"Puoi averlo buono, veloce o economico. Scegline due".
Gli ingegneri lo dicono ai project manager da decenni.
In termini leggermente diversi, ogni progetto bilancia un "triangolo" di tempo, denaro e ambito : non puoi cambiarne uno senza influenzare almeno uno degli altri. Il compito del project manager consiste nel garantire l'integrità del triangolo.
Come? In primo luogo, quando si presenta un problema, individualo nel triangolo del progetto: si tratta di tempo (programma), denaro (budget) o ambito? In secondo luogo, cerca di capire quali lati del triangolo puoi cambiare e quali sono "fissi" in posizione. Terzo, regola ciò che puoi per risolvere il problema e ottimizzare il progetto. Quarto, finisci il progetto e festeggia!
Contenuto dell'articolo
- Tempo + denaro + ambito = qualità
- Sapere cosa non si può modificare
- Ottimizza la pianificazione
- Ottimizza il budget
- Ottimizza l'ambito
- Altre informazioni sulla gestione dei progetti
Tempo + denaro + ambito = qualità
Il triangolo del progetto è anche conosciuto come il "triangolo di ferro" e, meno poeticamente, i "tripli vincoli". Comunque lo chiami, equivale alla stessa cosa: non è possibile modificare il budget, la pianificazione o l'ambito di un progetto senza influire su almeno una delle altre due parti
Alcuni esempi di come funziona:
- Per inserire la data di fine (ora), potresti spendere più risorse (denaro) per finire il lavoro più velocemente o tagliare le funzionalità (ambito) in modo che ci sia meno lavoro da fare prima della nuova scadenza.
- Per finire il progetto sotto il budget (costo), potresti eliminare gli straordinari e finire il progetto in un secondo momento (tempo) o tagliare le caratteristiche (ambito).
- Per aggiungere funzionalità a un prodotto (ambito), potresti estendere la scadenza per trovare tempo per il nuovo lavoro (tempo) o aggiungere persone per farlo più velocemente (costo). Puoi anche fare entrambe le cose!
La qualità è la quarta parte del triangolo del progetto. Si trova al centro, dove qualsiasi cambiamento a qualsiasi lato lo influenza.
Ad esempio, se si è in anticipo rispetto alla pianificazione, si potrebbe essere in grado di sostituire le funzionalità di taglio o concedere più tempo per le attività esistenti. Con questo tempo e portata aggiuntivi, il risultato finale potrebbe essere un prodotto migliore.
Un punto chiave: non esiste uno standard universale per la qualità. Per ogni progetto, la qualità è definita all'interno del progetto stesso. Per alcune aziende, mantenere un progetto nel budget è la misura più importante della qualità. Per altri, portarlo sul mercato in tempo conta di più. Un project manager deve sapere come viene definita la qualità per l'organizzazione e il progetto specifico.
Nell'esempio precedente, potevi semplicemente finire il prodotto in anticipo con meno funzionalità, portandolo sul mercato prima dei tuoi concorrenti. Questa potrebbe essere la definizione di qualità per quel progetto nella tua azienda.
Inizio pagina
Sapere cosa non si può modificare
Nella maggior parte dei progetti, almeno un lato del triangolo è fisso. Non puoi cambiarlo.
Forse il budget non è negoziabile. (Suona familiare?) O forse il prodotto deve assolutamente essere messo in vendita entro una certa data. Forse entrambe le cose sono vere.
Spesso, gli elementi fissi di un progetto sono dettati dall'alto del project manager, ma non sempre. A volte è sulle tue spalle decidere quale elemento è più importante per il successo del progetto. E devi davvero essere chiaro su questo per quando si presentano problemi (e lo fanno sempre).
Quando il problema si verifica su un lato fisso, la linea d'azione è spesso chiara. Ad esempio, se scopri che una funzionalità software richiederà più tempo del previsto per il completamento e hai firmato un contratto in cui dichiari che fornirai tale funzionalità (ambito), devi spostare la data di fine o aggiungere risorse per completarla in tempo.
Se il lato fisso e il lato problematico sono diversi, non arrenderti. Questa è la bellezza del triangolo del progetto; C'è sempre spazio per apportare modifiche Ad esempio, se il progetto deve essere completato in tempo e l'ambito è cresciuto, è comunque possibile modificare i costi aggiungendo risorse.
Se tutti e tre i lati del triangolo sono bloccati, niente panico. Il progetto potrebbe essere nei guai, ma almeno sai che è nei guai e hai un buon punto di partenza per ripensare gli obiettivi o gli standard di qualità del progetto.
Inizio pagina
Ottimizza la pianificazione
Prima o poi, ti troverai di fronte a un progetto che è destinato a superare una scadenza inflessibile.
Un modo infallibile per abbreviare il programma consiste nell'abbreviare il percorso critico, ovvero una serie di attività la cui ultima attività termina alla data di fine del progetto. La modifica di altre attività potrebbe non abbreviare la pianificazione, ma la modifica delle attività del percorso critico sì. Per abbreviare il percorso critico, è possibile:
- Riduci la durata delle attività (riduci l'ambito o aggiungi risorse).
- "Accelera" il programma: sovrapponi le attività in modo che le persone possano lavorarci contemporaneamente (aggiungi risorse). È consigliabile utilizzare questa tattica più vicino all'inizio di un progetto.
- "Blocca" il programma: aggiungi risorse per completare le attività più velocemente (denaro).
- Rimuovere attività (ridurre l'ambito).
Naturalmente, fissare il programma in questo modo può avere effetti drammatici sul budget, sulla portata e sulla qualità del progetto.
Inizio pagina
Ottimizza il budget
Nella maggior parte dei progetti, la fetta più grande del budget è costituita dai costi delle risorse: i costi fissi e basati sulle tariffe di persone, attrezzature e materiali. Rispettare il budget può richiedere scelte molto difficili:
- Riduci l'ambito del progetto in modo che ci siano meno attività più brevi che richiedono risorse.
- Rimuovere risorse.
- Assicurati che le tariffe, le commissioni e gli straordinari siano appropriati.
- Verificare che le risorse siano le più adatte per il lavoro.
- Sostituire una risorsa costosa con una meno costosa.
Tenere sotto controllo i costi può forzare la scadenza o richiedere tagli nell'ambito del progetto. Ad esempio, se non consenti gli straordinari per le attività, potresti scoprire che la data di fine è un mese dopo. Oppure, se si taglia l'ambito, la data di fine potrebbe effettivamente spostarsi.
Inizio pagina
Ottimizza l'ambito
Prenderesti in considerazione l'idea di risparmiare denaro realizzando un ponte di qualche metro più corto del fiume che attraversa? Certo che no. A volte l'ambito del progetto non può cambiare, quindi è necessario intraprendere altre azioni:
- Aggiungere risorse per assicurarsi che tutte le attività siano completate (costo).
- Taglia le attività che non sono sul percorso critico, se ce ne sono (costi).
- Aggiungere attività o aggiungere durata alle attività (costo).
- Prorogare la scadenza per consentire il tempo necessario per tutte le attività con il livello di risorse corrente (tempo).
Inizio pagina