Questo articolo descrive la web part Domande frequenti basata su Microsoft 365 Copilot (anteprima pubblica) che è possibile usare per creare e gestire le domande frequenti in SharePoint con la potenza di Microsoft 365 Copilot.
Panoramica
Che cos'è la web part Domande frequenti in SharePoint?
La web part Domande frequenti è una funzionalità basata sull'intelligenza artificiale che consente ai proprietari dei contenuti di SharePoint di creare e gestire sezioni di domande frequenti aggiornate nelle pagine e nelle notizie di SharePoint. Aiuta gli autori nel percorso di generazione, cura e perfezionamento delle domande frequenti, sfruttando fonti di base (come Word, PowerPoint, PDF, Loop e riunioni di Teams) per generare categorie, domande e risposte pertinenti.
In generale, la funzionalità accetta il contenuto strutturato e non strutturato come input, applica l'elaborazione basata sull'intelligenza artificiale per estrarre e suggerire voci significative di domande frequenti e produce sezioni di domande frequenti organizzate e categorizzate come output. Gli autori possono perfezionare manualmente queste voci, garantendo contenuto di alta qualità e attendibile.
Cosa può fare la web part Domande frequenti?
La web part Domande frequenti offre diverse funzionalità:
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AI-Assisted generazione di domande frequenti: genera automaticamente categorie di domande frequenti, domande e risposte in base ai file selezionati.
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Modifica human-in-the-Loop: gli autori di contenuto possono rivedere, modificare, rimuovere e riordinare categorie, domande e risposte prima di pubblicare la pagina.
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Messa a terra multi-origine: supporta più tipi di contenuto (Word, PowerPoint, PDF, Loop e riunioni di Teams) per migliorare precisione e pertinenza.
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Opzioni di visualizzazione configurabili: supporta layout diversi (virgolette acute, segno più/meno) e consente agli utenti di personalizzare il comportamento di espansione.
Quali sono i requisiti di licenza di Copilot per questa funzionalità?
- Visualizzatori: non è richiesta alcuna licenza Copilot.
- Creatori & Editor: una licenza Microsoft 365 Copilot necessaria per creare e modificare la web part Domande frequenti.
Esaminiamo più da vicino come questa nuova esperienza semplifica e migliora la creazione di domande frequenti in SharePoint.
Quali sono gli usi previsti della web part Domande frequenti?
La web part Domande frequenti è progettata per aiutare le organizzazioni a generare facilmente sezioni di domande frequenti accurate e accessibili nelle pagine di SharePoint.
I principali casi d'uso includono:
Evento - Ad esempio: dettagli, pianificazioni e logistica dell'evento
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Riepilogare i dettagli dell'evento per le prossime conferenze, corsi di formazione o riunioni a livello aziendale.
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Fornire pianificazioni, bios degli altoparlanti, panoramica delle sessioni e informazioni logistiche per i partecipanti.
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Rispondere alle domande comuni dei partecipanti prima dell'evento per ridurre le richieste ripetitive.
Prodotto - Ad esempio: annunci sui prodotti, aggiornamenti delle funzionalità e manuali dell'utente
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Crea domande frequenti sul lancio del prodotto direttamente dalle presentazioni di briefing, dalle note sulla versione o dalla documentazione tecnica.
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Supporta l'abilitazione per le vendite interne o i portali rivolti ai clienti con informazioni aggiornate sui prodotti.
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Creare guide alle funzionalità e domande frequenti sulla risoluzione dei problemi per migliorare l'adozione da parte degli utenti e ridurre i ticket di supporto.
Criteri - Ad esempio: criteri operativi HR, IT, conformità e standard
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Generare domande frequenti sui criteri relativi alle risorse umane per argomenti come il congedo, i vantaggi, l'onboarding e il lavoro ibrido.
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Creare domande frequenti in modalità self-service IT per guidare i dipendenti sulla configurazione del software, i protocolli di sicurezza e la risoluzione dei problemi dei dispositivi.
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Procedure di conformità dei documenti, criteri aziendali e linee guida operative per garantire la coerenza.
Aggiungere una web part Domande frequenti a una pagina di SharePoint
Passaggio 1: Inserire una web part Domande frequenti
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Aprire la casella degli strumenti nell'area di disegno o nel riquadro contenuto.
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Cerca "Domande frequenti" nella categoria AI.
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Fare clic per aggiungere la web part Domande frequenti alla pagina.
Passaggio 2: Configurare una web part Domande frequenti
Dopo aver aggiunto la web part Domande frequenti, configurarla usando il riquadro contenuto:
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Selezionare i file di origine - Fare clic su "Aggiungi+" per scegliere i file di origine. È possibile selezionare più file (tipi supportati: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Riunione, Pagine di SharePoint). Altri tipi di file saranno supportati in futuro.
Scegliere lo scopo delle domande frequenti: selezionare il tipo di domande frequenti più pertinenti tra le opzioni seguenti:
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Evento – per domande frequenti relative a dettagli, pianificazioni, logistica, ecc.
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Prodotto: per annunci sui prodotti, aggiornamenti delle funzionalità, manuali dell'utente e così via.
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Criteri: per le risorse umane, l'IT, la conformità e i criteri operativi standard, ecc.
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Altro – per qualsiasi altro tipo di domande frequenti.
(Facoltativo) Fornisci dettagli aggiuntivi: aggiungere qualsiasi scopo, gruppo di destinatari o dettagli chiave nel campo fornito. In questo modo l'intelligenza artificiale può comprendere meglio e generare domande frequenti pertinenti per soddisfare le tue esigenze.
Genera le tue domande frequenti - Una volta completata la configurazione, fai clic su "Avvia" per generare il contenuto delle domande frequenti.
Nota: puoi anche iniziare con l'importazione di domande frequenti esistenti copiando e incollando per iniziare.
Passaggio 3: Perfezionare e organizzare le categorie
Dopo che l'INTELLIGENZA artificiale genera le categorie iniziali delle domande frequenti nell'area di disegno, è possibile:
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Perfezionare manualmente le categorie per un migliore allineamento con il contenuto.
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Se necessario, aggiungere nuove categorie.
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Rimuovi le categorie indesiderate per mantenere evidenziate le domande frequenti.
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Riordinare le categorie nella sequenza preferita.
Una volta che sei soddisfatto della configurazione della categoria, fai clic su "Bozze di domande" per procedere.
Passaggio 4: Generare e perfezionare le domande
Dopo che l'intelligenza artificiale genera le domande in ogni categoria, è possibile:
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Perfezionare manualmente le domande per migliorarne la chiarezza e la pertinenza.
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Aggiungere nuove domande, se necessario.
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Rimuovi le domande indesiderate per semplificare le domande frequenti.
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Riordinare le domande nella sequenza preferita.
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Spostare le domande in un'altra categoria.
Al termine, fai clic su "Bozze risposte" per consentire all'AI di generare risposte per ogni domanda o fai clic sul pulsante "Indietro" al passaggio precedente.
Passaggio 5: Rivedere le risposte e fornire feedback
Una volta che l'intelligenza artificiale genera le risposte per ogni domanda, hai completato tutti i passaggi, fai clic su "Mantieni" e le tue domande frequenti sono tutte impostate!
Non dimenticate di fare clic sul '👍/👎' e aggiungere i vostri commenti per aiutarci a migliorare le risposte di Copilot ed elevare l'esperienza.
Passaggio 6: Perfezionare ulteriormente le domande frequenti
Dopo aver aggiunto le domande frequenti in Canvas, è comunque possibile:
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Modifica le risposte per migliorare la precisione o il tono usando Riscrivi con Copilot.
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Aggiungere una nuova categoria e una domanda in base alle esigenze.
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Personalizzare il layout delle domande frequenti.
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Condividere la pagina tramite posta elettronica.
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Importa altre domande frequenti copiando e incollando.
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Condividere specifiche domande&Una coppia al pubblico copiando il collegamento.
Ricevi feedback e altre domande dai tuoi visualizzatori di domande frequenti
In qualità di proprietario del contenuto delle domande frequenti, ora puoi raccogliere feedback direttamente dai tuoi visualizzatori di domande frequenti. Un nuovo campo sotto ogni web part Domande frequenti consente agli utenti di inviare altre domande se non riescono a trovare le informazioni che cercano nell'elenco delle domande frequenti correnti.
Come funziona
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Abilitare o disabilitare gli invii del visualizzatore
L'autore delle domande frequenti può attivare o disattivare questa funzionalità nel riquadro delle proprietà a destra usando l'impostazione di attivazione/disattivazione.
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I visualizzatori inviano altre domande
Una volta abilitata questa funzionalità, gli utenti possono digitare la domanda nel campo fornito e fare clic su "Invia all'autore".
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Esaminare le domande pertinenti
Quando l'autore delle domande frequenti entra in modalità di modifica e seleziona Aggiungi una domanda, tutte le domande inviate dal visualizzatore verranno visualizzate in un elenco a discesa. Le domande non pertinenti vengono filtrate automaticamente in base alla progettazione.
Aggiorna le tue domande frequenti con i suggerimenti sull'intelligenza artificiale
Passaggio 1: Verificare la disponibilità di aggiornamenti
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Aprire la web part Domande frequenti in modalità di modifica .
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Nel riquadro del contenuto seleziona Rivedi i suggerimenti di intelligenza artificiale. Nota: i suggerimenti ai vengono visualizzati solo quando vengono rilevati aggiornamenti, ad esempio se le modifiche vengono trovate nel file di riferimento o se i visitatori fanno ripetutamente domande simili.
Passaggio 2: Rivedere i Aggiornamenti suggeriti
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Esamina gli aggiornamenti suggeriti dall'intelligenza artificiale nel pannello.
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Scegliere Sostituisci, Inserisci di seguito o Ignora i suggerimenti. È possibile continuare a modificare manualmente il contenuto in base alle esigenze dopo aver esaminato tutti i suggerimenti.
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Dopo aver esaminato e risolto tutti gli aggiornamenti suggeriti, verrà visualizzato un messaggio di conferma, come illustrato di seguito.
Note ai responsabili
Come è stata valutata la web part Domande frequenti? Quali metriche vengono usate per misurare le prestazioni?
I principali metodi di valutazione includevano:
Test manuali e automatizzati: il sistema è stato sottoposto a lunghe revisioni manuali e test automatizzati in diversi scenari di domande frequenti, sfruttando i dati interni di Microsoft e i casi d'uso reali.
Metriche di qualità automatizzate: le prestazioni sono state valutate usando misure chiave come:
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Tasso di mantenimento: percentuale delle domande frequenti suggerite dall'AI che gli utenti mantengono o pubblicano.
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Metriche di coinvolgimento: verifica del modo in cui gli utenti interagiscono con le domande frequenti, incluse le visualizzazioni, i clic e il feedback.
Feedback degli utenti & miglioramenti iterativi: la web part è stata testata con utenti reali, raccogliendo feedback sull'accuratezza del contenuto, la leggibilità e l'usabilità, favorendo miglioramenti continui.
Anche se il sistema funziona bene in tutti i casi di utilizzo comuni delle domande frequenti, le prestazioni possono variare per gli argomenti altamente specializzati. Gli autori sono invitati a rivedere il contenuto generato dall'intelligenza artificiale prima della pubblicazione.
Quali sono i limiti della web part Domande frequenti? In che modo gli utenti possono ridurre al minimo l'impatto delle limitazioni della web part Domande frequenti quando usano il sistema?
Anche se la web part Domande frequenti migliora la gestione delle domande frequenti con l'automazione basata sull'intelligenza artificiale, è opportuno considerare alcune limitazioni:
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Dipendenza dal contesto: l'IA si basa su documenti caricati e trascrizioni delle riunioni come fonti di base.
In che modo gli utenti possono attenuare queste limitazioni:
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Verifica e modifica le domande frequenti: esamina sempre le domande frequenti generate dall'intelligenza artificiale prima della pubblicazione.
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Usare High-Quality materiale sorgente: assicurarsi che i documenti e le note delle riunioni siano completi e aggiornati per migliorare la precisione.
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Usare la supervisione umana per Compliance-Sensitive argomenti: il contenuto generato dall'intelligenza artificiale deve sempre essere convalidato per argomenti normativi o di alto livello.
Quali fattori operativi e impostazioni consentono un uso efficace e responsabile della web part Domande frequenti?
La web part Domande frequenti offre diverse caratteristiche e controlli predefiniti che supportano l'uso responsabile e contribuiscono a garantire la qualità del contenuto durante tutto il processo di creazione:
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Input contestuale per una pertinenza migliorata: gli autori di domande frequenti possono aggiungere descrizioni dettagliate e selezionare il tipo di domande frequenti appropriato per guidare il sistema nella generazione di domande e risposte più allineate allo scenario previsto.
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Perfezionamento iterativo e personalizzazione: gli autori possono modificare, rigenerare, modificare le categorie e perfezionare sia le domande (nell'interfaccia del generatore) che le risposte (nell'area di disegno), consentendo un miglioramento iterativo del set di domande frequenti prima della pubblicazione.
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AI-Generated Promemoria di revisione del contenuto: agli autori viene chiaramente ricordato che "il contenuto generato dall'INTELLIGENZA potrebbe non essere corretto" prima di scegliere di accettare e pubblicare le domande frequenti suggerite, incoraggiando una revisione riflessiva e una supervisione umana.
Ricerca per categorie fornire feedback sulla web part Domande frequenti?
La web part Domande frequenti raccoglie feedback dagli autori (che creano e gestiscono le domande frequenti) per garantire un miglioramento continuo.
Feedback & metriche dagli autori a Microsoft:
Gli autori possono fornire feedback diretto sulle domande frequenti generate dall'intelligenza artificiale a Microsoft tramite vari segnali, che contribuiscono a migliorare l'accuratezza e l'usabilità del sistema:
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Pollice in su/giù Valutazioni - Gli autori possono valutare le domande frequenti generate dall'intelligenza artificiale impostate.
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Segnalare problemi o richieste di funzionalità tramite il Centro Amministrazione Microsoft 365 o i canali di supporto per SharePoint.
