Trovare i record con le date più o meno recenti

È consigliabile usare un filtro invece di una query dei primi valori

Un filtro è in genere migliore se si ha in mente una data specifica. Per determinare se creare una query dei primi valori o applicare un filtro, tenere presenti le considerazioni seguenti:

• Per restituire tutti i record in cui la data corrisponde, è precedente o successiva a una data specifica, usare un filtro. Ad esempio, per visualizzare le date per le vendite tra aprile e luglio, applicare un filtro.

• Se si vuole restituire un determinato numero di record che contengono le date più recenti o più recenti in un campo e non si conoscono i valori di data esatti o che non sono importanti, creare una query dei primi valori. Ad esempio, per visualizzare i cinque trimestri di vendita migliori, usare una query dei primi valori.

Per altre informazioni sulla creazione e l'uso di filtri, vedere l'articolo Applicare un filtro per visualizzare i record selezionati in un database di Access.

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Incollare i dati di esempio nei fogli di lavoro di Excel

1. Avviare Excel. Si apre una cartella di lavoro vuota.

2. Premere MAIUSC+F11 per inserire un foglio di lavoro (sono necessari quattro).

3. Copiare i dati di ogni tabella di esempio in un foglio di lavoro vuoto. Includere le intestazioni di colonna (la prima riga).

Creare tabelle di database dai fogli di lavoro

1. Selezionare i dati del primo foglio di lavoro, incluse le intestazioni di colonna.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro di spostamento e quindi scegliere Incolla.

3. Fare clic su Sì per confermare che la prima riga contiene intestazioni di colonna.

4. Ripetere i passaggi da 1 a 3 per ognuno dei fogli di lavoro rimanenti.

Creare una query dei primi valori di base

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulla tabella Dipendenti e quindi su Chiudi.

   Se si usano i dati di esempio, aggiungere la tabella Dipendenti alla query.

3. Aggiungere i campi da usare nella query alla griglia di struttura. È possibile fare doppio clic su ogni campo oppure trascinare e rilasciare ogni campo in una cella vuota nella riga Campo.

   Se si usa la tabella di esempio, aggiungere i campi Nome, Cognome e Data di nascita.

4. Nel campo che contiene i valori superiori o inferiori, ovvero il campo Data di nascita se si usa la tabella di esempio, fare clic sulla riga Ordina e selezionare Crescente o Decrescente.

   L'ordinamento decrescente restituisce la data più recente, mentre l'ordinamento crescente restituisce la data meno recente.

   Importante: È necessario impostare un valore nella riga Ordina solo per i campi che contengono le date. Se si specifica l'ordinamento per un altro campo, la query non restituisce i risultati desiderati.

5. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic sulla freccia in giù accanto a Tutte (elenco Primi valori) e immettere il numero di record da visualizzare oppure selezionare un'opzione nell'elenco.

6. Fare clic su Esegui per eseguire la query e aprire i risultati in visualizzazione Foglio dati.

7. Salvare la query come NextBirthDays.

Come si può notare, questo tipo di query dei primi valori può rispondere a domande di base, ad esempio riguardo a quale sia la persona più vecchia o più giovane della società. I passaggi seguenti descrivono come usare espressioni e altri criteri per aggiungere efficacia e flessibilità alla query. I criteri indicati nel passaggio seguente restituiscono i prossimi tre compleanni dei dipendenti.

Aggiungere criteri alla query

Questi passaggi usano la query creata nella procedura precedente. È possibile seguire una query dei primi valori diversa purché contenga dati di data/ora effettivi, non valori di testo.

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query NextBirthDays e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

2. Nella colonna a destra di BirthDate nella griglia di struttura della query immettere quanto segue:
   MonthBorn: DatePart("m",[DataDiNascita]).
   Questa espressione estrae il mese da BirthDate usando la funzione DatePart .

3. Nella colonna successiva della griglia di struttura della query immettere quanto segue:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Questa espressione estrae il giorno del mese da BirthDate usando la funzione DatePart .

4. Deselezionare le caselle di controllo nella riga Mostra per ognuna delle due espressioni appena immesse.

5. Fare clic sulla riga Ordina per ogni espressione e quindi selezionare Crescente.

6. Nella riga Criteri della colonna Data di nascita digitare l'espressione seguente:
   Month([Data di nascita]) > Month(Date()) OR Month([Data di nascita])= Month(Date()) AND Day([Data di nascita])>Day(Date())
   Questa espressione esegue le operazioni seguenti:

   • Month( [Data di nascita]) > Month(Date()) specifica che la data di nascita di ogni dipendente rientra in un mese futuro.

   • Il Mese([Data di nascita])= Month(Date()) And Day([Data di nascita])>Day(Date()) specifica che se la data di nascita si verifica nel mese corrente, il compleanno cade il giorno corrente o dopo tale data.

     In breve, questa espressione esclude tutti i record in cui si verifica il compleanno tra il 1° gennaio e la data corrente.

     Suggerimento:  Per altri esempi di espressioni dei criteri di query, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

7. Nel gruppo Imposta query della scheda Struttura digitare 3 nella casella Invio.

8. Nel gruppo Risultati della scheda Progettazione fare clic su Esegui .

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Creare una query di totalizzazione

Questa procedura usa la tabella di esempio Events e la tabella di esempio EventType per rispondere a questa domanda:

Quando è stato l'evento più recente di ogni tipo di evento, esclusi i concerti?

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulle tabelle Events e EventType.
   Ogni tabella viene visualizzata nella sezione superiore di Progettazione query.

3. Fare doppio clic sul campo EventType della tabella EventType e sul campo EventDate dalla tabella Events per aggiungere i campi alla griglia di struttura della query.

4. Nella riga Criteri del campo EventType della griglia di struttura della query immettere <>Concert.

   Suggerimento:  Per altri esempi di espressioni dei criteri, vedere l'articolo Esempi di criteri di query.

5. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Progettazione fare clic su Totali.

6. Nella griglia di struttura della query fare clic sulla riga Totale del campo Data Evento e quindi su Max.

7. Fare clic su Visualizza nel gruppo Risultati della scheda Struttura e quindi fare clic su Visualizzazione SQL.

8. Alla fine della clausola SELECT nella finestra SQL, subito dopo la parola chiave AS, sostituire MaxOfEventDate con MostRecent.

9. Salvare la query come MostRecentEventByType.

Creare una seconda query per aggiungere altri dati

Questa procedura usa la query MostRecentEventByType della procedura precedente per rispondere a questa domanda:

Chi è stato il cliente all'evento più recente di ogni tipo di evento?

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Nella scheda Query fare doppio clic sulla query MostRecentEventByType.

3. Nella scheda Tabelle fare doppio clic sulla tabella Events e sulla tabella Customers.

4. In Progettazione query fare doppio clic sui campi seguenti:

   1. Nella tabella Events fare doppio clic su EventType.

   2. Nella query MostRecentEventByType fare doppio clic su MostRecent.

   3. Nella tabella Clienti fare doppio clic su Società.

5. Nella griglia di struttura della query selezionare Crescente nella riga Ordina della colonna EventType.

6. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

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