Se da un lato è importante consegnare le ore in cui si lavora alle attività in Project Web App, è altrettanto importante comunicare con il project manager sull'andamento delle cose in modo più generale.
Contenuto dell'articolo:
- Differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività
- Posizione per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività
- Aggiungere commenti sul proprio lavoro
Differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività
Prima di parlare di come segnalare lo stato di avanzamento delle attività in Project Web App, è importante assicurarsi di avere chiare le differenze tra tempo e stato delle attività.
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Il tempo è il numero effettivo di ore dedicate a un'attività specifica. Questo è ciò che si compila nella scheda attività, per catturare il numero di ore dedicate a cose diverse durante la settimana lavorativa. |
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Lo stato di avanzamento delle attività è un termine generico per concetti quali la percentuale di lavoro completato per un'attività (percentuale di completamento) e la quantità di lavoro ancora da eseguire prima del completamento dell'attività (lavoro rimanente). |
L'invio dello stato di avanzamento delle attività permette di ottenere un quadro generale dell'andamento delle attività.
Esempio
In questo esempio, alla risorsa è stata assegnata un'attività per il cui completamento sono previste 40 ore.
All'attività sono state dedicate 8 ore il lunedì, 4 ore il martedì e 8 ore il mercoledì, per un totale di 20 ore.
| lun | mar | Sposi | Giovedì | Ven | TOTALE | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Effettivo | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Pianificato | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
È l'orario da immettere in una scheda attività.
Esaminiamo ora il lavoro svolto dal punto di vista dell'avanzamento delle attività .
Anche se sono trascorse 20 ore su 40, è possibile che si ritenga di non aver completato effettivamente il 50% dell'attività,
ad esempio si potrebbe pensare di avere già completato il 75% del lavoro oppure solo il 25%.
20 di 40 ore appaiono così:
Un anticipo sulla pianificazione appare così:
Un ritardo sulla pianificazione appare così:
Quando comunichi la percentuale di completamento stimata, questo è lo stato di avanzamento dell'attività. Anche la comunicazione del numero di ore stimato rimanente per l'attività (lavoro rimanente) viene considerata parte dello stato di avanzamento dell'attività.
Procedendo con l'esempio, si può supporre che, dopo aver completato 20 delle 40 ore pianificate, si ritenga di aver bisogno di più di 20 ore per completare l'attività. Inviando il lavoro rimanente stimato al project manager, si comunica l'avanzamento dell'attività.
Scopo della comunicazione dell'avanzamento dell'attività
Ricorda, proprio come con i fogli presenze, la creazione di report sullo stato di avanzamento delle attività, francamente, non riguarda te. Riguarda il progetto stesso e assicurarsi che le cose vengano fatte in tempo e nel rispetto del budget.
Se l'attività su cui stai lavorando richiede più tempo del previsto, per qualsiasi motivo, il tuo project manager potrebbe essere in grado di riorganizzare le cose lungo la strada in modo che il progetto complessivo non deragli.
Anche se ci si impegna al massimo, non è sempre possibile ottenere i risultati previsti. Ogni project manager competente è consapevole di questa possibilità, quindi non bisogna preoccuparsi per eventuali ritardi rispetto alla programmazione. La comunicazione chiara e diretta dell'avanzamento delle attività contribuisce all'andamento ottimale del progetto.
Posizione per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività
Questo aspetto è abbastanza complesso. Esistono due modi per configurare Project Web App per immettere lo stato di avanzamento delle attività.
Visualizzazioni separate per i tempi e lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri del team immettono e inviano le ore nella visualizzazione scheda attività e l'avanzamento delle attività nella visualizzazione Attività.
- Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
- Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Percentuale di completamento nella visualizzazione Attività + Lavoro rimanente nella visualizzazione Attività
Una visualizzazione combinata per i tempi e per lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri del team possono acquisire sia il tempo che lo stato delle attività nella visualizzazione Timesheet. In questo caso, l'avanzamento dell'attività è rappresentato dalle ore, invece che dalla percentuale di completamento, oltre al lavoro rimanente.
- Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
- Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Lavoro rimanente nella visualizzazione Scheda attività
Il metodo "visualizzazione combinata", probabilmente noto all'amministratore come "modalità di immissione singola", elimina la necessità di inserire i dati in due posizioni, ma non permette di segnalare la percentuale di completamento in un modo più generico ("è stato completato il 25% circa dell'attività"). I due metodi presentano quindi vantaggi e svantaggi. I membri del team si adattano alle scelte dell'organizzazione, ma a volte queste informazioni dettagliate possono risultare utili.
Aggiungere lo stato di avanzamento delle attività
Aggiungere commenti sul proprio lavoro
Un altro modo per comunicare l'avanzamento delle attività consiste nell'aggiungere semplicemente alcuni commenti quando si inviano aggiornamenti al project manager. A volte potresti dover spiegare perché le cose stanno richiedendo più tempo del previsto ("Ho aggiunto 20 ore di lavoro rimanente perché..."), oppure potresti voler fornire qualche dettaglio in più sul lavoro che hai svolto quella settimana ("Ho trascorso 6 ore su quel compito martedì facendo...")
Per aggiungere commenti, selezionare la casella di controllo Commento per invio sulla barra mutlifunzione prima di inviare la scheda attività o l'avanzamento attività, in modo da visualizzare una casella in cui inserire i commenti prima di inviare le modifiche al project manager.