Obiettivo della gestione del progetto: Comunicare le informazioni sul progetto

La comunicazione delle informazioni relative al progetto è spesso difficile, sia che si tratti di ottenere informazioni sullo stato dal proprio team o di comunicare lo stato del progetto ai dirigenti. Verrà illustrato come e quando comunicare e segnalare informazioni relative al progetto. Diversamente verrebbe compromessa l'efficacia della collaborazione, mettendo a rischio il successo del progetto. Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti per la gestione dei progetti prima di iniziare. . .

• Elencare gli stakeholder Prima dell'inizio di un progetto, scopri chi sono i tuoi stakeholder. Un modo sicuro per bloccare un progetto è dimenticare uno stakeholder critico che ha un impatto go/no go sul tuo progetto.
• Avvia in anticipo un piano di comunicazione Progetta strategie e processi di comunicazione nel tuo progetto prima che inizi. Ancora meglio, fai in modo che i processi di comunicazione appaiano come un'attività nelle prime righe del tuo progetto in modo che questa parte critica della collaborazione diventi l'impegno di tutti.
• Comunica spesso Raccogliere informazioni sullo stato delle attività una volta alla settimana è giusto per evitare che i problemi si aggravino. Una comunicazione più frequente potrebbe indurre i membri del team a sospendere l'invio di aggiornamenti a causa del tempo supplementare richiesto per la loro preparazione.
• Ricerca dei problemi Se tutto sembra andare bene perché non hai sentito nulla di negativo, probabilmente sei diretto verso i guai. Anche il progetto meglio gestito presenta dei problemi. È compito del responsabile individuarli prima che diventino problemi più grandi.
• Utilizzare la tecnologia appropriata Comprendi le esigenze di comunicazione dei membri del tuo team e degli stakeholder. Ad esempio, i membri del team che segnalano lo stato delle attività potrebbero voler usare la posta elettronica o Project Online, mentre un dirigente potrebbe preferire un grafico o una tabella pivot ben presentati. Ecco un elenco di programmi che possono facilitare la comunicazione.

Applicazione	Vantaggi	Svantaggi
Project	Strumenti di presentazione predefiniti per tutti i livelli di parti interessate. Visualizzazioni Sequenza temporale e Pianificazione di facile comprensione. Esportazione di dati in Excel e Visio per la comunicazione di dati complessi.	La società potrebbe non usare Project. I progetti sui cui lavora l'azienda potrebbero essere troppo piccoli per sfruttare i vantaggi offerti dal potente software di programmazione.
Project Online	Ottimo per la comunicazione e la segnalazione di informazioni avanzate relative al progetto a livello di organizzazione. Consente il confronto dello stato di più progetti o per un portfolio di progetti.	Le aziende di piccole dimensioni potrebbero richiedere l'aiuto di consulenti per installare e usare Project Online.
Excel	Project consente l'esportazione di dati in Excel per l'esecuzione di analisi avanzate, ad esempio ANOVA e analisi del costo realizzato. Ideale per la pianificazione iniziale dei progetti o per risultati finali di alto livello che possono essere aggiunti successivamente a Project.	Excel manca di caratteristiche di programmazione automatiche per progetti più complessi.
Word	Ideale durante la fase di avviamento, quando è necessario condividere documenti di pianificazione, come preventivi e risultati finali.	Non è ideale per le presentazioni visive destinate a parti interessate di livello dirigenziale. Usare invece Excel, Visio, PowerPoint o la funzionalità di report di Project.
SharePoint	Offre funzionalità di sincronizzazione senza Project Server. Una modifica apportata in un elenco attività verrà riflessa anche nell'altro.	La distribuzione in tutta l'azienda risulta costosa. Se non si hanno le risorse aziendali necessarie per installare SharePoint, è possibile usare Microsoft 365 con SharePoint online.
PowerPoint	Ideale per presentazioni di sicuro impatto destinate a parti interessate di livello dirigenziale.	Analisti e ingegneri potrebbero volere grafici più dettagliati per analisi di preventivo complesse.
Visio	Ideale durante le fasi iniziali di un progetto in cui è necessario comunicare i processi aziendali e produttivi con diagrammi di flusso o altri diagrammi.	Può presentare una quantità eccessiva di informazioni per un gruppo di destinatari di livello dirigenziale. Usare invece le funzionalità per la creazione di report di Project.
Microsoft Teams	Ideale per team dislocati in diverse aree geografiche. Si possono condividere informazioni sul progetto tramite messaggi istantanei, voce, video o durante le riunioni online.	Potrebbe essere necessario un reparto IT per la distribuzione.

Comunicare le informazioni sul progetto

Controllare gli aggiornamenti di stato da Project Online	Se il team usa Project Online, scaricare gli aggiornamenti dello stato delle attività dal server prima di comunicare con il team in merito allo stato di avanzamento del progetto.
Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto	Esistono modi semplici per tenere traccia dell'avanzamento, nonché modi più complessi. Occorre scoprire il modo più adatto alle esigenze del progetto e del team.
Comunicare informazioni sul costo realizzato	L'acquisizione di informazioni sul costo realizzato è un passo più avanzato, ma molto potente, verso la scoperta del bene e del male delle prestazioni del progetto. I fatti di alto livello che acquisisci da questo sono ciò che i tuoi stakeholder vogliono vedere.
Creare un report di progetto	Con Project è possibile creare e personalizzare report grafici d'impatto sui dati desiderati del progetto senza usare altri software. Se il progetto viene modificato, non è necessario aggiornare manualmente i report, in quanto questi rispecchiano automaticamente le informazioni più recenti.
Sincronizzazione con un elenco attività di SharePoint	I membri del team potranno visualizzare la programmazione e aggiornare il loro lavoro in SharePoint. E viceversa.
Usare Microsoft 365	Comunicare informazioni sul progetto usando Microsoft 365. Finché si usa un PC con una connessione Internet, è possibile lavorare ai documenti usando le versioni complete di Word, Excel, PowerPoint o OneNote, su richiesta, ovunque.
Pubblicare nel server le modifiche alle attività	Quando si apportano modifiche alle attività, pubblicarle in Project Online in modo che tutti abbiano le informazioni corrette per continuare il proprio lavoro.
Comunicare con Microsoft Teams	Se le persone non possono partecipare a una riunione, usare Teams per condividere le informazioni sul progetto. Condividere le diapositive di PowerPoint, i fogli di Excel o un blocco appunti di OneNote per condividere i piani del progetto. Le persone possono partecipare alle riunioni online dal loro ufficio, da casa o sul loro dispositivo mobile.

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