Il costo realizzato è una potente funzionalità di rilevamento e definizione del budget in Project. Nonostante la sfilza di acronimi intimidatori che lo definiscono (come AC, BCWP, TPI, EV e simili), non è particolarmente complicato. Il costo realizzato ti aiuta a rispondere a domande come: "Guardando la quantità di lavoro svolto finora in questo progetto, quanti soldi avremmo dovuto spendere?" Il che porta poi ad altre domande come: "Finiremo in tempo?"
Un semplice esempio Stai lavorando a un progetto di giardinaggio per 10 case in un vicolo cieco e ti aspetti di portare a termine l'intero progetto di 10 case in 10 mesi. Inoltre, è necessario completare il giardino di una casa ogni mese. Esaminiamo alcuni dettagli di questo progetto.
- $ 10.000 è il budget totale per tutte e 10 le case.
- $ 1,000 sono preventivati per ogni casa, il che significa che prevedi di spendere $ 1,000 al mese per l'intero progetto. Ciò include i soldi spesi per piante, strumenti e un giardiniere.
- Richiedi un rapporto al tuo account dopo che sono trascorsi 2 mesi. Il contabile ti dice che finora sono stati spesi $ 1,500 per il progetto. Pensi: "Fantastico, sto risparmiando denaro".
- Poi ti rendi conto del tuo errore. Dopo 2 mesi, il 20% del progetto dovrebbe essere stato completato, perché 2 mesi sono il 20% dei 10 mesi che avevi originariamente pianificato di dedicare al progetto. Ma solo un giardino e mezzo è effettivamente fatto, non 2.
- Quindi, dopo due mesi, avresti dovuto spendere il 20% X $ 10.000 (o $ 2.000) per il progetto per portarlo a termine in tempo, e due giardini dovrebbero essere completi, non $ 1.500 per un giardino e mezzo. Ora ti rendi conto che in realtà sei in ritardo . Accidenti! È ora di parlare con il giardiniere.
Ecco la cosa complicata (e grandiosa) del costo realizzato. Sposa il tempo con il denaro perché moltiplica la valuta per il tempo programmato (o percentuale di completamento, nel gergo dei project manager professionisti).
La lezione? "Il tempo è denaro", come dice il vecchio proverbio. Ora, non puoi ancora vantare la tua abilità con il valore guadagnato. Devi continuare a leggere. . .
Ulteriori informazioni sul costo realizzato
Visualizza costo realizzato
Project visualizza le informazioni sul costo realizzato in due modi, ovvero con le visualizzazioni e con i report. Ma prima è necessario fare alcune cose per impostare il valore realizzato per la rendicontazione.
- Impostare una previsione
- Impostare una data stato
- Specificare il metodo del costo realizzato per la percentuale di completamento (facoltativo)
Utilizzo dei report
- Scegliere Project>report>Altri report.
- Scegliere Costi, quindi Costo realizzato.
Uso delle visualizzazioni
- Scegliere Visualizza>tabella e quindi Altre tabelle.
- Nell'elenco selezionare Indicatori costo realizzato, Costo realizzato o Cronoprogramma costo realizzato.
In caso di dubbi sulla tabella, è sufficiente selezionare Costo realizzato. - Scegliere Applica.
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Interpretare il costo realizzato
Tre valori chiave sono alla base dell'analisi del costo realizzato e per utilizzare il costo realizzato è necessario conoscere almeno questi tre valori.
Un tema importante che attraversa questi termini comuni del costo realizzato è la data stato. L'analisi del costo realizzato presuppone che si desideri visualizzare lo stato di avanzamento del progetto prima di un momento specifico scelto.
Poiché un'immagine vale più di mille parole, diamo un'occhiata graficamente. Ecco un grafico che mostra un accumulo costante dei costi per tutta la durata di un progetto. La linea tratteggiata mostra una spesa costante per tutta la durata del progetto.
Dopo l'inizio del lavoro sul progetto, un grafico dei valori chiave dell'analisi del costo realizzato potrebbe assomigliare a questo.
La data stato determina i valori calcolati da Project. Il costo effettivo di questo progetto ha superato il costo preventivato. Il costo realizzato (EV) riflette il vero valore del lavoro svolto. In questo caso, il valore del lavoro eseguito è inferiore all'importo speso per eseguire tale lavoro.
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Alcuni consigli sull'utilizzo del costo realizzato
| Operazione da eseguire | Procedura |
|---|---|
| Agisci presto | Prima si identificano tali discrepanze tra costi effettivi, costi preventivati e costo realizzato, prima è possibile eseguire azioni per risolvere il problema. |
| Lavora di più | Più facile a dirsi che a farsi. Più lavoro si fa prima della data di stato successiva per determinare il valore realizzato, meglio è. Assumere semplicemente più lavoratori potrebbe non aiutare, ma assumere lavoratori più economici potrebbe. Oppure potrebbe essere necessario "camminare sul pavimento" per scoprire perché i lavoratori non sono più produttivi. O forse il problema è con i manager che forniscono macchinari che hanno bisogno di più manutenzione del previsto. Potrebbero esserci molte ragioni, ma il punto è che l'utilizzo di un "approccio numerico" con costo realizzato ti aiuterà a individuare le tendenze negative. |
| Lavorare in modo più intelligente | Non inseguire i problemi di produttività su quei compiti che sono meno importanti di altri. Controllare prima le attività nel percorso critico per ottenere il massimo impatto sui numeri positivi del valore realizzato. |
| Eseguire nuovamente i report | Un'analisi del costo realizzato alla fine di un progetto ha davvero poco valore. Le fonti dei problemi del tuo progetto sono probabilmente all'inizio e probabilmente avranno avuto un impatto troppo grande per essere corretto senza incorrere in grandi costi e frustrazione da parte del tuo team, manager e altri stakeholder. Prendi l'abitudine di pubblicare rapporti sul costo realizzato mensilmente, se hai intenzione di farli. |
| Non preoccuparti delle prime cose | Se riscontri problemi molto presto nel progetto, potrebbero essere solo i costi di aumento o i costi della formazione, l'assunzione di tutti, l'abbondante ma necessaria collaborazione precoce con il tuo team e altre faccende domestiche. Non ignorare questi primi segni di problemi, ma potrebbero essere più comprensibili all'inizio del progetto che dopo. |