Anche se è importante consegnare le ore lavorate alle attività in Project Web App, è altrettanto importante comunicare con il project manager l'andamento delle attività in modo più generale.
Contenuto dell'articolo:
- Differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività
- Posizione per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività
- Aggiungere commenti sul proprio lavoro
Differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività
Prima di parlare di come segnalare lo stato di avanzamento delle attività in Project Web App, è importante verificare che le differenze tra tempi e stato di avanzamento delle attività siano chiare.
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Il tempo è il numero effettivo di ore che si dedicano a un'attività specifica. Questo è ciò che si compila nella scheda attività, per acquisire il numero di ore trascorse in attività diverse durante la settimana lavorativa. |
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Lo stato di avanzamento delle attività è un termine generico per concetti quali la percentuale di lavoro completato per un'attività (percentuale di completamento) e la quantità di lavoro ancora da eseguire prima del completamento dell'attività (lavoro rimanente). |
L'invio dello stato di avanzamento delle attività permette di ottenere un quadro generale dell'andamento delle attività.
Esempio
In questo esempio, alla risorsa è stata assegnata un'attività per il cui completamento sono previste 40 ore.
All'attività sono state dedicate 8 ore il lunedì, 4 ore il martedì e 8 ore il mercoledì, per un totale di 20 ore.
| lun | Mar | Sposi novelli | Gio | Ven | TOTALE | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Attuale | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Previsto | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
È l'ora che si immette in una scheda attività.
Esaminiamo ora il lavoro svolto dal punto di vista dello stato di avanzamento di un'attività .
Anche se sono trascorse 20 ore su 40, è possibile che si ritenga di non aver completato effettivamente il 50% dell'attività,
ad esempio si potrebbe pensare di avere già completato il 75% del lavoro oppure solo il 25%.
20 di 40 ore appaiono così:
Un anticipo sulla pianificazione appare così:
Un ritardo sulla pianificazione appare così:
Quando si comunica la percentuale di completamento stimata, questo è lo stato di avanzamento dell'attività. Anche la comunicazione del numero di ore stimato rimanente per l'attività (lavoro rimanente) viene considerata parte dello stato di avanzamento dell'attività.
Procedendo con l'esempio, si può supporre che, dopo aver completato 20 delle 40 ore pianificate, si ritenga di aver bisogno di più di 20 ore per completare l'attività. Inviando il lavoro rimanente stimato al project manager, si comunica l'avanzamento dell'attività.
Scopo della comunicazione dell'avanzamento dell'attività
È importante ricordare che, proprio come avviene per le schede attività, la segnalazione dello stato di avanzamento delle attività non riguarda l'utente. Riguarda il progetto stesso e ci si assicura che le attività vengano eseguite entro i tempi e il budget previsti.
Se l'attività su cui si sta lavorando richiede più tempo del previsto, per qualsiasi motivo, il project manager potrebbe essere in grado di ridisporre le attività in modo che il progetto complessivo non venga deragliato.
Anche se ci si impegna al massimo, non è sempre possibile ottenere i risultati previsti. Ogni project manager competente è consapevole di questa possibilità, quindi non bisogna preoccuparsi per eventuali ritardi rispetto alla programmazione. La comunicazione chiara e diretta dell'avanzamento delle attività contribuisce all'andamento ottimale del progetto.
Posizione per l'inserimento dello stato di avanzamento delle attività
Questo aspetto è abbastanza complesso. Esistono due modi per configurare Project Web App per l'immissione dello stato di avanzamento delle attività.
Visualizzazioni separate per i tempi e lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri del team immettono e inviano il tempo nella visualizzazione Scheda attività e lo stato di avanzamento delle attività nella visualizzazione Attività.
- Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
- Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Percentuale di completamento nella visualizzazione Attività + Lavoro rimanente nella visualizzazione Attività
Una visualizzazione combinata per i tempi e per lo stato di avanzamento delle attività. Se l'organizzazione ha configurato Project Web App in questo modo, i membri del team possono acquisire sia i tempi che lo stato di avanzamento delle attività nella visualizzazione Scheda attività. In questo caso, l'avanzamento dell'attività è rappresentato dalle ore, invece che dalla percentuale di completamento, oltre al lavoro rimanente.
- Il tempo viene inserito in ore nella visualizzazione Scheda attività
- Lo stato di avanzamento dell'attività viene inserito come Lavoro rimanente nella visualizzazione Scheda attività
Il metodo "visualizzazione combinata", probabilmente noto all'amministratore come "modalità di immissione singola", elimina la necessità di inserire i dati in due posizioni, ma non permette di segnalare la percentuale di completamento in un modo più generico ("è stato completato il 25% circa dell'attività"). I due metodi presentano quindi vantaggi e svantaggi. I membri del team si adattano alle scelte dell'organizzazione, ma a volte queste informazioni dettagliate possono risultare utili.
Aggiungere lo stato di avanzamento delle attività
Aggiungere commenti sul proprio lavoro
Un altro modo per comunicare lo stato di avanzamento delle attività consiste nell'aggiungere semplicemente alcuni commenti quando si inviano aggiornamenti al project manager. A volte può essere necessario spiegare perché l'operazione richiede più tempo del previsto ("Sono state aggiunte 20 ore di lavoro rimanente perché...") oppure è consigliabile fornire altri dettagli sul lavoro svolto nella settimana ("Martedì ho dedicato 6 ore all'attività...")
Per aggiungere commenti, selezionare la casella di controllo Commento per invio sulla barra mutlifunzione prima di inviare la scheda attività o l'avanzamento attività, in modo da visualizzare una casella in cui inserire i commenti prima di inviare le modifiche al project manager.