testo verde e se è già prenotata o chiusa, dirà non disponibile in testo rosso.

RSVP agli eventi o alle riunioni

1. Quando si fa clic su un messaggio di posta elettronica con un evento o un invito a una riunione, fare clic su di esso e verrà visualizzata una finestra RSVP.

   

2. Se si fa clic su accetta, provvisorioo rifiuta , viene immediatamente inviato il proprio RSVP, quindi se si vuole aggiungere un messaggio facoltativo o proporre un nuovo orario, eseguirlo per primo. È anche possibile fare clic sulla casella di controllo organizzatore di posta elettronica se non si vuole inviare un messaggio di conferma.

3. Se è necessario modificare l'RSVP, passare al calendario, trovare l'evento o la riunione e fare doppio clic su di essa per aprirla.

4. Fare clic sul pulsante modifica RSVP per visualizzare la finestra RSVP e modificare la scelta.